童學梅

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）6-117-01

摘 要 經(jīng)濟發(fā)展環(huán)境下，計算機技術在各行各業(yè)中成為了一種便利工具，電子文件逐漸憑借靈活、便捷等的優(yōu)勢取代了紙質文件的地位，相應的檔案管理工作也取得了較大的進展。本文主要就電子文件檔案管理的內涵及存在的問題進行了簡要分析，并提出了解決這些問題的有效對策。

關鍵詞 電子文件 檔案管理 問題對策

隨著經(jīng)濟和技術的快速發(fā)展，電子技術得到了廣泛的應用，在檔案管理領域內，電子文件檔案管理逐漸成為一種主流。電子文件主要是在數(shù)字化環(huán)境與計算機設備中形成，以數(shù)碼的形式保存在光盤、磁盤等存儲設備中，運用計算機進行信息處理與檢索，還能夠在網(wǎng)絡中進行傳送。當前，電子文件檔案管理工作仍然存在一些不足之處，需要探索出解決問題、提升電子文件檔案管理質量的途徑。

一、電子文件檔案管理的內涵

電子文件檔案是相對于傳統(tǒng)紙質檔案而言的，電子文件檔案管理就是由專門技術人員將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為電子信息檔案進行保管的一項工作。電子文件檔案的概念就是在數(shù)字環(huán)境中生成的，以代碼形式保存在存儲設備中的、需要在計算機設備上進行查閱的電子文件。較之于傳統(tǒng)的紙質文件，電子文件能夠更長久地保存下去，它不想傳統(tǒng)紙質文件一樣會因潮濕、磨損等因素而導致檔案資料毀損或者滅失；另外，與紙質文件相比，電子文件檔案是經(jīng)過計算機分類、整理、總結出來的，保存的時候也是分門別類，方便查閱者按照所需文件的類別進行查閱。

二、電子文件檔案管理存在的主要問題

（一）對電子文件檔案管理的重視不夠

現(xiàn)階段，很多企業(yè)的管理者認為文件錄入系統(tǒng)之后就具有了很高的安全性，但是，實際上文件在從錄入之前到錄入完成的整個過程都是十分關鍵的，應當加強重視。在檔案錄入系統(tǒng)的全過程中，企業(yè)檔案管理部門應當嚴格審核文件資料，保證資料內信息的真實性，在進行錄入的過程中，也應當保證錄入信息的正確性，在錄入完成之后也要加強監(jiān)管，以防信息被惡意篡改。然而，這些電子文件檔案管理流程都未收到管理者足夠的重視，甚至為后續(xù)的檔案利用帶來了不小的麻煩。

（二）電子文件檔案管理制度不夠完善

當前，企業(yè)尚未建立嚴明的電子文件檔案管理制度，沒有對管理責任濟寧必要的明確性劃分，一旦電子文件檔案管理出現(xiàn)紕漏，就會出現(xiàn)找不到責任人或者互相推卸責任的問題。正是由于制度的不完善，檔案管理人員在開展工作的過程中常常抱著敷衍的態(tài)度，甚至增加了電子文件檔案的安全風險。

（三）檔案管理人員素質有待提升

管理人員是電子文件檔案管理的主要力量，然而由于當前企業(yè)對這些人員缺乏嚴格的考核，或者現(xiàn)有的管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓教育，使得這些人員在面對電子文件檔案管理中出現(xiàn)的問題時不能制定出有效的解決措施，長此以往，電子文件檔案管理的質量會受到嚴重影響。

三、如何解決電子文件檔案管理中遇到的問題

（一）增強對電子文件檔案管理的重視

企業(yè)應當積極轉變傳統(tǒng)落后的檔案管理觀念，管理者應當認清電子文件檔案管理的安全性于企業(yè)發(fā)展的重要價值，尤其是項目前期行政審批文件的收集、分類、存檔，因為其涉及到企業(yè)的重大利益。在重視思想的引導下，對電子文件檔案管理的思維進行創(chuàng)新，加大對電子文件檔案管理的資金與設備投入，保證檔案能夠為企業(yè)長遠發(fā)展發(fā)揮出最佳實效。

（二）建立健全電子文件檔案管理制度

制度是電子文件檔案管理工作有效開展的保障，因此，企業(yè)應當建立健全相應的管理制度，以制度的形式進行責任的明確與劃分，真正將管理責任落實到具體的管理人員；同時，通過考核與獎懲制度的實施，激勵管理人員以更高的責任意識開展電子文件檔案管理工作，對違法制度的人員給予相應的懲罰，對遵守制度且做出突出貢獻的人員應當給予適當?shù)奈镔|或者精神獎勵，為電子文件檔案管理質量的提升提供強有力的制度保障。

（三）提升檔案管理人員的綜合素質

管理人員的素質水平對電子文件檔案管理的質量與效率有著直接的影響。為了保證電子文件檔案得以安全、長久的保存，企業(yè)就應當在招聘環(huán)節(jié)嚴格把關，引進專業(yè)能力強的優(yōu)秀人才；對現(xiàn)有的檔案管理人員，企業(yè)應當定期組織專業(yè)知識與技能的培訓教育，督促他們不斷提升自身的專業(yè)素質，掌握電子文件檔案管理的先進技術，增強他們的管理責任意識，為電子文件檔案管理質量的提升奠定有力的人才基礎。

四、結語

現(xiàn)代化技術的發(fā)展使得電子文件檔案管理成為了檔案管理工作的主流，其有著與傳統(tǒng)紙質檔案管理不同的優(yōu)勢。企業(yè)要想真正提升電子文件檔案管理的質量和效率，就必須增強重視、健全制度、提升人員素質，只有運用這種有針對性、科學性的對策，才能真正以高效的檔案管理帶動企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

參考文獻：

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