劉麗麗

摘 要：信息化管理在社會(huì)各大領(lǐng)域都得到了廣泛應(yīng)用，通過(guò)信息化管理，降低了企業(yè)管理的難度，提高了企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率。醫(yī)院作為一個(gè)人流量巨大的社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理實(shí)行信息化管理也勢(shì)在必行。醫(yī)院檔案管理主要包含醫(yī)院人事管理、醫(yī)院病歷管理、會(huì)議內(nèi)容檔案、財(cái)務(wù)檔案、設(shè)備檔案管理等。鑒于工作管理內(nèi)容復(fù)雜，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)也才成了醫(yī)院管理就亟待解決的問(wèn)題。對(duì)此，首先要開(kāi)拓管理的新思路，其次要引進(jìn)信息化人才，管理設(shè)備與時(shí)俱進(jìn)，在此基礎(chǔ)上，最后著重提高信息化檔案管理的安全性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;信息化建設(shè)

在當(dāng)下信息時(shí)代的背景下，醫(yī)院也逐漸引入信息化管理知識(shí)。檔案的作用主要包含記錄和查閱兩個(gè)功能。而引入信息化管理無(wú)非是為了記錄的完善度和以及查閱科學(xué)化。從這兩個(gè)方面出發(fā)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，方能從根本上彌補(bǔ)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的不足。本文將從醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)措施及信息化管理安全性三個(gè)方面進(jìn)行闡述。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理包括了當(dāng)前醫(yī)院管理主要存在人員、制度、信息化系統(tǒng)三方面不足。隨著社會(huì)的發(fā)展，人們也對(duì)社會(huì)中的人文關(guān)懷加以重視，對(duì)自身身體的健康也十分注意，醫(yī)院的擁堵便成了社會(huì)熱點(diǎn)，與其相應(yīng)，在醫(yī)院檔案管理方面也增加了一定難度。首先是檔案管理的制度的完善度依舊存在不足，未形成一個(gè)系統(tǒng)的管理流程，人員的信息化管理意識(shí)不強(qiáng)。其次是醫(yī)院檔案管理部門缺乏專業(yè)化管理人員，專業(yè)區(qū)分于專門的點(diǎn)在于，專業(yè)化人員是具有一定的檔案管理知識(shí)的人員。最后，醫(yī)院檔案管理的設(shè)備依舊局限于電腦中的表格制作或是手寫(xiě)記錄，如此的管理現(xiàn)狀會(huì)導(dǎo)致記錄效率慢，且后期查閱不便。

針對(duì)這三個(gè)問(wèn)題，也有相應(yīng)的導(dǎo)火線。檔案管理人員的責(zé)任心意識(shí)淺薄，對(duì)信息化管理的使用也缺乏認(rèn)識(shí)，這也是阻礙醫(yī)院檔案管理信息假設(shè)發(fā)展的影響因素之一。醫(yī)院各部門之間缺乏溝通，導(dǎo)致檔案管理難以取得突破，對(duì)檔案知識(shí)管理的界定不明了，也是目前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題之二。醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施也跟不上醫(yī)院現(xiàn)代化管理發(fā)展的進(jìn)程，存儲(chǔ)空間過(guò)小，無(wú)法滿足醫(yī)院高速發(fā)展的需求，這是其三。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.增強(qiáng)醫(yī)院信息化管理意識(shí)。魯迅先生棄醫(yī)從文，意在做人民群眾心理醫(yī)生。比起人民群眾的身體健康，更讓其擔(dān)憂的是人民群眾心理上的局限性。以此為引，對(duì)于加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，根本在于增強(qiáng)醫(yī)院管理人員信息化管理意識(shí)，讓人員的思想與時(shí)俱進(jìn)，跟進(jìn)信息化發(fā)展步伐。目前的檔案管理依舊被傳統(tǒng)管理意識(shí)的禁錮，對(duì)于醫(yī)院檔案疏于管理，從而造成了醫(yī)院檔案記錄不完善，后續(xù)查閱調(diào)用無(wú)法精準(zhǔn)取得信息。針對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化意識(shí)建設(shè)可以通過(guò)意識(shí)散播、意識(shí)鞏固、意識(shí)延伸三個(gè)方面由淺及深的進(jìn)行教導(dǎo)。意識(shí)散播是讓管理人員接觸信息管理知識(shí)及相關(guān)成果，意識(shí)鞏固則是對(duì)信息化建設(shè)實(shí)行體驗(yàn)，讓管理人員在實(shí)踐中分析信息管理的利弊。意識(shí)延伸，是通過(guò)管理人員對(duì)信息管理的設(shè)備使用，進(jìn)行一個(gè)自我思維的延伸。而醫(yī)院檔案管理部門對(duì)此也應(yīng)負(fù)起責(zé)任，對(duì)人員的進(jìn)步實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度。大量社會(huì)現(xiàn)實(shí)表明，比起口頭表達(dá)，職工更傾向于書(shū)面表達(dá)。醫(yī)院檔案高層管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)員工的意見(jiàn)進(jìn)行一個(gè)信息采集，并定時(shí)召開(kāi)交流會(huì)。如此這般，方能形成一個(gè)正確的信息化管理意識(shí)。

2.引進(jìn)專業(yè)醫(yī)院檔案管理人才。人力資源是管理的基礎(chǔ)。缺乏專業(yè)化管理人員，便很難在醫(yī)院信息化管理上有所建樹(shù)。針對(duì)于社會(huì)現(xiàn)實(shí)，薪酬是引進(jìn)人才的重要關(guān)鍵。檔案管理于醫(yī)院的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，對(duì)病歷的記錄，有助于后續(xù)病人的治療，也能對(duì)疾病提出更有針對(duì)性的治療方案。增大對(duì)加強(qiáng)醫(yī)院化檔案信息化建設(shè)的投資，是醫(yī)院有序運(yùn)行的基石。沒(méi)有投資很難取得收益，等價(jià)投資也是另一種收益。而管理的目的便是在投資的基礎(chǔ)上獲得最大的收益。引進(jìn)專業(yè)醫(yī)院檔案的管理人才相當(dāng)于為醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)的齒輪添上潤(rùn)滑油。除增加投資外，進(jìn)行校招、社招也是一大途徑，引進(jìn)人才需要一段時(shí)間的磨合期，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)為就職人員提供發(fā)展空間。對(duì)醫(yī)院管理人才的引進(jìn)并不局限字面上的引進(jìn)，在引進(jìn)人才后對(duì)管理人員的鞏固也應(yīng)當(dāng)著重注意，人員的流動(dòng)過(guò)于快速，在進(jìn)行工作交接時(shí)也不可避免的產(chǎn)生相應(yīng)的變數(shù)。在人才管理方面除了薪酬管理，還有人文管理，對(duì)職工實(shí)行人性化管理，減少過(guò)勞運(yùn)作，并給專業(yè)人員提供一個(gè)廣闊的發(fā)展空間。通過(guò)人性及薪酬兩方面的管理，從而在引進(jìn)專業(yè)人才后，避免人員流動(dòng)，為醫(yī)院管理信息化建設(shè)的提供一個(gè)穩(wěn)定的管理環(huán)境。在此要提及的是，人才引進(jìn)并不局限于中國(guó)，國(guó)外人才也應(yīng)當(dāng)納入考慮范圍之內(nèi)。這在實(shí)現(xiàn)程度是有一定的難度，可通過(guò)顧問(wèn)的形式進(jìn)行聘用，也不應(yīng)當(dāng)局限于辦公室內(nèi)的人才，信息化時(shí)代的發(fā)展，教學(xué)方式也并不局限于課堂教學(xué)，網(wǎng)上教學(xué)也如雨后春筍般涌現(xiàn)，因此在檔案管理的人才運(yùn)用過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)開(kāi)拓思路，實(shí)現(xiàn)科學(xué)先進(jìn)的信息化管理。

3.健全醫(yī)院檔案信息化管理相關(guān)制度。漢朝曾在楚漢之爭(zhēng)后，采取休養(yǎng)生息增強(qiáng)國(guó)力的措施，從而使中國(guó)史上出現(xiàn)了文景之治的盛況。這一舉措在很大程度上使農(nóng)民免于困苦，由此可以看出古人的智慧不應(yīng)一概而論統(tǒng)稱為落后。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程，除了借鑒外國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，也應(yīng)當(dāng)研究中國(guó)傳統(tǒng)文化，針對(duì)我國(guó)國(guó)情，健全管理制度。醫(yī)院檔案管理從本質(zhì)上也可看做是人員的管理，調(diào)動(dòng)人員管理的積極性和培養(yǎng)檔案管理人員責(zé)任心應(yīng)當(dāng)放進(jìn)醫(yī)院檔案管理制度的制定考慮范圍之內(nèi)。漢朝休養(yǎng)生息、實(shí)行分封制，減小皇帝的管理制度，至今我國(guó)依舊沿用設(shè)立地方官的制度。在檔案管理人員管理方面，便可由此得到啟發(fā)，應(yīng)當(dāng)分區(qū)域管理，在各自專業(yè)管理區(qū)域發(fā)光發(fā)熱，通過(guò)自身能力獲得晉升，并對(duì)職工進(jìn)行定期考核。這方面，在企業(yè)管理中并不罕見(jiàn)，但是在醫(yī)院檔案人員管理，由于檔案管理的工作性質(zhì)屬于幕后，便很容易被人忽略，針對(duì)檔案管理的制定缺乏針對(duì)性。在醫(yī)院實(shí)行信息化管理過(guò)程中，除了檔案保存的信息化管理，還應(yīng)考慮信息化查閱制度，在制定制度時(shí)，可充分利用現(xiàn)代化系統(tǒng)，建立一個(gè)有序的查閱系統(tǒng)，將管理制度寫(xiě)入查閱系統(tǒng)當(dāng)中，從而更有利于管理的科學(xué)性發(fā)展。面對(duì)醫(yī)院檔案信息化管理建設(shè)亟待加強(qiáng)的狀況，健全醫(yī)院檔案管理的制度迫在眉睫。

4.引進(jìn)專業(yè)管理系統(tǒng)，更新管理軟件。對(duì)于醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)，專業(yè)管理設(shè)備是必不可少的。目前，我國(guó)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀仍面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，除了人員和制度上的不足外，還有設(shè)備上的缺陷。檔案管理中，對(duì)設(shè)備的要求需要一個(gè)巨大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫(kù)，隨著云盤(pán)、百度網(wǎng)盤(pán)的線上存儲(chǔ)方式的出現(xiàn)，在檔案管理中，也可引進(jìn)相關(guān)軟件。檔案管理的職能在于信息總和、信息傳遞、信息查閱等三個(gè)方面，現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化的主要推力之一。以企業(yè)管理為例子，第一步?？赏ㄟ^(guò)信息化將檔案進(jìn)行一個(gè)編目，通過(guò)系統(tǒng)總端查閱。第二步，可將專業(yè)檔案轉(zhuǎn)化生成二維條碼信息，從而進(jìn)行后期查閱，這一點(diǎn)在圖書(shū)館管理中得以廣泛應(yīng)用，相對(duì)于用紙袋進(jìn)行保存更為便捷，在管理上也可使用網(wǎng)頁(yè)上的超鏈接功能進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的引導(dǎo)為后期查閱提供更為完整的參考資料。

5.加速檔案管理人員綜合素質(zhì)的發(fā)展。時(shí)代不斷在變化，對(duì)管理發(fā)展也提出了更高的要求，人員的發(fā)展理應(yīng)保持和時(shí)代進(jìn)步的步伐一致。目前我國(guó)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)處于凝滯狀態(tài)的原因之一便是缺乏醫(yī)院的重視。從而導(dǎo)致檔案管理人員工作消極，未能合理使用現(xiàn)代化信息管理知識(shí)，讓我國(guó)醫(yī)院檔案管理處于一個(gè)無(wú)序運(yùn)行的狀態(tài)。針對(duì)此，對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升應(yīng)當(dāng)引起醫(yī)院管理人員的重視，并不時(shí)和醫(yī)院其他部門進(jìn)行交流。因?yàn)閺谋举|(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案就是信息的總結(jié)，通過(guò)與各部門人員的交流，為醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)提供新思路，在檔案記錄的進(jìn)程中，能為此奠定良好的素質(zhì)基礎(chǔ)，這樣檔案管理人員在進(jìn)行信息化管理的同時(shí)，從不同部門的檔案管理特性出發(fā)，制定符合特定管理計(jì)劃。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化的安全

和醫(yī)院實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化相應(yīng)而生的是，醫(yī)院檔案的安全性。信息化從某一個(gè)層面上來(lái)說(shuō)就是將信息進(jìn)行數(shù)字化。數(shù)字化面臨的安全問(wèn)題依舊是社會(huì)的一大難題。一般措施是通過(guò)建立防火墻抵御外界入侵。除了設(shè)立防火墻外，醫(yī)用的管理網(wǎng)應(yīng)當(dāng)有一個(gè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)，從而避免系統(tǒng)崩潰導(dǎo)致檔案丟失損壞。如果不保證信息化管理的安全性，不可避免的會(huì)影響檔案的存儲(chǔ)和保存。另外，對(duì)檔案應(yīng)該及時(shí)備份，做好雙重保護(hù)，避免檔案丟失帶來(lái)的損失。信息化安全的保障依舊牽涉到專業(yè)人才，對(duì)此，在醫(yī)院對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全保密部門，對(duì)檔案信息的安全實(shí)行監(jiān)控，避免外網(wǎng)入侵。在醫(yī)院檔案管理中，其檔案的保密性也是管理過(guò)程中十分重視的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。不僅應(yīng)該設(shè)立專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全部門，也應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一個(gè)保密流程的培訓(xùn)，避免因人員管理不當(dāng)而降低檔案安全。加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)非一日之功，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展角度考慮才能使醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理時(shí)實(shí)現(xiàn)科學(xué)有序安全的管理制度。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)主要考慮的便是人員和系統(tǒng)，在確定人員和系統(tǒng)能充分滿足信息化管理的發(fā)展后，首先要考慮的是，便是檔案在儲(chǔ)存、查閱過(guò)程中的安全性。加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)首先通過(guò)對(duì)人員進(jìn)行定時(shí)培訓(xùn)，對(duì)信息化管理有充分的意識(shí)之后，再保持人員的穩(wěn)定性，用專業(yè)知識(shí)創(chuàng)造管理經(jīng)驗(yàn)，使得醫(yī)院檔案管理更具科學(xué)性。值得一提的是，對(duì)管理制度的完善，不僅要引進(jìn)國(guó)外先進(jìn)的管理知識(shí)，也要研究國(guó)情發(fā)展，制定出一個(gè)符合國(guó)情的管理制度。管理制度是信息化管理的引領(lǐng)，一個(gè)專業(yè)的管理制度方能將信息化管理帶往一個(gè)正確的發(fā)展方向。

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