李建寧

【摘 要】檔案是見(jiàn)證單位成長(zhǎng)發(fā)展的一個(gè)縮影。它記錄了單位的歷年管理活動(dòng)、文化生活、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)等活動(dòng)，可以說(shuō)它是單位歷史的顯照，對(duì)今后的管理奠定了良好的基礎(chǔ)，為單位的領(lǐng)導(dǎo)者管理提供了有力的參考依據(jù)。借助檔案，我們能夠很好地了解過(guò)去，把握現(xiàn)在和預(yù)見(jiàn)未來(lái)。

【關(guān)鍵詞】檔案收集;對(duì)策與建議;利用

作為檔案管理工作者，要對(duì)檔案及時(shí)收集、整理整編、做好保管、利用工作。嚴(yán)格按照檔案管理工作制度、文件材料歸檔制度執(zhí)行檔案管理。對(duì)于我們單位目前來(lái)說(shuō)， 在單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的積極配合努力下，相繼通過(guò)了一二期的組織驗(yàn)收工作，檔案管理取得了間斷性成果。一是，把分散在辦公室、各部門(mén)的檔案都集中起來(lái)進(jìn)行了統(tǒng)一分類、整理、編目、上架。二是，由內(nèi)設(shè)的業(yè)務(wù)組織部門(mén)分別整理各自形成的歸檔文件。按照本單位文件材料歸檔范圍進(jìn)行不同門(mén)類文件材料的歸檔?，F(xiàn)將文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)及非紙質(zhì)文件材料的歸檔范圍做一說(shuō)明。文書(shū)文件材料的歸檔范圍主要有A類黨群管理類、B類行政管理類、C類經(jīng)營(yíng)管理類、D類生產(chǎn)技術(shù)類;科技文件材料的歸檔范圍包括基本建設(shè)、設(shè)備儀器、科學(xué)技術(shù)研究、產(chǎn)品;會(huì)計(jì)文件材料的歸檔范圍包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)文件;音像材料及實(shí)物的歸檔范圍主要包括照片、錄音、錄像、唱片、影片、獎(jiǎng)品、贈(zèng)品、印章、字畫(huà)、產(chǎn)品;電子文件以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體 。

作為檔案管理工作者，加強(qiáng)檔案收集工作的對(duì)策與建議。收集信息、合理歸檔 ，常規(guī)性檔案，按期限采集、整理、歸檔;特殊資料的收集與保管，將采取不定期采集、整理、歸檔;臨時(shí)性重點(diǎn)資料檔案，有針對(duì)性的采集與整理，充分發(fā)揮重要資料的時(shí)效性。檔案的采集需要通過(guò)紙質(zhì)與電子化采集相結(jié)合的方式，使檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性、有價(jià)值性充分發(fā)揮出來(lái)。做好收集信息的交接及保管工作。定期將單位的檔案送交檔案管理部門(mén)收集、保管，保持原有全宗的完整性及相關(guān)全宗的聯(lián)系性，進(jìn)行紙介質(zhì)立卷，電子檔案做好儲(chǔ)備。電子檔案整理、保管過(guò)程中需注意以下幾個(gè)問(wèn)題：

（1）要保持存儲(chǔ)介質(zhì)的防磁、防潮。

（2）整理、錄入電腦的安全性，做好用機(jī)的殺毒工作;

（3）防止檔案的病毒侵害，資料防篡改、毀損;

（4）防止電子檔案的信息外泄，做好保密工作。

（5）做好檔案信息收集人員的素質(zhì)、能力、責(zé)任感的培養(yǎng)

作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該不斷地用知識(shí)武裝自己，通過(guò)多渠道與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富檔案管理水平，能夠有效地保管好檔案，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定有力的基石。我們不僅要學(xué)好科學(xué)文化知識(shí)、專業(yè)知識(shí)、歷史知識(shí)、還要在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，為更好的服務(wù)于管理者利用檔案而努力。加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，是做好檔案提供利用工作的關(guān)鍵 一是加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭(zhēng)檔案的門(mén)類、載體齊全完整。只有掌握豐富、齊全、完整的原始資料，才能形成高質(zhì)量的檔案，才能在提供利用上掌握主動(dòng)權(quán)。反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。為保證檔案的齊全完整，就需要加強(qiáng)檔案征集工作，確保檔案原始資料齊全。同時(shí)把好接收關(guān)，特別注意接收一些有科研價(jià)值的專業(yè)檔案。 二是加大對(duì)檔案的審查、編排力度。隨著檔案現(xiàn)代化管理力度的不斷加強(qiáng)，需要我們對(duì)接收的各類檔案進(jìn)行重新編排。由于許多接收的檔案或多或少地存在案卷號(hào)混亂、與卷號(hào)不相符，或者頁(yè)碼不齊全、裝訂不齊全、卷內(nèi)文件目錄未編寫(xiě)等問(wèn)題，因此，在接收時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審查，加大編排力度，及時(shí)解決存在的各種問(wèn)題。 三是完善檔案檢索工具能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無(wú)完備的檢索工具。針對(duì)這一情況，我們?cè)谠械陌妇砟夸?、全引目錄的基礎(chǔ)上編制了文號(hào)索引、專題目錄、基礎(chǔ)數(shù)字匯編等檢索工具，既為查檔者提供了快捷的服務(wù)，又進(jìn)一步提高了檔案利用的工作效率。 作為檔案工作者，應(yīng)該熟悉檔案內(nèi)容。先熟悉經(jīng)常用到的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時(shí)間近的檔案，后熟悉形成時(shí)間遠(yuǎn)的檔案，結(jié)合收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、熟悉檔案的內(nèi)容及存放地點(diǎn)。

在檔案工作中既要搞好基礎(chǔ)工作注意做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢查等工作的建設(shè)，又要提高檔案的利用價(jià)值。全面提高檔案工作人員的素質(zhì)，更好地為檔案利用工作服務(wù)。檔案工作人員對(duì)檔案工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)、扎實(shí)、細(xì)致，要做到一絲不茍，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中養(yǎng)成一種自覺(jué)的工作作風(fēng)，必須具備為利用者服務(wù)的思想，既要積極熱情又能任勞任怨。嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案制度，耐心解答利用者提出的問(wèn)題并認(rèn)真聽(tīng)取利用者對(duì)檔案工作的意見(jiàn)和建議。在實(shí)踐中不斷提高工作效率和個(gè)人素質(zhì)。作為新時(shí)代的檔案工作者，要不忘初心、牢記使命做新時(shí)代檔案工作的不懈奮斗者。

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