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        信息技術在高中學校檔案管理中的應用

        2019-09-10 17:54:19張真真王猛
        青年生活 2019年6期
        關鍵詞:檔案管理信息技術應用

        張真真 王猛

        摘 要:近年來,經濟的發(fā)展,促進我國科技水平的提升。信息技術已經廣泛應用于各個領域,并且發(fā)揮了重要作用。在高中檔案管理中運用信息技術,可以提高檔案管理效率與質量,促進學校整體工作的開展,提高辦學質量。本文就信息技術在高中學校檔案管理中的應用展開探討。

        關鍵詞:高中學校 ;檔案管理; 信息技術; 應用

        隨著信息時代的飛速到來,推動了信息技術在社會眾多領域的廣泛應用,也導致智能化發(fā)展成為了各個行業(yè)的主流發(fā)展。在學校檔案管理工作中,利用信息化技術有助于創(chuàng)新學校管理模式以及教學模式,能夠為檔案管理的信息智能化提供良好的發(fā)展空間,從而使得學校檔案管理在文獻資源、客戶服務等各方面水平都得到了明顯提升,有效促進了學校的可持續(xù)發(fā)展。

        一、高中學校檔案管理的特點

        高中的檔案管理進入了信息化管理的階段,信息技術的高效與快捷在檔案管理的系統(tǒng)應用上體現(xiàn)得更加突出,信息技術對于高中檔案管理系統(tǒng)的應用發(fā)揮著積極作用,應用信息技術使高中檔案信息管理更加快捷與高效。同時信息的儲存容量也相當豐富,檔案信息在檢索方面也更加快捷。信息技術應用于高中檔案管理系統(tǒng),一些效率很高的軟件可以加以應用,這對高中檔案管理效率的提高起到了促進作用。另外,現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)要求操作者具有較高水平的專業(yè)性,因此對從事檔案管理人員綜合素質提出了更高要求,需要具有一定水平的信息管理技術才能進行進行熟練操作,對具體檔案信息的管理才會專業(yè)與熟練,提高檔案管理的效率與規(guī)范性。

        二、高中學校檔案管理工作應用信息技術的具體情況

        高中學校檔案能夠詳細記錄教師的工作以及學生的實際情況,還有學校的基礎工作,這些都是非常重要的資料。隨著時間的增長,資料越來越多,如何才能在數據庫中找到我們想要的資料就需要我們去思考。在學校中,需要經常使用檔案資料庫中的資料,信息技術的應用不但可以整理數據,同時也可以提升資料獲取的效率,其科學性更高。因為檔案管理資料逐漸增多,傳統(tǒng)的方法只能獲取或者是對一小部分數據進行統(tǒng)計,還遠遠達不到體現(xiàn)數據的特點,但是偶然性會直接影響結果,并且消耗的人力物力較多,從目前來看,效率非常低。客觀地說,傳統(tǒng)高中學校檔案管理的工作量較大,并且負擔重,而且獲取的結果還不能將數據體現(xiàn)的客觀事實反映出來。就算是普通學生的轉校和升學等都是非常繁瑣的。在個別地區(qū)甚至還存在紙質材料記錄的問題,這很容易影響工作人員的辦事效率,并且安全系數偏低。通過信息技術在檔案管理中的應用,能夠極大限度地彌補傳統(tǒng)管理存在的漏洞,如安全性與保密性都可以提升一個臺階,并且也可以提升查閱以及處理數據的效率,方便學校相應工作的開展,也能夠作出更為有效的科學決策。

        三、運用信息技術優(yōu)化高中檔案管理的策略

        (一)著力開展檔案標準化、規(guī)范化建設

        學校檔案管理還受困于檔案管理軟、硬件設施和人員素質的限制,導致它還停留在傳統(tǒng)檔案管理和自動化檔案管理相互配合的階段,而檔案管理標準化、規(guī)范化建設的滯后則嚴重影響了學校檔案管理系統(tǒng)整體水平的提高。在學校檔案管理中運用信息技術,首先需要建立健全檔案管理標準化管理體系,推動檔案業(yè)務的規(guī)范化操作,保證信息技術在檔案編碼、存儲、借閱和維護的每個環(huán)節(jié)都能有章可循,引導學校檔案管理人員開展檔案管理的自動化建設,幫助學校檔案調閱人員快速查找、調閱出相關檔案資料,推動學校檔案管理部門和學校其他部門的有效銜接,建立健全學校檔案的長期系統(tǒng)管理體制,真正將學校檔案管理的標準和規(guī)范工作打造成一個系統(tǒng)工程,能夠有效服務于學校的基建工程、日常管理和教育教學工作。

        (二)構建云計算信息處理平臺

        云技術,作為具備大量并能夠擴充以及開發(fā)相關能力的技術,在信息技術的支持下,也可以為用戶提供更多優(yōu)質的服務。云技術主要是由云服務以及云計算構成,云計算更偏向于開的方面,利用虛擬化技術和自動化技術,創(chuàng)造更多運算資源,而云服務通過虛擬形式的運用,就可以將運算、亂帶、存儲等信息利用服務的形式,在網絡環(huán)境之中直接提供個用戶。所以,基于云計算的信息資源共享的云服務管理,就應該圍繞基礎設施和平臺來建設,這樣才能夠讓高中學校信息資源建設更加的規(guī)范,通過各種平臺的交互使用,就可以實現(xiàn)資源的共享。高中學校需要將檔案管理的工作重點理清楚,在學校的公共云中上傳具有較高保密等級或者是重要的檔案,確保其能夠妥善保存,強化對檔案的管理。

        (三)提高高中學校檔案管理的信息安全能力

        高中學校檔案管理的內容涉及方方面面,面對不斷變化的學生與教師信息,使得高中檔案信息容量大,內容繁瑣龐大。保障檔案信息及載體的安全是檔案管理的基本任務。運用信息技術進行檔案管理可以充分體現(xiàn)其高效、快捷的特點,但是由于種種原因,也會出現(xiàn)一些管理的疏漏,所以對于檔案系統(tǒng)安全性的保護就顯得異常重要,要加強對檔案信息的保護,就要充分做好準備,有效運用計算機加密技術與云儲存技術,確保檔案信息的安全與完整。

        (四)推動學校檔案數據庫的信息化建設

        我國學校依然停留在從傳統(tǒng)的文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段,走向這一步的關鍵就是構建功能健全、系統(tǒng)穩(wěn)定的檔案數據庫。檔案數據庫的信息化建設主要遵循的是全宗原則,它強調以全宗為基本單位構建學校檔案數據庫,保證所有學校檔案數據都能建立在一個牢固的立足點,從而最大程度地保證學校數據庫的原始記錄性。此外,檔案數據信息必須遵循全宗原則,來構建數據庫內部管理層次、管理聯(lián)系等,保證整個學校檔案管理系統(tǒng)能夠伴隨學校文件周期進行動態(tài)跟蹤,能夠將檔案信息各個需要記錄的環(huán)節(jié)都能記錄到位,從而構建一個完整的數據鏈條,能夠以電子文件的形式呈現(xiàn)學校檔案數據的描述、利用、驗證、保存等諸多數據庫信息。

        四、結語

        總而言之,在網絡計算機技術不斷更新的進程中,平臺數據處理技術得到快速發(fā)展,在社會各界通過運用信息技術,能夠提升其工作效率與質量。通過這一個平臺的合理利用,就可以提供更多的信息化建設資料給人們,促進信息化建設的加速推進。所以,在高中學校檔案工作中,數據處理就是重要的內容,只有將信息技術的作用完全發(fā)揮出來,并且妥善保管檔案資料,就能夠提升管理水平。

        參考文獻:

        [1]王秀珍.高中學校檔案管理現(xiàn)狀以及對策研究[J].辦公室業(yè)務,2017(05):111.

        [2]吳素娜.高中學校檔案管理工作存在的問題及對策[J].知識窗(教師版),2017(02):9.

        [3]吳耀玲.高中學校檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].黑龍江史志,2014(09):94-95.

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