陳倩

摘 要：辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及眾多信息的交流，在這個有價值信息等于有價值資源的時代，對許多單位與企業(yè)有舉足輕重的影響。正是因其具備的重要性，如何做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理，發(fā)揮信息資源的價值，成為值得思考的問題。文章從辦公室文書檔案收集與歸檔工作中切實面臨的問題出發(fā)，對其進行剖析，并針對這些問題提出建設(shè)性意見，以期為做好文書檔案收集與歸檔工作管理提供幫助。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集;歸檔工作;管理

辦公室文書檔案收集與歸檔工作，主要是指對記錄重要數(shù)據(jù)與事項的文件進行收集歸檔并管理、維護，這項工作能夠很大程度為單位或企業(yè)的決策、運轉(zhuǎn)提供幫助。由于時間積累，辦公室涉及的事務(wù)逐步增多，如此一來文書檔案也逐步積累，而由于文書檔案的基礎(chǔ)數(shù)目與相應(yīng)工作的難度呈正比，所以由于這種積累，文書檔案的收集與歸檔工作難度也會增加。除此之外，在辦公室文書檔案收集與歸檔工作中，還存在文書檔案管理體系不夠完善等問題，如何解決這些問題，通過提高管理效果達到管理目的，是相關(guān)工作中面臨的問題。

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作中存在的問題

1.相關(guān)工作人員對該工作認識不足，缺乏相應(yīng)的觀念

辦公室文書檔案收集與歸檔工作涉及多個部門與較多人員，不是某個人、某部分工作人員閉門造車就能完成的工作。由于涉及部門與人員較多，這其中難免存在部分相關(guān)工作人員對辦公室文書檔案收集與歸檔工作認識不足，缺乏相應(yīng)觀念的現(xiàn)象。文書檔案是關(guān)于單位或企業(yè)各項行政管理工作的實況記錄，會涉及數(shù)據(jù)、事項等內(nèi)容，這些信息資源并非捏造而來，需要相關(guān)部門提供真實內(nèi)容，在此過程中，若提供者對文書檔案收集與歸檔工作認識不足，缺乏相應(yīng)觀念，會導(dǎo)致文書檔案收集過程較為艱難，降低文書檔案收集的效率，甚至損傷信息資源的有效性。除此之外，若負責(zé)文書檔案的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員對自己的工作認識不足并缺乏相應(yīng)觀念與專業(yè)能力，在完成自己負責(zé)的工作內(nèi)容時積極性不高且缺乏專注，也會導(dǎo)致文書檔案收集與歸檔工作進度拖沓，無法順利開展，同時對文書檔案收集與歸檔的質(zhì)量造成負面影響。

2.文書檔案收集與歸檔工作方式逐漸無法滿足工作開展需要，較為落后

在文書檔案收集與歸檔工作中，由于相關(guān)人員對該項工作缺乏重視等原因，導(dǎo)致相應(yīng)軟、硬件的建設(shè)較為缺乏，多是沿用前例依賴人力開展工作，在收集與歸檔工作方式上缺乏創(chuàng)新和改變，總體較為落后。由于文書檔案收集與歸檔工作，會隨著時間積累難度遞增，若固守陳舊的工作方式，時間一久就會發(fā)現(xiàn)當(dāng)下工作方式繁瑣拖沓、缺乏高效便捷的特點，會給相關(guān)工作人員開展收集與歸檔工作帶來較大壓力?？傊瑐鹘y(tǒng)落后的方式要求投入較多人員，且效率較慢，同時在分類歸檔過程中，由于不慎導(dǎo)致文書檔案歸檔出現(xiàn)差錯的可能性更大。

3.檔案管理體系不夠完善

辦公室文書檔案收集與歸檔過程中涉及的內(nèi)容較為繁雜，且任務(wù)量并不輕松，在本身工作開展較為艱難的情況下，檔案管理體系又缺乏完善，會導(dǎo)致難度進一步提升，相關(guān)工作無法按照規(guī)定流程按質(zhì)、按量完成。缺乏完善的檔案管理體系，管理過程缺乏標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，會導(dǎo)致收集與歸檔工作開展效率變低，歸檔文件內(nèi)容缺乏連續(xù)性、完整性，即歸檔文件內(nèi)容存在缺失不全的情況。除此之外，還可能因為檔案管理體系存在缺陷，給相關(guān)人員偷奸?；臋C會，導(dǎo)致檔案文件的內(nèi)容缺乏真實性，在相關(guān)數(shù)據(jù)與事項的記錄上存在偏差?？偨Y(jié)來講，就是檔案管理體系不夠完善，會影響收集與管理開展的質(zhì)量與效率，讓檔案文件的信息資源價值受損，可能會為單位或企業(yè)的運轉(zhuǎn)與發(fā)展帶來不良影響。

二、針對上述問題，提升辦公室文書檔案管理質(zhì)量的幾點意見

1.提高相關(guān)工作人員對文書檔案收集與歸檔工作的認識，完善相應(yīng)的觀念

為避免因?qū)ξ臅鴻n案收集與管理工作認識不足，觀念欠缺導(dǎo)致的相應(yīng)問題，應(yīng)把提高相關(guān)工作人員的相關(guān)素質(zhì)提上日程。在這個過程中，要針對文書檔案收集與管理工作中職責(zé)不同的工作人員，制定不同的提高、完善計劃：

（1）針對相應(yīng)信息資源提供者

文書檔案的內(nèi)容必須具備簡潔明了、真實可靠的特點。要保證其內(nèi)容真實可靠，那么要求信息資源提供者在一開始提供資料時，資料中包含的數(shù)據(jù)、事項等內(nèi)容就必須具備真實性與可靠性。并且為保證文書檔案收集與歸檔過程順利，那么在提供相應(yīng)資料時，提供者必須具有積極主動的思想，認真配合提供資源。因此，加強提供者對文書檔案收集與管理工作的認識，意識到自己負責(zé)部分的重要性十分有必要。關(guān)于加強的具體措施有兩點：第一，可通過向提供者科普文書檔案收集與歸檔的基礎(chǔ)流程，向提供者闡述他負責(zé)部分的重要性;第二，可設(shè)置相關(guān)衡量與管理標(biāo)準(zhǔn)，對不同部門工作人員提供的資料進行質(zhì)量衡量，并對負責(zé)提供資料的人員落實管理，若提供者不負責(zé)任，提供的資料存在虛假、殘缺等情況，可對提供者采取一定的批評、懲罰措施并追究相應(yīng)責(zé)任，若提供的資料質(zhì)量非常好，則可進行褒獎。

（2）針對負責(zé)文書檔案收集與歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo)或工作人員

對負責(zé)文書檔案收集與歸檔的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，應(yīng)當(dāng)要求這部分人員著重了解文書檔案收集與歸檔工作的內(nèi)容和具體步驟，并對自己負責(zé)的工作有清醒認識。對這部分人員觀念、能力欠缺的情況，其應(yīng)對措施如下。

第一，在文書檔案收集與歸檔工作的內(nèi)容分配與職責(zé)劃分前，就應(yīng)當(dāng)注重人才挑選，對相應(yīng)人員進行基礎(chǔ)培訓(xùn)與考核，在培訓(xùn)效果較好且考核過關(guān)、對自身工作內(nèi)容與步驟有一定了解后再安排任職，從最初就盡量避免觀念、能力欠缺的情況發(fā)生。

第二，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須做好職責(zé)劃分，并對工作情況進行不定期抽查核實，以抽查方式控制文書檔案收集與歸檔工作的質(zhì)量，對抽查不合格的文書檔案進行重返改進，并設(shè)置一定規(guī)則，對某些高頻率出現(xiàn)工作失誤（如文書檔案存在明顯錯誤、歸檔錯誤）的人員采取一定處罰，并對造成嚴(yán)重后果的人員進行開除處理。

2.為滿足工作需求可結(jié)合當(dāng)下科技發(fā)展，對文書檔案收集與歸檔工作方式進行優(yōu)化改良

目前，在多數(shù)單位或企業(yè)依舊是以人力為主導(dǎo)，來進行文書檔案收集與歸檔工作。這種工作方式一個是人力資源投入大、擠占辦公空間，另一個是收集與歸檔工作效率較低，且存在一定失誤率。對于明顯存在缺陷、較為落后的文書檔案收集與歸檔工作方式，可結(jié)合社會科技發(fā)展，緊跟時代浪潮進行一定優(yōu)化與創(chuàng)新。例如，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)中的云技術(shù)與文書檔案收集與歸檔工作契合度較高，完全可利用該技術(shù)，把該技術(shù)引入文書檔案收集與歸檔工作，對現(xiàn)存的工作方式進行創(chuàng)新改進，在減少人員投入的同時提高收集與歸檔效率，并減少失誤率。利用互聯(lián)網(wǎng)中的云技術(shù)改進文書檔案收集與歸檔工作方式，可在存儲大量文書檔案的同時，不擠占空間資源，亦不需大量耗費紙質(zhì)資源，并且在調(diào)用相關(guān)文書檔案時，只需通過賬號密碼登錄云端，即可隨時調(diào)出檔案內(nèi)容，讓文書檔案在發(fā)揮其價值的過程更加快捷簡便?？偟膩碇v，結(jié)合社會科技發(fā)展，將更具優(yōu)勢的新興技術(shù)應(yīng)用于文書檔案收集與歸檔工作，不管是在收集、分類、管理與后期調(diào)用上，都具備更大優(yōu)勢。

3.對檔案管理體系進行逐步完善，避免因為檔案管理體系存在缺陷導(dǎo)致的文書檔案收集與歸類問題

完善檔案管理體系，主要從兩個方面出發(fā)：

（1）對人員管理制度進行完善

對辦公室文書檔案收集與歸檔工作中涉及的部門及人員進行科學(xué)管理，以良好的管理促進收集與歸檔工作的順利開展。在對人員管理制度進行完善的過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合涉及的部門與人員的實際情況，要盡可能保證管理制度的可行性與效果。在制度中，要重點注意兩方面內(nèi)容：第一，應(yīng)當(dāng)對工作內(nèi)容與職責(zé)進行明確劃分，某一崗位對應(yīng)的內(nèi)容與職責(zé)必須清晰，避免因劃分時含糊不清造成職責(zé)不明，最終影響收集與歸檔工作的開展。第二，對人員的工作質(zhì)量進行定期考核，以此促進辦公室文書檔案收集與歸檔的質(zhì)量。

（2）對文書檔案管理制度進行完善

在對文書檔案管理制度進行完善的過程中，要確保文書檔案安全，且內(nèi)容正確可靠。除去通過加強相關(guān)人員管理，以此保證文書檔案質(zhì)量與安全外，對文書檔案管理制度進行完善時還應(yīng)留意兩點，這兩點分別為對歸檔期限進行明確，以及對歸檔范圍進行科學(xué)明確。這兩點中，前者可降低文書檔案管理的難度，后者可提高文書檔案的質(zhì)量。

三、結(jié)語

文書檔案是對行政管理活動真實情況的記錄，是對有價值信息資源的分類、加工與儲存的過程，其收集與歸檔對相關(guān)單位與企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)與健康發(fā)展都具有深遠影響。因此，做好辦公室文書檔案收集與歸檔工作，正視并解決相關(guān)工作中切實存在的問題，為相關(guān)單位與企業(yè)的運轉(zhuǎn)與發(fā)展提供有效幫助，是當(dāng)前相關(guān)工作開展時必須注重的部分。

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