郭玉雙 賀琳娜 黃秀貞

摘要：本文以語言學(xué)理論為依據(jù)，通過分析合作原則和禮貌原則在商務(wù)英語電子郵件中的應(yīng)用，探討了商務(wù)英語電子郵件的基本寫作原則——合作原則和禮貌原則，為商務(wù)英語電子郵件寫作提供參考。

關(guān)鍵詞：商務(wù)英語;電子郵件;合作原則;禮貌原則

電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展給國際商務(wù)的往來帶來了極大的便利，傳統(tǒng)的書信、電報已逐漸被表達明確、直接快捷的現(xiàn)代通信方式——電子郵件取而代之。作為現(xiàn)代商務(wù)交流重要的溝通形式，商務(wù)英語電子郵件正起著越來越重要的作用，已經(jīng)成為國際商務(wù)溝通最基本的聯(lián)絡(luò)方式。然而，電子郵件的快速普及往往會讓人忽視其應(yīng)有的規(guī)范，在國際商務(wù)中，一封不規(guī)范的商務(wù)電子郵件，不僅會有損公司的形象，也可能會令人費解。若出現(xiàn)信息錯誤，輕則導(dǎo)致溝通失敗，重則帶來經(jīng)濟損失。因此，需要建立一種國際間普遍認可的交流原則，讓來自于不同文化背景、使用不同母語的人能順利地進行交流。

在國際商務(wù)活動中，如果英語電子郵件的寫作者不了解必要的合作與禮貌策略以及相應(yīng)的語言表征方式，會有引起語用失誤，進而破壞雙方友好合作關(guān)系。禮貌原則和合作原則是現(xiàn)代語言學(xué)中重要的會話理論，它不僅充分體現(xiàn)在會話中，在書面語言中也被廣泛實施。

一、電子郵件中的合作原則

合作原則要求所提供的信息數(shù)量適中、真實可靠、清楚簡潔、緊扣主題。遵守了這些準(zhǔn)則，交流者就能以最直接的方式和最合適的語言進行交際，達到最佳交際效果。就商務(wù)電子郵件而言，由于收信的一方在讀信時，寄信的一方不在場，無法像在打電話或面談時根據(jù)對方的反應(yīng)做出及時的調(diào)整，因此，電子郵件往來中雙方如何表現(xiàn)出“合作”的誠意，要比在電話交談或當(dāng)面會談中雙方如何彼此表示友好更加重要。如：

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這兩封信所圍繞的是初次定單，均遵循了合作原則中的相關(guān)準(zhǔn)則，內(nèi)容安排也十分有序，例1段落安排順序是：（1）告知收悉信函并向?qū)Ψ奖硎靖兄x;（2）關(guān)于初次定單列出關(guān)于產(chǎn)品的具體信息;（3）告知支付方式;（4）詢問銷售確認書。例2是例1的回復(fù)，及時回復(fù)本身就表明了‘合作’意向。按國際慣例，收到郵件者須盡早回復(fù)，最遲不能超過四十八小時。即使收件人無法立刻做出答復(fù)，也須先回電告知對方已收到郵件，并將盡快給予回復(fù)。例2的段落安排順序為：（1）告知收悉信函表示歡迎;（2）告訴自己的支付方式，承諾確認供應(yīng)對方所列價格的產(chǎn)品，并安排裝運;（3）隨函附上目錄以求更廣泛的商業(yè)合作。從這兩個例證中可以看出，一封能達到良好溝通目的電子郵件，必須遵守合作原則中的包括數(shù)量、質(zhì)量、方式、相關(guān)等準(zhǔn)則。

二、電子郵件中的禮貌原則

盡管合作原則概括了人類交際的本質(zhì)特點，但語用學(xué)領(lǐng)域的進一步研究發(fā)現(xiàn)，人們在交際過程中并不總是遵循合作原則，常常會故意違反某一準(zhǔn)則，但這一定是為了傳遞一些符合合作原則的信息，使用間接婉轉(zhuǎn)的方式表達一些含蓄的意思。

當(dāng)然，人們并非在任何時候、任何地方、對任何人交際都要遵守禮貌原則的，例如，在緊急或意外事件中、在激烈的爭辯或緊張工作的場合、或者在十分親密友好的朋友間不拘禮節(jié)的談話中，禮貌原則可能會讓位于話語的內(nèi)容，屈居次要地位。另外，適度的客套是禮貌，而超度的客套就是卑恭，超過了客套度的界限，就會給人虛假做作、卑微低下的感覺。例如：We beg to acknowledge receipt of your letter dated 11th December（我們懇求收到你的12月11日的函。句中“beg"使用不當(dāng)，過于明顯地貶低自己）。因此，我們必須區(qū)分“禮貌”和“卑恭”，不要盛氣凌人，也沒必要低三下四，把握好禮貌原則的度。

商務(wù)電子郵件作為一種書面語真實交際手段，一方面具有普通電子郵件的特點，另一方面又有商務(wù)函件的特點，與傳統(tǒng)商務(wù)信函一樣，其交際雙方同樣會遵循以上準(zhǔn)則。但是對商務(wù)電子郵件與傳統(tǒng)商務(wù)信函所使用的不同禮貌策略進行比較分析發(fā)現(xiàn)，兩者對禮貌的重視程度雖然總體上沒有顯著差異，但側(cè)重點有所不同。商務(wù)電子郵件更注重維護對方的積極面子，即希望得到別人的贊許，支持和喜愛的想法，重視保持友好合作關(guān)系，傾向于采用“以接近為基礎(chǔ)”的積極禮貌策略。而傳統(tǒng)商務(wù)信函則更客觀正式，注重維護對方的消極面子，即不希望別人強加于自己，自己不因遷就別人而受到別人的干涉、阻礙而使自己丟失面子的想法，傾向于采用“以回避為基礎(chǔ)”的消極禮貌策略。

商務(wù)電子郵件作為一種新興的現(xiàn)代商務(wù)交流工具，是收信和發(fā)信雙方真實的互動交際的產(chǎn)物，要求寫信人遵守合作與禮貌原則。一方面，寫信人需遵守合作原則，采用“合作”策略，及時回復(fù)，確保信息數(shù)量適中、真實可靠、清楚簡潔，并能緊扣主題。另一方面，寫信人還需考慮禮貌因素，尊重收信人對“面子”的心理需求，在把握好禮貌原則的度的前提下，實施積極的禮貌策略?？傊谧珜憞H商務(wù)電子郵件時，應(yīng)遵循郵件信息明了、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無誤、簡明扼要、禮貌周到的原則。

參考文獻：

[1] 何光明：透析商務(wù)英語電子郵件寫作[J]。新東方英語（大學(xué)版）。2006

（作者單位：臨沂大學(xué)外國語學(xué)院商務(wù)英語專業(yè)2017級?？?班）