郭立 楊帆

摘要：檔案作為一項無形資產(chǎn)，為企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展提供準(zhǔn)確的信息和有效的服務(wù)。但檔案信息又不僅僅是一種無形的資產(chǎn)，它也是企業(yè)管理和有形資產(chǎn)的依據(jù)、憑證，在企業(yè)管理中彰顯著重要的作用。其潛在價值是企業(yè)固本強基謀發(fā)展不可或缺的基石。因此，企業(yè)應(yīng)該重視檔案的管理開發(fā)與利用，切實地把檔案管理工作納入企業(yè)各項經(jīng)營管理工作當(dāng)中，真正落實到位。

關(guān)鍵詞：檔案；企業(yè)發(fā)展；作用

檔案管理在企業(yè)內(nèi)部發(fā)揮著重要作用，可以實現(xiàn)信息的傳遞、共享，達到預(yù)期目標(biāo)。為了在競爭激烈的市場環(huán)境中保持自身優(yōu)勢，必須堅持與時俱進的理念，對檔案管理進行創(chuàng)新。從實際情況出發(fā)，制定出切實可行的策略，為企業(yè)創(chuàng)造更大經(jīng)濟效益。

1檔案是企業(yè)發(fā)展與改革的歷史依據(jù)

檔案是一個企業(yè)建立、發(fā)展、改革的歷史進程活動的真實記錄，它以承載歷史，探索未來的特殊性直接服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展建設(shè)。在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著不可或缺的作用。電力企業(yè)發(fā)展至今經(jīng)歷是了數(shù)次體制改革，這些企業(yè)跨越式的歷史發(fā)展足跡只有在檔案里才能得到彰顯。它見證了一個企業(yè)從小到大、由弱變強的發(fā)展歷程，見證了企業(yè)的艱辛與輝煌，它來源于企業(yè)又服務(wù)于企業(yè)。這些檔案也是維護企業(yè)權(quán)益的依據(jù)。在經(jīng)歷的數(shù)次企業(yè)改革過程中，每涉及企業(yè)資產(chǎn)、人員、經(jīng)營等等各方面的情況都需要查閱大量的檔案資料，檔案為改革的方案實施和改革的順利推進提供大量的信息資料，也為企業(yè)改革提供穩(wěn)定保障。因此，在企業(yè)的發(fā)展進程中，現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和鞏固在好多方面都要以企業(yè)檔案作為基礎(chǔ)，檔案具有不可替代的地位和作用。

2當(dāng)前企業(yè)檔案管理模式的優(yōu)勢與不足

集中管理模式。優(yōu)勢：可以保證檔案的整體性與安全性，有利于工作的全面建設(shè)，可以發(fā)揮出強大功能。檔案管理系統(tǒng)權(quán)利集中、制度規(guī)范，能夠及時發(fā)現(xiàn)缺檔漏檔情況，便于改進，讓其更加完善。不足：集中管理模式比較單一，在市場經(jīng)濟條件下，顯示的信息具有滯后性、局限性、很難滿足實際發(fā)展需要，甚至?xí)霈F(xiàn)錯誤指導(dǎo)的問題。

3發(fā)揮的作用

3.1檔案是促進企業(yè)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)

隨著企業(yè)改革與發(fā)展的不斷深入，企業(yè)檔案管理也被賦予了新的使命，它作為一種無形的，不可再生的資產(chǎn)在企業(yè)中彰顯著越來越重要的地位。圍繞南網(wǎng)總公司“打造經(jīng)營型、服務(wù)型、一體化、現(xiàn)代化的國內(nèi)領(lǐng)先、國際著名企業(yè)”的戰(zhàn)略目標(biāo)，我們的企業(yè)發(fā)展站在了一個新的、更高的起點上，這就要求我們檔案工作也要提高到更高的層次來，逐步實現(xiàn)檔案管理的一體化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，要不斷豐富內(nèi)容，優(yōu)化結(jié)構(gòu)，改進服務(wù)手段，圍繞企業(yè)的各項管理加強服務(wù)，提高企業(yè)檔案的利用效能，才能使企業(yè)檔案對企業(yè)的管理具有現(xiàn)實指導(dǎo)和輔助決策的作用，使其隱性效益向顯性效益轉(zhuǎn)化，達到規(guī)范、促進、提高的目的。做好企業(yè)檔案工作，對挖掘企業(yè)生產(chǎn)潛力、提高企業(yè)生產(chǎn)能力、加強企業(yè)文化建設(shè)、增強企業(yè)科技創(chuàng)新能力和現(xiàn)代化管理水平、維護企業(yè)和職工的合法權(quán)益、調(diào)動企業(yè)職工的積極性和創(chuàng)造性都具有重要作用。

3.2增強法制意識，維護企業(yè)利益

檔案工作是一項政治性、專業(yè)性、技術(shù)性、服務(wù)性和時效性很強的工作。在企業(yè)發(fā)展，可能因為各種原因產(chǎn)生較大爭議問題或者法律糾紛的時候，檔案的客觀性和真實性成為具有說服力的證據(jù)，從而更好地維護企業(yè)的利益。企業(yè)檔案就如一座無聲的豐碑，記錄著企業(yè)發(fā)展和前進的步伐。一個企業(yè)，如同一個生命，而檔案如同是記錄了這個生命的形成、發(fā)育、成長的生命軌跡和歷史的唯一依據(jù)，見證著生命成長的每一步足跡。而檔案員肩負(fù)的就是管理和保護好這歷史依據(jù)的神圣使命和責(zé)任，任重道遠(yuǎn)。

3.3檔案是企業(yè)獲得科研方法的選擇及技術(shù)方案決策的重要依據(jù)

從電力企業(yè)的角度來說，在電力生產(chǎn)建設(shè)以及經(jīng)營活動中，科技檔案的應(yīng)用有著較為重要的作用。在電力企業(yè)的施工設(shè)計和電網(wǎng)改造上可以提供重要的依據(jù)。在電力企業(yè)發(fā)展中，在發(fā)生事故的時候，企業(yè)檔案可以作為原始依據(jù)，可以提供一手的資料，從而更好地制定出可行的工作方案。另外在一些電力企業(yè)，原始檔案通過深層次編研形成較為系統(tǒng)的檔案，從而傳遞給企業(yè)相關(guān)決策者，從而幫助企業(yè)決策者制定出切實可行的策略。如：單位在2013年建立輸電線路數(shù)據(jù)庫的過程中，業(yè)務(wù)部門從檔案室查閱了203卷共802件工程檔案，檔案室提供的原始資料為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集提供了大量、真實、完整的依據(jù)，在線路維護研究等領(lǐng)域提供了較大的幫助。

4企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新策略

4.1文檔流程創(chuàng)新

這是一種全新的管理理念，是建立在先進信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，在平臺上實現(xiàn)操作。文件管理階段主要是面向不同的用戶，提供相應(yīng)的任務(wù)，建立一系列的制度保證借閱文件的質(zhì)量，形成文件關(guān)聯(lián)體或者文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制，保證順利執(zhí)行。檔案管理階段主要是為普通用戶提供檔案信息利用的便利性，信息主要以簡便、直觀為主，整理歸納數(shù)據(jù)，并能夠及時切換視窗，讓管理人員掌握具體情況。同時要注意建立安全機制，因為網(wǎng)絡(luò)上可能會遇到風(fēng)險，容易造成信息丟失的情況，所以要提高檔案管理安全等級，只有內(nèi)部人員才能進入，防止對系統(tǒng)進行損壞。

4.2管理機制創(chuàng)新

信息安全管理主要通過對信息本身與工作人員實施管理兩個方面進行。采用先進的科學(xué)技術(shù)手段，在計算機硬件上消除安全隱患，保證系統(tǒng)正常運行。同時還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢安全可靠。針對于工作人員方面而言，建立管理政策，保證每個人各司其職，實現(xiàn)相互之間的協(xié)調(diào)合作，保持信息的流暢。定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高人員綜合素質(zhì)，適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。對待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，減少失誤情況的發(fā)生。

4.3工作平臺創(chuàng)新

新時期的創(chuàng)新管理，企業(yè)應(yīng)該在傳統(tǒng)流程基礎(chǔ)上進行優(yōu)化，積極引入信息技術(shù)，堅持與時俱進的理念。借助計算機技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，充分實現(xiàn)電子化，可以減少人為主觀因素造成的失誤，提高資料的完整性和可靠性，使用起來也會非常方便。為企業(yè)提供數(shù)據(jù)信息管理平臺，對內(nèi)部情況有全面的了解，在進行活動的時候可以對信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、利用方式靈活等進行多樣化要求，讓檔案管理實現(xiàn)質(zhì)的飛躍。管理人員要用發(fā)展眼光去看待問題，積極引入先進技術(shù)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化，從而為企業(yè)更好發(fā)展服務(wù)。

5結(jié)語

綜上所述，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中具有重要意義，可以為決策提供科學(xué)依據(jù)。要緊跟時代發(fā)展的步伐，對管理模式進行創(chuàng)新，體現(xiàn)出檔案的實用價值，有利于實現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻：

[1]龔疆濤.企業(yè)人事檔案管理及其模式創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2018（8）：106+114.

[2]王玥.企業(yè)人事檔案管理及其模式創(chuàng)新[J].企業(yè)改革與管理，2017（19）：81-82.

（作者單位：湖南黑麋峰抽水蓄能有限公司1

山東泰山抽水蓄能電站有限責(zé)任公司2）