周萍萍

摘 要：自然資源檔案是了解一個(gè)城市的土地資源、礦產(chǎn)資源、水資源、森林資源等自然資源形成、發(fā)展的重要參考依據(jù)，同時(shí)，也為城鄉(xiāng)治理工作提供了重要的數(shù)據(jù)支撐。但是，根據(jù)城市發(fā)展規(guī)模與自然資源儲(chǔ)備量的不同，自然資源檔案的管理難度也存在較大差異，因此，為了提高自然資源檔案利用率，豐富自然資源檔案內(nèi)容，本文將著眼于檔案管理中的難點(diǎn)以及有效應(yīng)對(duì)策略展開論述。

關(guān)鍵詞：自然資源;檔案管理;難點(diǎn);應(yīng)對(duì)策略

自然資源是自然界賦予人類的寶貴財(cái)產(chǎn)，隨著社會(huì)的進(jìn)步與時(shí)代的發(fā)展，各地區(qū)的自然資源利用率也逐年提升，這就給自然資源檔案管理增加了工作量，尤其在實(shí)行檔案管理信息化以后，電子檔案數(shù)量激增，這就使得一些原始的文字檔案、圖片檔案、影像檔案、實(shí)物檔案存儲(chǔ)介質(zhì)發(fā)生了重大改變，如何采用現(xiàn)代化管理模式克服檔案管理難點(diǎn)，推進(jìn)自然資源檔案智能化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理進(jìn)程已成為檔案管理人員所要面臨和解決的首要問題。

一、自然資源檔案管理難點(diǎn)分析

（一）資源類型多樣，標(biāo)準(zhǔn)體系欠缺

自然資源是一個(gè)宏觀概念，涉及到的資源類型多種多樣，而牽涉的部門則分散在國(guó)土部門、城市規(guī)劃部門、地質(zhì)勘測(cè)部門、海洋資源管理部門、林業(yè)部門、水利部門等，從這一層面看，自然資源檔案涵蓋的內(nèi)容數(shù)不勝數(shù)，而檔案管理人員在實(shí)際工作當(dāng)中，往往結(jié)合本行業(yè)特點(diǎn)，進(jìn)行建檔、歸檔等具體工作，所遵循的檔案管理制度完全由機(jī)構(gòu)內(nèi)部制訂，不但缺少權(quán)威性，而且對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立也產(chǎn)生諸多不利影響。因此，目前亟需解決的問題是建立一套科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中明確表格式樣，明確圖紙坐標(biāo)系統(tǒng)，明確存儲(chǔ)格式，使檔案管理人員在開展各項(xiàng)工作時(shí)能夠有章可循，有規(guī)可守[1]。

（二）關(guān)聯(lián)信息多，時(shí)間跨度長(zhǎng)

由于自然資源檔案牽涉的部門多，這就導(dǎo)致檔案信息的審核流程鏈較長(zhǎng)，往往每一個(gè)部門的審核時(shí)長(zhǎng)都將達(dá)到3個(gè)自然工作日以上，而在這一過程當(dāng)中，檔案管理人員需要往返于各個(gè)部門之間，不僅嚴(yán)重影響了工作效率，同時(shí)，也為其它工作的順利展開設(shè)置一道障礙。

（三）缺少縱向溝通，崗位職責(zé)模糊

檔案管理工作不僅僅是檔案管理員的一人之責(zé)，而是需要其它相關(guān)部門的積極配合，才能保證檔案資料的完整性，但是，由于各部門的工作性質(zhì)有所不同，在收集檔案資料過程中，常常持有“睜一只眼，閉一只眼”的態(tài)度，甚至忽略了一些重要的檔案資料，導(dǎo)致在檔案查詢時(shí)，由于資料缺失而影響了工作進(jìn)度或者給單位造成經(jīng)濟(jì)損失。另外，檔案管理人員在整理匯總檔案資料時(shí)，對(duì)模棱兩可的信息常常一帶而過，與信息直管部門的相關(guān)人員缺少溝通交流，導(dǎo)致在檔案內(nèi)容與實(shí)際情況嚴(yán)重不符，這就對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生不利影響。產(chǎn)生這種情況的主要原因是由于檔案管理人員對(duì)自身的崗位職責(zé)權(quán)限模糊不清，以至于工作作風(fēng)懶散，態(tài)度不積極，責(zé)任意識(shí)淡薄。

（四）數(shù)據(jù)信息海量，技術(shù)應(yīng)用滯后

隨著計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案工作也實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是，由于原始的自然資源檔案資料較多，檔案管理人員在人手不足的情況下，無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，這就嚴(yán)重影響了檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程。此外，由于部分檔案管理員年齡偏大、學(xué)歷較低，對(duì)檔案信息管理認(rèn)知度不高，在實(shí)際工作當(dāng)中依然沿用過去的老套路、老方法，以至于紙質(zhì)檔案電子化工作幾近停滯。

二、提高自然資源檔案管理績(jī)效的有效策略

（一）建章建制，精細(xì)管理

“細(xì)節(jié)決定成敗”，這句話充分肯定了精細(xì)化管理的重要性，在這一理念的促動(dòng)下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合當(dāng)?shù)氐淖匀毁Y源現(xiàn)狀與工作重心，建立一個(gè)科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，從專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化角度制訂各項(xiàng)管理?xiàng)l款，制度內(nèi)容應(yīng)當(dāng)輻射到檔案管理工作的各個(gè)層面，使各項(xiàng)工作的開展有法可依，有章有循。此外，為了強(qiáng)化檔案管理人員的過程管理意識(shí)，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立適時(shí)可行的工作監(jiān)督考核機(jī)制，對(duì)檔案管理人員的工作內(nèi)容與流程進(jìn)行全方位、全方面監(jiān)督，如果發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作行為，應(yīng)當(dāng)對(duì)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，使檔案管理工作逐步向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向邁進(jìn)。

（二）加快信息化發(fā)展進(jìn)程，整合社會(huì)可利用資源

“科技是第一生產(chǎn)力”，近年來，隨著我國(guó)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，自然資源檔案信息化管理工作也正在逐步向前推進(jìn)，在這一形勢(shì)下，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)始終秉持與時(shí)俱進(jìn)的態(tài)度，進(jìn)一步加大檔案信息化管理投入，同時(shí)，借助于社會(huì)第三方的人力、物力、財(cái)力等資源，充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍、提升檔案管理工作績(jī)效、填補(bǔ)檔案信息管理獎(jiǎng)金缺口，通過建立數(shù)字檔案館的方式，網(wǎng)羅各種自然資源信息，以保證檔案資料的完整性。

此外，針對(duì)原始的紙質(zhì)檔案，應(yīng)當(dāng)盡快將其轉(zhuǎn)化為電子檔案，并嚴(yán)格加強(qiáng)檔案密級(jí)管理，根據(jù)各個(gè)部門的檔案需求信息，設(shè)置檔案信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，避免檔案信息外漏或者丟失。對(duì)于檔案管理人員而言，為了適應(yīng)高效率的工作節(jié)奏，應(yīng)當(dāng)利用業(yè)余時(shí)間多學(xué)、多聽、多看，積極借鑒成功的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自身的專業(yè)技能水平與信息素養(yǎng)，構(gòu)建一個(gè)“內(nèi)強(qiáng)素質(zhì)，外樹形象”的嶄新管理格局[2]。

（三）夯實(shí)基礎(chǔ)工作根基，提升檔案管理績(jī)效

自然資源檔案管理的基礎(chǔ)性工作包括資料歸檔、立卷、借助、審批、保管等多項(xiàng)內(nèi)容，檔案管理人員只有夯實(shí)基礎(chǔ)工作根基，明確崗位職責(zé)權(quán)限，熟練掌握各項(xiàng)工作細(xì)節(jié)，才能逐步提升檔案管理工作績(jī)效。為此，檔案管理部門根據(jù)部門工作量與崗位職責(zé)，針對(duì)性的制訂內(nèi)部培訓(xùn)教育計(jì)劃，并按時(shí)組織現(xiàn)有的檔案管理人員參與培訓(xùn)教育中來，以保證檔案管理人員具備扎實(shí)的基本功與良好的職業(yè)素養(yǎng)。此外，為了提升檔案利用率，真正體現(xiàn)自然資源檔案的利用價(jià)值，管理人員可以利用業(yè)余時(shí)間向檔案使用部門講解檔案信息系統(tǒng)的操作流程，并及時(shí)聽取各部門關(guān)于檔案管理工作的意見與建議。通過這種人性化的服務(wù)模式，能夠增進(jìn)檔案部門與其它業(yè)務(wù)職能部門的情感溝通與交流，為各項(xiàng)工作的有效銜接奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

結(jié)束語(yǔ)

針對(duì)自然資源檔案管理中的工作難點(diǎn)，檔案管理部門需要及時(shí)追根溯源，結(jié)合工作實(shí)際制訂可行性高的解決方案，并從檔案基礎(chǔ)工作抓起，依托于先進(jìn)的信息技術(shù)與成功的管理經(jīng)驗(yàn)，將常態(tài)化的檔案管理工作做扎實(shí)、做精細(xì)，為檔案需求部門以及社會(huì)各領(lǐng)域提供內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)確鑿的參考依據(jù)，為我國(guó)的自然資源開發(fā)與管理工作做出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳建昭.探究當(dāng)前自然資源檔案管理面臨的難點(diǎn)及措施[J].卷宗，2020，10（5）：27.

[2] 張勇.自然資源部門檔案管理現(xiàn)狀分析及其改進(jìn)策略研究[J].西部資源，2019（6）：185-186.