譚光華

摘 要：隨著移動(dòng)終端的快速發(fā)展，5G時(shí)代的到來(lái)，紙媒的廣告收入受到了極大沖擊。在此背景下，本文探討了紙媒行業(yè)中廣告檔案整理的現(xiàn)狀，論述了廣告檔案管理員的素質(zhì)要求，及其廣告檔案整理的意義，以期對(duì)處于寒冬中的紙媒有所借鑒。

關(guān)鍵詞：紙媒;廣告;檔案;整理

在數(shù)字化急速發(fā)展的今天，紙媒的高光時(shí)刻已經(jīng)成為過(guò)去式，從榮耀之顛漸漸進(jìn)入了寒冬，紙媒行業(yè)的各類廣告受到了強(qiáng)烈沖擊，像原來(lái)的房產(chǎn)、汽車、商業(yè)等傳統(tǒng)廣告大戶，紛紛轉(zhuǎn)投入新媒體的懷抱。由于紙張價(jià)格三月一小漲，一年一大漲，更是讓紙媒的日子雪上加霜，2019年又有十余家省級(jí)以上紙媒宣告休刊。

一、廣告檔案管理存在的問(wèn)題

一是沒(méi)有廣告檔案整理意識(shí)。檔案管理是每個(gè)單位的一項(xiàng)重要工作，但是廣告管理部作為報(bào)社的一個(gè)科室，強(qiáng)化管理、搞好服務(wù)、完成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是重中之重，但是廣告檔案的整理工作，似乎可有可無(wú)，大合同有辦公室歸檔，大數(shù)據(jù)有財(cái)務(wù)提供，廣告管理部一直沒(méi)有設(shè)立檔案員，沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，甚至檔案柜也沒(méi)有。二是沒(méi)有專人負(fù)責(zé)。報(bào)社自成立廣告部以來(lái)，一直沒(méi)有建立本部門的檔案。20多年的各種文件、材料混放一起，一份文件可能有十幾個(gè)版本，哪個(gè)是開始的，哪個(gè)是最終版本，都難以分辯。有時(shí)候需要一份資料，幾個(gè)人連續(xù)找半天也未必有結(jié)果。根據(jù)前幾年市檔案局下發(fā)的文件，報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況，調(diào)出一間辦公室專門整理檔案，配備了文件柜、專業(yè)檔案盒、碎紙機(jī)、電腦等，從硬件上確保了這項(xiàng)艱巨任務(wù)的完成。同時(shí)抽調(diào)了三名具有良好政治質(zhì)養(yǎng)和專業(yè)技能的同志利用四個(gè)月的時(shí)間，集中整理了所有的檔案，把資料按照合同、申請(qǐng)、公文等逐一分類，準(zhǔn)確甄別出每份文件的價(jià)值，重復(fù)文件只留一份最終版本，有效的保護(hù)了報(bào)社自廣告部成立以來(lái)的所有原始紙質(zhì)檔案，形成了一份真實(shí)有價(jià)值的檔案信息，真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

二、廣告檔案管理員的素質(zhì)要求

廣告是紙媒行業(yè)收入的重要來(lái)源，作為廣告檔案的管理員，首先要有高度的責(zé)任心。工作中切實(shí)把好每一道關(guān)，嚴(yán)格規(guī)范廣告合同，使用統(tǒng)一的制式版本，堅(jiān)決杜絕合同外流，杜絕陰陽(yáng)合同。這關(guān)系到紙媒的前途和未來(lái)，關(guān)系到報(bào)社每一個(gè)人的收入、每一個(gè)家庭的生活質(zhì)量。其次，廣告檔案管理員要有強(qiáng)烈的保密意識(shí)。廣告合同的價(jià)格是敏感數(shù)字，要保護(hù)好每一位經(jīng)營(yíng)人，對(duì)每一份合同要保密，廣告檔案管理員的電腦要加密，專人專用，并且對(duì)涉密文件還要再加密。查閱時(shí)需要領(lǐng)導(dǎo)審批，重要的大合同統(tǒng)一歸檔辦公室。另外，廣告檔案管理員要有上進(jìn)心。日常工作中需要不斷學(xué)習(xí)新技能，提高知識(shí)結(jié)構(gòu)。傳統(tǒng)紙媒行業(yè)人員普遍老化，計(jì)算機(jī)的基本操作能力偏弱，和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，整理電子檔案更是一項(xiàng)艱苦細(xì)致且難度較大的工作，這就需要廣告檔案員克服畏懼心理，熟練掌握計(jì)算機(jī)技能，如輸入法、EXCELL表格的靈活運(yùn)用、WORD文檔的處理等。

三、廣告檔案整理的重要性

1、可以及時(shí)了解廣告環(huán)境動(dòng)態(tài)。作為一家地市級(jí)紙媒，前幾年房產(chǎn)行業(yè)一年的廣告額曾經(jīng)過(guò)千萬(wàn)，到了2019年只有幾十萬(wàn)，房產(chǎn)客戶從三五十家到十幾家，汽車行業(yè)的廣告額從四百萬(wàn)竟然下滑到零，讓紙媒廣告從業(yè)人員感受到了寒冬的冷酷。根據(jù)廣告環(huán)境的變化，領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)作出調(diào)整，將原來(lái)主要靠硬廣改為專題經(jīng)營(yíng)。2020年報(bào)社簽訂的合同，專題經(jīng)營(yíng)已經(jīng)占到了90%以上，廣告從業(yè)人員慢慢由專門的廣告業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)變?yōu)閺?fù)合型經(jīng)營(yíng)人才，由從事多年新聞工作的記者調(diào)整到經(jīng)營(yíng)一線，在滿足客戶新聞需求的同時(shí)，幫助客戶出謀劃策，真正想客戶所想，充實(shí)廣告人員。從單一廣告收入來(lái)源轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄺l腿走路，先后成立了發(fā)行公司、汽車租賃公司、物流平臺(tái)、教育培訓(xùn)中心等多個(gè)經(jīng)營(yíng)部門。促進(jìn)了新媒體的融合，報(bào)社先后成立了新聞網(wǎng)、微博、微信、客戶端等，一部分不想投放紙媒的廣告客戶選擇了新媒體，對(duì)報(bào)社的廣告經(jīng)營(yíng)是補(bǔ)充。

2、及時(shí)摸清每個(gè)廣告責(zé)任人的經(jīng)營(yíng)能力。報(bào)社廣告分為市直、縣域、旅游、商業(yè)、通訊等二十多個(gè)行業(yè)，責(zé)任人來(lái)自不同崗位，能力有大有小，有的廣告負(fù)責(zé)人是從后勤部門轉(zhuǎn)行過(guò)來(lái)，簽合同時(shí)信心滿滿，真正走向市場(chǎng)跑跑客戶才發(fā)現(xiàn)，困難很多，這就需要領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)包靠，一起出謀劃策，跑客戶，策劃活動(dòng)。經(jīng)營(yíng)人員之間互通信息，互相幫助，大家一起完成全年廣告任務(wù)。2019年，適逢新中國(guó)成立70周年，報(bào)社策劃了特刊，政策優(yōu)惠，極大調(diào)動(dòng)了經(jīng)營(yíng)人員的熱情，為報(bào)社增加收入80多萬(wàn)。

3、快速查閱，準(zhǔn)確判斷，提高效率。廣告管理部的工作千頭萬(wàn)緒，每天有各種各樣的繁雜情況出現(xiàn)，這就需要廣告檔案管理員及時(shí)整檔歸檔，把資料電子化，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持。2020年廣告合同簽約前，有個(gè)經(jīng)營(yíng)部門新?lián)Q了負(fù)責(zé)人，在談判的過(guò)程中，該負(fù)責(zé)人不斷要求修改經(jīng)營(yíng)范圍，談判組那里商談著區(qū)域劃分和合同價(jià)格，這邊根據(jù)負(fù)責(zé)人提出的要求，及時(shí)提供2019年該部門簽訂的全部30多份合同，哪些是跨年合同，總額多少，到賬多少，已經(jīng)消耗了多少等等，分門別類，各種數(shù)據(jù)匯總提供，幫助談判組及時(shí)調(diào)整思路，做出分析，經(jīng)過(guò)一輪輪艱苦的談判，確定出合理的價(jià)格，既保證了單位新一年經(jīng)營(yíng)任務(wù)的簽約，又鼓勵(lì)新人樹立了信心。

4、及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，調(diào)整思路，提出對(duì)策。2018年，房產(chǎn)負(fù)責(zé)人履行合同的過(guò)程中，碰到新一輪房產(chǎn)緊縮，地產(chǎn)廣告明顯下降，代理金繳納出現(xiàn)困難，壓力很大。后經(jīng)多方論證，提議可以抵房來(lái)完成任務(wù)，抵來(lái)的商鋪增加了報(bào)社的固定資產(chǎn)，能常年出租，既是報(bào)社的長(zhǎng)期收入來(lái)源，負(fù)責(zé)人又完成了任務(wù)，實(shí)現(xiàn)雙贏。

廣告是紙媒的重要收入來(lái)源，做好廣告檔案的整理，進(jìn)行各類型的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，做出準(zhǔn)確的分析和研判，幫助決策層及時(shí)調(diào)整思路，改變經(jīng)營(yíng)策略，在當(dāng)下就顯得更為重要。在唱衰紙媒的大環(huán)境下，報(bào)社的廣告經(jīng)營(yíng)額年年上漲，每年都在10%以上，這在全省報(bào)業(yè)行業(yè)中都是屈指可數(shù)的。