黃菲菲

摘 要：隨著我國社會的不斷進(jìn)步，當(dāng)前高職院校教育事業(yè)發(fā)展迅速，高職院校干部人事制度改革也在不斷深入推進(jìn)。同時，隨著當(dāng)今社會信息化進(jìn)程的不斷加快，對我國高職院校人事檔案的管理也產(chǎn)生了不同程度的影響，出現(xiàn)了一些問題，亟需解決。文章主要對當(dāng)前社會環(huán)境下高職院校的人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，同時提出相應(yīng)的解決對策，以幫助相關(guān)的管理工作得以完善和提高。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案管理;問題;對策

隨著當(dāng)今社會的不斷發(fā)展與進(jìn)步，高職院校相應(yīng)的也進(jìn)入了快速發(fā)展的時期，對于其本身教學(xué)的質(zhì)量、培養(yǎng)的人才質(zhì)量、科學(xué)研究水平以及對于整個社會的影響力方面都有了明顯的上升。但與此同時，由于發(fā)展速度過快，也面臨著許多較為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。其中，高職院校干部人事制度中人事檔案管理工作存在的問題尤為突出。由于在發(fā)展過程中，沒有建立健全完善的管理制度，導(dǎo)致在管理過程中相關(guān)責(zé)任無法落實到位;同時由于其現(xiàn)代化管理程度較為低下，一定程度上限制了人事檔案管理工作的相關(guān)服務(wù)功能，整個管理體系亟待創(chuàng)新。因此，為了解決這一問題，高職院校就要從根本上改變?nèi)耸聶n案管理思路，完善人事檔案管理機(jī)制，為高職院校的快速發(fā)展提供強(qiáng)有力的組織保障。

一、高職院校人事檔案管理所面臨的問題

（一）管理機(jī)制不完善

目前，普遍存在于高職院校人事管理工作中的主要問題就是管理不夠規(guī)范，從事人事檔案管理工作的人員檔案管理意識較為薄弱，管理方式較為傳統(tǒng)，甚至有部分的高職院校仍舊采用較為老套的人工操作的方式方法對人事檔案進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致發(fā)生各自為政，過分重視存檔功能輕視利用功能的現(xiàn)象，使得部分高職院校的人力財力物力產(chǎn)生極大的浪費(fèi)。而且，有的高職院校人事檔案管理過程中為了能夠節(jié)省人力資源和資金資源，可能會讓其他工作職位的工作人員兼職進(jìn)行人事檔案管理，因為他們沒有接受系統(tǒng)專業(yè)的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致整個管理工作機(jī)制存在較多的漏洞和缺陷，從而降低整體檔案管理質(zhì)量和水平。

（二）檔案保管形式單一化

隨著高職院校干部人事制度改革的不斷深入，對高職院校人事檔案工作來說，其人事檔案的保管形式應(yīng)當(dāng)緊跟時代發(fā)展的潮流，更新其保管的方式方法，提高人事檔案管理的綜合效能，助力干部人事工作發(fā)展。在實際工作中，對于人事檔案的保管工作還存在一些問題，其中較為顯著的是人事檔案歸檔材料不規(guī)范、內(nèi)容不完整。2018年11月，《干部人事檔案工作條例》正式施行，其中對人事檔案的管理工作有非常明確的規(guī)定和要求，但在實際操作過程中，由于高職院校特殊的教育體制與管理分散的問題，使得人事檔案材料的收集工作具有很大的難度。截至目前，大多數(shù)的高職院校仍舊還是以紙質(zhì)的形式保存相關(guān)的人事檔案材料，對于人事檔案信息的保管和利用也主要是以紙質(zhì)材料為載體。但是，人事檔案紙質(zhì)材料在保存和利用的過程中極易受損，保管難度非常大，并且投入的代價也較大，極易造成損失。[2]

二、高職院校人事檔案管理中存在問題的解決措施

（一）建立完善的管理體制，加強(qiáng)人事檔案材料歸檔工作的責(zé)任落實

對于高職院校的人事檔案管理工作而言，其必須要把《干部人事檔案工作條例》作為基本遵循，并結(jié)合高職院校的特點(diǎn)對整個人事檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，建立健全管理體制。

（二）建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，提升人事檔案信息化管理水平

在高職院校信息化的檔案建設(shè)過程中，要使用統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，以保證人事檔案電子數(shù)據(jù)的整理、保存和利用等工作流程都能夠有序進(jìn)行，防止出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)以及不能兼容等情況。[3]同時，對于人事檔案載體由紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過程中，為了保障能夠建立準(zhǔn)確、詳實以及完整的人事檔案信息，同時方便相關(guān)檔案管理和利用部門的分析、統(tǒng)計以及比較等工作的順利進(jìn)行，則需要建立信息化數(shù)據(jù)檢索工具，進(jìn)一步提升人事檔案管理工作的信息化水平，讓人事檔案服從和服務(wù)于高職院校整體工作。

（三）建立嚴(yán)格的保密制度，強(qiáng)化人事檔案的安全保密意識

高職院校人事檔案在干部人事管理工作中具有重要意義，檔案管理人員在實際工作中，要高度重視人事檔案安全，必須給予足夠的重視。同時，也要將人事檔案信息安全問題放在整個管理工作中的重要位置，制定和完善相關(guān)人事檔案保密制度，進(jìn)一步強(qiáng)化其安全保密意識。人事檔案管理工作人員要將人事檔案相關(guān)信息進(jìn)行科學(xué)合理區(qū)分，甄選出可以公開與非公開兩個部分，將個人基本信息存入可以公開的選項中，而將涉及到隱私的信息放入到非公開的選項中，做到“該公開的一條不少，該保密的一條不漏”。同時，對于非公開的人事檔案信息一律采取措施安全保存，禁止無關(guān)人員查閱，杜絕將其放入公共網(wǎng)絡(luò)，以保障人事檔案管理數(shù)據(jù)庫的安全可靠。

三、結(jié)語

當(dāng)今社會已經(jīng)進(jìn)入全面發(fā)展的信息化、互聯(lián)網(wǎng)時代，對完善和提升高職院校人事檔案的管理工作而言，既需要繼續(xù)借鑒和利用現(xiàn)有的相關(guān)學(xué)術(shù)研究成果，同時也需要結(jié)合高職院校的實際和時代發(fā)展的特征進(jìn)行開拓創(chuàng)新。要在發(fā)展過程中不斷改進(jìn)自身存在問題，并且提高其人事檔案管理服務(wù)水平，以保障其在高職院校的發(fā)展過程中能夠提供準(zhǔn)確的信息資源，為高職院校的全面整體發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊陽，關(guān)英慧.新時期高校人事檔案管理面臨的問題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（03）：155.

[2]趙祺.高職院校人事檔案管理模式碎片化存在的問題及對策[J].智庫時代，2017（14）：192-193.

[3]劉蔚.高職院校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（11）：144.