陶苑華

摘 要：工程零星物資用量小，又不可或缺，采購(gòu)管理費(fèi)時(shí)費(fèi)心，但效果不好，成為困擾工程企業(yè)的難題，本文從重構(gòu)零星物資采購(gòu)管理體系、推廣運(yùn)用及持續(xù)改進(jìn)等方面，提出系統(tǒng)解決方案供參考。

關(guān)鍵詞：零星物資;集中采購(gòu);互聯(lián)網(wǎng);智能倉(cāng)儲(chǔ)

工程零星物資用量小，又不可或缺，具有“金額小，采購(gòu)頻次高、配送成本高、供應(yīng)商區(qū)域限制明顯、過(guò)程監(jiān)管不易”等特點(diǎn)，該類物資采購(gòu)管理費(fèi)時(shí)費(fèi)心，但效果不好，成為困擾工程企業(yè)的難題。筆者從重構(gòu)零星物資采購(gòu)管理體系、推廣運(yùn)用及持續(xù)改進(jìn)等方面，提出系統(tǒng)解決方案，供參考。

一、工程零星物資管理難點(diǎn)

一是零星采購(gòu)品類多、規(guī)模小、發(fā)生頻次高。以葛洲壩集團(tuán)為例，該集團(tuán)每年零星采購(gòu)金額超過(guò)5000萬(wàn)元，采購(gòu)批次超過(guò)10000次，單批次最低金額僅幾元錢。二是集采平臺(tái)實(shí)施零星采購(gòu)效率低。該類零星采購(gòu)需建立上萬(wàn)項(xiàng)詢價(jià)采購(gòu)任務(wù)，完成單項(xiàng)采購(gòu)最低需要3天，且需要配套資源支持，造成大多零星采購(gòu)線下實(shí)施，長(zhǎng)期游離監(jiān)管范圍外。三是配送成本高，單件零星配送，物流成本高;四是自建電商平臺(tái)難度大。研發(fā)電商平臺(tái)、零星供應(yīng)商尋源、配套硬件及物流均需耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力，自建電商平臺(tái)不經(jīng)濟(jì)。

二、工程零星物資采購(gòu)管理解決方案

運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，搭建專屬平臺(tái)完成零星物資集中采購(gòu)，實(shí)現(xiàn)價(jià)格最優(yōu);搭建智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)，完成集中配送、批量補(bǔ)貨，實(shí)現(xiàn)倉(cāng)儲(chǔ)配送最優(yōu);重構(gòu)管理流程，完成下單即領(lǐng)料，實(shí)現(xiàn)效率最優(yōu)，為系統(tǒng)解決該類難題創(chuàng)造條件。建立配套的組織體系，強(qiáng)力推廣運(yùn)用;加強(qiáng)過(guò)程管控，持續(xù)改進(jìn)，為體系有效運(yùn)行提供支持。

（一）重構(gòu)工程零星物資采購(gòu)管理體系

1.重構(gòu)采購(gòu)體系

一是引入戰(zhàn)略合作伙伴。集采平臺(tái)實(shí)施零星采購(gòu)好比“高射炮打蚊子”，有很多缺陷，自建電商平臺(tái)成本高，且受自身采購(gòu)規(guī)模限制，無(wú)法實(shí)現(xiàn)價(jià)格最優(yōu)。電商公司社會(huì)資源豐富，如：京東、蘇寧易購(gòu)、阿里巴巴等電商公司均可提供輻射全國(guó)的電商服務(wù)，無(wú)需額外費(fèi)用，還可分享其規(guī)模采購(gòu)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格最優(yōu)，因此引入電商合作伙伴更合理?？紤]到工程企業(yè)實(shí)際情況，合作伙伴必須具備較強(qiáng)的物流能力、倉(cāng)儲(chǔ)能力、售后服務(wù)能力、產(chǎn)品質(zhì)量有保障且產(chǎn)品范圍能覆蓋企業(yè)需求。

二是搭建零星物資采購(gòu)平臺(tái)

借助電商平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，可在其電商平臺(tái)的基礎(chǔ)上進(jìn)行優(yōu)化，針對(duì)工程企業(yè)實(shí)際需求，快速搭建專屬的零星采購(gòu)平臺(tái)，并與企業(yè)原集采平臺(tái)集成。專屬平臺(tái)必須具備以下功能：用戶身份識(shí)別系統(tǒng)、物料清單及查詢功能、具體規(guī)格物料圖片及價(jià)格展示、總需求訂單及配套審批流程、庫(kù)管系統(tǒng)、結(jié)算系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)功能。

三是先引進(jìn)成熟品類再逐步擴(kuò)展

首先引進(jìn)電商公司最成熟的品類，如：電商公司辦公家電、辦公設(shè)備、辦公家具等品類，產(chǎn)品不僅規(guī)格齊全，而且質(zhì)量及售后服務(wù)有保障。其次，根據(jù)用戶反饋意見及新需求，向其他品類擴(kuò)展，如：勞保用品、小型機(jī)具、小型配件、化工材料等，逐步覆蓋企業(yè)所有零星物資需求。

2.重構(gòu)配送及倉(cāng)儲(chǔ)體系

一是建設(shè)智能倉(cāng)庫(kù)。依托具體項(xiàng)目，電商公司實(shí)地建設(shè)智能倉(cāng)庫(kù)。物料放置于標(biāo)準(zhǔn)托盤中，托盤經(jīng)中間提升裝置被送至庫(kù)體特定位置，標(biāo)準(zhǔn)托盤內(nèi)部可根據(jù)實(shí)際物料尺寸、性質(zhì)不同定制成不同的形式，以滿足不同需求。托盤內(nèi)可放置零星備品備件、機(jī)具、電子產(chǎn)品、藥品等，形成小型綜合倉(cāng)庫(kù);可控制庫(kù)內(nèi)的溫度、濕度、光線等，形成不同用途的專用庫(kù);亦可多個(gè)智能倉(cāng)庫(kù)集中配置，組建大型智能倉(cāng)庫(kù)。該倉(cāng)庫(kù)單個(gè)占地6平米，價(jià)格4—5萬(wàn)元，可配置到每個(gè)項(xiàng)目點(diǎn)。

二是搭建配套軟件支持系統(tǒng)。支持系統(tǒng)具備以下功能：身份識(shí)別系統(tǒng)。通過(guò)密匙、身份識(shí)別卡或人臉識(shí)別系統(tǒng)，對(duì)領(lǐng)料人身份進(jìn)行識(shí)別;自動(dòng)發(fā)料系統(tǒng)，自動(dòng)完成發(fā)料及賬務(wù)處理;庫(kù)存預(yù)警系統(tǒng)，對(duì)安全庫(kù)存以下物料自動(dòng)預(yù)警，提醒電商及時(shí)補(bǔ)貨;核算系統(tǒng)。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)運(yùn)算，完成各類報(bào)表;通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)與專屬平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，為結(jié)算、補(bǔ)貨、退貨及其他服務(wù)提供依據(jù)。

三是重構(gòu)配送體系。依據(jù)總需求物流清單，電商公司完成配貨，整車配送到具體項(xiàng)目點(diǎn)智能倉(cāng)庫(kù)，完成入庫(kù)工作。出現(xiàn)庫(kù)存預(yù)警后，電商公司批量補(bǔ)貨。此方式改變?cè)瓉?lái)單件單批配貨方式，實(shí)現(xiàn)了配送成本最優(yōu)。

3.重構(gòu)管理流程

一是梳理零星物料總需求。依據(jù)項(xiàng)目合同，對(duì)所需零星物料進(jìn)行分析，編制零星物料需求品類及預(yù)計(jì)數(shù)量。二是通過(guò)專屬平臺(tái)虛擬“貨架物品”，明確具體物資及數(shù)量，下總訂單，作為電商公司備貨依據(jù)。三是電商公司建設(shè)智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)，將備貨整車配送至項(xiàng)目點(diǎn)智能倉(cāng)庫(kù)。四是完成身份識(shí)別后，通過(guò)智能倉(cāng)庫(kù)下單領(lǐng)料，智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)料、記賬、核算及數(shù)據(jù)交換，出現(xiàn)庫(kù)存預(yù)警后，電商公司批量補(bǔ)貨。五是每月底，專屬平臺(tái)自動(dòng)計(jì)算各類報(bào)表，對(duì)賬后辦理結(jié)算、支付。

（二）精心組織，全面推廣運(yùn)用

一是完成專屬平臺(tái)初始化工作。專屬平臺(tái)搭建完成后，迅速組織各項(xiàng)目完成初始化應(yīng)用工作。二是建立用戶體系。根據(jù)工程企業(yè)組織體系，迅速建立專屬平臺(tái)用戶體系，并完成賬戶及系統(tǒng)管理員配置工作。三是推廣運(yùn)用。迅速完成專項(xiàng)操作培訓(xùn)，明確平臺(tái)操作要點(diǎn)及零星采購(gòu)要求。四是建立反饋機(jī)制。工程企業(yè)建立問(wèn)題反饋機(jī)制，及時(shí)協(xié)調(diào)管理人員、操作人員、運(yùn)維人員及電商公司專屬服務(wù)人員，協(xié)調(diào)解決各類反饋問(wèn)題。

（三）加強(qiáng)過(guò)程管理，持續(xù)改進(jìn)

工程企業(yè)在廣泛征求意見的基礎(chǔ)上，邀請(qǐng)各級(jí)采購(gòu)人員對(duì)專屬平臺(tái)上架產(chǎn)品的質(zhì)量及價(jià)格、供貨及時(shí)性、售后服務(wù)等進(jìn)行嚴(yán)格評(píng)審，及時(shí)掌握專屬平臺(tái)運(yùn)用過(guò)程中暴露的各類問(wèn)題，建立不定期溝通機(jī)制，并及時(shí)與電商公司就各單位關(guān)注重點(diǎn)進(jìn)行談判、改進(jìn)，確保采購(gòu)單位的利益。一是根據(jù)需要，不斷優(yōu)化管理程序，不斷豐富平臺(tái)產(chǎn)品品類;二是協(xié)調(diào)解決各類實(shí)際問(wèn)題，如：發(fā)票、配送等問(wèn)題;三是督促電商公司推出特定優(yōu)惠活動(dòng)，如職工入職季辦公設(shè)備優(yōu)惠活動(dòng)、空調(diào)產(chǎn)品優(yōu)惠活動(dòng)等。

三、實(shí)施效果

1.降低采購(gòu)違規(guī)、違紀(jì)風(fēng)險(xiǎn)。電商采購(gòu)過(guò)程透明，采購(gòu)過(guò)程記錄永久可追溯，加強(qiáng)了監(jiān)督管理力度，可實(shí)現(xiàn)小額、零星貨物采購(gòu)全程監(jiān)督、查詢，一定程度解決了零星物資上線采購(gòu)難題。

2.減少資源投入。與電商公司開展戰(zhàn)略合作，充分利用社會(huì)資源，將專屬平臺(tái)搭建、零星物資供應(yīng)商庫(kù)建設(shè)、物流配送、智能倉(cāng)儲(chǔ)及部分管理職責(zé)轉(zhuǎn)移至合作方，降低了工程企業(yè)資源投入。

3.確保采購(gòu)質(zhì)量，降低采購(gòu)成本。電商公司通過(guò)集中招標(biāo)，嚴(yán)格控制產(chǎn)品價(jià)格與質(zhì)量，杜絕了偽劣產(chǎn)品及價(jià)格混亂問(wèn)題。

4.操作便捷，提升采購(gòu)效率。借助電商公司質(zhì)量及價(jià)格管控機(jī)制，用戶通過(guò)智能倉(cāng)庫(kù)直接下單即可領(lǐng)用，省略了尋源、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)等過(guò)程，大幅度縮短了采購(gòu)周期，提高了采購(gòu)效率。

5.智能倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)使電商公司實(shí)現(xiàn)了整車配送、批量補(bǔ)貨，達(dá)到了配送成本最優(yōu)，使項(xiàng)目點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了零庫(kù)存，庫(kù)存最優(yōu)。