蘇杭

摘要：科技的進步發(fā)展，提升了信息技術(shù)水平，并且信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理，可以有效提升檔案管理效率及實效性，基于此，本文闡述了事業(yè)單位檔案管理的必要性以及信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的主要作用，對信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進行了探討分析。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;必要性;信息技術(shù);應(yīng)用;作用

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的有效應(yīng)用，有助于提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。因此為了提升事業(yè)單位檔案管理效率，以下就信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用進行了探討分析。

一、事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位檔案管理的必要性主要表現(xiàn)為：（l）依法治檔的需要。檔案工作規(guī)范的根本在于依法治檔?！稒n案法》的頒布，正是我國檔案事業(yè)朝著健康方向發(fā)展的強力后盾。新形勢下的檔案工作需對不同地方給予充分運用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的檔案法規(guī)。各部門也應(yīng)相應(yīng)健全相關(guān)檔案制度，做到靈活有效地管理。（2）事業(yè)單位檔案應(yīng)用的需要。一方面需共享信息資源。檔案員在做好搜集、整理、評定及保存檔案的同時，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編檔案文件等資料，以便使檔案使用者之需。以外，還要加強檔案存放庫房設(shè)備。另一方面需順應(yīng)時代變化的要求，提升其運用的水平，這樣不僅增加了社會效益，而且能促進檔案工作健康發(fā)展。

二、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的主要作用

信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用的作用主要體現(xiàn)在：（1）有助于擴大檔案管理范圍。信息傳送技術(shù)具備較高的局限性，導(dǎo)致以往實施的檔案資源開發(fā)對象僅局限于固定區(qū)域中的資源或者各相關(guān)單位中現(xiàn)存的各種資源。而經(jīng)由合理應(yīng)用信息技術(shù)的方式，可有效優(yōu)化事業(yè)單位資源管理系統(tǒng)，促使時間及空間限制的問題得以有效解決，如此一來，事業(yè)單位便可以不受空間以及時間限制的實施各環(huán)節(jié)檔案管理操作。（2）合理應(yīng)用信息技術(shù)，推進了檔案資源管理的系統(tǒng)化發(fā)展進程。經(jīng)由信息化技術(shù)的實效性發(fā)揮，檔案信息存儲的數(shù)量以及可靠性大幅度提升，同時，建立起有效的信息化系統(tǒng)，也有利于更好的保證數(shù)據(jù)的統(tǒng)一。

三、信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

（一）應(yīng)用數(shù)據(jù)技術(shù)提升檔案信息備份及存儲實效性。事業(yè)單位可以利用多種有效的信息技術(shù)實施檔案信息的備份及存儲操作，可有效避免傳統(tǒng)檔案管理模式下發(fā)生的各種備份及存儲實效性較低等問題，有助于提升檔案管理的整體質(zhì)量?；诂F(xiàn)代化信息技術(shù)理念的影響，大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展速度越來越快，經(jīng)由合理應(yīng)用各種大數(shù)據(jù)技術(shù)的方式，可促使各環(huán)節(jié)檔案管理的效率有效提升。在具體檔案管理工作時，各相關(guān)管理人員可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案等實施數(shù)據(jù)化信息轉(zhuǎn)化操作，同時，經(jīng)由將文字及影像信息加以綜合的方式，對傳統(tǒng)檔案實施數(shù)據(jù)化的備份及存儲操作。如此一來，可有效提升檔案管理相關(guān)支出的整體控制質(zhì)量，也有助于各檔案管理人員累積更多的新型、現(xiàn)代化的檔案管理經(jīng)驗，進而將各種信息技術(shù)以及各環(huán)節(jié)檔案管理工作的實效性更為充分的發(fā)揮出來。

（二）應(yīng)用專業(yè)軟件推進檔案精細化管理進程。事業(yè)單位可利用相關(guān)的專業(yè)軟件，嘗試對各種檔案信息實施精細化管理操作。具體而言，事業(yè)單位可利用檔案管理軟件，實時修改相應(yīng)的檔案信息以及對個別檔案實施調(diào)出操作等。以往實施的各環(huán)節(jié)檔案管理對人力資源過分依賴，通過有效應(yīng)用專業(yè)信息化軟件的方式，可良好解決此類問題。同時，基于檔案管理軟件的實際應(yīng)用不斷深入、范圍不斷擴大，事業(yè)單位在具體實施各環(huán)節(jié)檔案管理工作時，具有的選擇也會相對增加。其中，需要注意的為，想要利用信息化檔案管理軟件實施高效的精細化檔案管理操作，則相關(guān)的管理人員也需要具備較高的管理能力以及綜合素質(zhì)。因此事業(yè)單位需要重視針對各檔案管理人員，積極開展和組織多種類型的檔案管理知識理論、技能以及信息化檔案管理軟件操作相關(guān)的培訓(xùn)和教育活動等，并可以經(jīng)由組織競賽或者實踐活動的方式，提升檔案管理人員的積極性和自主性，促使其更好的投入到自身工作中，有助于促使事業(yè)單位檔案管理整體質(zhì)量以及效率提升。

（三）應(yīng)用信息技術(shù)改良檔案管理流程。當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)可以作為信息高效傳播的載體，事業(yè)單位在利用各種信息化技術(shù)實施具體的檔案管理工作時，也可以將信息技術(shù)的此類優(yōu)勢良好的發(fā)揮出來，即經(jīng)由合理應(yīng)用信息技術(shù)的方式，提升信息傳播質(zhì)量，改良檔案管理流程及內(nèi)容。個別事業(yè)單位在實際應(yīng)用信息技術(shù)時依舊會利用軟件調(diào)整檔案管理模式，該方法雖然可以促使信息技術(shù)于檔案管理過程中良好發(fā)揮自身優(yōu)勢，但卻無法將信息技術(shù)的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。事業(yè)單位是檔案管理的主體，可經(jīng)由有效建設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及優(yōu)化檔案管理溝通體系的方式，創(chuàng)設(shè)檔案管理信息化通道，促使檔案信息及相應(yīng)的檔案管理信息可以被更好的傳遞出來，有助于優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的流程及內(nèi)容。

（四）應(yīng)用云技術(shù)推進共享式檔案管理實現(xiàn)進程。目前云技術(shù)已經(jīng)較為成熟，云端的物理接口可以為智能手機以及電腦等，將其有效應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中，有助于提升各環(huán)節(jié)檔案管理工作的效率及實效性。具體而言，各事業(yè)單位經(jīng)由合理應(yīng)用云技術(shù)的方式，可促使檔案管理的共享程度大幅度提升，進而促使檔案管理不斷趨于云管理轉(zhuǎn)變。同時事業(yè)單位可建立起相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，并實施好各環(huán)節(jié)檔案信息數(shù)據(jù)庫檢修及維護工作。各有關(guān)區(qū)域內(nèi)的事業(yè)單位也可以借助政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫，進行良好的自有檔案信息數(shù)據(jù)建立以及維護操作，即將政府建立的檔案信息數(shù)據(jù)庫發(fā)揮云端支撐的功能，并實施的于數(shù)據(jù)中實施相應(yīng)的檔案信息傳輸操作，進而促使事業(yè)單位的檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榧贫思艾F(xiàn)實管理于一體的管理模式，有助于更充分的了解和應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”運營及管理理念。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著事業(yè)單位改革的不斷深入，其檔案管理要求也越來越高，因此為了提升事業(yè)單位檔案管理效率，需要合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而使事業(yè)單位檔案的功能作用得到充分發(fā)揮。

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