馬潔莎

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）7-126-01

摘 要 伴隨信息化的加速發(fā)展，當(dāng)前各行業(yè)都在廣泛運(yùn)用信息化。而檔案管理工作自然也如此，加緊與時(shí)代發(fā)展腳步，開展信息化技術(shù)融合，提升管理工作的有效性。目前，我們國家的檔案信息化建筑正在開展，但在管理與信息化融合時(shí)，仍有很多問題存在，文章對就這些問題進(jìn)行分析，同時(shí)提出相應(yīng)解決方法。

關(guān)鍵詞 檔案管理 信息化 問題 對策

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案室對接檔案實(shí)體、檔案信息開展管理，提供服務(wù)的業(yè)務(wù)，是國家檔案事業(yè)單元構(gòu)成。在各業(yè)務(wù)中，所占地位極重要，所以需要加大對檔案管理的重視并開展信息化優(yōu)化。

目前，我國已有的信息化檔案管理方式主要分為兩大類，第一類是檔案管理方式信息化，指的是在管理過程中采用信息化手段，通過信息化方法對檔案開展整理、分類，可以更方便查詢、搜索。第二類是檔案存放的信息化，傳統(tǒng)的檔案存放采用的是實(shí)體存放的方式，而信息化檔案管理將檔案變成了信息化數(shù)據(jù)，方便了檔案的存放。

一、信息化檔案管理出現(xiàn)的問題

（一）未能重視信息化檔案管理

雖然許多單位都進(jìn)行了信息化檔案管理工作，但在具體實(shí)踐中，單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到信息化檔案管理的重要性，對信息化檔案管理沒有足夠重視。這就導(dǎo)致了信息化檔案管理長期停滯在查檔、管檔、建檔等初級(jí)工作上，無法發(fā)揮信息化的最大優(yōu)點(diǎn)。對于信息化檔案管理，未能長期進(jìn)行規(guī)劃，讓單位檔案管理只停在基本層面，有的價(jià)值信息檔案被遺忘，無法利于管理工作的深入開展。

（二）檔案管理人員信息化素質(zhì)參差不齊

工作參加者主要是有關(guān)檔案管理者， 其人員素質(zhì)對于工作的信息化進(jìn)程有一定影響。但是從目前的情況分析，管理人員的信息化素養(yǎng)良莠不齊，一些工作只是掌握了簡單的檔案信息內(nèi)容，在具體工作中只能操作一些較簡單的信息化工作，導(dǎo)致了在信息化檔案管理過程中，未能深入信息化發(fā)展，其建設(shè)只停留在初級(jí)階段下，嚴(yán)重影響了信息化的作用發(fā)揮。因此，需要加大檔案管理人員的信息化素質(zhì)，大力推進(jìn)信息化檔案管理的開展。

（三）對檔案信息化存在錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

當(dāng)前信息化檔案工作中，只重視檔案信息保管，卻未能重視其資源運(yùn)用。此信息化發(fā)展是不對的，這對于信息化認(rèn)知也是不正確的。 建設(shè)檔案的信息化目的在于對檔案信息可以充分利用，并非單純保存，正確開展信息化檔案管理，最好的是運(yùn)用原有的資源來提升其管理率，對檔案資源開展分類并加大信息化方式的規(guī)范化。所以想要發(fā)展好信息化檔案管理需要把錯(cuò)誤觀糾正，對信息化加以重視。

二、如何加強(qiáng)信息化建設(shè)工作

（一）加強(qiáng)電子資料管理工作

一是開展電子資料管理，充分認(rèn)識(shí)電子檔案重要性，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文件開展優(yōu)化，以數(shù)字方式做好分類、儲(chǔ)存的工作。二是具體工作需要構(gòu)建專門團(tuán)隊(duì)開展檔案信息的工作，提升信息化檔案工作的水平。對電子文件做好規(guī)范化需求，對電子文件、接收、保存方式做好規(guī)范、明確。三是在保存過程中也要建立有效的保存機(jī)制，合理安排保存周期，根據(jù)文件的重要性設(shè)立具體的權(quán)限，并對重要文件進(jìn)行備份。

（二）提高管理人員的信息化素質(zhì)

在檔案信息化管理建設(shè)過程中，管理人員信息化素質(zhì)也是極為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。要重視管理人員的信息化素質(zhì)，積極選拔優(yōu)秀的管理人才，同時(shí)要對管理人才加強(qiáng)信息化技能培訓(xùn)，讓管理人員在檔案管理工作中，需要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)信息化的知識(shí)，對信息化技能加以優(yōu)化。做好定時(shí)的考核工作，通過對管理人員考核的制度激發(fā)起管理人員學(xué)習(xí)信息化技能。同時(shí)，通過信息化競賽的開展，讓更多的人員參加到比賽中并加大學(xué)習(xí)效果。

（三）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

第一，開展信息化檔案的管理工作，需要不斷加大基礎(chǔ)構(gòu)建，只有技術(shù)完善才可有足夠的能力開展信息化支撐及檔案管理工作的融合。做好基礎(chǔ)方面的建設(shè)先是加大檔案管理軟件、硬件的設(shè)備，如電腦、機(jī)房、以及與信息系統(tǒng)相關(guān)的軟件設(shè)施。

第二，加大資金、人員的投入，確保管理工作的正常開展。在決策時(shí)，要提前對建設(shè)方案、管理模式進(jìn)行規(guī)劃，結(jié)合單位具體實(shí)際情況，對每個(gè)環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)做精心打算。

三、將人工智能和檔案管理進(jìn)行融合

伴隨社會(huì)進(jìn)步，AI出現(xiàn)在我們的生活中，給生活帶來極大方便。把AI及檔案管理工作有機(jī)融合是當(dāng)前信息化檔案管理的新方式之一。以往的信息化檔案管理，雖然進(jìn)行了信息化和數(shù)字化改革，但依然是人工操作，難免會(huì)出現(xiàn)紕漏、效率較低等問題，而人工智能可以充分解決這一問題。

現(xiàn)代的人工智能技術(shù)可極大減少管理人員的工作強(qiáng)度，將工作效率大幅度提升，可能可對檔案開展精確性的分析，可利于檔案管理以及信息化的高度融合，這也是將來檔案管理發(fā)展的新動(dòng)態(tài)。

四、結(jié)語

檔案管理工作涉及的內(nèi)容非常多，伴隨檔案信息量的增加，傳統(tǒng)管理方式會(huì)慢慢被取代，信息化檔案管理方式也是發(fā)展的方向。所以需要重視信息化的檔案管理工作，在具體實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)并解決問題。在未來信息化檔案管理會(huì)更完善，檔案管理的工作效率也會(huì)不斷提升，讓各事業(yè)可以全面發(fā)展。

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