高紅梅

董事會(huì)秘書是誰的秘書

《中華人民共和國公司法》規(guī)定，股東（大）會(huì)由全體股東組成，是公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)?！渡鲜泄竟蓶|大會(huì)規(guī)則》規(guī)定，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)不僅應(yīng)當(dāng)向股東大會(huì)報(bào)告上一年度的工作情況，董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員還應(yīng)就股東的質(zhì)詢做出解釋和說明。2018年，修訂后的《上市公司治理準(zhǔn)則》在2012年版基礎(chǔ)上增加了條款，規(guī)定上市公司設(shè)董事會(huì)秘書作為高級(jí)管理人員。然而，近來卻發(fā)生了在上市公司股東大會(huì)上，因部分股東的權(quán)利未能受到董事會(huì)秘書充分尊重引起關(guān)注的事例，公司董事會(huì)秘書也為自己在股東大會(huì)上質(zhì)疑“小股東”參會(huì)意圖的不當(dāng)言論公開道歉。不免讓人產(chǎn)生疑問，上市公司的董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)投資者關(guān)系管理，作為公司高級(jí)管理人員，本應(yīng)接受股東質(zhì)詢，為什么會(huì)違背公司治理理念、逾越公司治理規(guī)則質(zhì)疑權(quán)力機(jī)構(gòu)的組成者？

另一方面，在公司治理違規(guī)和信息披露失范案件中，董事會(huì)秘書都是證券監(jiān)督管理部門、證券交易所重點(diǎn)處罰、懲戒對象，近年來隨著證券監(jiān)管加強(qiáng)，因職業(yè)風(fēng)險(xiǎn)非常大，常被稱為高危職業(yè)。以中國證券監(jiān)督管理委員會(huì)公開的行政處罰書為例，2019年6月以來，在處罰對象涉及上市公司的行政處罰書中，董事會(huì)秘書無一幸免，全部同時(shí)出現(xiàn)在處罰對象之列。如2019（57）號(hào)、2019（58）號(hào)、2019（60）號(hào)、2019（61）號(hào)、2019（65）號(hào)行政處罰書處罰了5位董事會(huì)秘書，其中2位為代行董事秘書之職。據(jù)檢索、統(tǒng)計(jì)上海證券交易所公布的監(jiān)管信息公開數(shù)據(jù)顯示，2019年上半年近90次紀(jì)律處分、監(jiān)管措施中，有約40次涉及董事會(huì)秘書，占比為45%左右。然而，在公司治理實(shí)踐中，董事會(huì)秘書經(jīng)常面臨處理股東（大）會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層關(guān)系的問題，也受到無法及時(shí)、準(zhǔn)確獲得公司重要信息的制約。不可否認(rèn)，在許多公司治理違規(guī)案例中，主要的根源在于董事會(huì)秘書在公司治理機(jī)制中的定位、職權(quán)不明確，導(dǎo)致公司對外部監(jiān)管規(guī)則的合規(guī)管理工作薄弱。投資者關(guān)系不僅影響公司的公眾形象，更是公司在資本市場表現(xiàn)的晴雨表，決定公司的融資能力?？闭聲?huì)秘書的定位誤區(qū)，是董事會(huì)秘書任職人員保證職業(yè)安全和職業(yè)發(fā)展的需要，更是公司治理機(jī)制有效運(yùn)行，促進(jìn)公司健康發(fā)展的要求。

從目前公司治理的現(xiàn)狀來看，解決董事會(huì)秘書職責(zé)不明確、履職難等問題，需要從公司治理法律規(guī)范角度解讀設(shè)立董事會(huì)秘書制度的初衷和根源，充分理清以下幾組主要關(guān)系：一是董事會(huì)秘書與董事長的關(guān)系，二是董事會(huì)秘書與董事會(huì)的關(guān)系，三是董事會(huì)秘書與股東的關(guān)系。

不是董事長的秘書

認(rèn)為董事會(huì)秘書就是董事長的秘書，這是董事會(huì)秘書定位誤區(qū)產(chǎn)生最早的一種觀念。時(shí)至今日，無論是在公司內(nèi)部，還是對外交往中，公司董事會(huì)秘書被認(rèn)為是董事長秘書的情景還會(huì)發(fā)生。甚至有一些公司的董事會(huì)秘書也會(huì)認(rèn)為自己的崗位是董事長秘書，把主要精力用于服務(wù)于董事長的會(huì)議、行程等日常工作事務(wù)。這一誤區(qū)的危害非常大，毫無疑問，如果公司內(nèi)部將董事會(huì)秘書定位于董事長的秘書，在聘任任職人員時(shí)通常會(huì)認(rèn)為只要具有行政、文秘專業(yè)和有日常事務(wù)服務(wù)特長的人即可擔(dān)任董事會(huì)秘書職務(wù)，而不會(huì)將公司治理、證券、財(cái)務(wù)管理等專業(yè)知識(shí)和股東、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等治理機(jī)構(gòu)的綜合協(xié)調(diào)能力作為選任要求。基于這種選擇方向產(chǎn)生的董事會(huì)秘書，必然很難勝任董事會(huì)秘書的核心職責(zé)，或是極易將工作重心轉(zhuǎn)移到為董事長日常事務(wù)服務(wù)，忽視本應(yīng)履行公司治理的核心職責(zé)。以董事長個(gè)人為核心的公司管理機(jī)制與股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等治理機(jī)構(gòu)的民主治理具有天壤之別，公司治理疏漏、違規(guī)是這一認(rèn)識(shí)誤區(qū)的必然結(jié)果。

然而，即使追溯到20世紀(jì)90年代公司制度初建期，也從沒有關(guān)于董事會(huì)秘書是董事長秘書的任何誤導(dǎo)性規(guī)定。1994年，《國務(wù)院關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》正式在境外募集股份及上市的股份有限公司中引入了董事會(huì)秘書制度，明確規(guī)定董事會(huì)秘書是公司高級(jí)管理人員。此后，證券監(jiān)督管理委員會(huì)等機(jī)構(gòu)據(jù)此頒布了《到境外上市公司章程必備條款》《境外上市公司董事會(huì)秘書工作指引》等規(guī)范中全面完善了董事會(huì)秘書制度，對董事會(huì)秘書的地位、主要任務(wù)、任職資格、職權(quán)范圍和法律責(zé)任等進(jìn)行了系統(tǒng)規(guī)定。2005年《中華人民共和國公司法》修訂時(shí)正式將董事會(huì)秘書制度確立為境內(nèi)上市公司的法定制度，上市公司設(shè)立董事會(huì)秘書為高級(jí)管理人員，規(guī)定了董事會(huì)秘書廣泛承擔(dān)著維護(hù)公司治理機(jī)構(gòu)有效運(yùn)行的管理職責(zé)，并非為董事長個(gè)人履職提供服務(wù)支撐的崗位。

不僅是董事會(huì)的秘書

單從字面上看，把董事會(huì)秘書視為董事會(huì)的秘書，似乎順理成章。但是，事實(shí)上，從法律規(guī)范規(guī)定的董事會(huì)秘書職責(zé)和董事會(huì)秘書在公司治理中實(shí)際需要承擔(dān)的職責(zé)來看，董事會(huì)秘書的管理職責(zé)也不僅限于為保障董事會(huì)運(yùn)行。如果董事會(huì)秘書僅將自己定位為董事會(huì)的秘書，也會(huì)一葉障目，疏忽或怠慢股東（大）會(huì)、監(jiān)事會(huì)等其它治理機(jī)構(gòu)的職能，不利公司治理機(jī)制的良好運(yùn)行，也很難及時(shí)、完整獲得信息披露涉及的信息。如《上市公司治理準(zhǔn)則》第二十八條第一款規(guī)定：上市公司設(shè)董事會(huì)秘書，負(fù)責(zé)公司股東大會(huì)和董事會(huì)會(huì)議的籌備及文件保管、公司股東資料的管理、辦理信息披露事務(wù)、投資者關(guān)系等事宜。從董事會(huì)秘書的職責(zé)方面說，董事會(huì)秘書的職責(zé)包括但不限于為董事會(huì)運(yùn)行事務(wù)管理，還需負(fù)責(zé)董事會(huì)職權(quán)范圍外的股東大會(huì)職權(quán)事務(wù)的服務(wù)和管理工作。此外，由于現(xiàn)行法律法規(guī)未明確規(guī)定監(jiān)事會(huì)運(yùn)行保障機(jī)構(gòu)，在未設(shè)置監(jiān)事會(huì)日常辦事機(jī)構(gòu)的公司，董事會(huì)秘書通常還應(yīng)承擔(dān)保障監(jiān)事會(huì)有效履職的功能。

《上市公司治理準(zhǔn)則》第二十八條第二款規(guī)定：董事會(huì)及其他高級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)支持董事會(huì)秘書的工作，任何機(jī)構(gòu)及個(gè)人不得干預(yù)董事會(huì)秘書的正常履職行為。雖然從現(xiàn)行法律規(guī)定的任職程序方面說，董事會(huì)秘書由董事會(huì)聘任、決定薪酬或解聘。但在法律職責(zé)上，董事會(huì)秘書不僅是董事會(huì)的秘書，既要對董事會(huì)負(fù)責(zé)，也需為股東（大）會(huì)、監(jiān)事會(huì)提供議事保障。

不僅是“大股東”的秘書

依據(jù)《中華人民共和國公司法》和其它公司治理規(guī)則的規(guī)定，股東（大）會(huì)是公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)，董事會(huì)由股東（大）會(huì)選任的董事組成，監(jiān)事會(huì)由股東（大）會(huì)選任的監(jiān)事組成。另一方面，表面上，即使在累積投票制下，持股比較多的“大股東”對董事會(huì)組成人選的決定權(quán)依然很大，而董事會(huì)秘書是由董事會(huì)選任的，“大股東”投票選任的董事在董事會(huì)的投票權(quán)影響著董事會(huì)秘書的任職。所以，人們?nèi)菀桩a(chǎn)生一種誤解，即董事會(huì)秘書需要聽命于“大股東”，是“大股東”的秘書。對于那些持股比例較低，在股東（大）會(huì)的表決上發(fā)揮不了決定作用的“小股東”，難免有些公司的董事會(huì)秘書會(huì)置之不理，甚至出言不遜。但是，這一誤區(qū)也必須勘正，否則將會(huì)嚴(yán)重影響公司治理的水平，進(jìn)而損害投資者關(guān)系，從長遠(yuǎn)方面看，會(huì)對公司的持續(xù)、長期股權(quán)融資造成不良影響，制約公司的發(fā)展。

在實(shí)行分權(quán)模式的公司治理機(jī)制下，每個(gè)治理機(jī)構(gòu)都是獨(dú)立的法定機(jī)構(gòu)，股東（大）會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)之間不存在隸屬和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，彼此獨(dú)立存在并依法定程序各自行使職權(quán)。股東（大）會(huì)按照表決規(guī)則選舉產(chǎn)生董事，組成董事會(huì)之后，所有的董事都需對公司和包括“小股東”在內(nèi)的全體股東負(fù)責(zé)，而不是定向地向提名或表決同意選舉自己的某個(gè)股東。毫無疑義，董事會(huì)秘書一經(jīng)董事會(huì)聘任，就需全面履行法律規(guī)范規(guī)定的全部職責(zé)，而非履行與聘任自己的董事會(huì)相關(guān)的職責(zé)，更不是看似可以間接決定自己能否任職的“大股東”的專有秘書。公司和董事會(huì)秘書都有必要充分認(rèn)識(shí)到，股東法律權(quán)利平等，股東權(quán)利的差異是基于股權(quán)數(shù)量和表決規(guī)則而產(chǎn)生的表決影響力的客觀差異，并不是股權(quán)多寡的實(shí)質(zhì)差別。董事會(huì)秘書應(yīng)該尊重所有股東，保障法律賦予股東的平等權(quán)利，不能將股東劃分為三六九等，使公司治理行為違規(guī)失范。給予每一個(gè)股東同等的尊重，保障每一個(gè)股東平等獲得信息，既是董事會(huì)秘書職業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)，更是董事會(huì)秘書的法定職責(zé)。

是負(fù)責(zé)公司治理合規(guī)管理的“公司的秘書”

那么，董事會(huì)秘書究竟是誰的秘書，應(yīng)該具有什么權(quán)責(zé)？肇始于到境外發(fā)行股份并上市的公司，從某種程度上說明，董事會(huì)秘書制度是在借鑒境外公司制度的基礎(chǔ)上產(chǎn)生并發(fā)展的。可以分析境外相關(guān)制度的具體規(guī)定和運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)，以資借鑒，明確董事會(huì)秘書的定位，發(fā)揮董事會(huì)秘書在公司治理實(shí)務(wù)中的真正作用。

從設(shè)立淵源和現(xiàn)行法律規(guī)范規(guī)定的主要職責(zé)來看，董事會(huì)秘書制度類似英國、美國、新加坡等英美法系公司法律中普遍設(shè)立的公司秘書制度。英美法系公司法律中并沒有董事會(huì)秘書制度，但在董事會(huì)中心主義的公司治理機(jī)制下，許多英美法系法律規(guī)定公司秘書由董事會(huì)聘任。美國標(biāo)準(zhǔn)公司法規(guī)定公司秘書應(yīng)代表公司簽署發(fā)行股份、修改章程、合并、解散等重要事項(xiàng)的文檔。由于歷史原因，我國香港公司條例也實(shí)行公司秘書制度，規(guī)定有限公司注冊時(shí)必須登記公司秘書事項(xiàng)，并賦予公司秘書廣泛的公司代表權(quán)，例如：規(guī)定公司秘書和董事都有權(quán)簽署需要公司認(rèn)證的文件或議事程序記錄;公司招股時(shí)，和董事都有權(quán)做出需呈交核證的文件副本，或書面授權(quán)代理人做出。幫助公司建立及維持穩(wěn)健、有效的管治框架，制定風(fēng)險(xiǎn)管理及內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)，在決策過程中向董事會(huì)及高級(jí)管理人員提供合規(guī)建議等都是香港交易所上市公司秘書的主要職責(zé)。我國澳門商法典在借鑒中創(chuàng)新了公司秘書制度，將公司秘書與股東會(huì)、行政管理機(jī)關(guān)、監(jiān)事會(huì)或獨(dú)任監(jiān)事并列為一個(gè)法定的公司機(jī)關(guān)。股份有限公司、有10名及10名以上股東的公司、發(fā)行債券的公司、公司資本額等超過一定限額的公司，必須設(shè)有公司秘書。作為一個(gè)獨(dú)立的公司機(jī)關(guān)，澳門公司秘書擁有證明、審核、簽字等法定權(quán)利，有簽署、認(rèn)證、送交議事記錄、登記簿冊、公司章程和相關(guān)決議的權(quán)責(zé)。中央企業(yè)華潤（集團(tuán)）有限公司也曾將公司秘書制度援用于合規(guī)管理實(shí)務(wù)中，在各個(gè)業(yè)務(wù)單元的法律管理體系中設(shè)立公司秘書機(jī)構(gòu)，發(fā)揮公司秘書在公司治理合規(guī)管理方面的職能，提升公司管治的能力與水平。

從現(xiàn)行法律對董事會(huì)秘書的權(quán)利、職責(zé)規(guī)定看，董事會(huì)秘書的法律定位、法定職能與法定公司秘書制度中的公司秘書如同一轍，是主要負(fù)責(zé)公司治理合規(guī)管理的“公司的秘書”。公司要依法合規(guī)運(yùn)行，達(dá)致良好治理的狀態(tài)，董事會(huì)秘書要出色履行工作職責(zé)，保證職業(yè)安全，都需謹(jǐn)記，作為依據(jù)法律法規(guī)設(shè)定的機(jī)關(guān)或崗位，“公司的秘書”對公司負(fù)責(zé)，具有以下兩個(gè)核心職能：首先，負(fù)責(zé)與董事會(huì)、經(jīng)營層、股東、外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通并協(xié)調(diào)它們之間的溝通，而不是“大股東”、董事會(huì)或某個(gè)職位的專屬秘書;其次，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司規(guī)范運(yùn)作，保證公司遵守關(guān)于公司組織、運(yùn)行等方面的監(jiān)管規(guī)則，包括招股規(guī)則、上市規(guī)則、治理規(guī)則等，保障董事會(huì)等公司治理機(jī)構(gòu)的工作程序合法合規(guī)。香港交易所董事及董事會(huì)指引列示的公司秘書職責(zé)就充分明確了定位：為企業(yè)管治及其它監(jiān)管合規(guī)事宜的主要顧問，董事會(huì)與管理層、發(fā)行人與股東、發(fā)行人與監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間重要的溝通渠道。很多上市公司治理案例都已反映出，董事會(huì)秘書定位、職責(zé)不明確或是履職不力公司治理就會(huì)違規(guī)失范，公司和董事會(huì)秘書都需為此承擔(dān)證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)處罰等不利后果。所以，一方面，公司應(yīng)該為董事會(huì)秘書依法依規(guī)履職提供內(nèi)部資源保障;另一方面，從職業(yè)安全和職業(yè)道德計(jì)，董事會(huì)秘書也應(yīng)儲(chǔ)備公司治理、財(cái)務(wù)管理、投資者關(guān)系等方面的相關(guān)法律專業(yè)知識(shí)，摒棄為董事長個(gè)人服務(wù)，僅為公司董事會(huì)、“大股東”服務(wù)等錯(cuò)誤觀念，嚴(yán)格以法律法規(guī)、公司章程等外部、內(nèi)部規(guī)則為工作依據(jù)，保障公司治理依法合規(guī)運(yùn)行，做一個(gè)公司治理的合規(guī)管理者。

作者系中國政法大學(xué)破產(chǎn)法與企業(yè)重組研究中心研究員