朱勁松

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化的完善，各單位電子文件的歸檔面臨著嚴(yán)重考驗，也是擺在檔案管理者面前的工作方向。針對這分一問題本人從電子文件檔案的管理與方法方面略作探討。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案管理;方法探討

如今電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，因而產(chǎn)生了大量的電子文件，這些電子文件以快捷、方便的優(yōu)越性能而大大提高了工作質(zhì)量與效率，從而給工作帶來了極大便利。但是大量的電子文件的產(chǎn)生也為檔案管理者帶來了新的挑戰(zhàn)，如何做好電子文件檔案管理也是擺在檔案管理者面前的一個重要課題，更是完善當(dāng)前信息化建設(shè)與發(fā)展的一項重要內(nèi)容

1電子文件檔案管理現(xiàn)狀

1）對電子文件管理的重要性認(rèn)識不足，大多數(shù)單位對電子文件的意義和功用，沒有引起充分認(rèn)識和足夠重視，沒有制定對電子文件檔案整理、鑒定，歸檔的機制，他們只是使用計算機起草文件一旦打印出紙質(zhì)正式文件，作為草稿性的電子文件絕大多數(shù)不被保留.不采取任何保護措施，而是被新起草的電子文件不斷覆蓋，或者為用于其它信息的存儲而被清洗，或者僅是把電子文件存儲在U盤或硬盤內(nèi)，甚至對所保存的電子文件隨意進行增、刪，改等操作，使具有原始性電子稿件面目全非，而失去了歸檔保存意義。

2）電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存，造成資源浪費?！半p套制”保存是指將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存在一些單位的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，各部門在網(wǎng)上傳遞、承辦文件，雖然提高了工作效率，但文件辦完之后，又輔發(fā)紙質(zhì)文件作為歸檔材料，這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)、保存的局面，造成人力、物力，財力的浪費，勢必影響電子文件的廣泛應(yīng)用和檔案事業(yè)的進一步發(fā)展

3）電子文件的不安全因素，影響了對它的管理和長期保存。電子文件具有操作方便，傳遞快捷、存儲空間小等突出優(yōu)點，但也帶來定的不安全因素，諸如電子文件對軟硬件設(shè)備的依賴、不能直讀易更改、信息與載體相分離數(shù)據(jù)丟失、病毒侵害等，這些都給電子文件的安全保管和長期保存帶來諸多問題

4）電子文件管理工作瑣碎，任務(wù)繁重，對于大量的電子文件管理與歸檔需要鑒定真?zhèn)魏蛢r值斷定，這是個浩大繁瑣的工程，因此對于電子文件收集歸檔及鑒定工作來說難度較大，要達到存真去偽存精去雜的目的，使珍貴文件不再湮沒在價值不大的檔案材料之中，還需要一個逐步提高工作效率的過程。

5）檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)高低不同，電子文件歸檔工作不但要求工作人員必須具備檔案專業(yè)知識而且嬰有較好計算機操作技能，從目前情況看檔案管理人員中有相當(dāng)一部分專業(yè)素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才尤其是具備檔案管理和計算機信息處理復(fù)合型人才，使先進的檔案設(shè)備無法投入檔案管理中去，無法充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

在信息技術(shù)高度發(fā)達的當(dāng)今，如果上述問題得不到徹底解決，電子文件的管理就會停步不前，會因我們檔案人員的束手無策或疏忽遭受損失，嚴(yán)重制約信息化進程的進一步發(fā)展和深化。在電子時代，要使人類活動的真實記錄得以繼續(xù)，只有迎接電子文件的挑戰(zhàn)，管好用子電子文件，使之為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，因此，必須找到一種對電子文件進行管理的路子，這是時代賦予的責(zé)任，也是歷史發(fā)展的必然趨勢。

2對電子文件檔案管理的幾點見解

1）提高電子文件管理意識，把這項工作作為一項迫切的任務(wù)來抓。當(dāng)前，電子文件的不斷產(chǎn)生已經(jīng)成為文件管理的主要問題。它與紙質(zhì)文件一樣，同檬涉及到保密安全，管理，歸檔、利用等問題與紙質(zhì)文件具有同等作用。各級領(lǐng)導(dǎo)要把對電子文件的管理擺上議事日程，方可使信息化工程正常運行。再是采取有效手段，利用可借助的宣傳方式，大力盲傳電子文件管理的重要性，提高人們對電子文件管理的意識。

2）加強法制建設(shè)，依法管理電子文件，逐步形成一套完善的電子文件管理法制體系，相應(yīng)的法律法規(guī)是電子文件管理的一個重要前提，目前電子文件管理不善，與沒有一個電子文件法規(guī)有很大關(guān)系，因此，檔案行政管理部門應(yīng)會同政府行政部門聯(lián)合制定電子文件管理法規(guī)，確認(rèn)電子文件的法律地位，明確檔案中的行政行為，依法管理電子文件，檔案行政管理部門應(yīng)逐步制定和完善電子文件的全過程管理制度，做到有章可循，使電子文件的管理達到標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化、制度化。

3）在紙質(zhì)文件和電子文件之間建立一個“通道”，解決電子文件與紙質(zhì)文件的“雙套制”保存問題，建立“通道”，即是將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共同存儲在一張光盤上，然后利軟件和數(shù)據(jù)庫索引將二者結(jié)合，實現(xiàn)電子文件自動管理和檢索永久保存的文件，應(yīng)形成一套紙質(zhì)文件保存，要認(rèn)真收集保護原稿，對文件在處理過程中曾修改的文稿必須做修改標(biāo)記，各種修改信息應(yīng)予以保留，以備今后保存時一目了然，對電子文件檔案管理提供便利。

4）加強辦公系統(tǒng)和電子文件的安全防護工作，做好辦公系統(tǒng)和電子文件的安全防護，首先要抓好信息存儲載體制成材料這個問題。嚴(yán)把電子文件制成材料質(zhì)量關(guān)，提高電子文件載體的保存壽命為電子文件的長期保存打下基礎(chǔ)。二是保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實體安全，實體安全主要指環(huán)境和設(shè)備的安全，要有專人負(fù)責(zé)管理應(yīng)用有良好的室內(nèi)環(huán)境，保證機器設(shè)備和存貯設(shè)備不會因溫度渡動及火災(zāi)受到致命的傷害，三是要保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的運行安全，可設(shè)定登錄限制、使用文件權(quán)限和文件屬性等，這在一定范圍內(nèi)對服務(wù)器文件與數(shù)據(jù)提供了保護，四是做好數(shù)據(jù)庫備份工作，保證信息安全。五是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害，要在計算機系統(tǒng)上安裝防毒軟件，它可自動殺毒，嚴(yán)禁使用外來U盤，光盤等，必須使用時應(yīng)嚴(yán)格進行病毒檢測，確認(rèn)無病毒后方可使用，六是在不需要讀寫文件的地方使用“無盤工作站”，這種方法行之有效。

5）加強對電子文件和電子檔案管理知識的培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，電子文件也大量地出現(xiàn)在人們面前，在這種情況下，檔案人員只懂紙質(zhì)檔案管理知識是遠遠不夠的，必須學(xué)習(xí)電子文件和電子檔案管理知識，才能跟上時代的步伐，檔案行政管理部門應(yīng)加強這方面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，一是分期分批對檔案人員進行電子和電子檔案管理的培訓(xùn)：一是組織檔案人員去外地學(xué)習(xí)電子文件與電子檔案管理的經(jīng)驗：三是召開電子文件與電子檔案管理現(xiàn)場會，推廣這方面的先進經(jīng)驗，迅速提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

綜上所述電子文件作為新型信息載體，它以其自身獨特記錄形式和與紙質(zhì)文件無可比擬的優(yōu)越性使工作質(zhì)量和效率大大提高，它給傳統(tǒng)檔案工作理念，技術(shù)和方法所得帶束的嚴(yán)挑戰(zhàn)是檔案管理工作一場新變革，檔案管理者要針對性地采取有效措施不斷改進和完善各項管理工作，我相信電子文件的管理工作一定在不久的將來會更加完善、規(guī)范。

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