黃繼紅

摘 要：檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院后勤管理的重要組成部分之一，提升醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平，是提高醫(yī)院管理水平的重要舉措之一，是促進(jìn)醫(yī)院管理優(yōu)化的重要方式，對于醫(yī)院正常工作的開展與管理具有重要意義。而近些年為了更好地實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案精細(xì)化管理，醫(yī)院的相關(guān)部門對醫(yī)院檔案精細(xì)化管理進(jìn)行了深入的思考，而將“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理也逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫(yī)院管理水平的提高提供重要的方法論指導(dǎo)。本文正是就“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理進(jìn)行了深入的探究，以期為醫(yī)院管理水平的提高奠定理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：加減乘除法;醫(yī)院檔案管理;精細(xì)化管理;管理應(yīng)用

在過去的很長一段時間，醫(yī)院的相關(guān)管理部門對于檔案管理的精細(xì)化并不看重。但隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認(rèn)知逐漸得到深化，而醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理也隨之成為了當(dāng)前醫(yī)院后勤管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案精細(xì)化管理對于醫(yī)院管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進(jìn)了檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化，極大地提高了當(dāng)前醫(yī)院的管理效率。而將“加減乘除”的管理思想與醫(yī)院檔案精細(xì)化管理相融合，更是成為了醫(yī)院檔案管理中較為特殊的一個種管理方式，并為醫(yī)院檔案精細(xì)化管理水平的提高指明了方向。

一、“加減乘除法”的概念

“加減乘除法”的提出是為了適應(yīng)檔案管理精細(xì)化而提出的新型管理方法指導(dǎo)觀念，是指通過增加與減少一定措施和資料改變被管理對象現(xiàn)狀的一種精細(xì)化管理方式。[1]與傳統(tǒng)的管理方式相比，“加減乘除法”中的任何一個環(huán)節(jié)單獨(dú)拿出來都很難起到較為明顯的作用，但當(dāng)四類舉措相互作用時，才會對被管理對象起到質(zhì)變的作用。對于檔案的精細(xì)化管理而言，“加減乘除法”的應(yīng)用是促進(jìn)了精細(xì)化管理模式和方法論的合理化、邏輯化、以及標(biāo)準(zhǔn)化，同時對于管理任務(wù)精簡化也起到了重要的作用。其中“加法”是指增加精細(xì)化管理的范圍與內(nèi)容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數(shù)量上的簡單增加，而是為了豐富檔案管理的方法，不斷地創(chuàng)新管理思維，創(chuàng)新和精簡化管理內(nèi)容，最終達(dá)到提高工作效率的目的。而“減法”則主要側(cè)重與減少檔案管理的文獻(xiàn)數(shù)量，使得檔案整理人員負(fù)責(zé)需要整理、鑒別、以及分類的檔案數(shù)量減少，降低工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量。“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進(jìn)檔案管理方法，利用最新的檔案精細(xì)化管理方法與制度，推動原有檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個檔案管理的精細(xì)化實(shí)現(xiàn)質(zhì)變?！俺ā眲t是要求檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細(xì)化的多個方面入手，不斷地?cái)U(kuò)大檔案管理內(nèi)容的“分母”，減少檔案管理精細(xì)化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進(jìn)檔案管理精細(xì)化進(jìn)展的質(zhì)變，全面提高檔案管理的查準(zhǔn)率和全查率。因此，“加減乘除法”應(yīng)用于檔案管理精細(xì)化具有重要的促進(jìn)和推動作用。

二、檔案精細(xì)化管理的現(xiàn)狀

隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認(rèn)知逐漸得到深化，而醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理也隨之成為了當(dāng)前醫(yī)院后勤管理的重要組成部分。[2]醫(yī)院檔案精細(xì)化管理對于醫(yī)院管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進(jìn)了檔案管理制度的標(biāo)準(zhǔn)化，極大地提高了當(dāng)前醫(yī)院的管理效率。而將“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理也逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫(yī)院管理水平的提高提供重要的方法論指導(dǎo)。

（一）管理制度不合理

由于長期以來醫(yī)院管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理精細(xì)化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到醫(yī)院檔案管理精細(xì)化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。對于管理活動而言，是否具有一個合理的管理制度將會對其后續(xù)的工作產(chǎn)生重要的影響，例如如何進(jìn)行檔案精細(xì)化排列和分類，都需要有一個合理的管理制度保持其規(guī)范化和制度化，避免了由于制度不合理可能會導(dǎo)致的排列和分類的混亂。另一方面，只有一個合理的管理制度才能夠保證檔案管理的精細(xì)化進(jìn)展足夠科學(xué)，同時又能夠利用科學(xué)管理的方式反作用于醫(yī)院檔案的精細(xì)化管理，當(dāng)兩者之間相互促進(jìn)時，醫(yī)院檔案管理才能夠持續(xù)精細(xì)化。[3]

（二）管理模式較為單一

管理模式較為單一是當(dāng)前醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的重要問題之一，是阻礙醫(yī)院檔案管理水平發(fā)展的重要因素。單一的管理模式是制約醫(yī)院檔案管理精細(xì)化的重要原因，同時也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理精細(xì)化工作效率低下、工作質(zhì)量不高等問題。檔案管理人員在履行工作職責(zé)時，如果只能通過較為單一的方式對圖書檔案進(jìn)行管理，則可能會對醫(yī)院管理人員的查閱和管理工作造成影響，進(jìn)而導(dǎo)致整個醫(yī)院檔案管理甚至是運(yùn)營管理系統(tǒng)的低效率。這種管理模式單一的問題對于檔案管理工作的精細(xì)化而言，是長期存在的較為普遍的一種現(xiàn)象，而如何解決這一問題則成為了能否促進(jìn)檔案管理精細(xì)化高效率和快速普及的關(guān)鍵。

（三）“加減乘除法”應(yīng)用還不成熟

對于醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化而言，能否將“加減乘除法”充分地與檔案管理的多方面相結(jié)合，是決定醫(yī)院檔案管理精細(xì)化是否趨向于成熟的決定性因素。然而，由于“加減乘除法”的管理模式較為新穎，所以其與醫(yī)院檔案管理精細(xì)化的融合自然也并不算完善，應(yīng)用的也并不成熟。[2]然而“加減乘除法”的應(yīng)用仍然需要長期的理論研究和實(shí)踐，才能夠更好地保證醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化。

三、“加減乘除法”應(yīng)用策略研究

“加減乘除法”中的任何一個環(huán)節(jié)單獨(dú)拿出來都很難起到較為明顯的作用，但當(dāng)四類舉措相互作用時，才會對被管理對象起到質(zhì)變的作用，因此在進(jìn)行“加減乘除法”的應(yīng)用時需要進(jìn)行宏觀的科學(xué)指導(dǎo)才能夠真正地達(dá)到促進(jìn)檔案管理精細(xì)化的目的。

（一）“加法”增加精細(xì)化范圍

“加法”是指增加醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的范圍與內(nèi)容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數(shù)量上的簡單增加，而是為了豐富檔案管理的方法，不斷地創(chuàng)新管理思維，創(chuàng)新和精簡化管理內(nèi)容，最終達(dá)到提高工作效率的目的。例如將醫(yī)患糾紛、受害賠償?shù)燃尤氲綑n案精細(xì)化管理的范圍內(nèi)，并對醫(yī)療糾紛的事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與收集。

（二）“減法”減少檔案數(shù)量降低成本

“減法”主要側(cè)重與減少醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的文獻(xiàn)數(shù)量，使得檔案整理人員負(fù)責(zé)需要整理、鑒別、以及分類的檔案數(shù)量減少，降低工作人員的工作強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量。主要則是指通過電子化手段減少檔案管理中紙質(zhì)文件的數(shù)量，用電子技術(shù)代替紙質(zhì)記錄，用電子文件、電子存檔代替紙質(zhì)管理。[3]

（三）“乘法”提高檔案管理強(qiáng)度

“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進(jìn)醫(yī)院檔案管理方法，利用最新的醫(yī)院檔案精細(xì)化管理方法與制度，推動原有醫(yī)院檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化實(shí)現(xiàn)質(zhì)變。[1]例如提高醫(yī)院管理人員的招聘水平和定期培訓(xùn)教育工作的次數(shù)，并通過編制醫(yī)院事件編年史，深刻反映當(dāng)前醫(yī)院的歷史和管理強(qiáng)度。

（四）“除法”較少管理的安全隱患

“除法”是要求醫(yī)院檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細(xì)化的多個方面入手，不斷地?cái)U(kuò)大檔案管理內(nèi)容的“分母”，減少檔案管理精細(xì)化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進(jìn)醫(yī)院檔案管理精細(xì)化進(jìn)展的質(zhì)變，全面提高檔案管理的查準(zhǔn)率和全查率。例如加強(qiáng)醫(yī)院的防火防盜管理、制定嚴(yán)格的管理準(zhǔn)則、去紙質(zhì)化等，都能起到“除法”的作用。

結(jié)語

將“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理也逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫(yī)院管理水平的提高提供重要的方法論指導(dǎo)，但如何促進(jìn)“加減乘除法”與醫(yī)院檔案精細(xì)化管理之間的融合，則仍然需要從“加減乘除”四個方面進(jìn)行思考。

參考文獻(xiàn)

[1]朱麗麗，李娜，宋茂民，等.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探討[J].中國病案，2016，17（6）：51-53.

[2]張顏.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（2）.

[3]陳潔.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018（4）.

（作者單位：湖南省婁底市第二人民醫(yī)院 醫(yī)院辦公室）