鄭青

摘 要：檔案管理工作是中職學(xué)校管理工作的重要組成，對中職學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量和人才培養(yǎng)具有十分重要的意義。信息時代背景下，中職學(xué)校檔案管理工作也要積極適應(yīng)新時代的發(fā)展特點，采取措施開展檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)工作，為中職學(xué)校在新時期的進(jìn)一步發(fā)展夯實基礎(chǔ)?；诖耍疚膶χ新殞W(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了分析和探究，以期為新時期的中職學(xué)校檔案管理工作創(chuàng)新提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;信息化;科學(xué)化

中職學(xué)校是我國職業(yè)教育體系的重要組成，檔案管理作為中職學(xué)校工作的重要一環(huán)，在新時期必須要在管理工作理念和方法上進(jìn)行改革和創(chuàng)新。開展中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)，能夠為新時期中職學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量提升、人才培養(yǎng)質(zhì)量優(yōu)化提供可靠的基礎(chǔ)支持，對于中職學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、中職學(xué)校檔案管理工作的重要意義

作為專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)的重要組成，中職學(xué)校的教學(xué)管理活動是否科學(xué)、高效直接關(guān)系到中職學(xué)校的發(fā)展以及專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)的質(zhì)量。檔案管理工作作為中職學(xué)校管理和發(fā)展的重要部分，是記錄中職學(xué)校教學(xué)過程中相關(guān)活動的真實資料，這些資料不僅體現(xiàn)了中職學(xué)校的發(fā)展?fàn)顩r，而且還是中職學(xué)校未來發(fā)展的重要參考依據(jù)。比如，查看財務(wù)檔案資料，可以明確的掌握中職學(xué)校實際的財務(wù)狀況、固定資產(chǎn)等等。學(xué)生學(xué)籍檔案資料則記錄著中職院校學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和發(fā)展相關(guān)信息。教師業(yè)務(wù)檔案資料反映了中職學(xué)校的教學(xué)水平以及教師隊伍建設(shè)情況等等。因此，可以說，檔案管理就是中職學(xué)校現(xiàn)狀的真實體現(xiàn)和未來發(fā)展的重要參考依據(jù)，同時也是學(xué)生管理工作、教學(xué)管理工作、就業(yè)管理工作等其他工作開展的重要基礎(chǔ)。在信息時代背景下，必須要從信息化、科學(xué)化的角度開展中職學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新，高效、高品質(zhì)的開展檔案管理工作，為中職學(xué)校的發(fā)展提供可靠的檔案管理工作支持。

二、當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.檔案管理類型混雜不清

中職學(xué)校檔案管理工作是一項十分系統(tǒng)、復(fù)雜的工作，涵蓋的內(nèi)容多、類別雜，需要全面、科學(xué)的分類管理。但是在實際工作中，很多中職學(xué)校在檔案管理方面存在類型混雜不清的問題，不利于中職學(xué)校開展統(tǒng)一的分類管理。有的中職學(xué)校在檔案管理工作方面缺乏科學(xué)的理念和系統(tǒng)管理的意識，在處理不同類型檔案的時候，往往采用傳統(tǒng)的混合放置管理方式，缺乏科學(xué)的分門別類，這些都不利于檔案管理工作的科學(xué)開展，檔案管理的功能和意義也沒有得到有效體現(xiàn)。另外，有一些中職學(xué)校在開展檔案管理工作的時候，很多教學(xué)方案、影像資料沒有放置到檔案當(dāng)中，這不僅造成了檔案資料的缺失，也影響了檔案管理的系統(tǒng)性，因此必須要加強中職學(xué)校檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)，確保中職學(xué)校檔案管理工作的科學(xué)性。

2.檔案管理的方法不夠科學(xué)

中職學(xué)校檔案管理整體管理體制缺少系統(tǒng)性、科學(xué)化的管理方案，這是很多中職學(xué)校檔案管理工作亟需改進(jìn)的地方。管理方法不科學(xué)導(dǎo)致檔案管理工作混亂，影響到檔案管理工作的效率和品質(zhì)。一方面，很多中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重要性的認(rèn)知不夠，檔案管理工作開展的硬件條件比較差。另一方面，檔案管理工作人員的素質(zhì)能力不夠，在檔案管理工作方面沒有進(jìn)行積極的方法和方式創(chuàng)新，中職學(xué)校檔案管理工作開展的品質(zhì)不高。

3.檔案管理的手段落后

中職學(xué)校檔案管理手段落后，與信息時代背景下中職學(xué)校的創(chuàng)新發(fā)展不相符，這也是當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作存在的主要問題表現(xiàn)。信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理工作逐步朝著電子化、信息化的方向發(fā)展，檔案管理工作信息化建設(shè)不僅能夠減少檔案管理工作的人力、物力投入，而且還能夠大大提升檔案管理工作的效率。檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用等等都應(yīng)當(dāng)融入到中職學(xué)校檔案管理工作中，但是這些在目前中職學(xué)校檔案管理工作中并沒有得到充分應(yīng)用，管理手段落后，亟需改進(jìn)和優(yōu)化。

4.檔案資料應(yīng)用不夠充分

檔案管理的目的是為了教學(xué)、教師和學(xué)生以及學(xué)校管理者相關(guān)活動開展提供資料和數(shù)據(jù)參考。但是由于中職學(xué)校檔案管理方法落后，很多檔案資料的查閱存在困難，檔案資料的應(yīng)用不夠充分，檔案管理工作的根本意義沒有得到充分體現(xiàn)。因此，要想提高中職學(xué)校檔案資料的應(yīng)用效果，必須要從管理理念、管理方法和管理手段等方面進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，提高中職學(xué)校檔案資料的利用率。

三、中職學(xué)校檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)的對策和建議

1.應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建中職學(xué)校信息化檔案管理平臺

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是信息技術(shù)體系的重要組成，在信息時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在各行各業(yè)發(fā)展中都得到了廣泛而積極的應(yīng)用。新時期中職學(xué)校檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，搭建檔案管理信息化平臺，提高中職學(xué)校檔案管理的品質(zhì)。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建信息化檔案管理平臺工作方面要特別做好以下幾個方面的工作。首先，檔案管理工作人員要對中職學(xué)校檔案管理工作開展的現(xiàn)狀進(jìn)行全面的梳理，包括檔案管理工作的對象、內(nèi)容以及存在的問題、檔案的分類等內(nèi)容，為檔案管理信息平臺建設(shè)做好基礎(chǔ)性的調(diào)查工作。其次，中職學(xué)校的管理者要認(rèn)識到信息化檔案管理平臺建設(shè)對學(xué)校管理和學(xué)校發(fā)展的意義，在人力、物力和財力方面給予相應(yīng)的支持。再次，要邀請專業(yè)的互聯(lián)網(wǎng)平臺建設(shè)人員針對檔案管理工作的特點以及檔案管理工作改進(jìn)的需求等開展檔案信息化平臺建設(shè)，保證檔案管理信息化平臺建設(shè)的科學(xué)性。另外，檔案管理人員要做好平臺數(shù)據(jù)資料的整理工作。比如，檔案的類別、檔案的數(shù)量等等，為信息化平臺內(nèi)容建設(shè)提供可靠、豐富的資料支持。最后，檔案管理信息化平臺要與校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相應(yīng)的鏈接，為中職學(xué)校廣大師生的檔案資料利用、查閱等提供信息化的服務(wù)平臺。這里還要強調(diào)的一點是，一定要保證檔案管理信息化平臺的網(wǎng)絡(luò)安全，檔案管理工作具有一定的保密性，相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全工作一定要開展到位，這樣才能夠真正體現(xiàn)檔案管理信息化工作平臺的意義。

2.做好中職學(xué)校電子檔案的收集和完善工作

紙質(zhì)版檔案是過去很多中職學(xué)校檔案管理工作開展的主要途徑和方式，在提倡信息化和科學(xué)化開展檔案管理工作的背景下，中職學(xué)校檔案管理人員必須要做好電子檔案的整理、收集和管理等相關(guān)工作。一方面，要積極構(gòu)建中職學(xué)校檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，按照檔案資料的內(nèi)容、類別等對數(shù)據(jù)庫資料進(jìn)行豐富，除了將紙質(zhì)版檔案資料進(jìn)行相應(yīng)的電子化轉(zhuǎn)化之外，還要全面的收集和整理相應(yīng)的影像、圖片等資料，豐富電子檔案的類型和內(nèi)容。同時還要將紙質(zhì)版檔案與電子檔案進(jìn)行相互對接，及時發(fā)現(xiàn)電子檔案中存在的不完善的地方，對電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的補充和完善，確保電子檔案管理的全面性。另一方面，電子檔案管理要與信息化管理平臺相適應(yīng)，以便提高電子檔案的查閱和利用。當(dāng)然，電子檔案的收集和整理對檔案管理人員的能力、素質(zhì)提出了相應(yīng)的要求，在工作量大、工作內(nèi)容復(fù)雜的情況下，中職學(xué)校檔案管理工作人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)、細(xì)致地開展檔案管理工作。

3.保證檔案管理電子設(shè)備應(yīng)用的科學(xué)性

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)離不開相應(yīng)的電子設(shè)施設(shè)備，可以說，先進(jìn)、科學(xué)的電子設(shè)施設(shè)備是中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)和開展的重要前提。因此，中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)注重電子設(shè)備引進(jìn)的科學(xué)性。具體的說，檔案管理的電子設(shè)備主要包括以下幾種，首先，就是最常用和最基礎(chǔ)的計算機設(shè)備，這是電子檔案建設(shè)、檔案管理平臺應(yīng)用的重要設(shè)備支持。其次，是打印機，這主要是為檔案資料的應(yīng)用提供打印服務(wù)，通過打印機能夠?qū)㈦娮訖n案轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案，既能夠降低檔案丟失的概率，也能夠滿足檔案利用者的需求。還有一種常用的電子設(shè)備是掃描儀，通過掃描儀能夠?qū)⒓堎|(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，保證檔案信息的真實、完整。除了計算機、打印機和掃描儀之外，移動硬盤、光盤等也是常用的電子設(shè)備，中職學(xué)校要為檔案管理工作配備、配齊相應(yīng)的設(shè)備，為檔案管理信息化開展提供可靠的設(shè)備條件支持。

4.科學(xué)開展檔案管理的規(guī)劃和歸類工作

上文分析中提到，很多中職學(xué)校在檔案管理方面存在著類別混亂、管理混亂的問題，因此在信息化管理背景下，要想保證中職學(xué)校檔案信息管理的科學(xué)性，就必須要根據(jù)電子檔案的屬性，對檔案進(jìn)行合理的歸類。具體的說，管理人員應(yīng)當(dāng)借助于互聯(lián)網(wǎng)信息管理平臺，根據(jù)電子檔案的屬性，將不同電子檔案屬性歸納到不同的平臺類別目錄下，為中職學(xué)校的教師、學(xué)生快速瀏覽、查閱電子檔案提供相應(yīng)的檔案目錄索引。科學(xué)的檔案分類不僅能夠提高檔案應(yīng)用的效率，而且還能夠提高檔案管理工作開展的效率，對中職學(xué)校的發(fā)展具有十分重要的意義。需要注意的是，在檔案分類的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的檔案備份工作，通過移動硬盤、U盤以及紙質(zhì)資料等方式對檔案資料內(nèi)容進(jìn)行備份，保證檔案資料和數(shù)據(jù)存儲的完整性、長期性和科學(xué)性。

四、結(jié)束語

檔案管理作為中職學(xué)校管理和發(fā)展的重要組成部分，對中職學(xué)校的教學(xué)、發(fā)展都具有十分重要的意義。在信息時代背景下，要認(rèn)真分析當(dāng)前中職學(xué)校在檔案管理方面存在的問題，基于信息化和科學(xué)化角度，借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善電子檔案，做好檔案信息歸類，同時完善檔案管理信息化建設(shè)的硬件條件，提升中職學(xué)校檔案管理工作的效率和品質(zhì)，促進(jìn)中職學(xué)校在信息時代更加科學(xué)、高效的發(fā)展。

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