劉國(guó)萍

摘 要：社會(huì)在不斷發(fā)展，科技也在前進(jìn)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代是人類社會(huì)必然會(huì)到來(lái)的時(shí)代。當(dāng)前大數(shù)據(jù)帶來(lái)的社會(huì)結(jié)構(gòu)改革是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在這樣的時(shí)代背景下，以及在高校中，利用大數(shù)據(jù)完善檔案管理，讓檔案管理能夠向信息化方向發(fā)展，是非常值得研究的。

關(guān)鍵詞：高校數(shù)據(jù)檔案信息化建設(shè)研究

在高校檔案管理工作中，必不可少的是工作人員，工作人員也要接受大數(shù)據(jù)帶來(lái)的挑戰(zhàn)，大數(shù)據(jù)時(shí)代更能看出工作人員的管理水平與能力;第二，以一個(gè)創(chuàng)新的角度，對(duì)高校中的檔案管理更加深入研究，這樣的話，高校有關(guān)檔案的資源，能夠更加有效保護(hù);此外，不斷優(yōu)化檔案管理流程，可以不斷促進(jìn)高校管理的健康發(fā)展。高校網(wǎng)絡(luò)檔案管理的建設(shè)是通過計(jì)算機(jī)編碼，以電子圖像，電子文本等形式記錄大學(xué)各部門產(chǎn)生的信息。然后將其收集，篩選，分類，存檔等以形成電子文件。然后利用信息技術(shù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化文件管理，數(shù)字化和智能化管理方法。

一、高校檔案管理信息管理的必然建構(gòu)

高校檔案的表現(xiàn)形式多種多樣，傳統(tǒng)方式是采用紙質(zhì)檔案，但隨著科技的不斷日新月異，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于信息的統(tǒng)計(jì)、保存、整理和調(diào)閱的需求加大，需要更加完善的管理方式。

首先，文檔信息化可以提高文件信息的機(jī)密性;其次，在獲取，傳輸和存儲(chǔ)檔案信息的過程中，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公;第三，它可以有效地提高員工的工作效率，提高大學(xué)檔案管理的價(jià)值。

二、高校檔案管理的現(xiàn)狀及問題

國(guó)家出臺(tái)了許多政策，政策的共同目標(biāo)是加快大學(xué)檔案信息化進(jìn)程。很多高校都在積極嘗試，在管理中實(shí)現(xiàn)了一部分信息化，但是在總體上來(lái)看，依舊有亟待改進(jìn)的地方：

（一）觀念陳舊。高校一直將培養(yǎng)人才作為本身的任務(wù)，把教學(xué)放在第一位，不夠重視檔案管理工作，特別表現(xiàn)在，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作不管不顧。讓相關(guān)工作人員自己保管和處理，不注意文件管理，不注意文件管理的信息化。這種概念是有害的，沒有任何好處，否定了檔案管理的價(jià)值和打擊員工的積極性。

（二）檔案管理資金小，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)落后。文件管理被忽視，高校沒有足夠的資金投入文件管理，專業(yè)管理設(shè)備也很少。信息化建設(shè)需要的軟硬件設(shè)施嚴(yán)重配備不足，后期需要的軟件升級(jí)、硬件更新?lián)Q代等都需要較大的資金投入，學(xué)校的負(fù)擔(dān)增加了，文件管理工作沒有發(fā)揮其實(shí)際作用。

（三）管理方式落后。對(duì)于許多人來(lái)說，文檔管理只是文檔和材料的集合，這是一項(xiàng)無(wú)聊的工作。在檔案資料繁多的情況下，還是有人工來(lái)完成保存數(shù)據(jù)工作，即使有的高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)據(jù)管理，但是僅限于數(shù)據(jù)的保存和查詢的功能，不能達(dá)到真正的管理工作要求。

（四）管理人員素質(zhì)偏低。許多大學(xué)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文件管理非常簡(jiǎn)單，而且很無(wú)聊和機(jī)械。所以往往安排素質(zhì)較低的工作人員，他們沒有作為專業(yè)人員的知識(shí)——檔案管理知識(shí)。如果對(duì)這些工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，他們有的因?yàn)榻邮艹潭容^低，有的根本就不想接受培訓(xùn)，因而達(dá)不到專業(yè)培訓(xùn)的預(yù)期效果。

三、大數(shù)據(jù)下的高校檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）在大數(shù)據(jù)的背景下，大學(xué)應(yīng)該使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來(lái)建立文件管理信息系統(tǒng)。對(duì)此，相關(guān)部門可以采取以下措施：

首先，高校檔案管理人員應(yīng)有效改進(jìn)和規(guī)范現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)檔案管理流程，使檔案管理更符合信息化的要求，為信息系統(tǒng)的建立奠定基礎(chǔ);其次，檔案的工作人員應(yīng)該按照相關(guān)的程序，在相應(yīng)的要求下進(jìn)行處理，實(shí)行信息化檔案管理軟件功能設(shè)計(jì)，有效地將原始文件信息集成到計(jì)算機(jī)程序中;再次，在檔案信息系統(tǒng)中，考慮到安全因素，管理人員應(yīng)該構(gòu)建并完善內(nèi)部控制制度。

（二）檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)需要加強(qiáng)。無(wú)論人工操作需要什么，文件管理也不例外。大學(xué)檔案管理員應(yīng)具備以下要素：高水平的信息使用，文檔管理專業(yè)知識(shí)等。具體來(lái)說，要擁有一支優(yōu)秀的文檔管理團(tuán)隊(duì)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該具備以下要素：

首先，員工必須具備扎實(shí)的理論知識(shí)，并不斷學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代管理技能，專業(yè)理論知識(shí)和相關(guān)管理專業(yè)知識(shí)。特別是計(jì)算機(jī)和數(shù)學(xué);其次，文件管理知識(shí)至關(guān)重要，如下：參考書目，檔案科學(xué)，管理科學(xué)，造紙科學(xué)，檔案自動(dòng)化管理等。員工還必須具備管理技能，如文件復(fù)制，檢索，編輯，錄制，索引等;再次，從發(fā)展趨勢(shì)看，網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員還要能對(duì)檔案進(jìn)行分析、研究，接受咨詢以及使用檔案的能力。

（三）提高大數(shù)據(jù)環(huán)境中人員的信息安全意識(shí)。信息安全素養(yǎng)的質(zhì)量是指網(wǎng)絡(luò)保護(hù)和管理電子文件安全的意識(shí)和能力。信息檔案的安全管理對(duì)于高校來(lái)說非常重要。

因此，有必要研究高校檔案管理人員的安全素養(yǎng)，這對(duì)檔案管理的研究非常重要，也可以拓展檔案保護(hù)領(lǐng)域。完善高校檔案安全管理體系對(duì)于高校檔案管理和信息管理具有重要意義。

大數(shù)據(jù)背景下，領(lǐng)域不斷拓展，新載體的檔案層出不窮，管理人員的素質(zhì)要求也不同;此外，高校信息化檔案管理是重要的工作任務(wù)，基于此，高校應(yīng)將眼光放遠(yuǎn)一些，建立面向服務(wù)的文件管理員管理模式，更新意識(shí)形態(tài)，加深信息安全保護(hù)意識(shí)。

（四）加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息檔案的理解。在此基礎(chǔ)上，大學(xué)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該改變態(tài)度，充分認(rèn)識(shí)信息檔案管理的重要性，并投入資金。在新時(shí)代，大學(xué)管理者需要具有前瞻性，不斷創(chuàng)新，并增加宣傳和宣傳檔案管理信息化的重要性。不斷加深對(duì)師生和員工對(duì)信息檔案管理的理解，讓他們了解信息檔案管理的優(yōu)勢(shì)和作用。并得到他（她）們的支持與關(guān)注，推進(jìn)工作進(jìn)程。

總之，大學(xué)檔案的管理必然會(huì)發(fā)生變化。這不僅是對(duì)大學(xué)檔案管理人員的考驗(yàn)，也是對(duì)新檔案大學(xué)檔案慣例的研究。高校要不斷優(yōu)化檔案管理流程，建立高校檔案管理信息化管理，使高校檔案管理業(yè)務(wù)順利發(fā)展。

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（作者單位：濰坊學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院，山東 濰坊 261061）