隋強(qiáng)

[摘要] 該文針對(duì)醫(yī)院電子檔案管理辦法及應(yīng)用方向進(jìn)行詳細(xì)論述。對(duì)現(xiàn)階段電子檔案在醫(yī)院中的應(yīng)用方向做了簡(jiǎn)單介紹，在此基礎(chǔ)之上分析了醫(yī)院電子檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中依然存在的問(wèn)題，同時(shí)結(jié)合這些內(nèi)容提出了新的管理策略。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;電子檔案;管理;應(yīng)用

[中圖分類號(hào)] R197.324 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2019）06（c）-0093-02

[Abstract] This article will discuss the hospital electronic file management methods and application directions in detail. The first part of this paper mainly introduces the application direction of electronic files in hospitals. And then， the paper analyzes the problems that are still existing in the process of hospital electronic file management. Combining these contents， this paper puts forward new management strategy.

[Key words] Hospitsl; Electronic archives; Management; Application

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，人們對(duì)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量也提出了更高的要求，而在這樣的背景之下，由于醫(yī)院實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中將產(chǎn)生大量的信息和數(shù)據(jù)，做好針對(duì)這些內(nèi)容的記錄和管理工作是保障醫(yī)院內(nèi)部能高效運(yùn)轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。目前，電子檔案在醫(yī)院內(nèi)部的應(yīng)用已經(jīng)初見(jiàn)成效，很好地改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理過(guò)程中存在的效率過(guò)低、準(zhǔn)確性難以保障等問(wèn)題[1]，但同時(shí)，在信息化程度不斷升高、大數(shù)據(jù)等理念不斷發(fā)展的背景之下，醫(yī)院電子檔案管理過(guò)程中存在的管理制度不夠完善、規(guī)范性不夠強(qiáng)、安全性較差等問(wèn)題很有可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、醫(yī)院信息系統(tǒng)癱瘓等問(wèn)題，因此，醫(yī)院自身必須盡快針對(duì)這些問(wèn)題尋求解決辦法，確保電子檔案在醫(yī)院內(nèi)部能發(fā)揮出預(yù)期效果，并能輔助醫(yī)院整體不斷發(fā)展，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)。結(jié)合這些內(nèi)容，該文將針對(duì)上述問(wèn)題提出具體的應(yīng)對(duì)措施。

1? 電子檔案在醫(yī)院中主要的應(yīng)用方向

1.1? 文書(shū)檔案

醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)是診療部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、后勤部門(mén)等多個(gè)部門(mén)共同協(xié)作支撐起來(lái)的[2]，因此，醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)將會(huì)涉及到大量文書(shū)檔案，而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理辦法需要依賴人力完成數(shù)據(jù)記錄、分類、入庫(kù)及后續(xù)管理工作，效率較低，同時(shí)有可能因?yàn)槿藶槭д`而導(dǎo)致文書(shū)檔案在準(zhǔn)確性、可靠性等方面難以達(dá)到要求。相對(duì)應(yīng)的，通過(guò)電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，文書(shū)檔案將能以文本等形式得到記錄和存儲(chǔ)，在存儲(chǔ)的同時(shí)就能借助存儲(chǔ)位置進(jìn)行分類，管理效率大幅提升[3]。對(duì)于后續(xù)的文書(shū)檔案查找及傳輸?shù)冗^(guò)程來(lái)說(shuō)，依賴計(jì)算機(jī)進(jìn)行查找和傳輸具備更高的可靠性和便捷性。

1.2? 病歷檔案

病歷檔案是醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中涉及到的最為主要的檔案種類之一[4]，對(duì)于這一類檔案來(lái)說(shuō)，由于不同病患自身狀況不同，病歷檔案中的內(nèi)容也存在著本質(zhì)差異，而傳統(tǒng)的手寫(xiě)病歷不但難以管理，當(dāng)涉及到醫(yī)療糾紛等狀況時(shí)，手寫(xiě)病歷也很難發(fā)揮出輔助作用。將病歷檔案引入到電子檔案系統(tǒng)中能有效解決此類問(wèn)題，通過(guò)電子病歷的應(yīng)用，相關(guān)醫(yī)護(hù)人員將能更好地借助病歷中的信息向患者提供更具針對(duì)性的診療服務(wù)，進(jìn)而提升病患對(duì)醫(yī)院的滿意度。即使有醫(yī)療糾紛發(fā)生，電子病歷也能有效輔助醫(yī)院做好協(xié)調(diào)工作。

1.3? 影像檔案

CT、MRI等手段的應(yīng)用能輔助醫(yī)護(hù)人員更好地結(jié)合影像內(nèi)容對(duì)患者病變情況進(jìn)行判斷，提升診斷結(jié)果的準(zhǔn)確性。同時(shí)，醫(yī)院內(nèi)部研究及培訓(xùn)等工作的展開(kāi)也需要影響資料的支持，若僅使用膠卷等對(duì)醫(yī)學(xué)影像進(jìn)行收集和保存，那么這些資料就很有可能因?yàn)榇鎯?chǔ)環(huán)境及存儲(chǔ)辦法不當(dāng)而出現(xiàn)損壞，無(wú)法長(zhǎng)期保存[5]。對(duì)于電子檔案管理工作的展開(kāi)來(lái)說(shuō)，影像資料將能以電子信息的形式得到有效保存，存儲(chǔ)質(zhì)量大幅提升，便于查詢及調(diào)用，為后續(xù)相關(guān)工作的展開(kāi)打下良好基礎(chǔ)。

2? 現(xiàn)階段醫(yī)院電子檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

2.1? 管理制度不夠完善

醫(yī)院電子檔案管理將涉及到記錄、保存、歸檔等環(huán)節(jié)，若沒(méi)有完善的制度支持，相關(guān)管理人員在實(shí)際工作展開(kāi)過(guò)程中就很有可能無(wú)法對(duì)各類檔案進(jìn)行明確區(qū)分，或出現(xiàn)歸檔不及時(shí)等問(wèn)題，在這些問(wèn)題的影響之下，電子檔案很有可能無(wú)法在醫(yī)院內(nèi)部發(fā)揮出預(yù)期作用。另一方面，電子檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中包含了對(duì)各類先進(jìn)信息技術(shù)及新型管理辦法的應(yīng)用[6]，若管理制度中不能針對(duì)這部分內(nèi)容進(jìn)行說(shuō)明，那么醫(yī)院電子檔案管理工作的開(kāi)展成效必然會(huì)因此而受到影響。

2.2? 電子檔案管理規(guī)范性較差

結(jié)合現(xiàn)狀來(lái)看，大部分醫(yī)院的電子檔案管理工作主要是以分部門(mén)的形式展開(kāi)的，而這樣的管理模式不但無(wú)法實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)之間的協(xié)同，這些部門(mén)之間在檔案格式、保存辦法等方面的區(qū)別也會(huì)導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)內(nèi)部出現(xiàn)混亂，甚至可能會(huì)對(duì)醫(yī)院的高效運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生負(fù)面作用。對(duì)于這樣的狀況來(lái)說(shuō)，醫(yī)院自身必須能針對(duì)電子檔案管理出臺(tái)具體的管理規(guī)范，輔助相關(guān)人員完成電子檔案的記錄、保存及歸類等工作[7]。結(jié)合現(xiàn)狀來(lái)看，大部分醫(yī)院都沒(méi)有將電子檔案管理的規(guī)范化工作重視起來(lái)，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案無(wú)法發(fā)揮出預(yù)期作用。

2.3? 安全性難以達(dá)到要求

信息化水平的不斷提升必然會(huì)導(dǎo)致安全問(wèn)題出現(xiàn)，這一點(diǎn)對(duì)于醫(yī)院電子檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是一樣的[8]，而以下兩點(diǎn)問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)內(nèi)出現(xiàn)安全問(wèn)題的概率升高：①缺乏有效的安全管理措施。整體系統(tǒng)安全性的提升需要防火墻、病毒查殺軟件等的支持，而由于醫(yī)院自身對(duì)于此類問(wèn)題的關(guān)注程度不夠，系統(tǒng)內(nèi)在軟件及硬件方面安全防范措施的設(shè)置上都不夠完善，安全問(wèn)題并不能得到有效的預(yù)防和控制。②相關(guān)管理人員缺乏安全意識(shí)。人為操作失誤是導(dǎo)致安全問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因之一，對(duì)于這一點(diǎn)來(lái)說(shuō)，由于醫(yī)院內(nèi)部大部分檔案管理人員并不具備足夠的安全意識(shí)，在實(shí)際操作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)隨意使用外設(shè)、隨意存放文檔的狀況，這些狀況都有可能成為黑客或病毒發(fā)動(dòng)攻擊的渠道之一。

3? 醫(yī)院電子檔案管理策略

3.1? 做好醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作

為了保障醫(yī)院電子檔案管理工作能在規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化等方面達(dá)到要求，醫(yī)院可以從以下兩方面入手：①由信息科及綜合檔案室作為檔案管理的主要負(fù)責(zé)部門(mén)，其中，信息科主要負(fù)責(zé)信息層面的協(xié)調(diào)和管理工作，而綜合檔案室則主要負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案及其載體的管理。在這樣的電子檔案管理模式之下，醫(yī)院內(nèi)各類檔案之間以及各部門(mén)檔案管理辦法上的差異將能得到更好的協(xié)調(diào)，從而利用電子檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)不同部門(mén)之間的協(xié)同工作。②針對(duì)不同崗位明確其職責(zé)。這一點(diǎn)主要是為了保障相關(guān)人員在實(shí)際工作展開(kāi)過(guò)程中能更好地依據(jù)現(xiàn)有檔案管理辦法完成對(duì)各類檔案的保存、歸檔等工作，最后實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理規(guī)范化的目標(biāo)。

3.2? 針對(duì)醫(yī)院電子檔案管理制定完善的管理機(jī)制

結(jié)合上文中的內(nèi)容，醫(yī)院電子檔案管理機(jī)制中應(yīng)包含以下內(nèi)容：①檔案責(zé)任。各科室應(yīng)能保障檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，不能私自更改或偽造;各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)能針對(duì)檔案制作、管理等工作的開(kāi)展?fàn)顩r進(jìn)行監(jiān)管，及時(shí)規(guī)范違規(guī)狀況;醫(yī)院內(nèi)所有員工都不能擅自對(duì)檔案進(jìn)行留用、復(fù)制或拍攝。②檔案調(diào)用。醫(yī)院各部門(mén)人員在借用檔案時(shí)應(yīng)能簽署《檔案借出單》，并避免在使用過(guò)程中出現(xiàn)損毀檔案等狀況，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)針對(duì)檔案進(jìn)行驗(yàn)收，確保檔案沒(méi)有缺失、修改、損壞等情況后入檔。

3.3? 建立健全電子檔案系統(tǒng)安全防范體系

①電子檔案系統(tǒng)安全防范體系中應(yīng)針對(duì)不同崗位設(shè)置權(quán)限，對(duì)其可訪問(wèn)范圍、可修改或刪除的內(nèi)容做出規(guī)定，記錄不同人員在系統(tǒng)內(nèi)所做出的各項(xiàng)操作，進(jìn)而從根本上避免人為操作失誤所導(dǎo)致的安全問(wèn)題，同時(shí)保障問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)能迅速確認(rèn)責(zé)任人。②醫(yī)院應(yīng)構(gòu)建完善的安全控制辦法。對(duì)各項(xiàng)操作的具體流程進(jìn)行說(shuō)明，并通過(guò)一定懲處措施來(lái)保障相關(guān)管理人員都能依照這些內(nèi)容展開(kāi)工作。以影像檔案為例，這一類檔案在保存過(guò)程中應(yīng)拷貝兩份，拷貝版本供日常使用，母版則不能外借或供相關(guān)科室調(diào)用，確保各類影像資料都能得到妥善的保存和管理。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院電子檔案管理辦法的完善應(yīng)從做好醫(yī)院電子檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化工作、針對(duì)醫(yī)院電子檔案管理制定完善的管理機(jī)制、建立健全電子檔案系統(tǒng)安全防范體系三方面入手。在后續(xù)發(fā)展過(guò)程中，醫(yī)院應(yīng)能進(jìn)一步將電子檔案管理工作重視起來(lái)，并借助電子檔案系統(tǒng)保障醫(yī)院自身的不斷發(fā)展，向病患提供質(zhì)量更好的醫(yī)療服務(wù)。

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（收稿日期：2019-03-28）