陳麗娟

摘要：在企業(yè)所進(jìn)行的日常經(jīng)營活動中，檔案管理是其尤為關(guān)鍵的構(gòu)成版塊。可無論是在企業(yè)業(yè)務(wù)還是實(shí)體保管等方面，檔案管理工作在開展的過程中均存在這樣或那樣的問題與風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要在經(jīng)營管理的過程中，提高對檔案管理工作與管理風(fēng)險(xiǎn)防控的重視，通過有效可行的辦法解決管理過程中存在的問題，增強(qiáng)檔案安全程度，進(jìn)而為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)大信息支持。文章也會對檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的有關(guān)防控路徑進(jìn)行簡要分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;風(fēng)險(xiǎn);風(fēng)險(xiǎn)防控路徑

在信息化技術(shù)高速發(fā)展的過程中，在企業(yè)管理活動中逐漸融入了數(shù)字化技術(shù)，而且該技術(shù)也廣泛有效的應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中。由此為企業(yè)未來的檔案管理工作帶去了全新的發(fā)展機(jī)遇，也有效防控了現(xiàn)階段在企業(yè)檔案管理工作中所面臨的諸多風(fēng)險(xiǎn)。

一、為企業(yè)檔案帶去風(fēng)險(xiǎn)的主要原因分析

第一，沒有完善與健全的檔案管理方式及制度體系。現(xiàn)階段，一些企業(yè)在檔案管理工作上始終延續(xù)著以往的管理方式，并沒有把現(xiàn)代化的管理技術(shù)融入其中，不僅讓管理方式存在一定局限而且也跟不上發(fā)展形勢。因?yàn)楣芾矸绞较鄬β浜?，使得企業(yè)部分檔案的查找過程極其不便，一方面拉低工作實(shí)際效率，另一方面無法和他部門的工作相協(xié)調(diào)。就當(dāng)下實(shí)際情況來講，因?yàn)樗枷胝J(rèn)知上存在誤區(qū)并相對忽視檔案管理的重要性，所以一些企業(yè)未能依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況形成一套行之有效的檔案管理制度，這就導(dǎo)致了檔案管理部門及有關(guān)人員，在檔案管理工作中具有很大的隨意性，進(jìn)而會導(dǎo)致很多問題的存在例如：未能及時(shí)整理檔案、檔案信息缺失或者遺失檔案等問題[1]。所以，要想真正避免管理風(fēng)險(xiǎn)并提升其管理水平，就應(yīng)該進(jìn)一步完善相關(guān)制度體系，進(jìn)而給規(guī)范有序的開展檔案管理工作提供重要依據(jù)。

第二，檔案管理人員沒有正確的管理意識。如果要開發(fā)企業(yè)檔案資源，就需要檔案資料為其提供一定的參考價(jià)值，而且也是制定檔案發(fā)展規(guī)劃的關(guān)鍵依據(jù)?？墒悄壳捌髽I(yè)有關(guān)管理人員，還未清楚的認(rèn)識到做好檔案管理工作的重要性，規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)對企業(yè)發(fā)展所發(fā)揮的重要作用，所以在企業(yè)檔案部門所投入的資源相對較少。與此同時(shí)，部分檔案工作人員沒有正確的檔案意識，進(jìn)而無法確保檔案資料的完整性以及真實(shí)性，很容易使得企業(yè)檔案管理工作存在著不同程度的漏洞。

第三，未能配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)施。企業(yè)檔案管理設(shè)施在很大程度上影響著管理水平，可因?yàn)槠髽I(yè)管理人員相對忽視檔案管理，使得沒有充足的資金投入。在檔案管理設(shè)施上，因此呈現(xiàn)出明顯的滯后性特別是在檔案存儲上，部分企業(yè)檔案室不僅破舊而且室內(nèi)環(huán)境并不適合檔案資料的儲存，很容易使得檔案資料損壞而難以再次利用，或者檔案室計(jì)算機(jī)硬件老化等。除此之外，部分管理人員缺少一定的安全意識，把檔案資料和危險(xiǎn)品一起放置，加上沒有合適的防范設(shè)施，嚴(yán)重威脅著檔案資料的存放安全。

二、簡析防控企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)建議

（一）數(shù)字化安全管理技術(shù)

第一，身份認(rèn)證以及訪問把控技術(shù)。因?yàn)闄n案主體和檔案客體之間的對應(yīng)關(guān)系十分復(fù)雜，因此這一技術(shù)是解決這一問題的關(guān)鍵，一方面可以避免企業(yè)檔案信息存在外泄風(fēng)險(xiǎn)，另一方面還可以避免檔案收到外部入侵，在此基礎(chǔ)上借助訪問日志，能夠動態(tài)監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)活動。

第二，信息加密技術(shù)[2]。借助核心算法及密鑰等方法可以給企業(yè)檔案資源提供強(qiáng)大的保護(hù)，這一技術(shù)需要對企業(yè)的所有計(jì)算機(jī)與存儲設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的安全認(rèn)證，之后在端口上實(shí)現(xiàn)針對檔案數(shù)據(jù)的技術(shù)“封鎖”。在加密后，其中的密鑰與核心算法在設(shè)備硬件中智能卡進(jìn)行存放，防治被跟蹤或是復(fù)制;而且加密之后的檔案文件只有在企業(yè)內(nèi)部環(huán)境中能夠使用，要是脫離企業(yè)，只有得到管理人員的密鑰不然絕對無法打開檔案數(shù)據(jù)，這樣可以對企業(yè)檔案信息形成全面性保護(hù)。

（二）建立完善的檔案管理制度

第一，企業(yè)應(yīng)建立科學(xué)的權(quán)責(zé)制度，專門設(shè)立檔案管理部門，而且要配置專業(yè)的管理人員;第二，制定檔案管理的具體工作目標(biāo)，將各部門自身的職責(zé)加以明顯，從而更好的協(xié)調(diào)檔案管理工作;第三，建立相應(yīng)的檔案工作規(guī)范制度，針對檔案資料的收集、檔案整理、檔案存儲以及借閱等相關(guān)流程都需要給予規(guī)定，并保證制度能夠被落到實(shí)處，針對違反制度規(guī)定或是出現(xiàn)重大違規(guī)行為的人員應(yīng)給予適當(dāng)?shù)膽土P，繼而提升檔案管理工作的總體效率將檔案管理風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃。

（三）提高檔案管理人員自身的安全意識

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作的過程中，放在首要考慮地位的應(yīng)是—安全因素。因此，可以在檔案管理人員考核內(nèi)容中加入安全性指標(biāo)，無論是檔案管理人員還是管理層均需要提高對檔案管理的重視，有關(guān)檔案管理人員也應(yīng)該形成良好的管理風(fēng)險(xiǎn)測評意識，這樣安全風(fēng)險(xiǎn)可以牢牢植根于每一位檔案管理人員的內(nèi)心，能夠把安全問題放置于首位。針對行政管理人員、檔案管理人員組織定期的培訓(xùn)，而且需要把防控管理風(fēng)險(xiǎn)與安全知識作為培訓(xùn)的核心內(nèi)容，也可以選擇具有針對性且典型的案例著重分析，在必要的時(shí)候進(jìn)行安全應(yīng)急演練，由此進(jìn)一步提高相關(guān)工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防控意識并增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理能力。

（四）企業(yè)檔案應(yīng)提高信息化水平

基于信息時(shí)代，以往的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸過渡發(fā)展到電子檔案形式，數(shù)字檔案能夠清楚的再現(xiàn)紙質(zhì)檔案，可是因?yàn)椴煌貐^(qū)的信息化建設(shè)水平存在一定差異，這在很大程度上限制了企業(yè)數(shù)字檔案建設(shè)的完善程度，不僅對企業(yè)檔案管理作用的有效發(fā)揮造成影響而且也提高了風(fēng)險(xiǎn)程度，例如易受到黑客的惡意攻擊等。要是能夠提高硬件投資水平，將檔案工作人員由繁雜的管理工作中抽離出來，一方面節(jié)約了一定的勞動資源，另一方面也避免人為因素給檔案帶去的風(fēng)險(xiǎn)，借助信息化技術(shù)也可以保護(hù)檔案完整，與此同時(shí)也方便查詢利用檔案。

三、結(jié)束語

新時(shí)代背景下，企業(yè)在發(fā)展中會面對諸多挑戰(zhàn)，因此提高企業(yè)檔案管理水平加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控能力關(guān)乎著企業(yè)發(fā)展。文中簡要分析了檔案管理的數(shù)字化技術(shù)、加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)、提高企業(yè)檔案信息化水平以及管理人員提高自身風(fēng)險(xiǎn)防控意識的防控路徑，旨在為企業(yè)檔案管理工作提供一定的參考性建議。

參考文獻(xiàn)：

[1]王巍.論企業(yè)檔案信息資源管理的風(fēng)險(xiǎn)及控制方法[J].辦公自動化，2017，22 （17）：52-58.

[2]劉維紅.簡論企業(yè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019 （08）：53-54.