李娟

摘要：高校檔案管理工作是高校教育管理工作的基礎(chǔ)，無論是對學(xué)校內(nèi)部黨組織建設(shè)、科研事業(yè)發(fā)展和人才培養(yǎng)都具有重要意義。基于此，本文對探究了新時期高校檔案管理工作中面臨的問題，并且以H高校為例，分析了新形勢下提高高校檔案管理工作水平的辦法。

關(guān)鍵詞：高等院校;檔案管理;管理制度;服務(wù)模式

引言：

高校院系的檔案資料是學(xué)校組織開展各項工作的重要憑證，記錄著學(xué)校管理和院系發(fā)展歷程。H高校于2017年接受中央巡視組對學(xué)校的巡視檢查，提交了單位內(nèi)部的各項檔案資料，在巡視工作中，各院系的檔案較為完整，很好地反映了各項工作的開展情況。借此機會，各院系也加強了對檔案管理工作重視，在新形勢下，探究了進一步提高高校檔案管理工作的可行方法。

一、新形勢下高校檔案管理工作面臨的問題

（一）服務(wù)水平較低

受到傳統(tǒng)行政工作思維模式的影響，部分高校檔案管理人員錯誤地理解了管理含義，認(rèn)為檔案管理工作對學(xué)校的教學(xué)與科研工作發(fā)展沒有太大的幫助。管理工作的實際推進中，出現(xiàn)了被動服務(wù)的情況，具體體現(xiàn)在積極配合上級部門的工作，但是忽視了對管理對象的服務(wù)，甚至還有回避工作責(zé)任的問題發(fā)生，增加了高校科研、教學(xué)與行政管理的困難。雖然很多高校在發(fā)展中能夠制定出了宏大的規(guī)劃，但是其中很少有涉及到檔案管理內(nèi)容，重視度低也是造成當(dāng)前檔案管理工作困難的主要原因[1]。

（二）管理制度落后

我國與2016年重新修正了《檔案法》，為高校的檔案管理工作提供了法律依據(jù)，但是在具體操作中，《檔案法》僅能從總體上進行規(guī)劃和指導(dǎo)，對于細節(jié)問題和具體的工作流程無法進行詳細地規(guī)劃與管理。很多高校在工作中經(jīng)常出現(xiàn)管理不到位的問題，檔案管理隨意性較強、缺乏科學(xué)明確的管理架構(gòu)均嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的順利落實。受到制度落后的影響，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不及時、整理不規(guī)范以及檔案資料遺失等問題。

二、新形勢下提高高校檔案管理工作水平的方法

（一）高校檔案管理內(nèi)容分類

根據(jù)各院系的活動安排，H高校將院系內(nèi)部的檔案進行了合理分類，具體分為以下幾個類型：教學(xué)、黨政、科研、實驗、學(xué)生以及其他工作檔案。日常管理中，H高校采取了檔案館統(tǒng)一保存結(jié)合各院系復(fù)制備份的方式，提高檔案的安全性。其他不需要移交到學(xué)校檔案館進行管理的材料，由各院系單獨管理，這一管理模式便于檔案隨用隨查。

（二）高校檔案管理水平提升方法

在經(jīng)過了多年檔案管理工作積累之后，H高校積累了一定的檔案管理經(jīng)驗，具體可以分為以下幾個方面：

1.落實信息化服務(wù)模式

信息化檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是落實信息化服務(wù)模式的重要環(huán)節(jié)。H高校為提高信息化檔案的服務(wù)水平，專門為各個學(xué)院提供了檔案管理信息系統(tǒng)的院系節(jié)點，通過這種方式實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)據(jù)導(dǎo)入與導(dǎo)出、檔案著錄、信息查詢調(diào)取與利用、批量管理、業(yè)務(wù)流程管理等功能。同時，在落實信息化服務(wù)模式的過程中，還實現(xiàn)了電子檔案自動歸檔與智能化管理。這一模式不僅提升了各院系在檔案查詢與管理的速度，而且還提高了信息化管理效率，促進校內(nèi)檔案資源的共建與共享，真正提高了檔案管理信息化服務(wù)水平[2]。

2.建立健全管理制度

管理制度可為檔案管理提供保準(zhǔn)與依據(jù)，對于高校而言，若想從根本上提高檔案管理的工作水平，就要堅持制度先行。比如，檔案管理工作中，H高校的信息技術(shù)與工程學(xué)院根據(jù)國家頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》和《高等院校檔案管理辦法》的內(nèi)容，結(jié)合院系管理的實際情況，制定出了如下檔案管理工作制度：

（1）《信息技術(shù)與工程學(xué)院檔案管理工作辦法》明確地規(guī)定的了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)體系和工作職責(zé)，明確了檔案管理的歸檔范圍以及整理辦法，同時還對檔案的利用與安全保密進行了系統(tǒng)規(guī)劃。

（2）《信息技術(shù)與工程學(xué)院檔案管理責(zé)任清單》規(guī)范了科室、崗位和專員的工作職責(zé)與管理范圍，確保各項管理工作制度有較強的可操作性，將檔案管理工作與人事考核掛鉤，人員調(diào)離首先要完成檔案管理工作交接。

（3）《信息技術(shù)與工程學(xué)院兼職檔案員工作職責(zé)》明確地規(guī)定了各科室檔案管理工作人員以及兼職檔案員的具體工作內(nèi)容，確保工作人員能夠履行自身的責(zé)任和義務(wù)。

3.加強人員專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理工作人員日常主要任務(wù)就是檔案管理，因此工作人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，其工作能力、業(yè)務(wù)水平和信息素養(yǎng)均會影響到高校檔案管理工作的具體成效。H高校在建立了院系檔案管理工作制度之后，檔案館的教師與各個院系檔案管理負(fù)責(zé)人建立了聯(lián)系，對各院系的檔案管理工作負(fù)責(zé)人與兼職檔案員進行了了培訓(xùn)，形式多樣內(nèi)容豐富：

（1）組織專場檔案管理工作培訓(xùn)。從學(xué)校檔案歷史發(fā)展到新時期新技術(shù)的應(yīng)用，都進行了詳細地講解，提高了工作人員的理論水平。

（2）組織現(xiàn)場觀摩學(xué)習(xí)。H高校的檔案管理工作人員深入到檔案管理室與庫房進行了現(xiàn)場學(xué)習(xí)，通過手把手教學(xué)方式，使工作人員掌握了最基本的檔案歸類與整理方法，提高了實際操作的能力。

（3）提供信息化培訓(xùn)。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)難以跟上時代的發(fā)展步伐，為了提高檔案管理工作的效率，H高校組織檔案管理工作人員參與到了信息化檔案管理培訓(xùn)環(huán)節(jié)中，為學(xué)校的檔案管理資料庫建設(shè)、管理與維護提供了支持。

總結(jié)：

作為高校辦學(xué)管理中的重要組成部分，高校檔案管理工作要得到應(yīng)有的重視。特別是在新的發(fā)展形勢下，如何提高檔案管理工作的水平成為了相關(guān)領(lǐng)域工作人員需要重點關(guān)注的問題。對此，H高校通過積極主動探索的方式為其他高校做出了良好的示范，結(jié)合自身發(fā)展的需求和國家社會對高校檔案管理提出的新要求，不斷地對檔案管理方法進行優(yōu)化調(diào)整，才能為高校的持續(xù)健康和穩(wěn)定發(fā)展提供充足保障。

參考文獻：

[1]李大為.淺談新形勢下高?？蒲泄芾砉ぷ魅藛T綜合水平的提高[J].教育教學(xué)論壇，2017 （06）：18-19.

[2]陳海英.新形勢下提高高校檔案管理工作水平的思路與對策[J].遼寧經(jīng)濟，2014 （04）：84-85.