孫賢榮

摘要：合同管理是高校內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中業(yè)務(wù)層面的重要模塊之一。本文選取了合同管理模塊，結(jié)合筆者的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，介紹了開展合同管理內(nèi)控評(píng)價(jià)的工作路徑，重點(diǎn)分析了合同內(nèi)控評(píng)價(jià)中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容和經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題，并據(jù)此提出了管理建議及今后開展內(nèi)控評(píng)價(jià)工作的啟示。

關(guān)鍵詞評(píng)價(jià)：合同管理：內(nèi)部控制：?jiǎn)⑹?/p>

按照《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南》的要求，高校需從單位層面和業(yè)務(wù)層面對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部控制評(píng)價(jià)（以下簡(jiǎn)稱“內(nèi)控評(píng)價(jià)”）。高校在業(yè)務(wù)層面中有十三個(gè)模塊，其中六個(gè)模塊是與事業(yè)單位共有的，分別是預(yù)決算管理、收支管理、采購管理、合同管理、資產(chǎn)管理和基建管理。這些模塊從不同的角度、不同的側(cè)重點(diǎn)來管控單位的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，但模塊之問義有交錯(cuò)。以合同管理為例，除了與預(yù)決算管理直接聯(lián)系不大，與收支、采購、資產(chǎn)、基建都有直接的聯(lián)系。如何在縱橫交錯(cuò)的模塊管理中對(duì)龐大的學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理和評(píng)價(jià)就成為難點(diǎn)。

一、開展合同管理內(nèi)控評(píng)價(jià)的工作路徑

無論開展哪種內(nèi)控評(píng)價(jià)，其工作路徑是基本類似的。以合同管理內(nèi)控評(píng)價(jià)為例，工作路徑基本如下。

1.確定評(píng)價(jià)目標(biāo)。通過開展評(píng)價(jià)活動(dòng)，摸清學(xué)校合同管理的內(nèi)控建設(shè)情況和運(yùn)行情況，查找薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，以評(píng)促改，防范風(fēng)險(xiǎn)，完善合同管理。

2.明確評(píng)價(jià)內(nèi)容。學(xué)校某一期間合同管理內(nèi)控建立與運(yùn)行的合理性和有效性，可從合同管理制度建設(shè)情況、合同管理工作機(jī)制建立情況、合同分類管理情況、合同崗位設(shè)立和職責(zé)情況、印章使用情況、合同的訂立、履行及歸檔情況等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)。

3.實(shí)施評(píng)價(jià)工作。主要是收集、查閱管理制度及流程文件，實(shí)地訪談合同主管部門、歸口管理部門和執(zhí)行部門，開展穿行測(cè)試，對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行模擬實(shí)施，抽查相關(guān)佐證資料，與制度或標(biāo)桿進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)或風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

4.與被評(píng)價(jià)單位溝通。通過評(píng)價(jià)發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)要得到被評(píng)價(jià)單位的確認(rèn)，以利于后期整改。

二、合同管理內(nèi)控評(píng)價(jià)中重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容

1.合同管理制度建設(shè)情況。包括在制度中是否明確合同管理的部門職責(zé)，是否明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍，是否明確授權(quán)審批權(quán)限，是否明確合同擬定、審批、執(zhí)行、登記、保管環(huán)節(jié)的程序和要求，是否對(duì)合同統(tǒng)籌管理，如何進(jìn)行分類管理等。

2.合同管理工作機(jī)制建立情況。包括合同管理的工作機(jī)制如何，合同的最高管理機(jī)構(gòu)是誰，重大合同與一般合同怎么區(qū)分，歸口管理部門的職能權(quán)限和審查重點(diǎn)，執(zhí)行部門的責(zé)任，由誰進(jìn)行全程督導(dǎo)檢查等。

3.合同分類管理情況。高校合同內(nèi)容很多，主要包括科研類合同、資產(chǎn)類合同、基建類合同、修繕類合同及其他類合同等。應(yīng)關(guān)注這些合同如何分類，由哪些部門歸口管理。

4.合同崗位設(shè)立和職責(zé)情況。包括合同專職管理人員的崗位設(shè)立和崗位職責(zé)，合同歸口管理單位的合同管理人員分工，合同簽訂和執(zhí)行單位的人員分工和授權(quán)審批，學(xué)校的合同專用章如何管理和使用。

5.合同的訂立、履行及歸檔情況。包括合同內(nèi)容和條款的合法、合規(guī)性，合同執(zhí)行期是否過長(zhǎng)導(dǎo)致學(xué)校利益受損，合同生效后是否嚴(yán)格履行約定的義務(wù)，合同保管狀況如何，是否泄露了國(guó)家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密而導(dǎo)致利益受損。

三、合同管理內(nèi)控評(píng)價(jià)中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問題

1.學(xué)校對(duì)合同管理重要性認(rèn)識(shí)不足。學(xué)校容易忽視合同管理，尤其是合同的統(tǒng)籌管理，往往在合同管理中有分工，但未設(shè)立專門合同管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌管理：或設(shè)置了專人專崗，但配備力量不足，無法承擔(dān)學(xué)校大量的審核業(yè)務(wù)：或?qū)I(yè)合同審核力量不足，難以應(yīng)對(duì)學(xué)校復(fù)雜的合同業(yè)務(wù)。

2.合同訂立不規(guī)范。一是有的校內(nèi)單位以本單位的名義對(duì)外簽訂合同，其不具備獨(dú)立法人資格，一旦發(fā)生合同糾紛，學(xué)校就要承擔(dān)法律責(zé)任。二是部分合同文本擬定不夠嚴(yán)謹(jǐn)，或缺少訂立時(shí)問，或缺少印章、簽字等，給學(xué)校帶來風(fēng)險(xiǎn)。三是個(gè)別合同簽訂程序不合規(guī)，合同簽訂時(shí)問晚于付款發(fā)票開出時(shí)間甚至于合同生效起始時(shí)問，無法發(fā)揮合同的實(shí)質(zhì)性約束作用：有的未過公示期就簽訂合同，不符合國(guó)家招投標(biāo)法的有關(guān)規(guī)定。

3.合同管理信息化不能滿足需求。對(duì)合同管理沒有獨(dú)立的信息化管理系統(tǒng)，依附于學(xué)校的行政管理系統(tǒng)：或者合同管理系統(tǒng)與招標(biāo)采購系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等不銜接，信息流僅在各自的系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，沒有實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的對(duì)接和共享，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)合同訂立到履行、歸檔的全過程管理監(jiān)督。 4.印章管理不規(guī)范。一是校內(nèi)單位未經(jīng)授權(quán)使用本單位的公章簽訂合同，帶來法律風(fēng)險(xiǎn)。二是有的部門雖經(jīng)授權(quán)使用，合同專用章的使用范圍與實(shí)際管理業(yè)務(wù)不符。

5.合同檔案管理不到位。一是沒有建立合同總臺(tái)賬。合同歸口管理部門自行編號(hào)、統(tǒng)計(jì)、歸檔，合同主管部門未統(tǒng)籌歸檔。二是合同執(zhí)行部門歸檔管理不規(guī)范。由于沒有明確的規(guī)范，各單位白行管理，缺乏明確的要求和規(guī)范的管理，檔案不完整。

四、加強(qiáng)合同管理的建議

1.學(xué)校要重視合同管理工作。應(yīng)建立健全合同管理組織體系，明確合同主管部門的人員配置和崗位職責(zé)，充分配備人員。明確合同主管部門、歸口管理部門、執(zhí)行部門的職責(zé)和分工，尤其是發(fā)揮主管部門的統(tǒng)籌管理作用。

2.學(xué)校要重視合同信息化的建設(shè)。應(yīng)將合同管理信息系統(tǒng)建設(shè)納入學(xué)校信息化建設(shè)整體規(guī)劃，在合同授權(quán)、履行、后續(xù)管理等各環(huán)節(jié)設(shè)置有效的關(guān)鍵控制節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)審批留痕、進(jìn)程跟蹤、付款控制、風(fēng)險(xiǎn)提示、信息匯總、歸檔完整等信息化全過程管理，使內(nèi)控管理貫穿于合同管理的每個(gè)環(huán)節(jié)，防范風(fēng)險(xiǎn)，提高效率，實(shí)現(xiàn)合同管理規(guī)范化。同時(shí)，合同管理應(yīng)與行政管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、科研管理、基建工程等有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)信息共享、聯(lián)動(dòng)管理。

3.學(xué)校要加強(qiáng)合同印章的管理。管住印章，就能基本管住合同的簽訂。學(xué)校應(yīng)定期梳理各歸口管理部門業(yè)務(wù)內(nèi)容，合理授權(quán)合同審批權(quán)限，界定印章使用范圍，應(yīng)對(duì)印章有所區(qū)分，使各類印章使用既規(guī)范義有效。

4.合同主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同歸口管理部門的業(yè)務(wù)督導(dǎo)和管理統(tǒng)籌，對(duì)合同全過程實(shí)施監(jiān)管。合同主管部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)合同訂立的管理，應(yīng)對(duì)各類合同文本定期進(jìn)行梳理，規(guī)范各類合同文本，如強(qiáng)對(duì)法律性條款審核，做到內(nèi)容規(guī)范，要素齊備，表達(dá)嚴(yán)謹(jǐn)，盡量由學(xué)校起草，由對(duì)方單位先行簽署。建立規(guī)范的、統(tǒng)一分類和連續(xù)編號(hào)的合同總臺(tái)賬。應(yīng)定期對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。

五、對(duì)今后開展內(nèi)控評(píng)價(jià)工作的啟示

1.學(xué)校重視內(nèi)控建設(shè)是做好內(nèi)控評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)。內(nèi)控評(píng)價(jià)與內(nèi)控建設(shè)是相互作用的。有效的內(nèi)控評(píng)價(jià)能使內(nèi)控建設(shè)有的放矢、抓住重點(diǎn)，并達(dá)到“以評(píng)促建”，內(nèi)控建設(shè)的規(guī)范義是內(nèi)控評(píng)價(jià)的依據(jù)和基準(zhǔn)。只有學(xué)校充分重視內(nèi)控建設(shè)，內(nèi)控評(píng)價(jià)才有用武之地。否則，無論評(píng)價(jià)結(jié)果多么有用，最終都是被擱置的命運(yùn)。

2.必須加強(qiáng)對(duì)評(píng)價(jià)人員的培養(yǎng)和培訓(xùn)。評(píng)價(jià)工作涉及面廣，內(nèi)容復(fù)雜，需要人員有較高的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。目前許多高校都是聘請(qǐng)事務(wù)所或者咨詢公司開展業(yè)務(wù)。但評(píng)價(jià)業(yè)務(wù)應(yīng)該是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、定期的日常工作。所以高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身人員的培養(yǎng)，以應(yīng)對(duì)開展這項(xiàng)工作的人員不足或?qū)I(yè)能力不足情況。

3.評(píng)價(jià)工作應(yīng)因地制宜，結(jié)合單位實(shí)際情況。不同的單位有不同的管理特色。評(píng)價(jià)工作可以借助標(biāo)桿，但必須根據(jù)本單位的目標(biāo)和管理實(shí)際情況。這樣的評(píng)價(jià)結(jié)果適用性更強(qiáng)，也容易讓被評(píng)價(jià)單位接受，從而更好地發(fā)揮評(píng)價(jià)的作用。

參考文猷：

[1]財(cái)政部.關(guān)于開展行政事業(yè)單位內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評(píng)價(jià)工作的通知，財(cái)會(huì)[2016] II號(hào)[S].北京：財(cái)政部，2016-6-24.

[2]教育部.教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）[s].教財(cái)廳[2016]2號(hào)，2016-4-26.1B431A6E-3239-4E5A-9FC0-70D2AC306C67