摘 要：展項檔案是隨著科技館建設(shè)而出現(xiàn)的新型檔案，缺乏管理標(biāo)準(zhǔn)，質(zhì)量控制難度較大。本文從三個方面分析了展項檔案質(zhì)量控制難點，并對展項檔案質(zhì)量控制提出了四點對策。

關(guān)鍵詞：科普展項;檔案管理;質(zhì)量控制

社會進(jìn)入了創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的新時代，科技創(chuàng)新和科學(xué)普及是科技工作的兩翼，處于同等重要的地位。現(xiàn)代科技館是為科技創(chuàng)新培養(yǎng)后備人才的重要科普教育基地，如雨后春筍般遍布神州大地?？萍拣^的建設(shè)為檔案家族增添了一位新成員——科普展項工程檔案（以下簡稱“展項檔案”）。對于這種新型檔案的管理成為了科技館檔案工作者的新課題。

一、展項檔案質(zhì)量控制的難點

1.展項工程的創(chuàng)新性致使展項檔案管理無章可循?？萍拣^科普展項是互動型的展覽項目，其建設(shè)目的是使觀眾通過動手操作展項來獲得科學(xué)知識，了解科學(xué)原理和方法，并啟發(fā)觀眾 主動思考問題、探究未知的科學(xué)知識。因此，展項的設(shè)計在內(nèi)容上既要體現(xiàn)科學(xué)知識的系統(tǒng)性，又要深入淺出地展示科學(xué)原理。在展示手段上要綜合運用先進(jìn)的聲、光、電等動態(tài)技術(shù)、虛擬技術(shù)和仿真技術(shù)。在展館環(huán)境的布設(shè)上要與展示主題相配襯，對觀眾有吸引力。這樣觀眾才愿意來科技館參觀和操作展項，獲得科普教育。因而，展項工程建設(shè)是一項創(chuàng)新性的工作。在其建設(shè)過程中，產(chǎn)生了大量新型的多種載體形式的檔案材料，這些檔案材料應(yīng)歸屬科技檔案還是工程檔案的范疇？是按科技檔案的規(guī)范還是工程檔案的規(guī)范來收集、整理材料和組卷？這些問題至今還沒定論。各科技館對展項檔案管理的隨意性很大，做法相去甚遠(yuǎn)。

2.檔案形成的特殊性致使收集難度大。展項工程是創(chuàng)新性項目，其內(nèi)容設(shè)計上不可能一兩次就成型，要反復(fù)地討論修改;而展示技術(shù)的創(chuàng)新面很大，各項技術(shù)參數(shù)也須反復(fù)斟酌修改。修改頻次高不僅令文件材料數(shù)量龐大，還考驗了檔案工作者對應(yīng)收材料準(zhǔn)確性的把握程度。

展項工程的創(chuàng)新性本質(zhì)和高精專的建設(shè)要求決定了展項工程的建設(shè)必須按展示主題內(nèi)容細(xì)分成各專業(yè)工程分包給有實力的專業(yè)公司。如廣東科學(xué)中心的展項承建單位就多達(dá)10余家，而且這些承建單位分布在全國各地。另外，展項的制造和安裝工程、展館布展工程不可能在同一施工現(xiàn)場完成。展項檔案材料形成地點分散在全國各地。檔案材料形成的分散性直接導(dǎo)致了檔案收集難度增大。

3.檔案意識薄弱致使歸檔時效滯后。檔案質(zhì)量分為兩個方面：一是檔案內(nèi)容質(zhì)量，即是否真實準(zhǔn)確、全面地反映客觀對象;二是案卷質(zhì)量，即指卷內(nèi)文件材料是否完整、系統(tǒng)，達(dá)到規(guī)范。要保證檔案質(zhì)量，檔案工作堅持“三同步”原則是首要條件。很多第一手資料必須在展項工程建設(shè)過程中同步收集、整理、歸檔，否則，所造成的損失是難以補救的。然而，展項承建單位普遍存在“重施工、輕檔案”的問題，檔案工作不到位，檔案人員和設(shè)備的配備都難以滿足實際工作需要。檔案意識的薄弱導(dǎo)致檔案資料的收集、整理和歸檔滯后于展項工程建設(shè)，對檔案質(zhì)量的管控帶來很大考驗。

二、展項檔案質(zhì)量控制的對策

1.前端管控。前端管制是展項檔案質(zhì)量控制的基礎(chǔ)工作，可從以下幾方面切入。

（1）構(gòu)建健全的展項檔案管理網(wǎng)絡(luò)。展項檔案質(zhì)量控制是一項系統(tǒng)工程，貫穿于展項工程建設(shè)的始終。要保證這項工作的可控性，除了要求與展項檔案管理相關(guān)的每個環(huán)節(jié)和單元都各盡所能外，還要求相互間實現(xiàn)信息共享、有效溝通和緊密配合。這就需要構(gòu)建一個健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。如：廣東科學(xué)中心作為建設(shè)單位，中心領(lǐng)導(dǎo)親自牽頭構(gòu)建了“以我為主”的健全的展項檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其模式為：在廣東科學(xué)中心內(nèi)部構(gòu)建檔案管理核心網(wǎng)絡(luò)，各展項承建單位構(gòu)建子網(wǎng)并接受核心網(wǎng)絡(luò)的管理。核心網(wǎng)絡(luò)以科技館展項檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)為領(lǐng)導(dǎo)核心，專職檔案管理員為主責(zé)，展項業(yè)務(wù)部門資料員共同參與。核心網(wǎng)絡(luò)既要負(fù)責(zé)管理好科技館內(nèi)部形成的展項檔案，又要負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)和協(xié)調(diào)各承建單位的檔案工作，還要保證檔案信息傳遞渠道的暢通。各展項參建單位組建的子網(wǎng)須三級建制，即有明確的檔案工作第一責(zé)任人、檔案管理負(fù)責(zé)人和檔案資料員。

（2）制定展項檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件。任何事物的管理，只有具備了可參照的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)才談得上質(zhì)量控制。同樣，展項檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件是展項檔案質(zhì)量控制必不可少的規(guī)范文本。在國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)沒出臺之前，科技館需要自行制定切實可行的展項檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件來指導(dǎo)展項工程文件材料的收集、整理和歸檔工作。

（3）著眼于提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。人是質(zhì)量的創(chuàng)造者。通過培訓(xùn)提高檔案人員的素質(zhì)，是展項檔案質(zhì)量控制最有效的途徑。

按檔案人員所負(fù)的管理責(zé)任不同，檔案培訓(xùn)工作也應(yīng)有所側(cè)重，分層展開。科技館的專職檔案管理員對展項檔案管理負(fù)主責(zé)，承擔(dān)著對展項檔案整體工作的管理和監(jiān)督指導(dǎo)各承建單位檔案工作的責(zé)任，對其培訓(xùn)側(cè)重于檔案業(yè)務(wù)管理水平的提高?？萍拣^應(yīng)重視創(chuàng)造機會使其能盡可能多地參加檔案主管機構(gòu)的相關(guān)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流，使其能了解檔案工作的最新要求和行業(yè)動態(tài)，切實指導(dǎo)展項檔案管理的整體工作。

對各展項承建單位檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可分兩個層面開展：對新入職資料員的培訓(xùn)側(cè)重于強化其檔案意識并使其初步了解展項檔案工作。對已接受入職培訓(xùn)的資料員，則要根據(jù)展項檔案管理不同階段的要求，按需進(jìn)行必要的展項檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其能按照展項檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件來收集、整理和歸檔展項工程文件材料。通過有針對性的培訓(xùn)來提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，對展項檔案質(zhì)量控制起著決定性的作用。

（4）發(fā)揮經(jīng)濟杠桿的作用。展項工程文件材料的量多類廣以及檔案形成的分散性導(dǎo)致其量控制難度增大。只有遵循“誰形成文件材料，誰立卷歸檔”的原則，才利于展項檔案質(zhì)量的管控。為能保證展項承建單位對各自所形成的檔案資料按要求收集、整理和歸檔，科技館須在展項建設(shè)合同中明確其對展項檔案的管理責(zé)任、檔案質(zhì)量要求和檔案的權(quán)屬，并將檔案職責(zé)履行情況與經(jīng)濟效益直接掛鉤——只有展項竣工檔案通過驗收才能進(jìn)行工程結(jié)算。通過經(jīng)濟杠桿的調(diào)節(jié)能有效避免展項承建單位拖延歸檔期限的現(xiàn)象。另外，將檔案管理人員的績效工資與檔案實績掛鉤，能促使其發(fā)揮主觀能動性，自覺管理好展項檔案。

2.過程管控。過程控制是通過一系列的管理手段來促使展項工程建設(shè)與建檔同步，確保展項檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)。而要建檔與建設(shè)同步確非易事。各展項的展品都是在展項承建單位內(nèi)制造好后運輸?shù)娇萍拣^安裝，這部分文件材料形成于展項承建單位內(nèi)。展項承建單位普遍檔案意識薄弱，難以自覺保持建設(shè)與建檔同步。受地緣因素影響，科技館檔案管理人員對這些文件材料的管理又鞭長莫及。只能依靠展項技術(shù)主管和監(jiān)理工程師參與到檔案管理中來，他們每次檢查展項建設(shè)進(jìn)度同時檢查檔案工作情況。他們確認(rèn)展項工程建設(shè)與建檔同步，才能撥付當(dāng)次的進(jìn)度款。這一做法使展項建設(shè)與建檔的時間差盡可能縮短，有效地避免了因建檔嚴(yán)重滯后而造成檔案材料收集不全或內(nèi)容失真的情況。但這部分檔案材料的組卷因缺乏專業(yè)檔案管理人員的監(jiān)督指導(dǎo)，往往需要要經(jīng)過整改才能達(dá)標(biāo)。

科技館施工現(xiàn)場形成的展項檔案的質(zhì)量可控性相對較好。對這些檔案管理采用以下模式：由科技館檔案人員和展項技術(shù)主管、監(jiān)理工程師組成展項檔案聯(lián)檢工作組，定期或不定期對駐場施工單位的檔案工作實行檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)。工作組對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，除現(xiàn)場指導(dǎo)改正外，還以通報形式下發(fā)檢查結(jié)果及整改建議給各相關(guān)展項業(yè)務(wù)部門及展項承建單位，限期整改。過程管控是保證展項檔案內(nèi)容質(zhì)量最核心的環(huán)節(jié)，管控得好才能有高質(zhì)量的展項檔案。

3.驗收管控。驗收管控是展項檔案質(zhì)量控制的末端環(huán)節(jié)，也是確保檔案質(zhì)量達(dá)標(biāo)的重要一環(huán)。展項檔案驗收分檔案預(yù)驗收和竣工檔案驗收兩步完成。

展項檔案預(yù)驗收實際是為解決各展項承建單位內(nèi)形成且檔案編制時因缺乏專職檔案管理員親臨現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)而導(dǎo)致檔案質(zhì)量與標(biāo)準(zhǔn)要求相差甚遠(yuǎn)的問題而采取的補救措施?？萍拣^增設(shè)展項檔案預(yù)驗收環(huán)節(jié)，就是為了讓專職檔案管理員能根據(jù)所發(fā)現(xiàn)的問題有針對性地指導(dǎo)各資料員進(jìn)行整改。展項檔案預(yù)驗收程序是：展項承建單位將已竣工展項的文件材料預(yù)立卷后送到科技館檔案室初檢?？萍拣^檔案管理人員對照展項檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)文件逐卷逐項檢驗，對不合格的案卷出具整改意見后退回整改至合格，對合格的檔案則出具預(yù)驗收合格證明。展項承建單位憑預(yù)驗收合格證明辦理當(dāng)次進(jìn)度款的支付。展項檔案預(yù)驗收既是過程管控的延伸，也為展項竣工檔案乃至整個展項工程項目順利通過驗收奠定基礎(chǔ)。

展項竣工檔案驗收是展項檔案歸檔前的最終環(huán)節(jié)，也是展項工程項目竣工驗收的組成部分。展項竣工檔案驗收采用的是檔案質(zhì)量聯(lián)簽制度?？萍拣^展項檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、專職檔案管理員、展項技術(shù)主管和監(jiān)理工程師聯(lián)合組成展項竣工檔案驗收小組，從內(nèi)容到形式對展項檔案進(jìn)行整體驗收。展項技術(shù)主管負(fù)責(zé)展項工程文件材料齊全性的審簽;監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性的審簽;專職檔案管理員負(fù)責(zé)對案卷的整理質(zhì)量進(jìn)行審簽。以上三者聯(lián)合簽認(rèn)后，檔案分管領(lǐng)導(dǎo)對展項檔案整體質(zhì)量進(jìn)行審簽并在《檔案驗收申請表》上蓋章確認(rèn)，展項竣工檔案才真正通過驗收。

三、結(jié)語

展項檔案是新型的檔案，其質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)仍在動態(tài)調(diào)整中。各大科技館的檔案工作者敬業(yè)樂業(yè)，正不遺余力地探索著展項檔案質(zhì)量控制模式，以期共同推動展項檔案管理工作更上新臺階。

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作者簡介：梁麗明（1972-），漢族，工作單位：廣東科學(xué)中心，職稱：副研究館員，主要研究方向：科技館檔案管理。