冷雪

摘 要：新時代下如何優(yōu)化干部人事檔案的管理工作，讓干部人事檔案在考察干部和選拔任用干部中發(fā)揮出其價值，是當前組織人事工作面臨的新課題。本文以國有企業(yè)為例，剖析目前干部人事檔案管理中存在的問題，提出優(yōu)化干部人事檔案管理的對策，推進干部人事檔案的科學化管理，為新時代干部考察及選拔任用提供有力保障，促進人事管理工作的良好發(fā)展。

關鍵詞：新時代 ? 國有企業(yè) ? 干部人事檔案

一、研究背景

總書記同志在新時代對干部提出了新的要求，貫徹新時代黨的組織路線，建設忠誠干凈擔當的高素質干部隊伍是關鍵，重點是要做好干部培育、選拔、管理、使用工作。干部人事檔案作為全面考察和檢驗干部的最基本的方式和途徑，在建設高素質專業(yè)化干部隊伍中發(fā)揮十分重要的作用。2018年11月20日中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，從制度層面細化了新時代對干部人事檔案管理工作的要求。在新時代新形勢新要求下，如何優(yōu)化干部人事檔案的管理工作，發(fā)揮出其價值，為全面考察干部和選拔任用干部提供科學有效的第一手原始性材料，是當前組織人事部門面臨的一項新的課題。

二、新時代優(yōu)化干部人事檔案管理的意義

所謂干部人事檔案，即“是組織人事等有關部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現、工作實績等內容的文件材料。”其重要意義體現在以下幾方面：

第一，為人事調整提供參考依據。干部人事檔案詳細的記錄了有關干部人員的學習情況、工作效績、思想覺悟等各種人事情況的準確信息，是對干部成長經歷的有效記錄?？茖W系統(tǒng)的做好干部人事檔案管理工作，可以真正做到選賢舉能、知人善任，有效落實好干部人員的人事調整，讓干部人員能夠在有關的崗位發(fā)揮其真正的作用。

第二，為個人或部門提供公共服務。人事檔案的真實可靠性，使其具有的法律效力高于其他材料。為符合規(guī)定的利用者提供檔案服務是檔案履行公共服務職能的體現，例如查詢出生日期、工作時間、入黨團時間等，辦理政審、出國（境）審查、離（退）休等業(yè)務都需要從人事檔案中提取信息。

三、干部人事檔案管理中存在的問題

（一）檔案材料收集的時效性及覆蓋面有待改善

干部人事檔案材料收集工作是人事檔案管理中最基本、最關鍵的環(huán)節(jié)，入檔材料收集質量直接影響到檔案發(fā)揮作用的價值。目前大多國有企業(yè)檔案收集工作是停留在“你送我歸”被動應付的狀態(tài)。缺乏相關的督促機制，部門層面上，需要相關職能部門形成的入檔材料往往不能及時的移交人事檔案管理部門，例如入黨材料、崗位變動、干部任免、退休審批等材料，這些材料通常包含著關鍵信息，需要提供利用。個人層面上，許多員工對于人事檔案材料的重要性認識不夠，不能準確辨別需要入檔的材料范圍，例如取得的在職教育及職業(yè)資格證書等相關材料長時間在存放個人手中。材料收集不齊、入檔不及時將嚴重影響到干部人事檔案的利用價值。

（二）檔案管理的信息化程度有待提高

干部檔案數字化的提出是組織人事工作發(fā)展的新要求，也是提高干部人事檔案安全性和準確性的迫切需要。由于國有企業(yè)機構龐大，管理的人事檔案數量較多，加上受計算機設備、系統(tǒng)、人員配備等客觀因素的限制，很多國有企業(yè)的干部人事檔案數字化目前尚未開展，現有的檔案管理信息化程度僅停留在淺層查詢上。在具體的利用時還是要通過人工翻閱紙質檔案的形式，多次翻閱易造成傳統(tǒng)的紙質檔案容易磨損、脫落，甚至內容被借閱人涂改。這些都對檔案管理的安全性產生威脅，并且增加了檔案管理人員的日常工作任務。

（三）檔案管理的隊伍建設有待加強

從事干部人事檔案管理的人員承擔著十分重要的責任。干部人事檔案管理規(guī)定，每管理1000卷人事檔案，需要配備一名專職檔案管理員。按照規(guī)定來看，目前很多國有企業(yè)的專職人事檔案管理員在數量上是欠缺的。干部人事檔案管理的專業(yè)性較強，隨著檔案管理信息化的開展，也要求干部人事檔案管理人員的技能水平不斷提升，但是在這方面的培訓卻投入不夠。檔案管理人員的工作模式易墨守成規(guī)，缺乏創(chuàng)新意識和工作的積極性。

（四）干部人事檔案管理制度有待健全

很多國有企業(yè)干部人事檔案管理雖是按照國家有關制度規(guī)定在開展，但是沒有形成具體的人事檔案管理規(guī)定，比如檔案材料交接登記表、檔案借閱登記表等沿用的是文書檔案的管理制度。缺少細化的制度易造成檔案管理部門與外界信息的不對稱，檔案管理部門對檔案管理流程熟記于心，但是其它部門或者員工個人在提供檔案材料或者是需要利用檔案時，沒有明確的制度可遵循，制度的不健全也不利于干部人事檔案管理工作的規(guī)范化。

四、優(yōu)化干部人事檔案管理的對策

（一）建立督促機制，把握檔案材料收集工作的主動權

檔案材料的收集工作是一個持續(xù)的過程，為保證材料收集的及時性和完整性，組織人事部門要掌握檔案材料收集的主動權。首先，要對干部人事檔案的重要意義加以宣傳，引起相關職能部門和員工個人重視。其次，要建立督促機制，檔案材料的收集工作不能完全依賴于部門和員工個人的提交，組織人事部門還要對相關職能部門及員工加以督促，定期發(fā)布收集檔案材料通知并規(guī)定時間截點。最后，要建立收集網絡，可以以部門為單位指定專人負責本部門內入檔材料的收集工作，這樣既便于收集工作的開展落實到基層，也能減輕檔案管理部門的壓力，提高材料入檔的效率。

（二）引入技術手段，提升檔案管理的信息化水平

干部人事檔案的信息化建設包括信息的數字化要求、信息庫的建立以及信息的網絡利用等。首先，實行干部人事檔案部分內容的數字化。受客觀條件限制，全面數字化在短時間內難以實現，可以先選取檔案中部分關鍵內容進行數字化。特別是能夠體現“三齡二歷一身份”的檔案材料，這些也是在日常工作中經常需要利用的信息。其次，建立干部人事檔案信息庫，豐富檔案查詢系統(tǒng)的內容。提煉關鍵信息，更新后臺數據庫，增設檢索的詞條，例如出生日期、工作時間、人員狀態(tài)等等，信息庫的數據要實時更新維護，有利于人事數據的系統(tǒng)化分析。

（三）加強技能培訓，建設專業(yè)化檔案管理隊伍

人事檔案管理人員必須具備較高的政治素質、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。受定編定員的限制，專職人事檔案管理員無法達到配備標準時，可以考慮在各部門選拔一批政治素質過硬，學習能力強，責任心重的骨干力量作為兼職人事檔案管理員，進行階段性緊急任務。此外，還要加強對檔案管理人員的培訓力度，包括專業(yè)的理論儲備、實際操作技能，特別是最新出臺的政策、制度，培養(yǎng)信息化管理理念。

（四）細化規(guī)范制度，建立制度化檔案管理長效機制

建立健全新的干部人事檔案管理制度，不僅是將國家現行的干部人事檔案管理條例細化，更是要結合實際工作的情況，制定適應于本單位需要的管理制度。把握干部人事檔案管理的條例的精髓，不斷更新豐富其內涵，做到與時俱進，嚴格遵循規(guī)章制度開展檔案管理工作。狠抓干部人事檔案專項審核工作，一方面能夠保障檔案信息的真實性、客觀性，便于組織的有效利用;另一方面在審核過程中發(fā)現問題能夠盡快解決，實時對檔案材料進行查漏補缺，促使干部人事檔案的完善發(fā)展，確保干部人事檔案的真實客觀性。

五、結語

新時代優(yōu)化干部人事檔案管理工作是發(fā)揮好干部人事檔案公共服務職能、提升干部公信力的需要，也是順應新時代選拔任用干部工作新要求的需要。新時代干部人事檔案管理工作應轉變傳統(tǒng)理念和方法，創(chuàng)新思維，積極主動，健全管理制度，增強管理人員的技能，加快干部人事檔案信息化進程，助力人事檔案工作的科學化管理，全面促進人事管理工作的良好發(fā)展。

參考文獻：

[1]中共中央.干部人事檔案工作條例[Z].2018.

[2]朱玉媛.現代人事檔案管理[M].北京.中國檔案出版社，2002.

[3]馬琳.干部檔案信息化管理模式構建研究[D].大連：大連理工大學，2017.

[4]馮凱.淺談新時代干部人事檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江檔案，2019（1）.