摘 要：教學(xué)檔案管理對高校來說，是提高教學(xué)質(zhì)量，制定教學(xué)方案重要輔助工作，因此高校需要提高對日常教學(xué)檔案管理的重視度，制定有效的措施，促進管理效果的提升。本文基于本科專業(yè)評估工作進行探究日常教學(xué)檔案管理情況，分析了其存在的問題，然后提出了有效的管理策略。其中包括提高教學(xué)檔案管理的意識，制定教學(xué)檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，完善教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，提高管理人員的綜合素質(zhì)等方法，使高校教學(xué)檔案管理工作的問題得到及時處理，促進管理工作效率的大幅度提升。

關(guān)鍵詞：本科專業(yè)評估;教學(xué)檔案;管理措施

教學(xué)檔案管理工作是高校當(dāng)中的重要工作，而且也會對評估工作產(chǎn)生較大的影響。在教育信息化快速發(fā)展的今天，高校教學(xué)檔案資源數(shù)量明顯增加，導(dǎo)致相關(guān)管理工作難度越來越高，以往的管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)目前工作的需求，因此需要加強落實教學(xué)檔案信息化管理，如從本科專業(yè)評估工作方面做好日常教學(xué)檔案管理工作，最終促進管理效率的提高。

一、普通高校教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1.對教學(xué)檔案管理關(guān)注度不夠

在日常管理工作中，高校更加愿意將關(guān)注點放在如何提高教學(xué)質(zhì)量，增加科研成果方面，卻沒有過多的關(guān)注教學(xué)檔案管理，對教學(xué)檔案管理工作，還沒有深刻地認(rèn)識到其重要性。甚至有些教師和檔案管理人員也沒有對教學(xué)檔案保持較高的重視度，導(dǎo)致管理工作方面有許多的疏漏。如許多教學(xué)過程中的資金沒有及時或者完整地收集，導(dǎo)致教學(xué)檔案的全面性不足，影響到教學(xué)檔案的質(zhì)量。高校需要在教學(xué)檔案管理方面投入更多的精力，才能使其管理更加符合現(xiàn)實的需求。

2.日常教學(xué)檔案管理不夠規(guī)范化

要想使教學(xué)檔案管理工作可以達到預(yù)期的目標(biāo)，就需要制定完善的管理制度，提高管理方法的有效性。但是目前許多高校忽略了教學(xué)檔案管理工作的完善，不僅沒有進行科學(xué)管理，也沒有設(shè)置管理的有效評價標(biāo)準(zhǔn)。同時許多教學(xué)檔案沒有得到有效整理，不僅使檔案分散在不同的工作部門當(dāng)中，也沒有依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進行檔案收集和整理。另外高校有的部門會習(xí)慣性地保存檔案，有的部門卻沒有很好地保存，各部門參差不齊，很大程度上削弱了教學(xué)檔案的真實性。而且一些保存下來的檔案文件是復(fù)印件，沒有很好地保存原件，這充分顯示出了教學(xué)檔案管理中隱藏著許多的問題急需進行解決。

3.教學(xué)檔案管理信息化不夠全面

由于信息技術(shù)的發(fā)展，許多高校已經(jīng)引入信息技術(shù)，但是在教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中，引入信息技術(shù)還比較少，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理信息化遲遲無法實現(xiàn)。另外部分高校仍然以保存紙質(zhì)的檔案作為唯一的方式，眾多檔案管理比較困難，嚴(yán)重影響到檔案管理工作的質(zhì)量[3]。另外一些高校沒有配備檔案管理工作所需的計算機，也沒有購入或者研發(fā)所需的管理軟件，導(dǎo)致教學(xué)檔案的計算機管理效果一直得不到有效提升。而且許多高校還沒有建立教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫，使得許多信息無法在計算機當(dāng)中顯示，嚴(yán)重影響人們尋找所需的檔案，導(dǎo)致工作效率無法滿足需求。

4.教學(xué)檔案管理人員的能力有所不足

部分高校還沒有安排有專門的崗位進行教學(xué)檔案管理，管理工作多成為院系教學(xué)秘書的附加工作，這些人員沒有專業(yè)的檔案管理知識，其在開展工作的時候，容易出現(xiàn)混亂，導(dǎo)致管理效果不夠明顯。另外這些人員還有一些自己本職的工作，因此其較少會花大量的精力和時間進行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理無法滿足現(xiàn)實的要求[4]。同時，部分人員沒有按照規(guī)定進行還提交教學(xué)檔案，導(dǎo)致教學(xué)檔案不夠完整，不利于教學(xué)檔案管理的有序進行。而且而此方面也沒有完善的管理制度，導(dǎo)致沒有上交日常教學(xué)檔案或者檔案不完整的情況均沒有得到有效管制，最終會嚴(yán)重影響到檔案管理工作的效果。

二、基于本科專業(yè)評估完善高校教學(xué)檔案管理工作的措施

隨著高校工作的開展，其不僅需要提高教學(xué)的效果，還需要提高對教學(xué)檔案管理的重視度，使整個教學(xué)過程均可以得到有效監(jiān)督和管理。通過以上對于目前高校教學(xué)檔案管理工作存在的問題進行分析，從專業(yè)評估的角度，提出完善高校教學(xué)檔案管理工作的有效措施如下。

1.樹立正確的教學(xué)檔案管理意識，提高管理的效果

在高校本科專業(yè)評估當(dāng)中各個工作人員需要需要意識到教學(xué)檔案對高校教學(xué)工作開展的重要性，而且高校領(lǐng)導(dǎo)也需要看到教學(xué)檔案管理對學(xué)校內(nèi)部管理的作用。因此需要做好相關(guān)管理工作的準(zhǔn)備。第一，在高校內(nèi)部需要確定每個部門人員在教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中需要承擔(dān)的責(zé)任。比如可以把學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)確定為第一責(zé)任人，全面掌控教學(xué)檔案管理工作;而部門領(lǐng)導(dǎo)則確定為第二責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門的教學(xué)檔案管理工作;各個部門的人員則是第三負(fù)責(zé)人，主要承擔(dān)教學(xué)檔案的收集和整理工作。經(jīng)過確定每個層級人員的工作責(zé)任之后，可以使教學(xué)檔案的管理和監(jiān)督工作得到有效完善，滿足教學(xué)檔案管理的需求。第二，每個部門的人員都需要以本科專業(yè)評估為基礎(chǔ)，做好相關(guān)的宣傳工作，使師生均可以了解到教學(xué)檔案管理對教學(xué)工作的作用，從而使其在工作和學(xué)習(xí)中做好相關(guān)的管理工作，加強檔案的整理，為管理工作提高有效的支持。第三，需要使教學(xué)檔案管理人員明確其工作的重要性，在管理工作投入更多的精力和時間，使管理工作可以得到完善。

2.制定有效的教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，促進管理的規(guī)范

高校需要按照教育局提出的要求，在融入自身的工作情況當(dāng)中，進行建設(shè)具有現(xiàn)實意義的工作標(biāo)準(zhǔn)，然后進行規(guī)范化管理，提高管理工作的有效性。同時也需要制定合理的工作流程，使每個工作細(xì)節(jié)可以得到有效管控，以達到教學(xué)檔案管理的目標(biāo)。第一需要確定高校教學(xué)檔案信息化管理的制度，尤其是進行對檔案的格式、數(shù)據(jù)的處理方式等均需要進行詳細(xì)規(guī)定，使教學(xué)檔案可以順利收集和整理，并且將工作效果和績效考核進行聯(lián)系，有助于提高管理人員的工作積極性，完成教學(xué)檔案管理工作的要求。第二，需要加強檔案的分類，如可以按照功能分成日常教學(xué)、實訓(xùn)、學(xué)生學(xué)籍、教師個人信息等方面的檔案，經(jīng)過合理應(yīng)用信息技術(shù)，使分類做好檔案的整理，并且保障信息的準(zhǔn)確度，使教學(xué)檔案可以完整收集和整理，提高教學(xué)檔案管理工作的效率。第三，需要使紙質(zhì)文件和電子文件在信息上保持一致，做好檔案保存工作，方便高校人員進行取用。

3.建設(shè)教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，加強檔案的管理

就本科專業(yè)評估工作來說，需要涉及多種指標(biāo)，如果需要輔助評估工作的進行，就需要進行尋找歷史的檔案，找到自己所需的資料，此項工作具有一定的難度，因此其工作效率一直比較低。對于這種情況，高校各院系需要完善教學(xué)檔案管理機制，做好檔案的分類，然后進行建設(shè)專業(yè)的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫，需要調(diào)用數(shù)據(jù)的時候，很快從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中獲得所需的檔案信息。其次，高校需要設(shè)立電子數(shù)據(jù)庫之后，及時將紙質(zhì)檔案的信息輸入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，并且合理應(yīng)用信息軟件，完整記錄檔案的情況，確定檔案的動態(tài)，有助于人們更快地進行尋找檔案資料。最后，高校之間可以就一些教學(xué)方案的信息進行共享，建設(shè)高校可以互相應(yīng)用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，不僅可以有效擴大教學(xué)評估工作的效率，也可以使教學(xué)檔案管理更加有效的發(fā)展。

4.積極進行教學(xué)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其能力

高校教學(xué)檔案管理工作具有一定的難度，而且細(xì)節(jié)方面的工作比較多，因此高校各相關(guān)部門需要按照具體需求安排專業(yè)的管理人員。進行教學(xué)檔案整理需要花費大量精力和時間，而且在歸檔的時候也需要按照不同的要求進行整理，這對管理人員來說是一個不小的挑戰(zhàn)。因此高校不僅需要安排專業(yè)的檔案管理人員，還需要做好相關(guān)的監(jiān)督工作，使管理人員可以按照要求進行操作，使教學(xué)檔案管理可以更加有序。同時高校需要鼓勵管理人員進行自我提升，多學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，使自身的能力可以滿足工作的需求。另外高校也需要給管理人員進行培訓(xùn)，使其了解如何在教學(xué)檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用信息技術(shù)，然后將信息技術(shù)應(yīng)用于實際檔案管理工作當(dāng)中，使教學(xué)檔案可以順利輸入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，并且做好相關(guān)的維護工作，使教學(xué)檔案的作用得到充分發(fā)揮。

三、結(jié)語

本科專業(yè)評估可以為高校進行建設(shè)完善教學(xué)檔案管理系統(tǒng)提供有效的不足，經(jīng)過針對性本科專業(yè)評估，高?？梢砸庾R到教學(xué)檔案的作用，并且加強對檔案的管理，促進教學(xué)工作的完善。所以高校領(lǐng)導(dǎo)需要積極吸取先進的建議，了解目前教學(xué)檔案管理當(dāng)中存在的問題，確定有效的工作計劃，完善管理工作。同時在實際工作中，需要樹立良好的管理工作意識，做好規(guī)范化管理的準(zhǔn)備，建設(shè)檔案的數(shù)據(jù)庫，提高管理人員的能力等，使高校教學(xué)檔案管理工作的質(zhì)量得以有效提升。

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作者簡介：麥惠芳（1975-），女，海南海口人，大學(xué)本科學(xué)歷，海南醫(yī)學(xué)院助理館員，長期從事檔案管理工作。