曾艷

摘 要：檔案的信息化管理在我國信息化社會的發(fā)展下，成為了各行各業(yè)實施檔案管理最佳選擇和必然手段，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展和進步，信息以其傳播速度快，使用便捷，管理方便等優(yōu)勢成為了促進各行各業(yè)發(fā)展的重要產(chǎn)物。信息資源共享能夠促進各行業(yè)之間的信息交流，信息化管理應(yīng)用于國企的檔案管理工作中，也能不斷優(yōu)化信息合理管理的手段，創(chuàng)建更加具有創(chuàng)新特點的路徑。

關(guān)鍵詞：國企檔案;信息化管理;構(gòu)建路徑

檔案是國企管理的重要環(huán)節(jié)，在國企的日常工作中，檔案管理是工作的重點，發(fā)揮重要的作用，檔案不僅是對國企以往日常工作的記錄，也能有效的反映國企單位的工作內(nèi)容，方便在未來工作中查閱資料，是工作制定的依據(jù)和基礎(chǔ)。因此，檔案管理在國企工作中受到極大的重視，也是國企工作的重要內(nèi)容，國企要重視對檔案管理手段的優(yōu)化。信息化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，也促進檔案管理工作進入了新興的工作模式中，進入到一個創(chuàng)新的管理階段，具有高效、便捷、共享的工作特點，不僅能夠提高國企檔案工作的管理效率和質(zhì)量，同時也能促進各個國企之間的信息共享和交流合作，對促進我國國企共同繁榮發(fā)展發(fā)揮重要的作用和影響。

一、檔案信息化管理建立的必要性分析

1.促進信息化管理的效率

信息化管理的主要特點就是具有便捷、高效、共享的特點。隨著我國逐漸步入互聯(lián)網(wǎng)信息時代，各行各業(yè)都已經(jīng)進入了信息化的辦公模式中，檔案管理與信息化管理的結(jié)合已經(jīng)是行業(yè)在新時代下發(fā)展的趨勢，是必然選擇。計算機能夠?qū)⒁酝爆崗?fù)雜的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，更加便于儲存和搜索，提高了管理的效率，也促進了信息查找的效率，也能避免紙張的浪費、丟失，不需要進行檔案的維護，節(jié)省了檔案管理的成本。不僅僅是在管理效率上有很大的優(yōu)勢，同時，傳統(tǒng)的紙張檔案管理需要多名工作人員進行合作完成，任務(wù)量重，且檔案儲存需要較大的檔案室。計算機檔案管理只需要一名工作人員就可以輕松完成，工作效率明顯提高，工作人員的工作壓力明顯降低。不僅如此，計算機檔案管理還能方便信息的共享、搜索，還能實現(xiàn)遠程信息共享，這是紙質(zhì)檔案無法做到的，隨著我國社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進步，遠程共享檔案這一優(yōu)勢已經(jīng)是必不可少的了。

2.能夠保證檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性

進行檔案管理的價值在于，在一定時間內(nèi)，能夠?qū)n案資料送到使用者的手中，方便進行信息調(diào)查和資料借鑒，因此檔案的時效性其實是檔案管理的重要工作內(nèi)容，過期的檔案需要作為歷史數(shù)據(jù)進行保存，利用價值較低。在保證檔案利用價值的基礎(chǔ)上促進檔案管理的準(zhǔn)確性，檔案信息就必須記錄科學(xué)合理的數(shù)據(jù)，比如圖像、文字、日期、數(shù)據(jù)等資料。信息化檔案保存了原始記錄，是無法更改的，因此可有效避免有人隨意更改檔案的信息和數(shù)據(jù)，保證檔案記錄的準(zhǔn)確性。

3.能夠?qū)崿F(xiàn)遠程信息共享

隨著我國社會的進步，各行各業(yè)都得到了快速的發(fā)展和進步，不僅僅是各個企業(yè)自身的努力，同時也是企業(yè)之間的交流合作，促進了雙方的發(fā)展和進步，實現(xiàn)了雙贏。互聯(lián)網(wǎng)時代是一個包容、開放、合作的時代，在這樣的時代背景下，企業(yè)之間的交流溝通能力得到加強。國企的發(fā)展，不僅僅是自身發(fā)展，也是需要企業(yè)之間相互合作，相互幫助才可以的。信息共享的特點，促進企業(yè)之間的信息交流，在計算機互聯(lián)網(wǎng)載體下，信息遠程共享得到實現(xiàn)，國企不需要拿著厚重的檔案資料進行企業(yè)信息的溝通交流，信息化檔案管理促進了國企之間的遠程交流和信息共享，實現(xiàn)了信息的高效應(yīng)用和發(fā)展，促進了國企之間的共同進步，也能夠加強國企中上級對下級的有效監(jiān)管力度。

二、建立檔案信息化管理的有效路徑

1.要做好硬件的建設(shè)

很多國企中的檔案信息化管理，認為就是采用計算機互聯(lián)網(wǎng)及時進行數(shù)據(jù)、文字、表格的信息采集和記錄，但是對計算機、路由器等硬件設(shè)備的重視度明顯較低，還有一些國企單位，一臺計算機使用很多年，計算機中的軟件也不能及時的更新，這種情況下的檔案信息管理依然處于落后階段，甚至還不如實施紙質(zhì)檔案管理，因此要保證國企檔案管理的質(zhì)量，第一，就要加強對信息硬件設(shè)備的建設(shè)，檔案信息化管理是一個比較好的運行平臺，因此需要加強計算機、網(wǎng)絡(luò)、維護人員的投入力度。選擇比較先進的計算機，將一些使用年限較長的計算機淘汰，也能保證計算機中儲存檔案資料的安全，在實施檔案信息化管理的基礎(chǔ)上保證檔案管理的質(zhì)量和安全。

2.要加強紙質(zhì)檔案的更新工作

隨著國企之間的溝通交流加強，很多業(yè)務(wù)也變得更加復(fù)雜，要保證檔案信息化管理的質(zhì)量，還是不能完全摒棄紙質(zhì)檔案管理，每一項國企的信息都需要進行紙質(zhì)檔案歸納和計算機檔案記錄，國企檔案信息記錄以及計算機錄入都是從原始紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)中提取出來的，因此紙質(zhì)檔案的記錄準(zhǔn)確性也直接對信息檔案的準(zhǔn)確性造成很大的影響，在沒有原始資料核對的情況下，計算機檔案管理也是無法實現(xiàn)有效管理的。

第一，要保證紙質(zhì)檔案的不斷更新，清除錯誤的檔案以及沒有價值的檔案，不需要的紙質(zhì)檔案要及時清理掉。紙質(zhì)檔案在時間、姓名、身份證號、內(nèi)容方面保證信息記錄準(zhǔn)確。

第二，紙質(zhì)檔案也要實施新的管理手段，通過分層管理能夠提高紙質(zhì)檔案管理效果，尤其是一些國家機密文件、絕密文件、秘密文件、國家安全信息等檔案，要實施更加嚴格的管理，尤其秘密文件要采取專人專管等措施，國企之間機密信息的共享需要上級批準(zhǔn)才可以進行傳閱。

3.開發(fā)創(chuàng)建檔案管理軟件系統(tǒng)

我國企業(yè)的工作性質(zhì)都存在很大差異，大體可分為技術(shù)和管理兩個方面，類似這樣的國企特點就要實施檔案管理軟件系統(tǒng)來實施檔案管理，從而促進檔案管理的工作效率。國企的檔案信息化管理，就要根據(jù)行業(yè)的不同、部門的不同選擇不同的檔案管理軟件系統(tǒng)，就比如說，社會保險事業(yè)的社保三核管理系統(tǒng)、扶貧開發(fā)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，不同的檔案管理軟件，發(fā)揮的作用也是不同的，因此不同的檔案管理系統(tǒng)也要實施不同的電子檔案處理。

第一，保證不同電子檔案錄入的準(zhǔn)確性，復(fù)雜的軟件管理系統(tǒng)要特別認真的進行應(yīng)用。

第二，要及時進行檔案軟件管理系統(tǒng)的更新，從而可促進檔案信息化管理的優(yōu)化，軟件升級能夠促進軟件系統(tǒng)更好的實施檔案管理。

第三，要不斷進行檔案管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)和更新，隨著我國信息技術(shù)的改革，國企的檔案管理也發(fā)生了很大的改變，計算機更新速度較快，安裝的軟件更新速度也非?？臁?/p>

4.要不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)

從檔案管理軟件開發(fā)方面，或者從保證網(wǎng)路安全方面，都離不開高素質(zhì)的工作人員實施有效的管理，高水平的管理人員能夠保證國企檔案的信息管理能力。比如，因為局域網(wǎng)平臺的軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問題而導(dǎo)致檔案查閱系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓的情況時，就需要專業(yè)水平較高的人員來解決問題，因此就要企業(yè)檔案管理人員綜合素質(zhì)得到保證。

第一，不斷提高檔案管理人員的技術(shù)能力，通過培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等手段提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證管理人員不僅能夠掌握國企檔案管理軟件系統(tǒng)操作，還能將軟件系統(tǒng)推廣和普及，甚至進行軟件的開發(fā)和創(chuàng)新。

第二，提高管理人員的道德水準(zhǔn)，要實施檔案的信息化管理，不僅需要管理人員具備較高的專業(yè)技術(shù)，還需要提高工作人員的道德標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員不僅僅是要進行檔案的錄入、更新工作，還要在其他同事需要資料的時候提供資料，因此管理人員的錄入和維護水平也對使用者的使用效果造成極大的影響，如果檔案信息錄入不準(zhǔn)確，后期沒有及時發(fā)現(xiàn)進行更改，就會導(dǎo)致檔案信息發(fā)生錯誤，對國企也會造成極大的影響。

三、結(jié)語

檔案管理在國企工作中受到極大的重視，也是國企工作的重要內(nèi)容，國企要重視對檔案管理手段的優(yōu)化。信息化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，也促進檔案管理工作進入了新興的工作模式中，進步到一個創(chuàng)新的管理階段，具有高效、便捷、共享的工作特點，不僅能夠提高國企檔案工作的管理效率和質(zhì)量，同時也能促進各個國企之間的信息共享和交流合作。檔案信息化管理是國企檔案管理的必然選擇，作為檔案的管理人員要具有掌握檔案管理軟件系統(tǒng)的能力，還要做好檔案管理的后期維護的管理工作，推動國企檔案信息化管理的水平和質(zhì)量。

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