郎翊辰

摘 要：隨著經(jīng)濟和各行各業(yè)的快速發(fā)展，社會經(jīng)濟的快速發(fā)展進一步推動了事業(yè)單位現(xiàn)代化改革進程。但也正因如此，事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作中的局限性愈加凸顯，檔案管理體制亟待優(yōu)化。本文就基于此，對事業(yè)單位檔案管理工作中人性化管理方式進行相關(guān)論述，旨在切實提升事業(yè)單位檔案水平，確保檔案管理成效達到預(yù)期目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理工作 人性化管理

引 言

在事業(yè)單位中，人性化管理模式的引入，大大提高了事業(yè)單位各項工作開展效率，本文基于對事業(yè)單位檔案管理工作的研究，提出了在檔案管理過程如何引入人性化管理理念，希望進一步分析能夠不斷提高事業(yè)單位檔案管理價值，從而為事業(yè)單位發(fā)展提供有效保證。

1事業(yè)單位檔案工作中人性化管理的實際意義

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，通常采用“物本管理”的方式，相關(guān)工作人員的工作重點通常包括檔案的整理、保管以及利用等方面，這樣的方式雖然能夠滿足事業(yè)單位發(fā)展得基本需求，但是其形式與內(nèi)容都與當(dāng)今和諧社會的建設(shè)和發(fā)展之間存在一定的差距。在這樣的基礎(chǔ)上，人性化服務(wù)和管理理念被提上發(fā)展日程。人性化服務(wù)和管理工作是以尊重以及關(guān)懷使用者為宗旨，注重與使用者之間建立平等、互利以及包容的關(guān)系，創(chuàng)建更加和諧且溫馨的事業(yè)單位文化氛圍。此外，事業(yè)單位是一個有機整體，部門之間相互合作才能夠保證事業(yè)單位的正常運作，而檔案管理工作中的人性化管理能夠在不同部門之間起到“潤滑”的作用，讓事業(yè)單位各個部門之間有機合作，共同發(fā)揮更高的效用。檔案管理工作的人性化發(fā)展，促進了管理工作從硬性管理到柔性管理的轉(zhuǎn)變。柔性管理是以領(lǐng)導(dǎo)者的魅力和號召力為基礎(chǔ)，更多地依賴員工的心理過程、主動性、內(nèi)心潛力、創(chuàng)造精神，這種內(nèi)在的驅(qū)動力要相較于傳統(tǒng)意義上的外在驅(qū)動力更具有驅(qū)動能量，更能夠體現(xiàn)管理工作中的人性化特征，達到事半功倍的效果。

2事業(yè)單位檔案管理工作特征

與普通檔案管理工作相比，事業(yè)單位檔案管理工作具有以下特征：第一，管理性。事業(yè)單位檔案需嚴(yán)格依照國家及有關(guān)部門的明文規(guī)定進行歸類及匯編，使檔案管理部門管理職能更加顯著;第二，服務(wù)性。事業(yè)單位檔案管理需為單位內(nèi)及外部人員的使用檔案需求提供服務(wù)。因事業(yè)單位檔案內(nèi)容大多與人民生產(chǎn)生活息息相關(guān)，需檔案管理部門在提供檔案使用服務(wù)前，對使用者職能權(quán)限進行審核;第三，技術(shù)性。隨計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也融合了諸多先進技術(shù)，建立起專項檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案管理人員的系統(tǒng)操作及維護水平提出了更高要求。

3開拓專職人員的檔案創(chuàng)新意識

3.1改變管理理念。在原始的檔案管理工作中通常體現(xiàn)不出檔案管理的價值，人們對檔案的關(guān)注程度不高，直接影響到檔案管理的效率。因此，為了體現(xiàn)出人性化管理的特征，應(yīng)當(dāng)要改變管理觀念，將管理的重心朝著“人”的方向進行適當(dāng)轉(zhuǎn)移，以服務(wù)為導(dǎo)向，要求檔案管理人員將實際需求作為管理的重點，不斷挖掘服務(wù)對象的需求，并憑借自身的專業(yè)知識來幫助服務(wù)對象達到實際需求。比如：在事業(yè)單位中，檔案管理人員將不同部門的檔案分開保管，并將上下級之間的人事檔案放在一起，不斷建立以不同項目類型為標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息資料，以便能夠及時提供信息查詢服務(wù)，為事業(yè)單位的運作奠定基礎(chǔ)。

3.2更新管理方法。在事業(yè)單位內(nèi)部，檔案信息的類型和種類較為繁多，而管理工作存在的實際意義就是將這些繁雜的信息和種類進行統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化的管理、記錄、保存，以供后續(xù)的查詢和使用。而為了更多地實現(xiàn)人性化管理，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要及時更新管理方法，借助計算機技術(shù)來實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，特別是對檔案管理軟件、平臺等載體的使用，如：易初檔案管理軟件、東方飛揚檔案管理軟件、清華紫光、東軟軟件等。管理人員可以采用“線上+線下”結(jié)合的方式來進行檔案管理，提高管理和使用的效率。如：在收集人事檔案信息的時候，通過線上方式以及線下方式來進行全面收集，并建立個人檔案，消除檔案的神秘感，發(fā)揮檔案的真正作用，這樣對后續(xù)的管理和使用都起到良好作用。

3.3優(yōu)化管理環(huán)境。檔案管理環(huán)境對人性化的檔案管理工作有著直接的影響，良好的環(huán)境能夠讓工作人員更加舒適，工作效率也會隨之變得更高。在管理環(huán)境的優(yōu)化方面，可以從不同的角度來展開相關(guān)工作，即：從內(nèi)部環(huán)境以及外部環(huán)境的角度出發(fā)。第一，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化主要是指精神層面的優(yōu)化，在精神層面、心理層面等融入更多人性化的內(nèi)容，讓檔案管理工作更具個性化特點。比如：在事業(yè)單位內(nèi)部營造良好的工作氛圍，使工作人員處在更加愉悅和諧的氛圍之中，這樣其身心都會處在良好的狀態(tài)，對后續(xù)的檔案管理工作也有著更好的促進性作用。第二，外部環(huán)境的優(yōu)化主要是指工作環(huán)境的改善，除了營造人性化的氛圍之外，還要加入一些較為人性化的設(shè)施，為檔案管理人員的日常工作和生活提供方便，進而提高檔案管理人員的工作效率。如：檔案室合理布局，保持環(huán)境優(yōu)美，并張貼醒目的標(biāo)識，使其具有個性化特點的同時也能夠為檔案工作人員提供良好的工作環(huán)境，提高工作效率和質(zhì)量。

3.4完善人性化制度。在事業(yè)單位發(fā)展得過程中，已經(jīng)形成了具備一定完善性的歸檔制度、借閱制度以及相應(yīng)的保密制度，但是這些制度是否足夠人性化需要進行重新的審視。在傳統(tǒng)的檔案管理制度中，一些條例的設(shè)定是較為生硬的，并沒有足夠尊重人、關(guān)心人。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要制定更加人性化的制度，在原有制度條款的基礎(chǔ)上增加更多人性化的內(nèi)容，在借閱、查閱等環(huán)節(jié)進行改善，讓員工身心愉悅，從而獲得更多的管理新觀點和新思路，為檔案管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。

3.5選擇適當(dāng)歸檔方式。事業(yè)單位歸檔方式的選擇可一定程度影響到檔案人性化管理水平。因事業(yè)單位檔案內(nèi)容具有數(shù)量大、種類多元等特征，需檔案管理人員循序開展檔案收集、鑒定、歸檔及匯編工作，將檔案內(nèi)容以電子方式保存，確保事業(yè)單位檔案可在促進單位發(fā)展建設(shè)中最大化發(fā)展出利用價值。同時，將人性化管理理念融入到歸檔工作，提升單位各職能部門協(xié)同性，確保各部門工作人員自覺自愿配合檔案管理工作。

3.6創(chuàng)設(shè)良好工作環(huán)境。良好的工作環(huán)境可直接影響到事業(yè)單位檔案管理水平，切實提升檔案管理人員工作效率。具體而言，人性化檔案管理環(huán)境的優(yōu)化工作主要從內(nèi)部及外部環(huán)境雙向開展。在外部檔案管理工作環(huán)境優(yōu)化期間，應(yīng)在保障事業(yè)單位資金周轉(zhuǎn)不緊張的情況下增設(shè)人性化設(shè)施，營造出和諧的人文關(guān)懷環(huán)境;內(nèi)部環(huán)境創(chuàng)設(shè)需從滿足檔案管理人員精神需求等方面入手，結(jié)合人性化管理理念，拓寬檔案資信通道，不斷完善檔案管理軟件功能，確保檔案信息的有效交流及傳輸，使檔案管理工作更好滿足員工及檔案用戶的實際需求。

結(jié) 語

總而言之，從長遠的角度來看，事業(yè)單位的發(fā)展必然離不開人性化管理方式，而檔案管理工作作為事業(yè)單位的重要組成部分，其人性化發(fā)展勢在必行。事業(yè)單位需要從管理觀念、管理方法、管理環(huán)境以及管理制度等方面進行改革和創(chuàng)新，融入更多人性化內(nèi)容，促進事業(yè)單位檔案管理工作的人性化發(fā)展，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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