何玉蘭

摘 要：伴隨著改革開放的步伐，我國(guó)高校的檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制已經(jīng)從原來的單軌制轉(zhuǎn)變?yōu)椤半p軌制”，但是由于各個(gè)地方的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平不同，造成了各高校檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制出現(xiàn)短板，無法與各個(gè)地方的人事部門形成良好的銜接，造成了很多畢業(yè)學(xué)生的檔案丟失、教師檔案混淆，以及其他高校行政部門人員的不實(shí)，等等方面，給我國(guó)高校的檔案管理體制與運(yùn)行機(jī)制帶來了較繁瑣的問題。本文為了能夠?qū)⒏咝n案管理與運(yùn)行方面提升到新的高度，做出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案工作;管理體制;運(yùn)行機(jī)制;改革創(chuàng)新

由于高校的檔案相對(duì)其他企事業(yè)單位的檔案來說比較繁瑣，需要時(shí)時(shí)更新與跟蹤，加上檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制比較落后，我國(guó)高校檔案的管理與運(yùn)行存在較多的問題。提高各高等院校的檔案管理與運(yùn)行水平勢(shì)在必行，對(duì)檔案工作的管理體制與運(yùn)行機(jī)制需要進(jìn)行一場(chǎng)改革與創(chuàng)新。

一、高校的檔案工作的特點(diǎn)概述

1.種類繁多

按照高校的檔案性質(zhì)和功能，可以把檔案分為三大類，它們是行政類檔案，科技類檔案，教學(xué)教務(wù)檔案。而行政類檔案又重點(diǎn)包括財(cái)務(wù)類賬目文件、物業(yè)管理憑證、招生部檔案等方面;科技類檔案包括專利和實(shí)用新型類檔案;教學(xué)教務(wù)方面的檔案類別最多，包括中國(guó)檔案和外國(guó)檔案，中國(guó)檔案包括教學(xué)教務(wù)教師的檔案和在校或者畢業(yè)生的檔案;外國(guó)檔案包括外國(guó)教學(xué)教務(wù)教師的檔案和外國(guó)留學(xué)生的在校狀態(tài)和離校狀態(tài)的檔案等等。

2.涉及私密文件數(shù)量繁多

由于高校本身的性質(zhì)，屬于事業(yè)單位，是以公益目的為主，兼營(yíng)教學(xué)教務(wù)類型的身份，所以，它的很多檔案都屬于私密性文件。最明顯的就是學(xué)生檔案。而離校的學(xué)生就是其中之一需要進(jìn)行保護(hù)私密的種類，學(xué)校不但負(fù)責(zé)備案還需要對(duì)其進(jìn)行系列的保密措施。

3.保存的方法繁多

這里可以把學(xué)校對(duì)檔案的保存形式理解成對(duì)其維護(hù)的狀態(tài)。因?yàn)?，學(xué)校檔案包括實(shí)物類和紙質(zhì)版以及電子版的檔案，對(duì)其維護(hù)需要將其放置在特定的設(shè)備或者設(shè)施中，使其壽命周期盡量增長(zhǎng)，這樣才有利于科技檔案的研發(fā)，行政、教學(xué)教務(wù)、科研檔案的保存，以及紙質(zhì)版和電子版的環(huán)境維持。

二、高校檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制的現(xiàn)狀

1.檔案管理與運(yùn)行的效率低

除了高校的學(xué)生、教師、行政人員的檔案數(shù)量比較龐大，年年，甚至月月需要更新、追蹤外，科學(xué)實(shí)驗(yàn)室、模擬法庭等固定資產(chǎn)的維護(hù)也將列入到學(xué)校的檔案留存范圍。這就給有限的檔案管理者提出了難題。由于檔案管理者的能力素質(zhì)有限，非復(fù)合型人才的應(yīng)用對(duì)檔案的多元化管理和時(shí)時(shí)追蹤都是不利的，降低了檔案開發(fā)利用的效率，影響了學(xué)校檔案正常周轉(zhuǎn)的狀態(tài)。

2.保密性差

由于數(shù)量龐大，高校的檔案需要保密的文件很多，但是儲(chǔ)存設(shè)備設(shè)施有限，這就給檔案的保密性帶來了很多未知的風(fēng)險(xiǎn)。也就是說，學(xué)校缺乏專門的電子通訊技術(shù)人員對(duì)檔案進(jìn)行歷史性的摸索和技術(shù)上的加密，造成了一部分學(xué)生及教師檔案、科技成果的外流，帶來巨大的損失。

3.欠缺維護(hù)技能

對(duì)于天天上班就投入工作的大部分高校檔案管理人員來說，沒有辦法利用充足的上班時(shí)間對(duì)儲(chǔ)存檔案的環(huán)境進(jìn)行6s管理與維護(hù)，常常能見到學(xué)校檔案被水泡了、被雨澆了的現(xiàn)象，有的文件上面竟是模糊的字跡，失去了它的效用。而對(duì)于陳舊的歷史檔案，需要每隔一段時(shí)期將其存載形式翻新，避免被蟲子吃掉或者自己老化掉，但是這似乎也是一項(xiàng)一個(gè)檔案人員無法完成的事情。

三、創(chuàng)新高校檔案工作管理體制與運(yùn)行機(jī)制的途徑

1.提高檔案管理與運(yùn)行的效率辦法

（1）利用二維碼對(duì)高校的檔案進(jìn)行管理

基于現(xiàn)在通訊設(shè)備的發(fā)達(dá)，手機(jī)已經(jīng)成為人人的需要，而二維碼的引用可以利用智能手機(jī)輕松操作。由于高校檔案的特點(diǎn)制約，二維碼可以輕松判斷上傳的檔案信息屬于具體哪個(gè)人和什么時(shí)間。這也有利于檔案的遠(yuǎn)程傳送和借閱憑證的形式保留（手機(jī)截圖）。檔案開發(fā)利用時(shí)可以微信建群，在群里的人員可以開啟微信二維碼進(jìn)行有權(quán)限的查閱，既方便又高效，還可以解決辦公樓與教學(xué)樓以及寢室之間的距離問題。除此之外，還應(yīng)該像微信紅包那樣，收款付款功能那樣開啟一對(duì)一的文件加密掃一掃付款功能，提高員工對(duì)檔案信息資源的重視。

（2）利用銀行、醫(yī)院繳費(fèi)取票式的制度提升檔案工作的運(yùn)行效果

由于高校的檔案比較復(fù)雜，涉及到具體檔案時(shí)就牽連到歷史遺留問題，緊緊靠著屈指可數(shù)的檔案管理員不一定有效完成工作的。建議可以引進(jìn)銀行、醫(yī)院的個(gè)人繳費(fèi)機(jī)器來進(jìn)行個(gè)人繳費(fèi)取票的形式，設(shè)置移動(dòng)硬盤或者優(yōu)盤的存儲(chǔ)方式，不但利用網(wǎng)絡(luò)的速度高效性還可以保證上傳的文件不易混淆，以及編號(hào)、學(xué)號(hào)的一對(duì)一性，可以依靠系統(tǒng)的強(qiáng)大儲(chǔ)備特性，形成歷史性的記憶，以后學(xué)生只用一個(gè)特定的優(yōu)盤就能輕松查詢自己的成績(jī)等私密信息。

2.利用電子軟件為私密性檔案提供保障

（1）為各種存載形式的文件加密

學(xué)校檔案管理部門的部分檔案屬于學(xué)校機(jī)密或者個(gè)人私密信息的，可以采取學(xué)校利用權(quán)力加密，對(duì)借閱、研發(fā)的人員進(jìn)行嚴(yán)格手續(xù)限制，防止這些重要信息外流，造成不必要的損失。例如，某位學(xué)者在學(xué)校的系統(tǒng)中存入了他的專利文件，就需要他在特定系統(tǒng)中輸入自己的賬務(wù)姓名和密碼，還需要與手機(jī)號(hào)碼綁定，這樣如果他忘記了密碼，可以利用本身身份證件有關(guān)的手機(jī)號(hào)碼進(jìn)行查詢和解密，這種方法雖然看似繁瑣，但是操作起來非常簡(jiǎn)單。

（2）引入新的檔案管理系統(tǒng)軟件

對(duì)高校來講，最需要的就是高科技、高容量的系統(tǒng)軟件，它應(yīng)該具有強(qiáng)大的區(qū)分、識(shí)別能力，采用的計(jì)算機(jī)編程語言也應(yīng)該是比較精準(zhǔn)的語言。上傳文件時(shí)需要層層上報(bào)審批審核才能在有權(quán)限的個(gè)人環(huán)境下進(jìn)行備份處理。這種軟件本身打開就應(yīng)該利用學(xué)校局域網(wǎng)進(jìn)行下載、轉(zhuǎn)閱等。那么，對(duì)檔案的管理和運(yùn)行來講，這種軟件的挑選就成了比較復(fù)雜的事情。可以雇傭?qū)ｉT的電子通訊人員對(duì)其進(jìn)行定期更新和調(diào)整，把系統(tǒng)里的垃圾及時(shí)清除掉，定期殺毒，營(yíng)造一個(gè)檔案信息資源存儲(chǔ)的良好虛擬環(huán)境。

（3）學(xué)校投入資金對(duì)檔案的存儲(chǔ)購進(jìn)新設(shè)備和設(shè)施

其實(shí)，檔案的保存設(shè)備設(shè)施也是非常重要的因素，可是現(xiàn)實(shí)工作中，高校的資金很難重點(diǎn)投入在這里。這就需要檔案管理者將檔案整理好，再向?qū)W校申請(qǐng)專門的檔案儲(chǔ)存設(shè)備設(shè)施，并且利用眼角膜識(shí)別技術(shù)打開設(shè)備，調(diào)取紙質(zhì)版或者實(shí)物、數(shù)據(jù)形式的檔案。這樣有利于保護(hù)檔案的衛(wèi)生環(huán)境和儲(chǔ)存安全。

3.對(duì)高校檔案管理與運(yùn)行方面實(shí)行激勵(lì)機(jī)制

由于檔案管理過去不認(rèn)為是技術(shù)工作，檔案人員的待遇偏低，但是現(xiàn)在應(yīng)該是屬于復(fù)合型人才的工作。所以單靠檔案管理者以前的待遇是無法激發(fā)檔案管理者施展才能和全身心投入工作，為了保證其更好的為學(xué)校服務(wù)，確保檔案安全，應(yīng)該對(duì)其待遇做出調(diào)整，根據(jù)城市生活水平和學(xué)校的經(jīng)營(yíng)效益，高校應(yīng)該對(duì)檔案管理部門和檔案工作者進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，采取激勵(lì)機(jī)制，對(duì)其工作成果進(jìn)行階段性監(jiān)督與抽查，并作出評(píng)價(jià)，設(shè)置年度獎(jiǎng)金等等，使檔案員這個(gè)看似普通的崗位也參與到教學(xué)教務(wù)等方面的年度考評(píng)中，并領(lǐng)取獎(jiǎng)金。而且學(xué)校應(yīng)該對(duì)新入職的檔案管理員進(jìn)行性格色彩測(cè)試，并用電腦數(shù)據(jù)分析其是否適合從事檔案管理員工作，并且應(yīng)該對(duì)檔案管理員進(jìn)行定期培訓(xùn)，不斷挖掘潛能提高其自身素質(zhì)和能力。

綜上所述，高校應(yīng)該從提高檔案管理與運(yùn)行的效率辦法、利用電子軟件為私密性檔案提供保障、以及對(duì)高校檔案管理與運(yùn)行方面實(shí)行激勵(lì)機(jī)制等三方面入手，創(chuàng)新高校檔案管理與運(yùn)行機(jī)制水平，不斷提高高校檔案管理水平。

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