摘 要：信息化技術的發(fā)展，各行業(yè)將網絡技術引入到管理工作中，能夠有效提升管理工作效率。目前傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作已經無法適應當前發(fā)展需求，因此要加強醫(yī)院人事檔案信息化管理建設，提升人事檔案管理工作質量和水平。本文通過對醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問題進行分析，探究醫(yī)院人事檔案管理信息化管理的優(yōu)化路徑，并對具體可行性實施策略進行論述。進而實現醫(yī)院人事檔案管理工作的科學性和時效性發(fā)展的研究目的。

關鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;信息化管理

目前我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展迅速，醫(yī)院人事檔案管理工作是對醫(yī)院全體員工個人經歷和工作實踐記錄，也是醫(yī)院每位工作人員工作業(yè)績和業(yè)務能力的反映，是醫(yī)院重要的信息資源。醫(yī)院作為服務機構，建立時間越長檔案信息就會越多，人事檔案管理工作中出現的問題也日益突出，因此要對人事檔案管理工作進行改革，重視人事檔案信息化管理實施，通過在管理工作中合理運用網絡技術，不僅能保障檔案準確性和科學性，還能提升檔案管理工作效率，方便查閱人員查閱檔案和歸檔，提高檔案使用效率。所以電子信息化人事檔案管理改革必不可免，符合社會經濟發(fā)展和醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展要求。

一、醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在的問題

1.人事檔案管理模式和手段相對落后

由于部分醫(yī)院現代化設備建設不完善，目前我國大部分醫(yī)院人事檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，檔案管理工作側重記錄和描述靜態(tài)資料，工作效率較低，無法適應現代人事檔案管理發(fā)展需求。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，沒有設立專門的人事檔案存放室，檔案存放缺少保密性，對檔案的保存安全性存在一定威脅。傳統(tǒng)人事檔案管理工作人員，缺少專業(yè)管理工作培訓，對人事檔案管理的重要性認識不足。由于檔案管理工作強度大，檔案查詢和歸檔工作缺少科學性，大部分由工作人員手動檢索。一方面對于檔案會造成一定程度的損壞，另一方面查閱后要對檔案進行頁碼核對，使人事檔案管理工作效率較低，管理工作缺乏規(guī)范性。傳統(tǒng)人事檔案管理模式，造成了醫(yī)院人力與物力的浪費，加重了檔案管理工作人員的負擔，同時，隨著醫(yī)院不斷發(fā)展，每天都會生成較多的檔案信息，由于人事檔案管理手段落后，檔案信息更新會存在速度延緩的問題，導致出現無法及時查詢使用檔案信息，降低了人事檔案的使用效率。綜上所述，傳統(tǒng)人事檔案管理模式制約著醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展，使檔案管理工作效率很難得到提升。

2.人事檔案管理人員業(yè)務水平較低

人事檔案管理工作記錄著醫(yī)院不同時期不同階段工作經歷，反映了個人經歷、社會關系以及家庭情況。人事檔案工作是一項專業(yè)性和機密性很強的工作，需要專業(yè)人員進行管理和存放。檔案管理人員業(yè)務水平影響著醫(yī)院人事檔案管理的質量，但是由于醫(yī)院人事管理人員編制不足，檔案管理工作內容繁雜，工作量較大，部分醫(yī)院存在非專業(yè)人員或兼職人員負責管理，使檔案管理人員變動較大，對檔案工作投入精力不足，使管理工作容易出現應付的現象，影響了檔案管理質量。由于人事檔案管理缺乏專業(yè)管理人員，使人事檔案資料不能較好的統(tǒng)計與整理，加上管理部門相關設備不夠完善，在進行檔案資料收集過程中，缺少資料鑒定，導致人事檔案資料缺少真實性。與此同時，部分檔案管理人員缺乏信息應用能力，對現代化管理技術手段了解不足，制約了檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展。在人事檔案管理工作中，醫(yī)院管理層領導對于檔案管理工作存在誤區(qū)，認為檔案管理就是保存檔案，忽視檔案管理工作重要性，使檔案管理人員問題得不到有效解決，導致了醫(yī)院人事檔案管理人員專業(yè)水平和業(yè)務能力較低。

3.人事檔案管理安全得不到保障

傳統(tǒng)人事檔案管理工作，較多采用人為手動管理，在管理工作過程中，容易出現檔案內容造假現象，使檔案管理安全得不到保障。由于管理人員對于檔案管理工作重視不足，傳統(tǒng)管理工作模式缺少專業(yè)設備和技術，使人事檔案收集缺乏準確性和完整性。在工作中管理工作人員整理能力不足，查詢人員能夠對檔案進行涂改或者銷毀，使檔案資料出現大量虛假信息，在檔案使用過程中，容易出現檔案失真的現象，檔案管理人員對于查詢人員對檔案做出的不良行為，很難做到有效防止，降低了檔案管理工作的有效性。除此之外，傳統(tǒng)人事檔案管理工作模式，對檔案資料缺少備份，如果出現人事檔案銷毀現象，無從恢復和查詢，無法保障醫(yī)院人事檔案的安全性。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理優(yōu)化路徑

1.構建完善醫(yī)院人事檔案信息化系統(tǒng)

管理人員要想改善傳統(tǒng)人事檔案管理工作中出現的問題，在分析醫(yī)院管理工作實際情況的基礎上，推動人事檔案信息化發(fā)展，提升信息化技術利用率，建立完善的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，從而達到提升檔案管理工作效率的目的。由于醫(yī)院管理工作影響因素主要來源于醫(yī)院內部，所以首先要提升人事檔案管理者的重視程度，認識到檔案管理的重要性和必要性，轉變以往工作理念，提升服務意識，增強工作人員的積極性。在信息化背景下，人事檔案管理工作信息化發(fā)展已經成為主要發(fā)展方向，要想實現信息化管理目標，要對傳統(tǒng)管理模式進行創(chuàng)新，從而提升檔案管理工作有效性和科學性。首先要建立完善的信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)要將檔案室進行獨立，通過計算機進行內部聯系，檔案室要有防干擾設備，延長信息設備的運用壽命。其次設立科學的人事管理軟件系統(tǒng)，將人事檔案資料與信息進行分類管理，方便檔案收集與檔案歸檔工作，實現醫(yī)院工作人員對人事檔案信息的計算機檢索，保障醫(yī)院人員聘用和職位晉升等方面的公正性。最后建立醫(yī)院人事檔案信息數據庫，對全院員工姓名、出生年月、學歷、職務、工作簡歷、年度考核等完整信息資料進行存儲，將復雜的檔案資料通過計算機系統(tǒng)轉化為簡潔明了的數字表，為醫(yī)院人員發(fā)展與變動提供可靠的依據，充分發(fā)揮出人事檔案信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢。

2.建立專業(yè)信息化管理，提升服務水平

醫(yī)院人事檔案實現信息化管理，醫(yī)院在招收檔案管理工作人員時，要重視錄用人員信息化技術水平，不僅能招收計算機應用人員，還能提升醫(yī)院信息化服務水平。醫(yī)院對于管理人員可以進行劃分，內部形成互幫互助工作形態(tài)，計算機應用人才對其他員工傳授信息化管理技術，使管理工作人員能逐步掌握信息化管理內容，提升管理工作效率。

除此之外，醫(yī)院應對管理人員進行科學的信息化技術培訓，讓管理工作者熟練掌握管理理論和信息化技術，提升工作人員的計算機能力，培養(yǎng)人事檔案管理工作者良好的信息錄入習慣，保障檔案管理工作的真實性和科學性。同時，醫(yī)院要加強對人事檔案管理工作者的監(jiān)督，提高檔案管理人員工作責任心，保障系統(tǒng)能及時進行維護和更新，對檔案進行及時的補充，保證檔案的時效性。除此之外，醫(yī)院可以引進優(yōu)秀管理人才，提供豐厚的薪酬。讓優(yōu)秀人才在崗位上能充分發(fā)揮自身價值，形成帶頭作用，進而增強檔案管理工作質量。

3.完善醫(yī)院人事檔案信息系統(tǒng)安全防范制度

由于信息化檔案容易受到環(huán)境影響，所以必須建立完善的人事檔案安全防范制度。相對于傳統(tǒng)檔案保存，信息化環(huán)境下電子文件保存更加重要，電子文件破壞和修改不留痕跡，從而無法確定檔案的真實性。所以醫(yī)院要重視電子文件保存，建立相關使用閱讀規(guī)章制度，只有通過領導審批才能閱讀，提升信息化檔案管理安全意識。還要做好網絡防護工作，定期進行數據防毒殺毒工作，防止病毒或黑客入侵網絡。禁止對有人事檔案資料的計算機進行聯網，對電子檔案進行定期維護和檢測，檢測一年進行兩次，采取抽樣方式進行。同時，對檔案資料進行備份，電子檔案備份應兩年進行一次，進行多重備份，以防數據損壞和丟失。對于重要檔案信息應進行加密，對已經處理好的檔案進行已讀格式設置，防止人為串改，全面提升人事檔案信息系統(tǒng)安全性。

三、結語

綜上所述，由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作存在信息更新緩慢和管理手段落后的問題，檔案資料安全性很難保障，阻礙管理人員順利開展工作，對醫(yī)院發(fā)展容易產生不利影響。因此，要對醫(yī)院人事檔案管理工作進行信息化改革，轉變管理模式和管理方法，建立專業(yè)信息化管理模式，達到提升服務水平的目的。除此之外，還要建立健全信息化管理制度，增強檔案信息的保密性，提升工作人員操作的規(guī)范性。保障人事檔案管理資源利用率和檔案信息安全性，充分發(fā)揮出信息化技術管理的優(yōu)勢和作用，促進醫(yī)院現代化發(fā)展，實現醫(yī)院人事檔案信息化管理目標。

參考文獻：

[1]周曉玉.新醫(yī)改形勢下以干部人事檔案信息化實現人力資源精細化管理[J].山西醫(yī)藥雜志，2019，48（07）：878-879.

[2]薛梅，孫曉彤，于長海.“互聯網+”環(huán)境下醫(yī)院人事檔案管理存在的問題及應對策略[J].辦公室業(yè)務，2019（05）：119+125.

[3]陳康.大數據時代醫(yī)院人事檔案管理芻議——以公立醫(yī)院為例[J].辦公室業(yè)務，2019（05）：136-137.

[4]鄭荷蕾.關于網絡信息化環(huán)境下如何做好醫(yī)院人事檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務，2019（01）：143.

作者簡介：劉彤（1976-），女，漢族，山西絳縣人，山西大同大學附屬醫(yī)院，助理館員職稱，人事科人事檔案管理工作，本科學歷，研究方向：主要從事醫(yī)院人事檔案管理。