張水蘭

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，新時(shí)期的機(jī)關(guān)事業(yè)單位也在進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，各部門工作也在全面改進(jìn)和提高。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集工作很重要，并且做檔案收集工作這方面要有一定的法制意識(shí)，以及對(duì)相關(guān)的政策了解。工作人員要處理好與單位工作人員的關(guān)系，時(shí)刻謹(jǐn)記宣傳工作開展，并在這個(gè)過(guò)程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)不足，要注重工作的內(nèi)容與形式。本文針對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集工作中存在的問(wèn)題和對(duì)策，進(jìn)行詳細(xì)的探討和分析。

關(guān)鍵詞：檔案收集工作，問(wèn)題，對(duì)策研究

一、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集工作中存在的問(wèn)題

1.檔案收集工作制度不完善

新時(shí)期，我國(guó)處于不斷發(fā)展階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理及政策理念也發(fā)生了相應(yīng)的改變，這也是迎合國(guó)家新時(shí)期的發(fā)展需要。檔案收集工作在事業(yè)單位中尤其重要，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員都應(yīng)該引起足夠的重視，才能保證檔案管理，統(tǒng)計(jì)，編目，鑒定以及應(yīng)用等工作有效進(jìn)行。但是很多單位在檔案收集這方面并沒(méi)有嚴(yán)格管理，只是口頭上表示會(huì)重視，實(shí)際工作中并沒(méi)有投入太多精力。很多單位在檔案管理方面確實(shí)進(jìn)行了改進(jìn)和提高，但在檔案收集方面還是沒(méi)有充分的認(rèn)識(shí)，也沒(méi)有建立合適的檔案收集制度。檔案管理人員也沒(méi)有指派專門的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行收集，可以說(shuō)職責(zé)不明確，有問(wèn)題就會(huì)相互推卸責(zé)任。這些問(wèn)題直接導(dǎo)致在后期工作中任務(wù)落實(shí)不到位，在收集過(guò)程中存在的問(wèn)題不能得到有效的解決，也造成了檔案收集和管理出現(xiàn)混亂 [1]。

2.檔案收集工作不規(guī)范

新時(shí)期有些機(jī)關(guān)單位對(duì)資料的整理，收集，提交和保管等流程存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象。例如，在收集檔案過(guò)程中資料不完整，內(nèi)容不真實(shí)，編號(hào)混亂，文號(hào)的時(shí)間不對(duì)，有些文件中沒(méi)有公章等。這種不規(guī)范的檔案收集方式。會(huì)直接給以后工作造成很大的影響。

3.檔案室設(shè)施不完善

有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案室設(shè)施并不完善，對(duì)檔案收集過(guò)程造成了困擾。一般檔案室，查閱室，部門辦公室都應(yīng)該是獨(dú)立的，而基本的防火，防潮，以及防高溫等措施不能少。但是有些單位對(duì)檔案收集不重視，也沒(méi)有專門的檔案室，很多資料，檔案管理設(shè)施陳舊，為后期檔案收集埋下了隱患。

4.工作人員素質(zhì)低

實(shí)際上，有的機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員整體素質(zhì)有待提高，檔案工作人員認(rèn)知有偏差，素質(zhì)水平低下，難免會(huì)給收集工作造成影響。有的檔案工作人員認(rèn)為工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，不加以重視，檔案資料整理和收集很草率，也沒(méi)有足夠的工作積極性，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)疏漏或是其他問(wèn)題發(fā)生。很多檔案工作人員懶散慣了，經(jīng)常對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置的學(xué)習(xí)任務(wù)置之不理，降低了整體工作人員工作的質(zhì)量和效率 [2]。

二、新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集工作中存在問(wèn)題的解決對(duì)策

1.建立檔案收集工作的考核和獎(jiǎng)罰機(jī)制

不管任何機(jī)關(guān)事業(yè)單位建立合理完善的制度，可以逐步加強(qiáng)或是提高工作人員的責(zé)任意識(shí)。工作人員在檔案收集過(guò)程中也有了明確的責(zé)任和目標(biāo)，在工作時(shí)也會(huì)更加認(rèn)真，細(xì)心。制度中可以將檔案收集工作與最后業(yè)績(jī)直接掛鉤，不但調(diào)動(dòng)起了工作人員的熱情，還能將檔案收集工作積極主動(dòng)做好。制度完善的同時(shí)要注意獎(jiǎng)罰分明，并具體落實(shí)到位，內(nèi)容方面要涵蓋以下幾點(diǎn)：

1.1考核依據(jù)的實(shí)施

雖然建立制度是為了提高工作效率，但是制度內(nèi)容要符合《檔案法》，考核制度也要有理有據(jù)，不能隨意設(shè)立，以免影響單位整體工作的有序進(jìn)行。

1.2落實(shí)考核具體內(nèi)容

考核制度的設(shè)立要注意針對(duì)不同工作人員的工作范圍，歸檔時(shí)間，檔案立卷的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的考核。同時(shí)考核過(guò)程中要以歸檔材料的準(zhǔn)確性，具體范圍等為重點(diǎn)。檔案收集工作人員，一定要及時(shí)了解單位工作人員具體職能的變化特征，并快速掌握材料的改變內(nèi)容。獎(jiǎng)罰制度形式方面要具體，同時(shí)也要保證制度建立的靈活性，全面性，為進(jìn)一步提高工作效率奠定基礎(chǔ)條件 [3]。

1.3考核標(biāo)準(zhǔn)和結(jié)果

檔案收集考核標(biāo)準(zhǔn)以工作人員完成的具體內(nèi)容為依據(jù)，并且進(jìn)行等級(jí)量化考核，經(jīng)過(guò)層層檢查最后得出相應(yīng)的結(jié)果。最終的考核結(jié)果與工作人員的工資掛鉤，工作表現(xiàn)好的給與獎(jiǎng)勵(lì)，工作表現(xiàn)差的給與懲罰。特別注意的是，檔案收集過(guò)程中一定要遵循《檔案法》的相關(guān)條例。如果工作人員違反了這一原則，單位領(lǐng)導(dǎo)要依據(jù)《檔案法》具體條例給予處罰。

1.4考核具體流程

機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個(gè)部門負(fù)責(zé)檔案收集的工作人員，需要統(tǒng)計(jì)由單位檔案室進(jìn)行全面的考核，而檔案室和檔案管理工作人員應(yīng)該由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行逐一考核，然后根據(jù)最后的考核結(jié)果進(jìn)行合理的獎(jiǎng)罰。

2.采取合理的控制方式

2.1對(duì)檔案收集要有預(yù)見性

新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集工作也進(jìn)行全面有效的改進(jìn)，在對(duì)檔案收集工作再布置的過(guò)程中，要結(jié)合之前的相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際工作情況，分析可能需要的材料檔案。根據(jù)合理的分析結(jié)果，對(duì)檔案部門給與任務(wù)布置，并逐一列舉出所需檔案材料的名稱，內(nèi)容要求以及需要?dú)w檔的時(shí)間。

2.2做好現(xiàn)場(chǎng)收集工作

檔案部門的工作人員要積極參與單位的相關(guān)會(huì)議，對(duì)會(huì)議的內(nèi)容要進(jìn)行驗(yàn)收和鑒定，對(duì)需要?dú)w檔的文件進(jìn)行驗(yàn)收處理。如果有會(huì)議進(jìn)行，檔案工作人員要參與到項(xiàng)目設(shè)計(jì)，科研課題的探討，以及最后的評(píng)審和鑒定等相關(guān)工作。這樣做的主要目的就是能夠及時(shí)對(duì)需要?dú)w檔的文件或是資料做好驗(yàn)收，確保了資料的準(zhǔn)確性和完整性，使得檔案收集工作能夠有效進(jìn)行。在現(xiàn)場(chǎng)收集資料的過(guò)程中要注意，出現(xiàn)不合格的檔案材料要及時(shí)通知相關(guān)單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，正確修改，保證資料無(wú)錯(cuò)誤。檔案工作人員在參與會(huì)議時(shí)，不能只走流程，要嚴(yán)格執(zhí)行。

3.完善檔案設(shè)施，提高工作人員素質(zhì)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案設(shè)施完善，檔案室的設(shè)立位置要合理，也有專門的管理工作人員，注意室內(nèi)的環(huán)境、衛(wèi)生。同時(shí)，還應(yīng)該要注意檔案保存的完整性，如果出現(xiàn)破損要及時(shí)采取補(bǔ)救措施；機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)提高工作人員的整體素質(zhì)，專業(yè)技能水平。領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)單位工作人員的整體情況，制定合理的培訓(xùn)制方式，并要求對(duì)檔案收集的相關(guān)理論知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，并加強(qiáng)實(shí)踐能力。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案收集過(guò)程中要是存在諸多問(wèn)題，給后期檔案管理也造成了一定的影響。因此，事業(yè)單位檔案工作人員的專業(yè)技能水平和整體素質(zhì)有待提高。檔案收集過(guò)程中需要建立合理完善的制度，并在制度中設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度內(nèi)容，將這些獎(jiǎng)罰與工作人員的工資掛鉤，一定程度上也提高了工作人員的工作積極性和主動(dòng)性，同時(shí)也提高了檔案資料收集工作的效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙文梅. 淺談新時(shí)期如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（9）：63-63.

[2]李萬(wàn)剛. 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化策略[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2017（7）：101-101.

[3]陳留芳. 新時(shí)期針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J]. 卷宗，2017（31）.