劉志榮

摘要：我國的個人檔案管理，傳統(tǒng)管理方式以手工管理為主，不僅耗費大量人力，而且管理效率不高。隨著科技的不斷進步，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)管理方式與時代發(fā)展逐漸不相適應，另一方面科技帶來了更好的管理方法。人事檔案數(shù)字化管理，不僅能夠有效提升管理效率以及管理精確性，也與節(jié)能減排等綠色環(huán)保理念不謀而合?？梢哉f，數(shù)字化管理就是人事檔案管理的發(fā)展方向。

關鍵詞：人事檔案;數(shù)字化建設;思考

一、人事檔案數(shù)字化建設概述

人事檔案，就是在人事管理工作中形成的，通過組織認定的，包括個人信息、個人經歷、德才表現(xiàn)等資料，以文字、圖像、聲音為具體形式的個人檔案。人事檔案是國家檔案管理中的重要組成部分。

所謂人事檔案數(shù)字化建設，就是在數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮與掃描技術的支持下，將傳統(tǒng)的紙媒、聲像等檔案文件以及零散的電子人事檔案，形成系統(tǒng)化、結構化的人事檔案信息庫的過程。人事檔案數(shù)字化建設所形成的系統(tǒng)化、結構化的人事檔案，在數(shù)據(jù)庫技術的支持下，以數(shù)字化的形式存在，稱之為數(shù)字化檔案。在計算機技術和網(wǎng)絡技術的支持下，數(shù)字化信息更加有利于資源的共享，有效提升資源的利用效率。

人事檔案數(shù)字化建設從工作內容上來說，主要包括兩個部分，一是將傳統(tǒng)形態(tài)的館藏檔案通過數(shù)據(jù)掃描、數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)庫等各種技術轉變成為數(shù)字化形態(tài)的檔案;二是將各種零散的個人電子資料，不同組織所生成的個人電子資料，通過系統(tǒng)化規(guī)整形成系統(tǒng)化檔案。

數(shù)字化認識檔案在計算機技術與網(wǎng)絡技術的支持下，能夠為用戶提供基于網(wǎng)絡的檔案查找、存取、利用等功能，而且能夠與當前各種辦公自動化系統(tǒng)實現(xiàn)對接，對于提升資料的利用效率和利用準確性具有十分重要的意義。

二、人事檔案數(shù)字化建設面臨的問題

（1）檔案管理人員的計算機技術能力有待提高。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，人事檔案數(shù)字化建設對于檔案人員的要求更高。檔案管理人員不僅需要具備檔案管理的專業(yè)知識和管理能力，還需要具備一定的計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術和管理軟件操作能力。就當前實際狀況來說，習慣于傳統(tǒng)作業(yè)模式下的認識檔案管理人員，在計算機技術方面的能力依然有待提高，這也一定程度上制約了人事檔案數(shù)字化建設的前進步伐。

（2）缺乏相關法律法規(guī)的指導。人事檔案數(shù)字化就當前來說，依然處在探索和發(fā)展階段，國內在此領域幾乎沒有任何法律法規(guī)出臺，這也導致數(shù)字化建設缺乏統(tǒng)一的標準，不同地區(qū)，不同單位的檔案數(shù)字化建設各自沿用各自的標準，各自為政。形成的數(shù)字化檔案也缺乏統(tǒng)一的質量標準，出現(xiàn)了不同要求、不同格式、不同內容結構的檔案信息。這也導致在資源網(wǎng)絡化共享時，由于彼此標準不一，而帶來極大的困擾。系統(tǒng)化法律法規(guī)的缺乏，為檔案數(shù)字化建設的整體推進制造了很多障礙，也造成了大量人力物力財力的浪費。

（3）軟件和硬件的匹配和兼容性不佳?，F(xiàn)代科技發(fā)展速度很快，計算機界更新?lián)Q代更是日新月異。過快的更新?lián)Q代，也導致計算機軟件和硬件的匹配性和兼容性問題常常出現(xiàn)，新的操作系統(tǒng)與原本的檔案系統(tǒng)無法兼容等問題也給人事檔案管理工作帶來了諸多困難。因此，在人事檔案數(shù)字化建設過程中，要注意系統(tǒng)的可擴充性和延展性。

（4）數(shù)字化信息的安全性。一方面，計算機病毒和不法黑客時刻對檔案資料形成威脅;另一方面，檔案管理人員對于數(shù)字化信息缺乏足夠的安全意識和保密意識。數(shù)字化信息由于其信息量龐大，因此，一旦泄露，將面臨難以挽回的損失。

三、關于人事檔案數(shù)字化建設的幾點思考

（1）提升人事檔案管理隊伍素質。通過上述分析可知，人事檔案數(shù)字化建設與專業(yè)人才缺失之間的沖突是推進數(shù)字化建設中亟待解決的問題。因而，要想推進數(shù)字化建設的進程，則要致力于提升人事檔案管理人員的素質，努力培養(yǎng)一批既具備人事檔案方面的知識，又有一定的計算機操作能力的高水平人才，以適應人事檔案數(shù)字化建設在人才隊伍方面的需求。

（2）統(tǒng)一人事檔案數(shù)字化建設的標準。正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，建立相應的標準與規(guī)范是人事檔案數(shù)字化建設的當務之急。只有擁有一套相對完善的規(guī)范，才能為人事檔案數(shù)字化工作提供統(tǒng)一標準，才能解決各人事部門各自為政的問題，最終實現(xiàn)人事信息資源共享。

（3）選擇合適的軟件系統(tǒng)。再先進的操作系統(tǒng)，倘若不能與硬件設施相匹配，那么都是子虛烏有。因此，相關人事部門在選擇操作軟件時，應該首先立足于軟硬件相容這一基本要求，再去綜合考慮軟件系統(tǒng)的難易操作程度、安全指數(shù)、性價比等各方面因素。

（4）提高人事檔案信息的安全性。提高人事檔案信息的安全性是人事檔案信息數(shù)字化建設所面臨的最為棘手的問題。那么，要解決安全性這一問題，就必須從其原因入手。一方面，針對工作人員保密意識不強這一原因，人事檔案數(shù)字化建設的相關部門要切實做好安全性教育，要把安全性教育作為一項長期工作來認真開展，使人事檔案管理人員始終繃緊“安全、保密”這根弦;另一方面，針對計算機病毒較多這一問題，相關管理部門可以自行研發(fā)殺毒軟件或者購買正版殺毒軟件，周期性地對人事檔案管理系統(tǒng)進行檢查，以確保人事檔案信息不被病毒所侵入。

四、結語

綜上，人事檔案數(shù)字化建設成為必然，高校應當認識到人事檔案數(shù)字化建設的重要性?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經不符合高校發(fā)展的需要，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，就會影響到人事檔案的開發(fā)利用，不利于人事檔案工作的開展。因此，人事檔案數(shù)字化建設迫在眉睫。而要想實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化發(fā)展，就必須加大投入，提高人事檔案管理人員數(shù)字化操作水平，結合當前人事檔案工作，構建統(tǒng)一的人事檔案管理信息系統(tǒng)，從而不斷提高人事檔案管理水平。

參考文獻：

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