楊青

摘 要：檔案管理是指檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供各種信息一系列管理過程，它是醫(yī)院各項管理工作的完整記錄，是醫(yī)院人力資源管理過程中取之不盡的寶貴資源。隨著社會的發(fā)展和科技的進步，轉(zhuǎn)變醫(yī)院檔案管理模式，規(guī)范檔案管理工作，使之為臨床醫(yī)療和醫(yī)院人力資源管理提供更好的服務和保障，是新時代下醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革對檔案工作的新任務和新要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理；人力資源管理；醫(yī)院

檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作中的重要組成部分，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革的不斷深入以及醫(yī)院人事管理的不斷提高，檔案管理發(fā)揮的作用則會更加顯著和突出。可以說醫(yī)院檔案管理事業(yè)是一項一勞永逸的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)。多年來，醫(yī)院的檔案管理工作取得了長足發(fā)展，為促進醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展做出了重要貢獻。但是，就目前的檔案管理工作，其發(fā)展已經(jīng)跟不上新形勢的發(fā)展需要，必須與時俱進，在此筆者作一分析。

一、檔案管理在醫(yī)院人力資源管理中的現(xiàn)狀和存在的問題分析

檔案管理雖然在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但就目前發(fā)展現(xiàn)狀依然存在很多問題，顯得不盡人意。主要表現(xiàn)為：人事檔案管理意識逐漸淡薄、收集效率不高、管理技術(shù)落后等問題突出。同時，醫(yī)院在選才、用才、育才、激才、留才等方面只注重醫(yī)護業(yè)務人員和管理人員，很少引進和激發(fā)檔案專業(yè)人才，致使檔案管理工作無法為醫(yī)院更好地服務。

1.用工形式的多樣化，造成人檔分離現(xiàn)象普遍存在。隨著醫(yī)院用工形式多樣化發(fā)展，致使醫(yī)務人員的檔案變?yōu)椤皸墮n”、“死檔”，不能及時更新，更不能如實記錄醫(yī)務人員的實際狀況。同時，由于人事檔案的內(nèi)容更新不全面，不及時，給醫(yī)院選人、用人不能提供完整的參考和依據(jù)。

2.人事檔案整理收集工作存在難度。近年來，檔案管理工作由于受多方面條件的限制，給個別人員提供了可乘之機，出現(xiàn)了假年齡、假工齡、假學歷，特別是有的檔案材料在內(nèi)容和形式上如出一轍，千篇一律，不能反映某個人的真實情況。面對真假難辨的信息，檔案管理人員往往力不從心，沒有有效的辦法來鑒定，只能被動接受。虛假信息往往導致人事部門無法正確評估員工的實際情況。

3.對人事檔案管理的重視程度不夠。我國的人事檔案大約是在五年之內(nèi)才整理一次，已經(jīng)放入人事檔案的材料不會再審核鑒定，新放進去的材料也無非是些考核登記表、工資表等程式化的東西，而真正反映當事人近期動態(tài)情況的材料卻少之又少，人力資源管理部門無法從這些人事檔案中獲取到有價值的信息。

4.人事檔案管理技術(shù)落后。傳統(tǒng)的人事檔案大都以紙質(zhì)檔案管理為主，隨著人員流動性的加強，會出現(xiàn)當事人去了另一個單位或城市，但他的檔案卻還在原單位或原城市，人力資源管理部門要想查閱這個人的檔案就要去別的單位或另一個城市去查閱，給人力資源管理部門帶來很大不便，浪費了大量的人力、財力和物力。

5.對人事檔案管理的重要性認識不夠。醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案工作是一項單純并且不易及時取得成績的工作，但是有些醫(yī)院則認為，只要看好檔案，不丟失，不泄密，能應付外調(diào)、查檔就可以了，未能從單位長遠發(fā)展和本質(zhì)上認識人事檔案管理的重要性，長此以往，造成人事檔案的整體管理工作逐步弱化甚至惡化。另外，從事檔案管理的人員既不能獲得社會所推崇的高薪、高位，也不能得到應有的價值肯定，嚴重挫傷了管理人員的積極性和工作熱情，甚至有的管理人員辭退工作。

二、提升檔案管理在醫(yī)院人力資源管理水平的策略分析

1.提供真實可靠的信息。作為檔案管理人員，要想真正做到人盡其才，挖掘每個員工的潛力，發(fā)揮他們在崗位上的各司其職，首先要掌握每個員工真實的、全面的個人信息，如員工的工作經(jīng)歷、職業(yè)道德、業(yè)務水平、個人技能、個人素質(zhì)等。通過檔案的查閱，每個員工的全部歷史和工作經(jīng)歷便會一目了然，從而為人力資源部門的選人、用人提供有價值的的參考和依據(jù)。

2.最大限度地發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的效力。在醫(yī)院，人力資源并不是靜止的，它隨著時間的推移和內(nèi)外環(huán)境的變化，會出現(xiàn)工作人員流動、崗位變化、優(yōu)勝劣汰等情況，這時檔案就可以實現(xiàn)人力資源信息的共享，可以科學預測人力資源的需求，促進人才在醫(yī)院之間的合理流動，使人力資源得到有效的配置和使用。

3.增強檔案的真實性。作為檔案，其最基本、最重要的特性就是真實性。所以工作人員要在原有基礎上進行清查、核對信息，剔除無效、虛假信息，進一步完善醫(yī)院的人才數(shù)據(jù)庫，及時檢測數(shù)據(jù)庫的動態(tài)，及時更新員工的資料信息。

4.加強人事檔案的時效性。在新時代下，人事檔案應根據(jù)社會發(fā)展變化及現(xiàn)實需要，不斷把新產(chǎn)生的有關(guān)個人經(jīng)歷的材料有選擇地、及時地補充到人事檔案中去，增強人事檔案信息的時效性。同時，要加強人事檔案的動態(tài)性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定。除了沒有價值的內(nèi)容外，要及時地補充新的內(nèi)容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識員工的實際情況，為人才流動做好鋪墊。

5.加強人事檔案的電子化管理。隨著網(wǎng)絡的高速發(fā)展和全面普及，以后電子文檔管理將是醫(yī)院人事檔案管理中的新內(nèi)容和新要求。人事檔案工作，必須要與時俱進，大力引入現(xiàn)代的科技手段，實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化和文檔一體化，便于查詢，使數(shù)據(jù)化的檔案資料為醫(yī)院發(fā)展提供好更好的服務，提高工作效率。

6.提高檔案工作人員專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。檔案人員是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶，檔案人員的素質(zhì)會直接影響到檔案的利用。在新時代下，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。首先，檔案人員要熟悉工作環(huán)節(jié)，在檔案接收、整理、歸檔、入庫、上架的過程中嚴格把控，及時輸入計算機，并做好備份工作，這樣通過辦公系統(tǒng)方便查詢。其次，檔案管理人員也要不斷充電，提高自己，做到終身學習，努力使工作再上新臺階。第三，作為醫(yī)院管理者，也要做好人才的引進和培養(yǎng)，注重招聘一些有檔案專業(yè)知識，有檔案專業(yè)技術(shù)的人才充實檔案人才隊伍。

總之，人事檔案管理是醫(yī)院發(fā)展的無形動力。作為工作人員，要對檔案信息進行深層次數(shù)據(jù)挖掘，為醫(yī)務人員和管理者提供多方面、多途徑、多層次信息服務，真正讓檔案信息資源在提高醫(yī)院診療水平，提升醫(yī)療質(zhì)量和深化醫(yī)院改革中發(fā)揮好服務保障作用。