劉宇蕾

摘 要：文書檔案收集工作是企業(yè)檔案工作的重要內(nèi)容，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展對(duì)企業(yè)規(guī)范化管理提出了更高要求，高效做好文書檔案收集工作越來(lái)越凸顯其重要性。本文結(jié)合實(shí)際分析了文書檔案收集工作中存在的問(wèn)題，并試圖提出解決問(wèn)題的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案;收集;歸檔;高效

文書檔案是政府機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)和事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的資料總稱。企業(yè)中常見的文書資料包含請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等，文書檔案記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，內(nèi)容復(fù)雜，管理繁瑣，具有一定難度，做好文書檔案收集工作對(duì)實(shí)現(xiàn)文書檔案科學(xué)管理，促進(jìn)企業(yè)檔案整體管理水平提升具有重要意義。

一、做好文書檔案收集工作的重要性

1.檔案收集工作是落實(shí)集中統(tǒng)一管理原則的重要措施。

實(shí)行集中統(tǒng)一管理有利于實(shí)現(xiàn)文書檔案的系統(tǒng)科學(xué)管理，集中統(tǒng)一管理的前提是對(duì)文書檔案進(jìn)行高效收集。

2.收集工作是檔案工作中的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)。檔案不是由檔案部門自己產(chǎn)生的，而是企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中由各部門形成的。因此，文書檔案收集是檔案管理部門取得和積累文書檔案的一種手段，通過(guò)收集為文書檔案工作提供實(shí)際的管理對(duì)象。

3.文書檔案收集工作的質(zhì)量對(duì)后續(xù)環(huán)節(jié)工作的開展有重要影響。文書檔案收集工作質(zhì)量高低直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。文書檔案收集及時(shí)，認(rèn)真篩選鑒定，則為文書檔案管理后續(xù)各環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)，創(chuàng)造良好的條件，從而有助于文書檔案的研究和利用。若文書檔案收集不及時(shí)或收集質(zhì)量較差，收集文書檔案沒(méi)有價(jià)值，則會(huì)造成后續(xù)整理、保管、統(tǒng)計(jì)上的無(wú)效勞動(dòng)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，造成人力物力的浪費(fèi)。

二、文書檔案收集工作存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識(shí)較薄弱

由于文書檔案工作不為企業(yè)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，上級(jí)單位通常未將文書檔案工作納入企業(yè)考核，而文書檔案工作在短期內(nèi)也不會(huì)產(chǎn)生顯著業(yè)績(jī)等原因，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通常對(duì)文書檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，對(duì)文書檔案工作重視程度不夠。由此導(dǎo)致自上而下企業(yè)整體人員檔案意識(shí)薄弱。文書檔案從業(yè)人員認(rèn)為自身所處邊緣地位，崗位工作業(yè)績(jī)不受重視，主動(dòng)自我學(xué)習(xí)和主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)薄弱;相關(guān)文書檔案形成部門對(duì)文書檔案收集工作的配合力度不夠，未認(rèn)識(shí)到做好文書檔案收集工作對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要意義，不利于文書檔案收集工作的開展。

2.管理不夠規(guī)范，收集機(jī)制不完善

一是管理機(jī)制不健全。有的企業(yè)未建立檔案管理制度，有的企業(yè)雖建立了檔案管理制度，但未細(xì)化對(duì)文書檔案制定管理細(xì)則或相關(guān)規(guī)定。檔案管理機(jī)構(gòu)不完善，未建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)。有的企業(yè)雖成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，但在執(zhí)行過(guò)程中常常流于形式，常有履職不到位情況。二是考核機(jī)制不健全。檔案工作未直接產(chǎn)生效益，常常未納入考核或考核分?jǐn)?shù)占比較低，由于缺乏激勵(lì)約束機(jī)制，無(wú)法調(diào)動(dòng)從業(yè)人員和相關(guān)部門文書檔案收集工作的積極性。三是收集流程不規(guī)范。由于多數(shù)企業(yè)對(duì)文書檔案重視程度不夠，企業(yè)未對(duì)文書檔案的移交時(shí)間及程序建立規(guī)定，相關(guān)文書檔案形成部門對(duì)文書檔案收集業(yè)務(wù)不了解，或出于部門自身工作保密不愿意移交文書檔案等，常有文書檔案移交不及時(shí)收集不齊全情況。文書檔案移交過(guò)程中也存在移交手續(xù)不完善等情況，文書檔案移交是一項(xiàng)細(xì)致又責(zé)任重要的工作，需要對(duì)移交材料仔細(xì)清理，交接雙方做好簽字移交手續(xù)，若移交手續(xù)不完善則會(huì)造成推諉扯皮、管理混亂等情況。四是未實(shí)行公文前端控制。企業(yè)文書是企業(yè)檔案的來(lái)源，公文質(zhì)量嚴(yán)重影響文書檔案質(zhì)量，企業(yè)公文處理過(guò)程中存在只關(guān)注公文的辦理而忽略其存檔要求，存在公文格式不規(guī)范、發(fā)文簽批單填寫不規(guī)范、不完整、日期和文號(hào)缺失或錯(cuò)誤等情況。

3.檔案經(jīng)費(fèi)短缺，軟硬件環(huán)境落后

由于企業(yè)重視程度不夠，經(jīng)費(fèi)投入不足，常常出現(xiàn)管理軟硬件設(shè)施落后情況。有的企業(yè)沒(méi)有設(shè)單獨(dú)的檔案室，僅設(shè)檔案柜;有的企業(yè)檔案室變成雜物室，檔案保管設(shè)備缺失或老化，未達(dá)到檔案室“九防”要求，這些都容易造成檔案的丟失或損壞，不利于檔案的安全保管。文書檔案管理信息化水平落后，企業(yè)無(wú)OA辦公系統(tǒng)或OA系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)文件的實(shí)時(shí)歸檔功能，企業(yè)檔案管理信息化水平低下，嚴(yán)重制約了信息化時(shí)代文書檔案的高效收集和有效利用。

4.專業(yè)水平不足，人員素質(zhì)待提升

雖然近年設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的學(xué)校逐步增加，但檔案專業(yè)生源仍然相對(duì)較少。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視度不夠，認(rèn)為檔案工作不需要太高專業(yè)度等原因，目前很多企業(yè)的檔案從業(yè)人員都非檔案專業(yè)科班出身，檔案理論知識(shí)相對(duì)欠缺。多數(shù)企業(yè)未對(duì)文書檔案從業(yè)人員進(jìn)行崗位知識(shí)培訓(xùn)，且由于人手短缺文書檔案從業(yè)人員常常身兼數(shù)職，對(duì)檔案收集管理政策、歸檔文件要求等業(yè)務(wù)鉆研不夠，對(duì)文書檔案收集工作投入時(shí)間和精力不足，業(yè)務(wù)水平有待提升。

三、高效做好文書檔案收集工作的建議

1.提高重視，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)關(guān)鍵作用。高效開展文書檔案收集工作離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)意識(shí)到做好文書檔案收集工作，既是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷史記錄的保存，也能夠通過(guò)豐富的文書檔案資料為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供參考和依據(jù)。要發(fā)揮企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在文書檔案收集中的引領(lǐng)作用，為企業(yè)文書檔案收集工作營(yíng)造良好的環(huán)境和氛圍，調(diào)動(dòng)員工做好文書檔案收集工作的積極性。企業(yè)應(yīng)成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)任領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)，建立由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員組成的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

2.加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。為高效做好文書檔案收集工作，確保各項(xiàng)收集措施落地實(shí)施，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集工作的宣傳，既是對(duì)工作本身的宣傳，也能起到激勵(lì)鼓舞員工作用。文書檔案管理部門要明確自身職責(zé)和任務(wù)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，廣泛而深入地開展宣傳工作。一是要及時(shí)做好國(guó)家及上級(jí)單位文書檔案政策規(guī)定的傳達(dá)，確保各項(xiàng)政策的有效貫徹落實(shí);二是要結(jié)合企業(yè)實(shí)際，宣傳文書檔案收集對(duì)于文書檔案利用的作用，對(duì)于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的意義，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到文書檔案收集的重要性。三是要?jiǎng)?chuàng)新宣傳方式，做好收集歸檔后的整理、保管和利用等各項(xiàng)工作，在實(shí)際工作中切實(shí)發(fā)揮文書檔案作用，從而擴(kuò)大實(shí)際影響，這也是最好的宣傳，對(duì)此員工也將更加樂(lè)于歸檔，從而促進(jìn)文書檔案收集工作的高效循環(huán)開展。

3.健全機(jī)制，規(guī)范檔案收集管理。建立健全文書檔案收集歸檔機(jī)制，促進(jìn)規(guī)范管理，是做好文書檔案收集工作的核心，是促進(jìn)收集工作可持續(xù)發(fā)展的保障。一是要完善文書檔案收集歸檔制度，根據(jù)國(guó)家及上級(jí)單位檔案、文書檔案相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實(shí)際，制定科學(xué)可行的文書檔案管理規(guī)章制度并不斷完善，制度應(yīng)明確企業(yè)文書檔案的管理機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、移交程序等，確保文書檔案收集工作有據(jù)可依、有章可循。二是要加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集工作的考核，為收集工作的組織實(shí)施提供保障。制定文書檔案收集工作考核目標(biāo)，明確責(zé)任部門，并層層分解目標(biāo)，切實(shí)將收集工作目標(biāo)任務(wù)壓實(shí)到相關(guān)部門和個(gè)人。明確考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不按時(shí)移交或收集質(zhì)量較差的部門及個(gè)人根據(jù)考核細(xì)則進(jìn)行評(píng)分，將考核結(jié)果和個(gè)人薪資、職級(jí)調(diào)整掛鉤，切實(shí)發(fā)揮激勵(lì)約束作用。三是做好收集歸檔工作的指導(dǎo)，推行收集文書檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化。檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。在文書檔案收集過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際，探索建立系統(tǒng)成套的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的宣傳，做好對(duì)移交歸檔部門和人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，通過(guò)逐步推行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，不斷提高文書檔案收集質(zhì)量。四是做好文件材料的超前把控，文件形成時(shí)的質(zhì)量對(duì)文書檔案收集質(zhì)量具有至關(guān)重要作用，因此應(yīng)加強(qiáng)文書檔案的前端控制，在文件形成時(shí)嚴(yán)格按照公文質(zhì)量要求嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，對(duì)公文質(zhì)量逐一檢查，文件標(biāo)題是否規(guī)范，內(nèi)容是否完整，發(fā)文號(hào)、發(fā)文會(huì)簽單是否完整真實(shí)等，確保形成的文件要素齊全、內(nèi)容完整。

4.加大投入，建設(shè)良好軟硬件環(huán)境。做好經(jīng)費(fèi)預(yù)算，積極爭(zhēng)取企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持，為做好檔案工作提供經(jīng)費(fèi)保障。按照檔案保管“九防”要求，完善檔案庫(kù)房及相關(guān)設(shè)施建設(shè)，并將檔案庫(kù)房等硬件設(shè)施情況納入單位考核指標(biāo)。加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，根據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展十三五”規(guī)劃綱要》精神，利用新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新文書檔案現(xiàn)代信息化管理模式，拓展文書檔案利用服務(wù)方式和渠道，充分發(fā)揮文書檔案對(duì)企業(yè)的價(jià)值。

5.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升從業(yè)人員素養(yǎng)。新時(shí)期下文書檔案的收集管理工作對(duì)企業(yè)和從業(yè)人員提出了更高的要求，需選聘培養(yǎng)一批具有較高的政治素質(zhì)和專業(yè)水平人才隊(duì)伍。企業(yè)既要選好人，也需培養(yǎng)和用好人，為文書檔案收集工作的科學(xué)高效開展提供人才保障。一是嚴(yán)把入口關(guān)，做好文書檔案人員選聘工作。認(rèn)真分析文書檔案收集工作對(duì)人員素質(zhì)要求，建立崗位勝任特征模型，招聘具有檔案專業(yè)背景和文書檔案工作經(jīng)驗(yàn)豐富的從業(yè)人員，確保人崗匹配，更好地促進(jìn)文書檔案收集工作的開展。二是加強(qiáng)在崗人員培訓(xùn)，定期組織從業(yè)人員對(duì)檔案政策文件學(xué)習(xí)，并通過(guò)專題會(huì)、座談會(huì)等會(huì)議形式交流文書檔案收集工作中存在的問(wèn)題，條件許可的情況下也可組織到檔案工作先進(jìn)單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，通過(guò)理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累，促進(jìn)企業(yè)文書檔案收集工作水平提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，文書檔案收集工作是企業(yè)檔案管理第一環(huán)節(jié)，關(guān)系到檔案后續(xù)各環(huán)節(jié)工作的開展。新時(shí)期下，做好文書檔案收集工作，需要不斷增強(qiáng)檔案意識(shí)，做到主動(dòng)宣傳，主動(dòng)收集，主動(dòng)服務(wù);需要不斷完善文書檔案收集規(guī)章制度，規(guī)范工作流程;需要從業(yè)人員不斷提高素養(yǎng)和專業(yè)水平，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段高效收集。通過(guò)不斷提升文書檔案收集質(zhì)量，為做好文書檔案的保管利用打下良好基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提升。

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