吳曉嵐

摘 要：隨著我國城市化進程的發(fā)展，從根本上提高了我國整體城市發(fā)展水平和城建形象。所以城建檔案管理這種城市發(fā)展的記錄也越來越煩雜，相應的檔案管理人員的任務也越來越重了，所以現(xiàn)代的信息化管理手段被引入到城建檔案管理當中來。

關(guān)鍵詞：新形勢;城建檔案管理;意義

隨著城建事業(yè)的蓬勃發(fā)展，國家的城市化進程在加快步伐。城建檔案事業(yè)也需要更新?lián)Q代，來適應新時代的要求。目前在全國的很多大中城市，城建檔案管理都進行了一系列的改革，有一些單位取得了很有建設性的成績。也有一些單位遇到了前所未有的困難，時代賦予了檔案管理新的屬性和功能。本人作為一名城建檔案單位的工作者，就如何做好城建檔案管理，談一點粗淺的看法。

一、城建檔案管理的意義

1.城建檔案是城市規(guī)劃、建設審批的主要依據(jù)

城建檔案是城市規(guī)劃、建設審批的重要依據(jù)，特別是在當代地下空間高度開發(fā)利用的時代尤為重要。一個城市的地下布滿了各種煤氣、給排水、通信光纜、電力、熱力公司等等民用甚至軍用各種管線，工程在挖掘地下施工的時候，必須先到城建檔案館調(diào)取相關(guān)管網(wǎng)圖，以便做出不會破壞城市管網(wǎng)的施工設計。

2. 城建檔案管理是城市管理維修、改擴建的技術(shù)依據(jù)

每個城市都有很多很有年代感的老房子，其電路、排水、自來水管等設施都年久老化，屋頂、墻面部分有漏水脫落現(xiàn)象，有的需要擴容、需要更換維修。如果沒有完整的電路、排水、建筑竣工圖紙檔案，就很難對其進行維護翻新和維修工作。還有這樣的現(xiàn)象，比如，辦公樓改住宅樓，住宅樓改成商業(yè)用門市房這樣的功能性改建，都要參照當初的工程竣工圖紙來進行改建、翻建，這時候就要到城建檔案管理部門去調(diào)取相應的檔案了。

3.城建檔案是司法鑒定裁決的法律依據(jù)

在工程質(zhì)量出現(xiàn)責任事故的時候，首先，要在城建檔案館調(diào)取施工圖紙，以此作為依據(jù)然后按圖索驥進行現(xiàn)場比對，以此作為依據(jù)來做出責任司法劃分。其次，看看有沒有設計變更，施工手續(xù)是否齊全，這些都保存在城建檔案館內(nèi)，留待以后出事了可以作為證據(jù)提交法庭使用。

4.城建檔案是抗震減災、重建家園的重要保障

當遭受到地震、海嘯這樣的滅頂之災以后。城市基礎(chǔ)設施要進行恢復，各種管網(wǎng)都要維修重建。如果沒有城建記錄則會雪上加霜，讓群眾的財產(chǎn)遭受更大的損失。這時城建檔案就是救命的稻草，城市要依靠它重建，百姓要靠它開始新的生活。

二、當前城建檔案管理中存在的主要問題

1.城建檔案收集問題

城建檔案的收集有兩方面問題比較突出：首先，是資料不全的問題。城建檔案在真正使用的時候，經(jīng)常會遇到資料不全的現(xiàn)象，在當初歸檔的時候大家都為了方便省事，只把一些主要的資料移交到城建檔案館，有些細節(jié)資料都沒有移交，由于資料的管理專業(yè)性比較強，檔案管理人員往往也不能分辨出還缺少什么比較關(guān)鍵的資料，所以在今后檔案利用工作中經(jīng)常會出現(xiàn)“書到用時方恨少”的事情發(fā)生。其次，是內(nèi)容出現(xiàn)差錯，圖紙與工程實際不符。這種現(xiàn)象也屢見不鮮，現(xiàn)在的建筑工程，那些做施工資料的資料員，普遍的存在一種根本不去工地現(xiàn)場測量數(shù)據(jù)的做法，他們的工程資料全都是按照施工圖上面的數(shù)據(jù)，再結(jié)合質(zhì)檢部門規(guī)定允許的施工誤差范圍，在家里面閉門造車、脫離實際，自己制造的同步工程記錄資料，更有部分資料員嫌麻煩沒有把工程的設計變更標注在竣工圖上，因此，這些疏忽很容易導致城建檔案館檔案和工程實際不符，出現(xiàn)無法利用檔案資料解決實際問題的現(xiàn)象。

2.城建檔案管理水平不高

部分建設單位、施工單位的檔案管理水平從技術(shù)層面分析有些差強人意，對于檔案的分類標準和方式不科學，存放不合理，沒有相應的檔案管理規(guī)范。缺乏原始性、規(guī)范性和完整性，加上檔案管理水平較為低下，沒有具備專業(yè)知識的檔案管理人員，他們往往重視工程質(zhì)量和進度，認為檔案管理不重要，忽略了檔案的管理工作，最后造成了大量的城建檔案的遺失。

3.城建檔案信息化水平低

在一些大中城市檔案管理已經(jīng)進行了自動化、信息化改革，但是城建檔案信息化的管理在技術(shù)上仍是相對滯后的，雖然運用了計算機、光盤等現(xiàn)代化工具，但也只是實現(xiàn)了新技術(shù)的運用。在管理模式上就是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術(shù)的改進，并沒有從根本上改變管理方式。

4.城建檔案人才缺失

首先，城建檔案信息廣泛，涉及的專業(yè)較多，既要有城市建設方面的知識，又要有檔案管理方面的知識，相關(guān)人員十分匱乏。其次，施工單位的城建檔案人才流動性相對較大，由于工作強度大，比較枯燥繁瑣，工資待遇不高，很難培養(yǎng)和留住人才。最后，檔案管理是一門比較科學的業(yè)務，過去人們對它的認識不足，認為摸個腦袋就能干檔案管理，造成現(xiàn)有城建檔案管理的人員組成可謂魚龍混雜，因此也影響了城建檔案管理的發(fā)展。

三、 新形勢下加強城建檔案管理的建議

1.加強城建檔案信息化建設

（1）現(xiàn)有館藏城建檔案數(shù)字化。城建檔案的信息化建設首要就是把現(xiàn)有館藏紙質(zhì)檔案全部數(shù)字化，但是城建檔案的數(shù)字化是一項長期而艱巨的工作，對于大部分的城建檔案館來說，要在短期內(nèi)大規(guī)模地進行全部館藏數(shù)字化是不可能的，難度極大，因此必須分階段逐年、逐步進行。就嘉善城建檔案館來說，保存的大部分是工程檔案，少部分是拆遷檔案及規(guī)劃檔案。在日常的檔案利用中，拆遷檔案的利用率相對來說并不高，因此，我們首先選擇的是利用價值大、利用率相對較高的工程檔案進行了檔案數(shù)字化，將有限的資金用在刀刃上。按照總體規(guī)劃，分步實施的原則，逐步、逐年實現(xiàn)館藏城建檔案全部數(shù)字化。

（2）城建檔案數(shù)據(jù)庫的建設。建立數(shù)據(jù)庫的主要目的就是要在大量的數(shù)據(jù)中查詢到用戶所需要的數(shù)據(jù)。城建檔案機構(gòu)在考慮新建或完善建設檔案信息管理系統(tǒng)時，除了設置工程檔案模塊和地下管線模塊外，還應增加業(yè)務技術(shù)檔案通用模塊，并增添以下著錄事項：業(yè)務系列名稱、存放地址、案卷題名、編制單位、載體類型、數(shù)量/單位、規(guī)格、卷內(nèi)文件起止時間、保管期限、密級、主題詞、進庫時間等，以確保該建設信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的完整。

（3）開發(fā)新軟件推行城建檔案在線接收。隨著城市的加速發(fā)展，城建檔案數(shù)量的增多，原有的城建檔案管理模式已不適應當前工作的需要，城建檔案管理機構(gòu)可以借助于政府云建設城建檔案網(wǎng)上接收系統(tǒng)，建設單位在建設工程前期辦證到最后竣工驗收過程中，分階段、分批上傳城建資料，城建檔案管理機構(gòu)可以后臺接收，逐步驗收，這樣既加快了城建檔案完整性和移交的速度，又合理的推動了城建檔案數(shù)字化的建設。

2.加大城建檔案資金投入

財政要向城建檔案管理部門注入資金，加速建設和完善數(shù)字化城建管理系統(tǒng)。改善城建檔案管理的辦公條件，對城建檔案進行數(shù)字化備案，配備可以滿足工作需要的一些先進的工具和設施。還要配備防火防盜系統(tǒng)，避免人為和自然災害的破壞。還要改革以前的調(diào)閱方式，增加網(wǎng)上調(diào)閱和異地查檔功能，方便老百姓調(diào)閱城市檔案，讓城建檔案走進尋常百姓家，而不是使其束之高閣失去實際意義。

3.提高城建檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

要培養(yǎng)聘用專業(yè)人才，要聘任檔案管理專業(yè)、計算機統(tǒng)籌專業(yè)的高材生充斥到檔案管理行業(yè)。以此來提升整個行業(yè)的整體人員素質(zhì)，打造一支專業(yè)化、高學歷的城建檔案管理隊伍。還要在檔案管理系統(tǒng)中取長補短，互相觀摩、學習、推廣先進經(jīng)驗，樹立先進集體和個人標兵形象互相學習，發(fā)揮先進的作用，提高從業(yè)人員的業(yè)務水平。城建檔案管理機構(gòu)要每年在本地區(qū)召集建筑工程資料員進行培訓，以便城建檔案知識的更新。

4.強化城建檔案管理的安全建設

責任巨大、頭緒眾多是城建檔案管理的特點，城建檔案管理的安全建設不容小覷。所謂安全問題無小事，城建檔案的安全管理關(guān)系到一個城市的安危和每個老百姓的利益相關(guān)，必須嚴肅認真對待。要建立行之有效的防火防盜系統(tǒng)，還要建立城建檔案計算機系統(tǒng)的安全防火墻，讓寶貴的資料不受病毒侵擾，及時做好資料備份工作，避免誤刪資料的事故發(fā)生。同時做好資料的借閱管理工作，避免寶貴的資料在借閱的時候被損壞。

四、結(jié)語

城建檔案管理工作在全面加快小康建設的今天，必須放下包袱、與時俱進、開拓進取，大刀闊斧的改革才能保證城市建設的需要，以上對加強城建檔案的管理提出了一些對策和建議，希望可以對城建檔案管理工作起到幫助作用。

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