楊洋

[摘 要]新時期發(fā)展背景下，機關事業(yè)單位人事檔案管理人員應當秉承與時俱進的基本原則，客觀分析工作中存在的各類問題，采取有針對性、有策略性的處理措施，維護員工根本權益，從而增強員工認同感與歸屬感，穩(wěn)定人員架構(gòu)，為機關事業(yè)單位的良好發(fā)展貢獻力量。

[關鍵詞]人事檔案管理;處理措施;人員架構(gòu)

[中圖分類號]D035.2

1 人事檔案的基本概念

人事檔案是指如實反饋員工政治面貌、道德風范、教育履歷及個人成長狀況的文件資料。其在職務評級、職稱申報、崗位調(diào)動及福利待遇調(diào)整等方面發(fā)揮著至關重要的作用。人事檔案的作用主要體現(xiàn)在如下六個方面：其一，加強個人行政職務的穩(wěn)定性;其二，辦理個人離退休手續(xù)的證明文件;其三，職稱申報的參考依據(jù);其四，職務調(diào)整的審核文件;其五，參與公務員招聘的履歷證明;其六，出入境的核對文件等。

2 新時期背景下，踐行人事檔案管理的積極意義

眾所周知，機關事業(yè)單位是由眾多員工構(gòu)成的綜合體系。機關事業(yè)單位在調(diào)整人員配置的過程中，要充分了解員工的基本情況，確保員工在所屬崗位上充分發(fā)揮個人優(yōu)勢，進而為機關事業(yè)單位的發(fā)展獻策獻力。從員工角度來說，也要如實記錄個人所取得的業(yè)績或成就，為長遠發(fā)展提供參考依據(jù)。由此可知，無論是機關事業(yè)單位發(fā)展，還是員工個人職業(yè)發(fā)展，人事檔案管理工作都至關重要。

機關事業(yè)單位通過審閱人事檔案的基本信息，了解員工的個人基本情況，客觀評價員工的綜合能力，進而優(yōu)化人力資源配置。另外，在信息時代背景下，依托互聯(lián)網(wǎng)與計算機管理人事檔案，促進人事信息的流動，有助于機關事業(yè)單位在短時間內(nèi)篩選人才，強化基層隊伍建設。

機關事業(yè)單位人事檔案管理不僅關乎機關事業(yè)單位的良好發(fā)展，對個人職業(yè)發(fā)展也至關重要。機關事業(yè)單位的人事檔案是記錄員工整個職業(yè)生涯的文件資料。近年來，機關事業(yè)單位經(jīng)營規(guī)模不斷擴張，人事檔案為機關事業(yè)單位篩選優(yōu)質(zhì)人才提供了必要的參考依據(jù)，這同時也為員工的個人發(fā)展提供了合適的契機。

3 機關事業(yè)單位人事檔案管理環(huán)節(jié)存在的各類突出性問題

3.1 檔案管理人員責任意識淡薄

檔案管理人員的責任意識直接決定了檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理人員責任意識淡薄，導致檔案管理工作錯漏百出，整體管理效果不夠理想。檔案管理工作失誤具體體現(xiàn)在檔案信息填寫不完善、填寫內(nèi)容不準確、檔案資料不完整等方面，而且檔案丟失現(xiàn)象逐漸增多。部分機關事業(yè)單位管理層對檔案管理工作缺乏重視，未構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。此外，檔案管理人員綜合素質(zhì)匱乏，其抱著“事不關己高高掛起”的工作態(tài)度，導致檔案資料存在各種各樣的錯誤，無法發(fā)揮管理工作優(yōu)勢價值。

3.2 缺乏完善的內(nèi)部管理體制

隨著時代的發(fā)展，機關事業(yè)單位的經(jīng)營發(fā)展規(guī)模不斷擴張，傳統(tǒng)人事檔案管理體制已無法滿足機關事業(yè)單位發(fā)展需求。機關事業(yè)單位管理體制形式單一，變通性偏低，無法按照標準要求執(zhí)行檔案管理工作，且工作落實效果不盡如人意。例如，在人事檔案管理體制深化變革階段，人事檔案制度也會隨之改變，而這也勢必會導致內(nèi)部人員變動。由于絕大多數(shù)新晉人事檔案管理人員專業(yè)技術水平不足、綜合素質(zhì)匱乏、實踐經(jīng)驗不足，在工作任務量繁重的情況下，極易出現(xiàn)焦躁情緒，導致工作失誤。再者，人事檔案管理體制不完善，未能及時且詳盡的記錄個人資料，經(jīng)常出現(xiàn)棄檔和死檔的情況。

3.3 高素質(zhì)檔案管理人才匱乏

當下，高素質(zhì)的人事檔案管理人才極度匱乏，這對提高檔案管理工作水平，促進機關事業(yè)單位良好發(fā)展構(gòu)成了極大的阻礙。人事檔案管理人員崗位流動性較強，絕大多數(shù)人員是跨專業(yè)人員或兼職人員，對檔案管理工作流程不熟悉，導致工作執(zhí)行效果難以達到預期水平。一旦人事檔案管理崗位發(fā)生人員變動，就需要完成大量的交接工作，這不僅加大了管理人員的心理負擔，也在很大程度上影響了工作進度。再者，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)較差，也使得機關事業(yè)單位中的人事檔案管理水平普遍偏低。

3.4 人事檔案數(shù)據(jù)信息缺乏完整性與準確性

人事檔案管理的數(shù)據(jù)信息缺乏完整性與真實性，機關事業(yè)單位無法根據(jù)人事檔案調(diào)整戰(zhàn)略決策。人事檔案管理人員在工作期間，態(tài)度不端正、不積極，未能嚴格履行工作職責，形式化主義嚴重，往往只是單純的記錄基本信息，導致人事檔案資料缺乏完整性與準確性。與此同時，在錄入信息后，未能全面且嚴謹?shù)暮藢Σ殚喰畔?，?shù)據(jù)信息經(jīng)常出現(xiàn)遺漏或錯誤。另外，部分員工為獲得職務晉升機會，采取暗箱操作的方式，擅自修改信息，為機關事業(yè)單位造成極大的負面影響。

3.5 檔案管理單位硬件設施陳舊，管理方式有待轉(zhuǎn)變

人事檔案管理工作中，最重要的就是對人才信息檔案的保存，要想這項工作做得好，不僅需要專業(yè)的管理人員，更需要專業(yè)的硬件設施。但是，很多人事單位對檔案管理工作的投入不夠，根本無法滿足檔案管理工作的需求。比如，很多單位的檔案管理室除做材料儲存庫用，同時還當作倉庫，將很多其他的東西同關鍵的人才信息混放在一起。另外，至今有些單位的檔案查找工作還是由人工操作完成，而很多都是原件保存，人工查找應用時，就會造成材料的損害，久而久之，材料就有丟失損害的危險。

4 提升人事檔案管理水平的可行性策略

4.1 強化檔案管理人員責任意識

強化人事檔案管理人員責任意識是提升檔案管理水平的必要前提。若檔案管理人員責任意識淡薄，就會導致管理工作秩序混亂，無法實現(xiàn)預期目標。基于此，機關事業(yè)單位需確保檔案管理人員明確自身崗位職責，端正工作態(tài)度，讓其全身心地投入工作，強化管理工作執(zhí)行效果。同時加大對人事檔案管理人員培訓力度，激發(fā)員工的主觀能動性，從而充分挖掘出員工的個人潛能，優(yōu)化檔案管理工作水平。并將檔案管理工作列為績效考核目標之一，引起員工的高度重視，提高管理工作效率?；蛘邫C關事業(yè)單位也可以開展常規(guī)檢查與不定期抽查，創(chuàng)建完善的獎懲制度，以此調(diào)動員工積極性，保證人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。

4.2 建立健全人事檔案管理體制

為提高人事檔案管理工作水平，機關事業(yè)單位應結(jié)合時代背景、發(fā)展概況及管理情況，優(yōu)化內(nèi)部管理體制變革，保證人事檔案管理的系統(tǒng)性與規(guī)范性。在人事檔案管理體制中，要著重強調(diào)員工對管理工作的重視，優(yōu)化人力資源配置，調(diào)整各崗位工作內(nèi)容，在減輕員工壓力的基礎上，提高管理工作效率。再者，增強人事檔案管理體制的規(guī)范性與靈活性，充分發(fā)揮管理體制的優(yōu)勢，確保管理工作的正常運轉(zhuǎn)。機關事業(yè)單位可以構(gòu)建人性化的獎懲機制從而充分調(diào)動員工的積極性，提高工作效率?；蛘邫C關事業(yè)單位也可建立健全的人事檔案管理法律法規(guī)，確保管理效果達到預期水平。

4.3 加大人事檔案管理人員職業(yè)培訓力度

現(xiàn)階段，絕大多數(shù)人事檔案管理人員未接受過專業(yè)技能培訓與職業(yè)素質(zhì)教育，工作水平偏低、綜合素質(zhì)匱乏，實踐經(jīng)驗不足。對此，機關事業(yè)單位需加大人事檔案管理人員培訓力度，定期開展多元化檔案管理活動，提升專業(yè)技能水平。同時，著重培養(yǎng)人事檔案管理人員的計算機操作能力，增強員工的綜合管理能力。總而言之，機關事業(yè)單位需打造一支責任意識強、專業(yè)技術水平高、職業(yè)素養(yǎng)過硬、實踐經(jīng)驗豐富的檔案管理隊伍，并定期開展檔案管理的學習與考核，以滿足人事檔案管理工作的基本需求。

4.4 全面監(jiān)督數(shù)據(jù)信息管理流程

針對檔案數(shù)據(jù)信息缺乏完整性、準確性的情況，機關事業(yè)單位可設立完整的檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，全面落實數(shù)據(jù)信息監(jiān)督工作，最大限度地保證數(shù)據(jù)信息的完整性與準確性。檔案管理監(jiān)督機構(gòu)要全方位動態(tài)監(jiān)督整個工作流程，以防工作人員態(tài)度不端正。再者，督促工作人員如實記錄個人資料信息，杜絕檔案信息涂改現(xiàn)象，避免棄檔情況?？傊?，積極落實檔案監(jiān)管工作，有助于校對審核檔案信息，及時且準確的糾正錯誤，以便數(shù)據(jù)信息發(fā)揮出實際價值。機關事業(yè)單位還可以利用網(wǎng)絡技術將信息數(shù)據(jù)錄入計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)，保證信息數(shù)據(jù)的安全性，并有效地進行信息數(shù)據(jù)的核實和認證，加強檔案管理信息的嚴格性和可靠性。

4.5 拓展空間，為社會服務

人才是社會發(fā)展中最為重要的資源與人才，同時人才對國家綜合實力也有著決定性的作用。所以對人才檔案進行有效管理的過程中一定要采取有效的措施不斷地轉(zhuǎn)變和改革，從而更好地滿足社會對人才的基本需求，尤其是要重視人力資源開發(fā)方面的需求。檔案管理部門應在日常工作中不斷創(chuàng)新思維模式和工作方法，從而以更加積極和主動的態(tài)度走入社會，全面了解人才構(gòu)成和調(diào)查。此外，還要在這一過程中不斷擴大服務的空間。因此，檔案管理部門也應不斷地建立更加清晰的人才培養(yǎng)思路，為傳統(tǒng)支柱型產(chǎn)業(yè)和發(fā)展前景較好的朝陽類產(chǎn)業(yè)輸入大量的人才。

其次，實現(xiàn)管理模式的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作中主要采用分散管理的模式，其形式缺乏多樣性，所涉及的檔案單位對我國事業(yè)單位的發(fā)展也有著不可忽視的作用，這極大地限制了事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展，但是在長期的探索和研究過程中，很多單位的人才流動更加頻繁，檔案的來源和內(nèi)容也更加多樣，事業(yè)單位若要在發(fā)展中更好地提高人事管理的能力，則應在特定的地區(qū)和行業(yè)范圍內(nèi)完成檔案管理中心的集中化建設，同時還應積極配備管理人員，對人事檔案采取分類管理的方式，這既能夠引導其嚴格按照自身的能力進行集中化建設，配備更多的管理人員，同時也可有效實現(xiàn)分類管理，提供更有針對性的個性化服務，進而保證檔案規(guī)劃工作的合理性。

5 結(jié) 論

綜上所述，在新時期發(fā)展背景下，機關事業(yè)單位需秉承與時俱進的基本原則，深化人事檔案管理體制變革，且建立健全管理體制，加大管理人員專業(yè)技能培訓與職業(yè)素質(zhì)教育力度，力求打造一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，增強管理人員的責任意識，以此徹底優(yōu)化機關事業(yè)單位綜合管理水平，為機關事業(yè)單位的良好發(fā)展奠定基礎。

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