摘 要：數(shù)字時代的到來催生了信息技術的發(fā)展，數(shù)碼相機的廣泛使用是數(shù)碼照片檔案管理成為新的載體和模式，發(fā)揮著舉足輕重的作用。如何使照片管理規(guī)范化，有效發(fā)揮現(xiàn)代化信息管理的有效性，如何正視數(shù)碼照片檔案管理的缺陷并找到其現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑，是重要的課題。文章對照片檔案的構成與分類進行闡述，從照片檔案的現(xiàn)狀出發(fā)，探索照片檔案創(chuàng)新路徑，既是實際需要，又具有理論指導意義。

關鍵詞：照片檔案;現(xiàn)代化管理;創(chuàng)新路徑

攝影的誕生開辟了檔案歷史的新紀元，照片檔案成為新的載體，從根本上轉變了傳統(tǒng)的檔案信息的表現(xiàn)形式，在現(xiàn)代化社會中扮演越來越重要的角色。正視照片檔案的價值就是認同它所涵蓋內容的原真性和生動性，還原事實，保存真實，忠實歷時。照片檔案通過科技客觀、鮮活的記錄歷時性軌跡，它是對文字檔案的有益補充，在豐富檔案內容上起到不可或缺的作用，尤其是在快節(jié)奏的發(fā)展中，“讀圖片”成為人們獲取信息的有益途徑。

一、照片檔案的構成與種類

照片是利用攝影的方法記錄形象的單個畫面。照片檔案是一種專門性檔案?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》指出，照片檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的、以靜止攝影影像為主要反映方式、有保存價值的歷史記錄。

1.照片檔案的構成

照片檔案由底片、照片和文字說明三部分構成。底片是照片檔案的基礎，也是照片檔案的最原始材料，既要保存底片本身，又是彌補遺失和破壞照片的方式。照片是通過對底片沖洗、對數(shù)碼信息的處理而成。照片要求清晰。文字說明包括題名和文字說明兩部分。照片上所反應的信息有限，只描述部分事件，文字說明恰是有益補充。照片與文字說明不可分割，相輔相成。

2.照片檔案的種類

照片檔案從體彩上大體可以分為三類：一類是新聞照片檔案，通過選編完成新聞報道任務的新聞照片，價值在于連續(xù)宣傳和查考。第二類是科技照片檔案，記錄和反映自然界中的各種現(xiàn)象的某個過程和現(xiàn)象。第三類是藝術照片檔案，在于對造型的處理而篩選，包括人像個、風景、花卉、動物、歷史文物、工藝美術等。

二、照片檔案傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理現(xiàn)狀比對

1.傳統(tǒng)照片檔案管理存在的缺陷

從存儲角度看，感光材料的特性是顏色光鮮，對環(huán)境依賴性強，可復性不強，持久性差，黑白或是彩色照片的儲存會隨著時間的推移而發(fā)生變化，無論如何高質量的保存，溫度、濕度、光度等因素都會造成照片檔案的變黃、變脆、褪色甚至圖象消失。

從歸類角度看，因照片檔案的規(guī)格、年份、用途、部門等分類不同，存儲歸類因功能區(qū)分而劃歸不同的歸檔部門，也會造成標注不明造成的歸檔和查閱的困難。

2.現(xiàn)代化照片管理的現(xiàn)狀

（1）制度缺失，操作無章，難求統(tǒng)一標準?！墩掌瑱n案管理規(guī)范》（GB-T11821-2002）的出臺彌補了檔案管理從制度上的缺失，但政策性的標準中卻對現(xiàn)代化的數(shù)碼照片檔案管理的標準沒有明確規(guī)定。根據(jù)發(fā)展的需要，地域性的自行辦法有關部門進行了相應的制定，對于數(shù)碼照相檔案管理的收檔工作和保管仍然存在泛化的現(xiàn)象。數(shù)碼照片所描述的信息在交接中紙質單仍然是主要形式，文字的說明對于數(shù)碼照片檔案的完整、真實、準確產生直接影響。

（2）數(shù)據(jù)海量，篩選復雜，安全成為難點?？萍嫉陌l(fā)展帶來技術的進步，性能的不斷提升，成像的清晰程度，獲取照片容易操作使得數(shù)碼技術廣泛普及。數(shù)碼相機可重復性拍攝成本低，海量數(shù)據(jù)的保存和篩選都成為現(xiàn)代化檔案工作中的難點。數(shù)碼照片檔案的存儲不能單憑芯片儲存，計算機硬件、軟件、操作系統(tǒng)都成為照片存儲的重要客觀依賴。計算機設備的系統(tǒng)升級、病毒的侵害以及數(shù)據(jù)的丟失等不可控的因素會造成數(shù)據(jù)的損害和遺失，人為因素的備份操作失誤、移動設備丟失、誤刪等行為同樣造成數(shù)據(jù)不可修復的可能。這些內外因素都將對數(shù)據(jù)的保存和篩選形成安全隱患。人工歸檔不及時，信息描述不準確，工作積壓，為后續(xù)的甄別工作帶來阻礙。強效率和高標準的照片檔案保管工作關乎數(shù)碼照片檔案的價值。

三、照片檔案現(xiàn)代化管理的必要性

1.大數(shù)據(jù)的時代趨勢

計算機云技術的使用，大數(shù)據(jù)成為聚攏信息的新趨勢，照片檔案的現(xiàn)代化逐

漸取代傳統(tǒng)照片的管理方式，方便快捷高效迅速取代占地大，儲存難的特點?；ヂ?lián)網(wǎng)+的現(xiàn)代化管理模式在檔案管理中的應用成為新潮流，新載體。它打破時空界限，以數(shù)據(jù)形成存儲符號，從而實現(xiàn)資源共享，方便存取，方便保存。

2.存儲載體的優(yōu)化管理

照片檔案的信息化管理有助于檢索效率的提升，網(wǎng)絡間的信息查詢和編碼能夠有效實現(xiàn)資源共享，節(jié)省時間，節(jié)約空間。對網(wǎng)絡云空間服務器的處理，對于重點的照片檔案可以設置加密，重點保護，安全存儲，實現(xiàn)優(yōu)化管理。

四、照片檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)新路徑

1.健全制度，理順職責，狠抓落實

借鑒北上廣青等地的數(shù)碼檔案管理辦法，結合實踐，健全檔案管理制度化和標準化，要有操作性，能落地，內容囊括性強，覆蓋面廣，在收集、歸檔、整理、保管、開發(fā)、利用等各個節(jié)點要細致，要使數(shù)碼檔案管理有理有據(jù)，有章可依。檔案局及相關部門要明確職責，厘清關系，做好溝通，避免重復性勞動，對接好攝影者、檔案管理人員的溝通，化繁為簡。做好歸口職能，對數(shù)碼照片進行分門別類，甄別篩選，整理描述。做好對數(shù)碼信息進行著錄、保存、利用、督促、檢查、指導工作。在制度落實中，要穩(wěn)準狠，權責明確，依法管理，依據(jù)實施，讓制度落地，有效執(zhí)行。

2.重視源頭，嚴格標準，遵循規(guī)律

收集和篩選合格上乘的數(shù)碼照片是檔案工作的源頭。數(shù)碼照片檔案涉及內容廣泛，在歸檔過程必須賦予相關的說明，拍攝者要提供詳細準確的信息，保持照片的原真性和翔實性，整理分類，不重復整理。對于照片的甄選，要注意像素、大小、格式、場景等因素，重點突出，能夠反映事件的代表性。刪除內容、場景趨同，質量、像素差的照片。歸檔像素不低于1024*768，格式為 JPEG、TIFF、RAW，大小盡量一致。歸檔說明要注意標清六要素，文字的內容包括事由、時間、地點、任務、背景、作者。要遵循檔案管理規(guī)律，做好相關信息的記錄和描述，要一同歸檔。

3.分組說明，分級存放，安全保管

（1）設立組別進行管理。對照片的內容、主題、反映現(xiàn)狀等進行對比，組成若干張數(shù)碼照片為一組，分類后填寫歸檔說明。要標清組名，涉密等級，總說明，保管期限，照片序列號。

（2）分級文件規(guī)范管理。對于甄別篩選完成的數(shù)碼照片電子信息進行分層，層層說明，逐級命名。以年度為總括全宗分類，進行部門劃分，保持前后對應，不能輕易變更。以部門為單位分列文件夾，標清事由，密集，保管期限以及照片的歸類說明，對數(shù)碼照片檔案進行編碼，可以分層設碼，組別碼，小流水號，總分說明。通常以word格式為佳，斟酌實踐情況，制定固定模板，可以增加多個并列的子文件夾。

（3）建立數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡化管理。網(wǎng)絡信息化對數(shù)據(jù)進行云處理，建立照片數(shù)據(jù)庫。以案卷目錄——照片檔案庫——對應文件，采用4位阿拉伯數(shù)字計數(shù)法標記信息，第一層級在錄入信息時要涵蓋對應信息，包括組名，密級，照片張數(shù)，攝影時間，地點，攝影者，歸檔單位，歸檔時間等內容。第二層級要標清歸檔說明，實現(xiàn)批量掛接。以第四級文件為例，如果存在并列現(xiàn)象，卷號要采取2位阿拉伯數(shù)字，卷號為“照片檔案代號—年度—流水號—序號”。后續(xù)管理要便利、自主、多樣，方便查詢，易于管理，對下載和使用權限進行限制和審批，做好防火墻，確保數(shù)碼照片檔案的存儲和使用安全。在構建數(shù)據(jù)庫過程中，可以利用計算機的掃描技術，對傳統(tǒng)的照片檔案進行處理，轉換為數(shù)碼，可以將原有的數(shù)碼照片與掃描后的照片統(tǒng)一構建存儲于同一個數(shù)據(jù)庫中，遵循標準，及時錄入，科學整理。

（4）落實安全執(zhí)行力度。照片檔案的安全管理是檔案工作者的使命。制度的規(guī)范化和經(jīng)常化要落地，要加大執(zhí)行力度，不能流于形式。要根據(jù)保管的程序對電子文件逐級存儲，按照命名標準和規(guī)則進行層級信息處理，方便分類保管和查詢。要做好備案，在經(jīng)費和能力允許范圍內，盡可能的采取只讀式光盤脫機備份和計算機備份兩種方式存儲。計算機在實際應用中便利性更強， 可操作性更高。將計算機存儲固定化，專機專用，電子設備設定24小時自動備份，層級存儲，適時歸檔，隨時處理，持之以恒。限定以一個月為期限，將計算機中的存儲拷貝到移動硬盤中。對移動硬盤和計算機要定期進行檢索，抽查，維護?？梢圆扇蛹壌鎯Φ臋z測，也可以將備份的數(shù)據(jù)進行抽樣，利用機讀檢驗，每2-3年轉存一次。在檢測中發(fā)現(xiàn)問題，早診斷，早彌補，早補救，進行數(shù)據(jù)的恢復和修補。如果遇到復雜技術應該及時與信息部門聯(lián)絡。

五、結語

數(shù)碼照片檔案成為影像記錄的主體形式，掌握傳統(tǒng)照片檔案與現(xiàn)代化數(shù)碼照片檔案之間的差異性，汲取數(shù)碼照片檔案的重要性和趨勢性，把握好檔案管理的規(guī)律，對數(shù)碼檔案的優(yōu)化管理，是檔案工作者的任務和義務。做好理念更新，提升管理規(guī)范，提升數(shù)碼照片檔案管理的價值攀升。

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作者簡介：王英丹（1982-），女，遼寧鐵嶺人，遼寧省檔案館電子檔案與信息安全部，副研究館員，研究方向：檔案信息化。