張艷

摘 要：近年來，我國的醫(yī)療改革得到了全面深化，這在很大程度上提升了我國醫(yī)療服務(wù)的水平，同時這也對我國醫(yī)院的管理工作提出了更高的要求。而后勤檔案管理是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容，其對于提升醫(yī)院檔案管理的所具有非常重要的作用。基于此，本文主要從醫(yī)院后勤檔案管理的重要性、存在的問題以及優(yōu)化策略對醫(yī)院后勤檔案管理進行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;后勤檔案管理;重要性;優(yōu)化路徑

在我國新醫(yī)改大力推行的背景下，我國的醫(yī)療事業(yè)呈現(xiàn)出高速發(fā)展的趨勢，醫(yī)院的經(jīng)營業(yè)務(wù)也在不斷的擴大。在這樣的情況下，醫(yī)院要想獲得可持續(xù)發(fā)展，那么就必須要做好醫(yī)院檔案管理工作。后勤檔案主要包括建設(shè)檔案、日常運行檔案、外包檔案三大類，這些檔案包含了醫(yī)院的方方面面。做好后勤檔案管理工作不僅能夠有效的提升醫(yī)院檔案管理的水平，同時也是確保醫(yī)院正常運行的重要保障。由此可見，做好醫(yī)院后勤檔案管理工作是非常必要的。

一、醫(yī)院后勤檔案管理的重要性分析

1.建設(shè)類后勤檔案管理的重要性分析

現(xiàn)如今社會各界對于醫(yī)療的重視程度正在不斷的提升，在這樣的背景下，醫(yī)院要想得到可持續(xù)發(fā)展，那么就必須要提升自身的競爭能力。這就要求醫(yī)院必須加強自身建設(shè)，擴大自身的經(jīng)營規(guī)模。建設(shè)類后勤檔案主要包括醫(yī)院設(shè)計、招標(biāo)以及建設(shè)等醫(yī)院建設(shè)過程中的各種建設(shè)資料，其能夠為醫(yī)院的建設(shè)設(shè)計和整體規(guī)劃提供參考依據(jù)。不過醫(yī)院在建設(shè)過程中所產(chǎn)生的檔案資料是非常繁雜的，并且這些檔案資料具有較強的階段性，再加上人員流動性較大，在對這些檔案資料進行收集和整理時需要耗費大量的精力。為了提升建設(shè)類后勤檔案管理的效率，醫(yī)院在后勤檔案管理的過程中，應(yīng)當(dāng)要結(jié)合自身實際情況，制定完善的檔案收集、整理和保存的程序，同時借助現(xiàn)代信息技術(shù)，對各種檔案資料進行信息化管理，以此來提升后勤檔案管理的效率和水平。

2.常規(guī)類后勤檔案管理的重要性分析

常規(guī)類后勤檔案主要包括醫(yī)院的水、電、氣的日常供應(yīng)、設(shè)備的日常運行和維護、食堂運行、物資采購等醫(yī)院日常運行中的各項工作資料。醫(yī)院在日常運行的過程中會產(chǎn)生大量的檔案資料，而對這些檔案資料進行妥善管理則成為了醫(yī)院運行管理的重要工作內(nèi)容之一。常規(guī)類后勤檔案管理工作的主要內(nèi)容就是將醫(yī)院各項日常工作內(nèi)容以及完成情況等進行記錄、匯總和整理，同時還需要定期的將這些內(nèi)容進行公布，以此來為醫(yī)院各項日常工作的有序開展提供科學(xué)的參考依據(jù)。做好常規(guī)類后勤檔案管理工作能夠使得醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平得到大大的提升，進而促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

3.外包類后勤檔案管理的重要性分析

醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展的過程中，其經(jīng)營業(yè)務(wù)會不斷的擴大。在這樣的情況下，很多醫(yī)院都會將一些后勤工作進行外包，以此來緩解醫(yī)院后勤工作的壓力，同時實現(xiàn)對醫(yī)院資料的優(yōu)化整合和合理配置。不過將業(yè)務(wù)進行外包會存在一定的風(fēng)險，這就需要醫(yī)院加強對外包業(yè)務(wù)的管理。而外包類后勤檔案管理的主要工作內(nèi)容就是對醫(yī)院外包出去的后勤工作進行整理和總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上，對醫(yī)院的外包情況進行分析和匯總，以此來為醫(yī)院規(guī)避外包風(fēng)險提供科學(xué)的參考依據(jù)，最后再將這些外包資料進行管理和保存。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，社會的信息化程度正在不斷的提高，在這樣的時代背景下，醫(yī)院做好外包類后勤檔案管理工作對于其自身的健康、快速的發(fā)展具有非常重要的意義。

二、醫(yī)院后勤檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的檔案歸檔流程

在后勤檔案管理工作中檔案的歸檔工作是非常重要的工作內(nèi)容之一，檔案歸檔工作的水平是檔案管理工作水平的重要體現(xiàn)。但是，由于部分醫(yī)院在日常管理工作中缺乏對后勤檔案管理的重視，并且沒有建立完善的后勤檔案管理制度，后勤檔案歸檔流程不完善，導(dǎo)致后勤檔案歸檔工作存在很多不規(guī)范的現(xiàn)象。比如，沒有按照統(tǒng)一的編制要求和檔案歸檔程序來對檔案進行歸檔，如此一來，就會加重后期后勤檔案查找的工作量，進而使得后勤檔案管理的效率得不到有效的提升。

2.檔案管理人員責(zé)任意識薄弱

醫(yī)院后勤檔案管理人員普遍缺乏較強的責(zé)任意識，而出現(xiàn)這種現(xiàn)象的主要原因為后勤檔案管理隊伍的流動性較大以及人員素質(zhì)參差不齊，進而導(dǎo)致他們在實際工作中經(jīng)常會出現(xiàn)很多的問題，比如，檔案資料收集不全面、檔案資料流向不清、檔案管理工作脫節(jié)等。另外，由于部分醫(yī)院對于后勤檔案管理工作的不重視，在醫(yī)院內(nèi)部并沒有設(shè)立專門的后勤檔案管理部門，很多的后勤檔案資料都是由現(xiàn)場代表自己保存，項目實施之后的后勤方案資料也沒有及時的進行整理歸檔，導(dǎo)致很多的后勤檔案資料出現(xiàn)缺失，進而不能為醫(yī)院建設(shè)和日常管理工作的開展提供有用的信息數(shù)據(jù)。

3.維修工作檔案記錄不詳

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)院在建設(shè)過程中會對醫(yī)院的科室結(jié)構(gòu)進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。在對科室進行裝修或維修改造的過程中，必然會對房屋功能的部分結(jié)構(gòu)進行改變，甚至?xí)淖兎课菰?。但是很多醫(yī)院在房屋維修改造的過程中，都沒有進行相應(yīng)的維修改造記錄，即便是有記錄的也會存在記錄不詳細等問題，導(dǎo)致建設(shè)類后勤檔案資料的利用價值被大大削弱，進而無法很好的為醫(yī)院的建設(shè)工作提供參考依據(jù)。

三、醫(yī)院后勤檔案管理工作的優(yōu)化路徑

1.建立完善的后勤檔案管理制度

在我國全力推行新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院必須要提升對后勤檔案管理工作的重視程度，以此來確保醫(yī)院的正常運行，提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平和綜合實力，進而促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。而完善的檔案管理和檔案交接制度是確保醫(yī)院后勤檔案管理工作有序開展的重要保障。因此，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要結(jié)合自身的實際情況，按照新醫(yī)改的要求，在原本檔案管理制度的基礎(chǔ)上進行不斷的完善，從而使得醫(yī)院后勤檔案管理工作變得更加的規(guī)范。同時醫(yī)院還需要建立專門的后勤檔案管理部門，并為該部門配置專業(yè)的后勤檔案管理人員，明確他們的工作職責(zé)。另外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)要制定科學(xué)的檔案管理流程，讓后勤檔案管理人員能夠嚴格按照檔案管理流程進行開展檔案管理工作，以此來提升醫(yī)院后勤檔案管理的工作效率和水平。

2.建立檔案管理人員長效培訓(xùn)機制

后勤檔案管理人員是醫(yī)院后勤檔案管理的主要執(zhí)行者，他們的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)能夠?qū)︶t(yī)院后勤檔案管理的水平產(chǎn)生直接的影響。作為一個合格的后勤檔案管理人員，不僅需要熟悉醫(yī)院日常運行的各項后勤工作，還需要具備對檔案資料進行收集和整理等工作能力，同時還需要熟練地操作各種現(xiàn)代化檔案管理辦公設(shè)備。因此，醫(yī)院必須要加強對后勤檔案管理人員的培訓(xùn)工作，建立檔案管理人員長效培訓(xùn)機制，以此來全面提升他們的工作能力。首先，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要加強對現(xiàn)有的后勤檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，根據(jù)現(xiàn)有檔案管理人員的實際情況，制定相應(yīng)的培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容，并設(shè)置考核機制，將員工培訓(xùn)的成績與他們的績效和職稱相掛鉤，以此來調(diào)動他們參與培訓(xùn)活動的積極性，讓他們能夠及時的掌握更多最新的檔案管理知識和技能，從而全面提升他們的專業(yè)能力。其次，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要吸引更多的優(yōu)秀人才投入到后勤檔案管理工作中來，以此來為后勤檔案管理部門注入新鮮血液。當(dāng)新員工加入后，需要對他們進行專業(yè)的培訓(xùn)，讓新老員工相互學(xué)習(xí)、相互影響，實現(xiàn)共同進步，從而有效的提升醫(yī)院后勤檔案檔案管理的效率。

3.提升檔案管理信息化水平

隨著信息時代的到來，很多先進的信息技術(shù)被運用到了醫(yī)院的各項管理工作當(dāng)中，醫(yī)院的后勤檔案管理工作也不例外，這些先進技術(shù)的運用豐富了醫(yī)院檔案資料的承載形式，檔案資料也不只是紙質(zhì)文檔了，電子數(shù)據(jù)、音像等檔案資料也相繼出現(xiàn)。這就要求醫(yī)院必須要加強后勤檔案信息化管理水平，在后勤檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)要積極地引入各種先進的管理技術(shù)，采取信息化手段對后勤檔案資料進行收集和整理，同時將醫(yī)院歷史后勤檔案資料通過電子掃描的方式，以電子文件的形式保存在醫(yī)院的檔案資料庫當(dāng)中，以此來避免檔案資料的丟失，確保醫(yī)院后勤檔案資料的完整性。并且通過信息化管理手段來對檔案進行管理，也能夠極大的提升檔案查閱和調(diào)取的效率，進而使得醫(yī)院后勤檔案服務(wù)的水平得到大幅度的提升。

4.做好監(jiān)督和檢查工作

對醫(yī)院后勤檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，是確保醫(yī)院后勤檔案管理工作一直保持高水平的重要保證。因此，醫(yī)院在完善后勤檔案管理制度的同時，還需要對檔案管理工作的監(jiān)督和檢查機制進行完善。這就要求醫(yī)院應(yīng)當(dāng)要針對后勤檔案管理工作設(shè)置專門的監(jiān)督和檢查部門，并配備專業(yè)的監(jiān)查人員，通過定期的工作匯總情況，對醫(yī)院后勤檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查，對于其中存在的問題要及時進行分析和總結(jié)，并采取相應(yīng)的改進措施。同時還需要對不合理的后勤管理制度進行及時的調(diào)整，以此來確保后勤檔案管理工作的科學(xué)性，進而促進醫(yī)院后勤檔案管理水平的不斷提升。

四、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院在日常經(jīng)營管理的過程中會產(chǎn)生大量的后勤檔案，對這些檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作。這就需要醫(yī)院充分的意識到后勤檔案管理的重要性和其中存在的問題，制定完善的后勤檔案管理制度，建立長效人才培訓(xùn)機制，對后勤檔案資源整合的流程進行規(guī)范，同時采取現(xiàn)代信息技術(shù)來對醫(yī)院后勤檔案進行信息化管理，以此來提升醫(yī)院后勤檔案管理的水平，進而促進醫(yī)院的健康發(fā)展。

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