王欣
摘 要:現(xiàn)代信息技術(shù),可以實現(xiàn)對各種數(shù)據(jù)進行快速有效管理,作為企業(yè)管理的重要組成部分,對人事檔案進行信息化管理已成為必然,文章總結(jié)筆者工作實踐,對企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)和管理等有關(guān)問題進行深入探討。
關(guān)鍵詞:企業(yè)人事檔案;信息化建設(shè);管理
企業(yè)人事檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一,通過記錄工作人員的基本信息,包括員工的個人簡歷、工作經(jīng)歷、思想政治、學(xué)歷、籍貫、家庭關(guān)系等原始數(shù)據(jù),并作為員工調(diào)動崗位、職務(wù)晉升、技能提升等重要的參考依據(jù)。
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)進步和互聯(lián)網(wǎng)的普及,越來越多的企業(yè)都進入信息化管理時代,極大的提升了工作進度和效率,企業(yè)人事檔案管理,應(yīng)當順應(yīng)時代發(fā)展要求,加快信息化建設(shè)步伐,對實現(xiàn)從紙質(zhì)檔案向信息化數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變,提高檔案質(zhì)量,有效對檔案進行管理和利用。
一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)重要性
企業(yè)人事檔案,記錄著員工的各項信息,真實反映了員工的社會經(jīng)歷和工作、生活狀態(tài)。是企業(yè)進行選拔人才、崗位調(diào)整等各種人事管理工作的依據(jù)。通過加快企業(yè)人事檔案信息化建設(shè),可有效實現(xiàn)對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案載體向數(shù)字化載體的轉(zhuǎn)變,有利于提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率及便捷性,也利于企業(yè)開展對人才培養(yǎng)工作,實現(xiàn)人盡其才,為企業(yè)發(fā)揮所長。
二、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)特點分析
通過對企業(yè)人事檔案進行信息化建設(shè),實現(xiàn)管理模式從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)向以計算機管理,通過網(wǎng)絡(luò)進行信息傳遞的數(shù)字化管理模式。其主要特點如下:
1.存儲信息電子化
對人事檔案資料的存儲介質(zhì),已從紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電磁介質(zhì),如硬盤、U盤、光盤等,以電子文檔方式進行保存企業(yè)各種人類檔案資源,極大地方便了企業(yè)人事檔案的保存。
2.檢索信息自動化
對人事檔案進行信息化建設(shè),可以提高檔案管理質(zhì)量和效率以及開發(fā)利用,為企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展所需要各類人才提供支持和參考資料。建立人力資源數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),該系統(tǒng)成為人事檔案的核心部分。有關(guān)人員,在數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的平臺上,只要輸入要查找的關(guān)鍵字,系統(tǒng)通過其具有的功能,快速查詢到要檢索的資料,大幅度提升了檔案的查閱和利用率,通過建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)對人事檔案信息檢索自動化。
3.傳輸信息網(wǎng)絡(luò)化
信息化建設(shè)完成后,企業(yè)人事檔案就可以實現(xiàn)信息化管理,通過與互聯(lián)網(wǎng)手段,可以實現(xiàn)無距離查閱,查詢者只需要找到有網(wǎng)絡(luò)的地方,就可以通過上網(wǎng)登錄相關(guān)的管理系統(tǒng),可以暢通無阻的實現(xiàn)對資料信息的查詢和檢索,極大的滿足了查詢者的需要。此外,檔案管理人員,還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺,把最新的檔案信息發(fā)布出去,實現(xiàn)人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化,讓大家都共享到最新的信息,改變了以往對檔案管理所采取的相對封閉和獨立的、人工服務(wù)的管理模式。
三、企業(yè)人事檔案管理信息化的目標和設(shè)計方案
1.信息化建設(shè)目標
企業(yè)通過構(gòu)建在人力資源管理信息化基礎(chǔ)上,構(gòu)建相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)人事檔案和人力資源管理統(tǒng)一,將它變?yōu)閼?yīng)該可以對外開放的平臺,在這個信息平臺上,可以查到企業(yè)最新的人力資源有關(guān)最新的政策、人力資源信息等,促進企業(yè)人事管理更加標準化,規(guī)范化和數(shù)字化,為企業(yè)發(fā)展提供人力資源支持,充分發(fā)揮人事檔案的作用。
2.檔案信息化規(guī)劃設(shè)計方案和主要功能
企業(yè)要結(jié)合自己的具體情況,利用人力資源管理這個平臺,增加企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)情況和人員的組成信息,構(gòu)建相應(yīng)的管理系統(tǒng),在這個系統(tǒng)上,可以了解到員工的基本信息及工作崗位,包括工作調(diào)動、職務(wù)變化、職稱評定等信息,這些信息構(gòu)成了人事檔案管理的基本內(nèi)容。人事檔案管理部門,要做好對企業(yè)各部門的員工信息,進行收集和分析、鑒別, 整合當中有價值的信息,采用數(shù)字化紙質(zhì)的形式進行歸檔保存,同時,在信息化系統(tǒng)中,應(yīng)增加檔案利用的服務(wù)功能,實現(xiàn)檔案傳遞和統(tǒng)計信息服務(wù),此外,還需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)情況,在系統(tǒng)中增設(shè)相應(yīng)模塊,為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。
(1)檔案信息管理
企業(yè)人事檔案收錄的信息中,應(yīng)當包含企業(yè)員工的基本信息,例如員工的具體姓名、性別、企業(yè)檔案編號、在企業(yè)負責的工作崗位和職務(wù),名稱等等,在收入這些基本信息后,還要根據(jù)員工工作變化情況,實現(xiàn)對信息及時更新,并定期查看,把收入錯誤的信息及時予以糾正,對積存的檔案要及時進行處理和完成,以保證人事檔案的準確性和完整性。
(2)材料收集歸檔
在檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計欄目時,應(yīng)當設(shè)立多個子菜單,包括對材料的送交、鑒別、歸檔等,還要加上一個材料上交還原功能,在送交材料時出現(xiàn)錯誤時,可以點擊還原功能, 就可以進行妥善處理。
(3)轉(zhuǎn)遞檔案
在企業(yè)人事管理中,員工崗位發(fā)生改變或職務(wù)改變,人事調(diào)動但都是經(jīng)常遇到的,遇到上述情況時,除了及時對員工檔案進行更改以后,還要把其檔案轉(zhuǎn)移到新的部門或管理機構(gòu),這種情況下就需要通過轉(zhuǎn)遞檔案,實現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移。在這類檔案傳遞菜單時,應(yīng)該考慮到企業(yè)的實際情況,設(shè)立相應(yīng)的功能,結(jié)合轉(zhuǎn)遞情況不同而給出相應(yīng)的業(yè)務(wù)。例如,對新加入到公司的員工,企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)員工崗位調(diào)整或人事調(diào)動時,可以通過設(shè)置轉(zhuǎn)出檔案、轉(zhuǎn)遞辦理兩個子菜單, 把需要調(diào)動的檔案變?yōu)檗D(zhuǎn)入檔案,并放進轉(zhuǎn)入檔案的菜單中, 接收部門就可以根據(jù)相關(guān)流程對檔案進行查閱和接收,如果員工離開企業(yè)時,可以通過調(diào)檔申請、轉(zhuǎn)遞、查詢等子菜單完成對檔案的處理工作。
(4)查借閱
對檔案進行信息化建設(shè)和管理,最重要的目的就是可以方便對檔案進行查閱,充分發(fā)揮檔案資源的作用,人事檔案管理系統(tǒng)中,還應(yīng)設(shè)置查閱與借閱的子菜單, 為企業(yè)及有關(guān)人員對檔案進行查閱和借閱,目前企業(yè)檔案基本上已經(jīng)實現(xiàn)了數(shù)字化處理,形成了較為完整的數(shù)據(jù)庫,有關(guān)人員需要查閱和借閱時,只要上網(wǎng),無論任何時候任何地點,都可以完成相關(guān)的查閱和借閱工作。查閱菜單應(yīng)當包含申請和查詢兩個子菜單,借閱者包括,查詢、借閱、歸還三個子菜單,用戶只需點擊相應(yīng)菜單,即可獲得相關(guān)信息。
(5)查詢統(tǒng)計
人事檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當設(shè)置查詢統(tǒng)計的菜單,通過這個功能,可以實現(xiàn)對所有檔案業(yè)務(wù)發(fā)生情況和數(shù)量進行統(tǒng)計,包括對綜合信息的查詢、是否存在缺檔等情況。
3.及時更新數(shù)據(jù)庫
通過建立人事檔案信息化管理系統(tǒng),對人事檔案進行合理歸檔和分類,建立完善的人事管理數(shù)據(jù)庫,人事管理部門,要根據(jù)企業(yè)人事變動情況,及時對數(shù)據(jù)庫進行更新和管理,以提高檔案的信息質(zhì)量,提高檔案的準確性和工作效率。此外,就要根據(jù)企業(yè)人事管理和企業(yè)發(fā)展需要,對數(shù)據(jù)庫進行開發(fā),提升數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的功能和價值,更好的為企業(yè)人員和企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
總之,建筑企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)工作完成后,可以通過利檔案管理軟件,對人事檔案信息進行認真分析、整理、歸類、歸檔,并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)對企業(yè)人事檔案的有效管理,減輕檔案工作人員的工作量,降低工作成本,提高檔案質(zhì)量,充分發(fā)揮檔案的利用價值。通過網(wǎng)絡(luò)平臺,可以實現(xiàn)共享檔案數(shù)據(jù)信息,全面提升工作效率。
四、企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)與管理要注意事項
1.提升人事檔案信息系統(tǒng)安全性
在檔案信息化管理過程中,要采用有效的安防措施,保證信息化管理系統(tǒng)安全可靠運行,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的正常運輸和使用。強化管理人員對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握技能,提高安全防控技術(shù),對計算機遭遇病毒攻擊、黑客攻擊時,能及時采用有效解決措施,化解各種安全風險。此外,還要定期對計算機系統(tǒng)進行檢查,對檔案進行整理和分析,確保檔案信息的安全和準確性。
2.附加信息安全保密性
在應(yīng)用信息化技術(shù)管理人事檔案時,應(yīng)強化信息保密性和安全性。各以往紙質(zhì)保存檔案相比,采用現(xiàn)代信息化技術(shù)管理檔案,較容易泄露檔案信息,影響范圍更廣,因此,需要加強檔案信息的保密性和安全性的管理。在采用信息技術(shù)處理人事檔案的同時,應(yīng)同時結(jié)合紙質(zhì)化進行重點記錄,避免出現(xiàn)設(shè)備問題造成的信息消失無法正常運作的情況。
此外,還應(yīng)對檔案進行分門別類的歸納信息內(nèi)容,以便后期的查找與整體分析管理,可以將信息分為幾類保密資料,對于可以企業(yè)內(nèi)部共享的內(nèi)容,可以設(shè)置較低級別的保密指數(shù),對于一些保密指數(shù)較高的資料 ,除了在設(shè)備上設(shè)置密碼外,可設(shè)定防火墻,避免同行業(yè)的惡意競爭竊取機密,對于取閱信息的人員,應(yīng)確定其個人的資料信息并將資料的進出過程、時間等內(nèi)容,詳細的記錄下來,方便后期追責,對于一些沒有獲得流程批示的借閱信息,應(yīng)堅決等待批示后予以查看,同時管理人員從旁監(jiān)督,將不同的資料單位性存放,設(shè)置獨立的存儲柜,在網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建中,獨立設(shè)置文件夾便于查看,謹防信息誤發(fā)。
五、結(jié)束語
現(xiàn)代企業(yè)人事檔案管理實行信息化建設(shè)與管理,是滿足時代發(fā)展的需要。因此,建筑企業(yè)要做好人事檔案信息化建設(shè)與管理工作,制定標準化、規(guī)范化的管理制度,做好檔案的收集、保管、和應(yīng)用工作,在發(fā)揮傳統(tǒng)文檔作用的基礎(chǔ)上,通過建設(shè)信息化系統(tǒng),借著互聯(lián)網(wǎng)及現(xiàn)代信息技術(shù)和手段,在安全基礎(chǔ)上,加大人事檔案資源的共享和利用力度,更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。
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