摘 要：科研機(jī)構(gòu)檔案的檔案資源存在重積累、輕利用，歸檔內(nèi)容單一、深加工程度不夠、創(chuàng)新不足等問題。針對(duì)這些問題，通過建立以知識(shí)管理為導(dǎo)向的檔案管理體系，構(gòu)建企業(yè)知識(shí)庫，建立專家知識(shí)庫，進(jìn)行檔案信息資源的深度加工處理，建立功能完善的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的全面深入管理，為充分發(fā)揮科研檔案價(jià)值，促進(jìn)研究機(jī)構(gòu)科研創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展提供支持。

關(guān)鍵詞：科研機(jī)構(gòu) ;檔案管理;知識(shí)管理 ;檔案管理體系

信息技術(shù)與知識(shí)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得知識(shí)管理成為目前知識(shí)獲取和管理的重要手段。知識(shí)管理是指在一定范圍內(nèi)構(gòu)建的一套全面的知識(shí)體系，除顯性知識(shí)的管理外，重視隱性知識(shí)的獲取和管理，同時(shí)以創(chuàng)新性為目的，通過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等各種不同過程，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的不斷創(chuàng)新和不斷積累。用知識(shí)管理的理念和方法進(jìn)行科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系的構(gòu)建，能夠助力科研機(jī)構(gòu)的成果創(chuàng)新，提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)充分發(fā)揮科研檔案的價(jià)值，推動(dòng)檔案工作不斷向前發(fā)展，向新的更高的臺(tái)階邁進(jìn)。

一、科研機(jī)構(gòu)檔案利用面臨的問題

目前多數(shù)研究機(jī)構(gòu)雖然都編制了相關(guān)制度與規(guī)程，提出了檔案建檔、保管的具體要求，也通過多年的積累，形成了大量的檔案資料。但是歸檔之后檔案資源作用發(fā)揮卻明顯不足，尤其是科研檔案，主要表現(xiàn)為檔案利用頻次低，目的簡(jiǎn)單。從知識(shí)管理的角度來說，科研檔案屬于顯性知識(shí)，其中包含了前人積累的成果和經(jīng)驗(yàn)，充分利用檔案資源，有效挖掘潛在價(jià)值，能為未來科研工作提供寶貴的參考建議，增強(qiáng)科研工作的傳承性和延續(xù)性。但是目前多數(shù)時(shí)候檔案利用方式單一，作用僅僅表現(xiàn)為為成果項(xiàng)目報(bào)獎(jiǎng)等提供憑證，而作為成果持續(xù)研發(fā)的參考資料，或者科研管理改進(jìn)參考等目的利用很少，造成了一定程度上的科研檔案科學(xué)價(jià)值的浪費(fèi)。

二、檔案資源利用率低的原因分析

1.科研檔案歸檔內(nèi)容較單一，缺少科研管理類資料

目前，大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)科研檔案歸檔范圍基本包括了從申報(bào)到中期檢查到最后結(jié)題的結(jié)果性文件資料，如開題報(bào)告、申報(bào)書、任務(wù)書、中期檢查表、結(jié)題材料等內(nèi)容，課題研究性成果材料保存較全。但對(duì)課題研究各過程進(jìn)行管理性行為的文件資料保管較少，如課題來源、課題申報(bào)領(lǐng)域、課題研究經(jīng)費(fèi)、課題研究投入人員及設(shè)備、課題研究完成后產(chǎn)生的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益等內(nèi)容，由于各種原因，很少作為檔案資料向檔案室移交。造成科研檔案內(nèi)容較單一，不夠全面，不利于科研管理類數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期、系統(tǒng)及安全管理，也對(duì)后期進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析和綜合利用造成不便。

2. 科研檔案資料的深加工程度不夠

現(xiàn)階段大多數(shù)科研機(jī)構(gòu)檔案管理都進(jìn)入了信息化管理階段，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄條目和檔案原文的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理。但是在實(shí)際管理中，每個(gè)研究階段的資料都是以一個(gè)整體文件而存在，沒有對(duì)其中的內(nèi)容根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行細(xì)化拆分、提取和分類，缺少對(duì)檔案資料的深度加工整理。所以在后期利用時(shí)只能根據(jù)項(xiàng)目名稱或項(xiàng)目代碼進(jìn)行檔案查詢和利用，無法根據(jù)研究項(xiàng)目的其他屬性進(jìn)行查詢和分類，不利于對(duì)科研項(xiàng)目的多維度統(tǒng)計(jì)和分析，也不利于今后開展大數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析和滿足企業(yè)知識(shí)管理的需要。

3.科研機(jī)構(gòu)檔案管理人員創(chuàng)新不足

科研機(jī)構(gòu)重視科研創(chuàng)新，但對(duì)于承載研究成果的科研檔案及其他檔案的保管利用重視程度較弱。認(rèn)為檔案工作技術(shù)含量低，簡(jiǎn)單、重復(fù)性勞動(dòng)多，無需配備專業(yè)技術(shù)人才，造成了科研機(jī)構(gòu)雖然科研人員文化水平層次較高，但是檔案工作者大都存在年齡偏大、缺乏創(chuàng)新意識(shí)、缺乏新的專業(yè)知識(shí)、缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)的現(xiàn)狀。隨著檔案管理信息化的發(fā)展，以及知識(shí)管理理念在檔案管理業(yè)務(wù)中的滲透，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求也越來越高，目前檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)信息時(shí)代和知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案人員的要求。

三、以知識(shí)管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系建設(shè)思考

針對(duì)科研機(jī)構(gòu)檔案管理存在問題，以知識(shí)管理的理念和方法進(jìn)行檔案管理體系的構(gòu)建，主要應(yīng)做好以下3方面工作。

1.做好頂層設(shè)計(jì)。制定適合科研機(jī)構(gòu)自身的知識(shí)管理戰(zhàn)略的檔案規(guī)劃，建立覆蓋全單位、全體員工的檔案管理體系，培養(yǎng)和打造知識(shí)積累與共享的文化氛圍。主要內(nèi)容包括打造開放、創(chuàng)新、共享的文件資料積累的氛圍，提出激勵(lì)員工進(jìn)行知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)的記錄與積累，并提高歸檔意識(shí)的系列措施，制定全面文件資料收集、共享和轉(zhuǎn)換的有效機(jī)制等。并建立有效的考評(píng)機(jī)制，督促各項(xiàng)工作的有效開展。

2. 確立高效的檔案機(jī)構(gòu)和人員?？蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理部門和人員負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理過程包括了技術(shù)因素和管理因素，為確保檔案管理的有效實(shí)施和正常運(yùn)作， 檔案管理人員應(yīng)具有相應(yīng)技能，并被賦予相應(yīng)的管理權(quán)力和責(zé)任來具體推動(dòng)檔案管理的實(shí)施與落地?？紤]到科研機(jī)構(gòu)專業(yè)深度大，專業(yè)領(lǐng)域多的特點(diǎn)，可以合理設(shè)置兼職檔案工作人員，將技術(shù)骨干培養(yǎng)成檔案兼職人員，將專職人員培養(yǎng)業(yè)務(wù)骨干，實(shí)現(xiàn)雙向交叉，擴(kuò)大檔案人員隊(duì)伍，提高檔案隊(duì)伍素質(zhì)。

3.緊密結(jié)合科研創(chuàng)新工作。檔案管理過程必須與單位的科研創(chuàng)新工作緊密結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)檔案管理作用的發(fā)揮，促進(jìn)單位知識(shí)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化與調(diào)整。檔案資源的科學(xué)管理應(yīng)該圍繞便于研究利用和科研創(chuàng)新來進(jìn)行，檔案工作者也應(yīng)時(shí)刻關(guān)注單位的科研工作，通過多途徑收集科研管理和項(xiàng)目研究的利用需求，根據(jù)不同的需求實(shí)時(shí)更新檔案資源的管理方式，包括檔案的著錄方式、檔案屬性字段的設(shè)置、如何向有需求者推送有價(jià)值的檔案等，為檔案利用提供更加便利的支持。同時(shí)，在每次利用結(jié)束時(shí)，注意收集利用者的利用建議和需求，為檔案利用工作的進(jìn)一步改進(jìn)提供支撐，通過長(zhǎng)期的積累，必然實(shí)現(xiàn)檔案管理方式持續(xù)改進(jìn)和提高，促進(jìn)員工主動(dòng)提高歸檔意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔和檔案利用工作相互促進(jìn)的良性循環(huán)。

四、以知識(shí)管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系構(gòu)建

主要應(yīng)該開展以下幾方面工作。

1.構(gòu)建企業(yè)知識(shí)庫，完善補(bǔ)充檔案資源庫。通過對(duì)企業(yè)原有知識(shí)數(shù)據(jù)以及外部信息資源、數(shù)據(jù)庫等進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)復(fù)雜多樣的知識(shí)內(nèi)容（方案、策劃、制度等）和格式（圖片、word、excel、ppt、pdf等）分門別類管理。自有數(shù)據(jù)庫建設(shè)是指對(duì)企業(yè)自有知識(shí)資源進(jìn)行梳理、加工，形成機(jī)構(gòu)自有知識(shí)庫。如機(jī)構(gòu)在科研服務(wù)等過程中形成的文章、報(bào)告、期刊等形式的科研成果，以及科研管理過程中形成的統(tǒng)計(jì)資料、分析報(bào)告等資源。專業(yè)知識(shí)庫建設(shè)是指根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展方向，建立服務(wù)于企業(yè)業(yè)務(wù)的專業(yè)知識(shí)庫。包括一些專業(yè)的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，如中國(guó)知網(wǎng)數(shù)據(jù)庫、專利數(shù)據(jù)庫、ScienceDirect全文數(shù)據(jù)庫、Scopus數(shù)據(jù)庫、SciFinder（化學(xué)品文摘CA網(wǎng)絡(luò)版）數(shù)據(jù)庫、百度文庫資源、超星數(shù)字圖書館、昵圖網(wǎng)資源等，以及在長(zhǎng)期的研究及技術(shù)服務(wù)過程中積累的各類專業(yè)數(shù)據(jù)資源。整合自有數(shù)據(jù)庫資源、專業(yè)知識(shí)庫資源，形成系統(tǒng)完整的文獻(xiàn)資源池。

2.建立專家?guī)旌椭R(shí)庫，注重隱性知識(shí)的挖掘，積累專家的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)。專家作為科研創(chuàng)新的重要載體，集中了研究機(jī)構(gòu)科研創(chuàng)新過程中的經(jīng)驗(yàn)和智慧，有效的發(fā)掘和利用專家的經(jīng)驗(yàn)和智慧，是進(jìn)行知識(shí)傳遞和轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵步驟。注重員工的工作經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人知識(shí)的積累。將一些知識(shí)庫中缺少的經(jīng)驗(yàn)性知識(shí)，從員工頭腦中挖掘出來。充分調(diào)動(dòng)每個(gè)部門、每名員工的積極性，貢獻(xiàn)自己所掌握的企業(yè)知識(shí)。通過建立專家問答系統(tǒng)和員工討論專區(qū)，記錄大家頭腦中的經(jīng)驗(yàn)和想法，加強(qiáng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的傳承的積累，然后進(jìn)行系統(tǒng)的整理和優(yōu)化，對(duì)于隱性知識(shí)的挖掘和對(duì)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的管理大有裨益。

3.進(jìn)行檔案資料的深度處理與應(yīng)用。根據(jù)項(xiàng)目檔案內(nèi)容，提取項(xiàng)目的不同屬性，在對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行檔案著錄時(shí)，用多樣化的標(biāo)簽進(jìn)行標(biāo)注。并通過專業(yè)信息處理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的分析，通過自動(dòng)分類，自動(dòng)聚類、關(guān)鍵詞自動(dòng)標(biāo)引、自動(dòng)文摘、信息過濾、關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘等多種實(shí)用功能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的深度處理。建立高效、準(zhǔn)確的全文檢索引擎，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的一站式搜索?？焖俚貙?shí)現(xiàn)智能信息挖掘，有效地進(jìn)行檔案資料管理。

4.加強(qiáng)功能完善的數(shù)字檔案館建設(shè)。檔案管理必須有強(qiáng)大的信息系統(tǒng)作為基礎(chǔ)支持。檔案管理系統(tǒng)，能夠支持不同類型的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)安全及權(quán)限管控，實(shí)現(xiàn)跨庫檢索和一站式檢索，提供用戶交互工具等功能?？梢猿薪觼碜皂?xiàng)目管理系統(tǒng)中項(xiàng)目全周期管理的各類電子數(shù)據(jù)，對(duì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作中產(chǎn)生的信息和知識(shí)，各類記錄和總結(jié)，以及文件資料的各個(gè)版本進(jìn)行有效管理。同時(shí)開展包括知識(shí)采集、處理、存儲(chǔ)、共享、服務(wù)及知識(shí)評(píng)價(jià)在內(nèi)的技術(shù)支持系統(tǒng)建設(shè)。

總之，構(gòu)建以知識(shí)管理為導(dǎo)向的科研機(jī)構(gòu)檔案管理體系，是順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特點(diǎn)，應(yīng)對(duì)信息技術(shù)、知識(shí)倍增給檔案工作所帶來的巨大壓力和機(jī)遇的必然要求。研究機(jī)構(gòu)如果改變以往的檔案管理模式，在新的管理模式中融入知識(shí)管理理念，就能夠促進(jìn)科研創(chuàng)新的可持續(xù)發(fā)展，發(fā)揮檔案管理工作的最大價(jià)值，促進(jìn)檔案工作的不斷進(jìn)步。

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作者簡(jiǎn)介：胡秀麗（1982-），女，漢族，中國(guó)石化青島安全工程研究院，館員，研究方向?yàn)闄n案管理。