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        醫(yī)院聲像檔案管理的問題及對策

        2019-10-21 08:10:08張秀榮席姍姍
        健康前沿 2019年3期
        關(guān)鍵詞:聲像檔案管理對策醫(yī)院

        張秀榮 席姍姍

        摘要:醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富,在醫(yī)院檔案管理工作中,聲像檔案是一種最直觀又最真實的檔案材料,占據(jù)著重要地位發(fā)揮著重要作用,為了加強醫(yī)院聲像檔案的管理,本文結(jié)合工作實際,對存在的問題及相應(yīng)對策進(jìn)行了探討。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院;聲像檔案;管理對策

        在當(dāng)前信息化的醫(yī)院管理模式中,醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研等應(yīng)用中發(fā)揮著越來越重要的作用。醫(yī)院聲像檔案是指醫(yī)院在各種實踐活動中通過記錄手段形成的具有保存價值的照片、聲像、錄音、唱片、磁盤、縮微層、幻燈片等各種形式的載體[1],一般分為兩類,一類是在醫(yī)院管理活動之中形成的;而另一類則是在醫(yī)療科研工作之中形成的。醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院里是一種特殊載體的專門檔案,是十分珍貴的資料,但隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展,醫(yī)院聲像檔案管理也出現(xiàn)了一些問題,影響了醫(yī)院聲像檔案在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的作用。

        1.醫(yī)院聲像檔案管理中存在的問題

        1.1檔案意識不強

        醫(yī)院聲像檔案以一種特殊的表現(xiàn)形式,對醫(yī)院工作發(fā)展進(jìn)行再記錄,具有很強的保存查證和參考價值,因此具有較強的歸檔管理要求。由于檔案管理培訓(xùn)工作不到位,醫(yī)院相關(guān)檔案管理人員對檔案管理要求意識模糊,忽視了聲像檔案的形成、收集、整理和歸檔的質(zhì)量,影響了醫(yī)院工作的真實性和完整性。如醫(yī)務(wù)人員缺乏聲像檔案管理意識,將會導(dǎo)致大多數(shù)原始信息無法以聲像形式保存,失去了應(yīng)有的保存價值和利用價值。

        1.2收集不夠全面

        每年我單位都會對年度工作表彰會、學(xué)術(shù)交流會議、外賓來訪、大型手術(shù)、文體活動等重大活動進(jìn)行記錄,大部分都由宣傳處專門錄像攝影,但特殊情況下會有科室自行錄制,在這種自行錄像攝影普遍的情況下,醫(yī)院聲像檔案收集也就變得越發(fā)的難以控制,不能全面對其進(jìn)行收集,在這種情況下也就很容易出現(xiàn)醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面,經(jīng)常會出現(xiàn)失控以及流失等問題[2]。

        1.3歸檔管理制度不健全,管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高

        隨著聲像技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,醫(yī)院聲像檔案管理制度更新不及時,與文書檔案、科技檔案等紙質(zhì)檔案管理制度不同步,不協(xié)調(diào),沒有真正將歸檔制度落到實處。如今很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)院聲像檔案管理的過程中,有些科室和部門的聲像檔案大多是散放在聲像制作部門和科室之中,并沒有對所有的醫(yī)院聲像檔案進(jìn)行集中管理,不能及時進(jìn)行歸檔,部分檔案雖然歸檔了,但也由于管理制度不完善,檔案人員缺乏管理的專業(yè)知識,缺乏責(zé)任感,有時候甚至還會出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象,進(jìn)而也就嚴(yán)重降低了醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量。

        1.4聲像檔案保管條件落后

        聲像檔案是特殊的文件材料,需要特殊的保管方式,要具備恒溫、恒濕、防磁等保管條件,但是在大部分醫(yī)院,聲像檔案缺少專門的空間去保存,往往與文書檔案等其它檔案一并儲存,致使記錄歷史、記錄醫(yī)療工作等其他工作的照片出現(xiàn)變黃、褪色等問題,磁盤磁帶消磁等問題,縮短了使用壽命,甚至失去了一定的利用意義,這些都影響了聲像檔案的保存質(zhì)量。

        2.醫(yī)院聲像檔案管理完善的對策

        2.1強化崗位意識

        檔案工作不僅僅是檔案管理部門的事情,也是各臨床科室和臨床醫(yī)務(wù)人員的事,這就需要加強《檔案法》的宣傳,強化聲像檔案意識,通過辦展覽、專題宣傳、知識競賽等形式,發(fā)揮檔案的宣傳教育作用,提高臨床醫(yī)務(wù)人員對聲像檔案工作重要性的認(rèn)識,提高檔案管理人員的工作意識、工作責(zé)任感,做到積極主動、責(zé)任明確。因此,檔案管理人員要加大宣傳力度,使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識此項工作的重要性,將聲像資料歸檔及規(guī)范管理納入重要議事日程,做到與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃同步發(fā)展[3]。

        2.2規(guī)范醫(yī)院聲像檔案收集整理工作

        做好醫(yī)院檔案收集工作,必須對檔案收集范圍進(jìn)行明確,具體而言,可以將所有檔案進(jìn)行分類,像是公務(wù)照片、珍貴歷史照片、醫(yī)療業(yè)務(wù)照片、重大活動類等等,通過這種分類的方式來對醫(yī)院聲像檔案收集進(jìn)行規(guī)范和明確,這樣就能促進(jìn)這一項工作的有序?qū)嵤?,真正解決醫(yī)院聲像檔案收集不夠全面這一問題[4]。其次,還需要有效的保證醫(yī)院聲像檔案制作齊全性,對醫(yī)院聲像檔案整理、編目等工作進(jìn)行規(guī)范。安排專門負(fù)責(zé)拍照的技術(shù)人員擔(dān)任醫(yī)院聲像檔案整理工作,做好拍攝計劃,并且在拍攝活動完成后及時收集聲像資料,然后做好移交、編排、說明等一系列工作,以使檔案收集整理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化。

        2.3完善聲像檔案管理制度

        要想真正做好醫(yī)院聲像檔案管理工作,進(jìn)一步改善聲像檔案管理混亂的現(xiàn)狀,還需要加強制度規(guī)章建設(shè),通過制定符合醫(yī)院實際的行之有效的規(guī)章制度,來提升醫(yī)院聲像檔案管理工作質(zhì)量。在進(jìn)行集中管理的過程中,管理人員需要對檔案材料形成、收集、歸檔、借閱、日常管理等多方面進(jìn)行規(guī)定,嚴(yán)格按照規(guī)定好的管理制度實施,可以借助于信息技術(shù)管理數(shù)據(jù)庫,更好地應(yīng)用管理醫(yī)院的聲像檔案資料。除此之外,在管理過程中還需要在規(guī)章制度中強調(diào),不允許任何人將醫(yī)院聲像檔案據(jù)為己有,如果醫(yī)院聲像檔案管理人員發(fā)生移交或者崗位變動,需要按照相關(guān)制度實行,這樣才能避免醫(yī)院聲像檔案出現(xiàn)流失、丟失等問題。同時,還需要提高加強檔案管理人員的制度培訓(xùn)和專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn),以提高聲像檔案資料的質(zhì)量和水平,更好地促進(jìn)檔案管理制度的落實。

        2.4改善聲像檔案保管條件

        聲像檔案的保管需要規(guī)范管理,對保管環(huán)境要求十分嚴(yán)格,如果單位有條件盡量為聲像檔案提供單獨的專門的存放空間,保證適宜的溫度濕度、磁帶和磁盤必須遠(yuǎn)離磁場。利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行管理,如將錄像片轉(zhuǎn)為光盤、將照片掃描進(jìn)行存儲,方便編輯歸檔,也方便查閱利用,保存也更耐久。同時,需要定期對檔案的完整進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)有缺損、污損等聲像資料及時進(jìn)行修整和復(fù)制儲存,確保聲像檔案的有效價值。

        3.結(jié)語

        綜上所述,醫(yī)院聲像檔案是醫(yī)院發(fā)展過程和歷史的記錄者,在記載歷史的同時,我們可以通過它了解醫(yī)院解讀醫(yī)院,還能得到反饋信息,在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展與進(jìn)步。我們要繼續(xù)謀求醫(yī)院聲像檔案管理的新思路,使其為醫(yī)院發(fā)展進(jìn)步發(fā)揮更多更大的作用。

        參考文獻(xiàn):

        [1]耿金生.淺談醫(yī)院聲像檔案管理[J].卷宗,2012(5):91-92.

        [2]劉國紅,許長田.醫(yī)院聲像檔案管理的問題及對策[J]. 護(hù)理實踐與研究,2014(8):113-114.

        [3]張洋. 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀及思考[J]. 中國新技術(shù)新產(chǎn)品,2011,9(9):227

        [4]王雨. 醫(yī)院聲像檔案管理中現(xiàn)存問題及對策探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2017(20):160-160.

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