孔媛

摘 要：高校本科教學(xué)檔案管理是高校本科教學(xué)的重要組成部分，也是高校針對性開展教育工作的依據(jù)。但由于諸多因素影響，目前高校本科教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀，從不同的層面，包括認識層面、管理層面、信息處理層面等都存在問題，必須得到高度重視。本文筆者將結(jié)合自身學(xué)校的教學(xué)管理工作，談一談高校本科院校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，找尋其問題所在，并積極提出解決對策及改進策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：高校本科；教學(xué)檔案管理；現(xiàn)狀；問題；對策

近年來隨著我國教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校本科學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作也愈加重要，它是高校本科在開展教學(xué)實踐工作及師生在教學(xué)管理活動中所直接形成的、能夠被儲存查閱的文字、圖表、音像等歷史記錄。但在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，目前高校本科教學(xué)檔案管理有效性并不高，存在諸多問題。本文筆者也將結(jié)合近幾年我校的教學(xué)檔案管理現(xiàn)狀，從問題入手，為開展有效的高校本科教學(xué)檔案管理工作提供改進對策。

一、高校本科學(xué)院教學(xué)檔案的內(nèi)涵及管理工作的意義探析

這里所談到的高校本科教學(xué)檔案，主要是指圍繞本科教學(xué)活動所產(chǎn)生的各種具有保存價值的教學(xué)文件材料，包括本科階段的教育教學(xué)計劃、教師教學(xué)日歷、教師工作涉及、考試監(jiān)考安排、教學(xué)大綱、學(xué)生課表等等。

之所以要開設(shè)教學(xué)檔案，是因為教學(xué)檔案是學(xué)校開展教育教學(xué)工作的一個記錄、概括和總結(jié)，它能夠客觀地反映每個學(xué)院的教育教學(xué)工作，更是各個學(xué)院進行教學(xué)管理的檢查有效參考憑證。通過開展教學(xué)檔案管理工作，不僅能夠促進本學(xué)校教學(xué)教育事業(yè)發(fā)展，推動教師教學(xué)工作的進步，也能夠在一定程度上推動整個地方本科教育的發(fā)展。它能夠記錄本科學(xué)校的教學(xué)實踐活動，為后續(xù)的教學(xué)活動提供指導(dǎo)，有效的提高本科院校的教育教學(xué)質(zhì)量，更好地提高本科院校教學(xué)活動的有效性，肩負責(zé)任培養(yǎng)社會需要的人才。

二、高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、問題及原因探析

在開展高校本科院校教學(xué)檔案管理工作的過程中我們不乏發(fā)現(xiàn)，隨著經(jīng)濟社會的迅速發(fā)展以及信息時代的來臨，高校各個學(xué)院的教學(xué)檔案管理工作已經(jīng)落后于時代發(fā)展要求，其管理工作的有效性大大降低，不再滿足于當(dāng)下高校本科對教學(xué)檔案管理的需求。經(jīng)分析發(fā)現(xiàn)，目前高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理工作主要在認知層面、體制機制層面、規(guī)范化層面存在問題，需要加以正確認識和分析。

1.本科學(xué)院教學(xué)檔案管理工作開展中存有認識不足問題

雖然高校本科教育工作者能夠認識到本科教學(xué)檔案管理工作的重要性，但在實際行動意識上仍然較弱，存在兩大認識問題。首先部分教育工作者無論是在微觀層面還是在宏觀層面都將各學(xué)院的檔案管理工作放置在教學(xué)工作的末端，沒有及時的檢查、記錄、創(chuàng)新、發(fā)展，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作的存在許多缺陷。其次一些教育管理工作者雖然在行動上開展教學(xué)檔案管理工作，但存在某些錯誤觀念，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理工作走入誤區(qū)。如教學(xué)者認為檔案收集、管理、儲存不重要，因此在教學(xué)工作中對信息歸檔不重視，導(dǎo)致信息遺漏、缺失。再如學(xué)校沒有配備專門的檔案管理人員，檔案管理人員經(jīng)常是“兼職人員”教務(wù)員或者教學(xué)秘書，而他們往往身兼數(shù)職無法滿足檔案管理的專業(yè)性、實效性要求。有些本科院校甚至缺少教學(xué)檔案管理工作所應(yīng)用的基礎(chǔ)設(shè)備，忽視經(jīng)費的投入，頻繁的更換教學(xué)管理人員，導(dǎo)致檔案管理混亂不堪，難以發(fā)揮其有效價值。

2.本科學(xué)院教學(xué)檔案管理工作機制不健全、模式老化

高校本科教學(xué)檔案管理工作之所以在當(dāng)下難以有效開展，是因為本科各個學(xué)院教學(xué)檔案管理工作機制不健全，管理模式十分落后無法滿足時代發(fā)展要求、教育發(fā)展要求，嚴重降低了檔案管理工作的有效性。筆者發(fā)現(xiàn)，在檔案管理工作中一些部門很少提及檔案管理工作，即使形成了相應(yīng)的文件教材，但由于缺乏管理制度、沒有統(tǒng)一的執(zhí)行標準也導(dǎo)致教學(xué)檔案管理無法順利進行。由于檔案管理工作機制不健全，沒有系統(tǒng)的、全面的對檔案管理工作進行規(guī)劃，因此在登記、存放、借閱等方方面都存在忽視，這些弊端的總和效應(yīng)導(dǎo)致學(xué)院甚至學(xué)校的一些教學(xué)重要文件流失，不利于學(xué)校的而教學(xué)工作開展。

目前本科教學(xué)檔案管理工作中的工作人員大多數(shù)都是非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，因此管理人才結(jié)構(gòu)不合理。絕大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，對檔案管理工作“一知半解”，更談不上跟隨時代要求變革和創(chuàng)新管理工作。檔案管理工作崗位人員，更換頻繁，也是導(dǎo)致檔案管理工作交接混亂的一項重要原因。

信息技術(shù)高速發(fā)展的今天進入信息時代的高校本科教學(xué)檔案管理工作面臨嚴重問題，即管理模式老化?，F(xiàn)如今大部分學(xué)校的教學(xué)檔案仍然是紙質(zhì)檔案，教學(xué)存檔也不全面，各院系、各專業(yè)之間的檔案難以交流與對接，導(dǎo)致檔案管理工作無法滿足教育要求，更與時代相脫節(jié)。

3.本科學(xué)院教學(xué)檔案管理規(guī)范化程度低下、內(nèi)容殘缺

規(guī)范、系統(tǒng)以及完整是本科高校各學(xué)院開展教學(xué)檔案管理工作所必須滿足的基本要求之一。但在工作中我們不難發(fā)現(xiàn)，高校本科教學(xué)檔案管理工作的規(guī)范化程度、歸檔完整率并不高，甚至處于十分低下的層次。有些教學(xué)工作者或管理人員無法行事及時有效的對接，導(dǎo)致教材無法及時歸檔，材料缺失、漏歸現(xiàn)象十分常見。甚至一些教師在記錄教學(xué)檔案時存在“敷衍了事”的現(xiàn)象，沒有統(tǒng)一的標準進行檔案記錄。如在教學(xué)活動中有的教師記錄個人出席人數(shù)，有的教師則記錄總體出席人數(shù)等，在歸納檔案時造成了繁雜問題。

本科教學(xué)檔案管理工作中的編研工作滯后問題也是本科教學(xué)檔案管理規(guī)范化程度低下的一個重要原因。一些高校本科學(xué)校的編研工作遠遠跟不上教學(xué)檔案管理工作的要求，甚至根本沒有開展與之相對應(yīng)的工作，使得教學(xué)檔案管理工作的推進效率并不高、教學(xué)檔案的利用率十分低下。

三、高校本科學(xué)院教學(xué)檔案管理的改進措施及對策探析

正是基于上述所說，目前在高校本科教學(xué)檔案管理工作中存在諸多問題。而高校本科教學(xué)檔案管理工作又十分重要，因此高校本科教育管理工作者必須采取合適的措施及策略來改進本科教學(xué)檔案管理工作，“對癥下藥”解決上述問題，以提高高校各個專業(yè)本科教學(xué)檔案管理工作的有效性。

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高教學(xué)檔案管理重視程度

本科院校教育管理工作者及領(lǐng)導(dǎo)必須端正對本科院校教學(xué)檔案管理工作的態(tài)度，認識到本科教學(xué)檔案管理工作的價值及重要性。只有確保學(xué)校層面重視檔案管理工作，才能夠確保人力、資金、基礎(chǔ)河北的投入，才能夠為學(xué)校進行有效的檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。這就要求，學(xué)校管理人員要做到“三大支持”。首先要支持學(xué)校開展檔案管理工作，適當(dāng)?shù)陌才殴芾砣藛T，并制定有關(guān)的檔案管理工作內(nèi)容，嚴格尊重檔案管理工作的相關(guān)要求。其次要支持學(xué)校檔案管理工作人員的工作反饋活動，及時記錄在案，進行針對解決，以確保檔案管理工作中問題及時發(fā)現(xiàn)、問題及時解決。此外要加大對學(xué)校檔案管理工作的資金與資源支持，針對性的下放資金，以滿足學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的需要，從而為學(xué)校開展檔案管理工作打好基礎(chǔ)。

2.明確職責(zé)，提高檔案管理工作人員素質(zhì)

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)檔案管理工作的支持工作及領(lǐng)導(dǎo)工作，而檔案管理工作實施的關(guān)鍵在于管理人員。因此為確保本科學(xué)校的教學(xué)檔案管理工作能夠切實游俠的進行，高校必須優(yōu)化本科教學(xué)檔案管理工作人員，通過多種方式提升他們的專業(yè)能力及業(yè)務(wù)素質(zhì)，以確保檔案管理工作人員能夠滿足檔案管理工作的要求。

這就要求學(xué)校要對檔案管理工作人員開展豐富的培訓(xùn)活動，讓檔案管理部門的工作人員明確自身職責(zé)所在，在不斷學(xué)習(xí)與提升下更好地提高自身的素質(zhì)，以為檔案管理工作提供人才保障。

3.建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化檔案管理制度

高校本科的教學(xué)檔案管理工作必須嚴格尊重相關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)進行工作開展，包括《高等學(xué)校檔案實體分類法》《高等學(xué)校教學(xué)檔案工作規(guī)范》等等。這些非法律法規(guī)為學(xué)校的本科教學(xué)檔案管理工作提供了方向和適當(dāng)?shù)墓芾碇笜?，能夠有效指?dǎo)本科的教學(xué)檔案管理工作。

為確保本科學(xué)校的檔案管理工作能夠切實有效的進行，高校必須建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、制度化的檔案管理制度，要從領(lǐng)導(dǎo)層面、實施層面、監(jiān)督層面、反饋層面等多層面入手，環(huán)環(huán)相扣，確保檔案管理工作能夠系統(tǒng)、流暢的進行。

4.注重開展本科教學(xué)檔案管理編研工作

編研工作是高校開展檔案管理工作中的重要內(nèi)容，學(xué)校要重視教學(xué)檔案的編研工作。首先要將所收集到的有關(guān)的教學(xué)檔案資料進行鑒別工作，去偽存真、去劣存優(yōu)，以確保檔案的基礎(chǔ)編纂工作能夠有效完成。其次，要及時的對所收集到的檔案“查漏補缺”，確保檔案資料能夠清晰、全面的被存檔，按照類別編號加以合理的存儲。此外，要針對具有專門價值和特殊意義的教學(xué)檔案進行專門存儲和記錄，以確保合理的利用和及時的保存，更進一步推動檔案管理工作的有效進行。

5.做好檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

在信息社會的大背景下，信息化、網(wǎng)絡(luò)化成為了本科院校開展傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的最大問題。為滿足時代要求，提高高校本科教學(xué)檔案管理工作的有效性。高校在開展教學(xué)檔案管理工作的過程中必須積極迎合時代發(fā)展要求，從多角度推動學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，以提高其管理有效性。

首先本科院校在開展檔案管理工作時要確保管理工作人員具備一定的信息技術(shù)能力，能夠靈活應(yīng)用信息技術(shù)規(guī)整、管理檔案信息。其次，為確保檔案管理工作的信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)更加有效，學(xué)校要及時的額引進先進技術(shù)和信息設(shè)備，以滿足檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的要求。

四、結(jié)束語

總而言之，高校教育管理工作者必須認識到本科院校檔案管理工作的重要性，不斷的豐富、完善它的存在，讓高校教學(xué)檔案成為高校開展教育工作的寶貴財富。在探析教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀、解決教學(xué)檔案管理的問題過程中為高校教學(xué)檔案管理工作注入活力。

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