【摘要】在企業(yè)針對(duì)整體展開管理時(shí),最為關(guān)鍵的一部分就是對(duì)于檔案的實(shí)際管理。因?yàn)樵谄髽I(yè)檔案中蘊(yùn)含的不僅是企業(yè)的核心數(shù)據(jù),也蘊(yùn)含了企業(yè)在經(jīng)營(yíng)時(shí)所有的信息資料,因此,企業(yè)檔案對(duì)于企業(yè)的整體發(fā)展而言有著至關(guān)重要的作用?;诖?,在本篇文章中先針對(duì)企業(yè)檔案管理中存在的主要問題展開全面研究,進(jìn)而提出企業(yè)檔案的管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新措施,旨在為企業(yè)檔案工作提供參考幫助。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案 ?管理創(chuàng)新 ?服務(wù)模式
目前,我國(guó)在社會(huì)發(fā)展與科技研發(fā)方面的速度一直處于不斷加速的狀態(tài),這就導(dǎo)致如今時(shí)代已經(jīng)徹底轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘯r(shí)代,在這種信息化時(shí)代下,也開始逐漸出現(xiàn)諸多問題,例如企業(yè)中的檔案部門。檔案部門主要是儲(chǔ)存企業(yè)發(fā)展過程中的所有信息數(shù)據(jù),如果檔案部門沒有跟上如今時(shí)代的發(fā)展腳步,就非常容易出現(xiàn)處理效率較低、信息數(shù)據(jù)易丟失等問題。因此,針對(duì)這種狀況,一定要針對(duì)企業(yè)檔案的管理展開不斷的創(chuàng)新,并針對(duì)企業(yè)檔案的服務(wù)模式展開創(chuàng)新研究,從而為企業(yè)的整體發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。
一、企業(yè)檔案管理中存在的主要問題
(一)缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的全面了解
目前,在企業(yè)檔案管理中最為關(guān)鍵的問題就在于,無(wú)論是管理人員還是工作人員都缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的全面了解。有些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層過于注重企業(yè)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)收益,卻忽略了檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要性,而且在很多企業(yè)內(nèi)部中的工作人員,都會(huì)認(rèn)為檔案部門并沒有實(shí)質(zhì)性的工作,并認(rèn)為那是檔案管理人員的工作,與自身的工作之間沒有任何關(guān)聯(lián),在工作人員需要某份檔案時(shí)才會(huì)想起檔案部門的重要,但也會(huì)感覺檔案部門的各項(xiàng)手續(xù)過于復(fù)雜。
(二)缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度
在很多企業(yè)對(duì)檔案管理展開立卷、保管與銷毀等工作時(shí),缺少相應(yīng)的規(guī)范制度能夠依據(jù),如果在檔案立卷與歸檔的過程中,缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的話,就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)過程中過于混亂;如果在保管檔案的過程中缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的話,就會(huì)導(dǎo)致由檔案部門所保管的相關(guān)檔案,不能在第一時(shí)間得到整理和入庫(kù),甚至有大部分檔案的裝訂過于敷衍,蒙混在其他檔案中進(jìn)入到保管庫(kù)內(nèi);如果在檔案查閱與銷毀的過程中,缺少相應(yīng)的規(guī)范制度的話,就會(huì)出現(xiàn)手續(xù)不全、交接不清等狀況,這在日后對(duì)企業(yè)檔案展開查詢時(shí)會(huì)較為困難。
二、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的有效措施
(一)加強(qiáng)檔案管理人員的深入了解
當(dāng)企業(yè)內(nèi)部中出現(xiàn)相關(guān)人員對(duì)于檔案管理的了解不足時(shí),就可以通過加強(qiáng)檔案管理人員的深入了解,從而科學(xué)、合理的解決這類問題。主要可以根據(jù)以下幾方面所展開:第一,需要針對(duì)檔案部門的所有員工展開檔案管理工作的專業(yè)培訓(xùn),還可以將檔案的管理內(nèi)容與操作過程等加入到檔案部門的崗前培訓(xùn)中,或是將其納入到繼續(xù)教育的培訓(xùn)中,從而確保檔案部門的工作人員能夠深入了解到檔案管理的重要性,并主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案的基礎(chǔ)整理、業(yè)務(wù)與操作等知識(shí),從根本上開展企業(yè)檔案的管理工作。第二,在企業(yè)檔案管理部門中的相關(guān)人員,自身一定要找好對(duì)于管理工作的理解,并規(guī)范自身在檔案管理中所有環(huán)節(jié)的行為舉止,從而不斷提高自身對(duì)企業(yè)檔案的管理水平。第三,在企業(yè)檔案管理部門中的相關(guān)人員,一定要將自身所具備的管理意識(shí)、技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)和其他人員之間展開交流,這樣不僅可以將自身的經(jīng)驗(yàn)技術(shù)傳授給其他人員,還可以在其他人員身上學(xué)到更多的技術(shù)知識(shí),從而確保企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。
(二)構(gòu)建企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度
在構(gòu)建企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度時(shí),一定要按照管理內(nèi)容所展開。在針對(duì)企業(yè)檔案展開立卷與歸檔時(shí),需要將企業(yè)檔案與業(yè)務(wù)的數(shù)量相互結(jié)合,以此來(lái)制定出最為合理的科學(xué)方案,還需要定期對(duì)企業(yè)檔案展開整理,將企業(yè)運(yùn)行過程中的各項(xiàng)信息資料,展開統(tǒng)一的整理與封貼,在經(jīng)過全面檢查并確定所有環(huán)節(jié)后就可以展開統(tǒng)一的裝訂工作,當(dāng)裝訂完成后再把所有檔案根據(jù)順利放到檔案盒之中,以免出現(xiàn)企圖蒙混其中的檔案。除此之外,在企業(yè)檔案管理工作中如果是采用手工記錄的話,需要在活頁(yè)空白處按照順序?qū)n案的賬頁(yè)編號(hào)寫下目錄,在開始裝訂工作時(shí)還需要在封粘處標(biāo)出簽章,如果是采用網(wǎng)絡(luò)記錄的話,就需要打印出所有類型檔案的案頁(yè),并對(duì)其展開整理后根據(jù)時(shí)間順序打出相應(yīng)的序號(hào),再按照序號(hào)編出的目錄展開裝訂封粘,這樣在日后查詢或銷毀企業(yè)檔案時(shí),就能夠根據(jù)裝訂所貼的簽章找到所需檔案,從而使企業(yè)檔案的管理工作更加規(guī)范。
三、企業(yè)檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新措施
在針對(duì)企業(yè)檔案的服務(wù)模式展開創(chuàng)新時(shí),主要可以通過以下幾點(diǎn)所展開:第一構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系。自計(jì)算機(jī)、智能化等技術(shù)涌入到企業(yè)檔案管理中后,企業(yè)檔案的管理人員就能夠在網(wǎng)絡(luò)中構(gòu)建網(wǎng)站,對(duì)檔案展開收集與整理,而且還可以將自己的萬(wàn)盞與政府部門的網(wǎng)站相互鏈接,從而提升網(wǎng)站中檔案資源的搜索效率。第二構(gòu)建電子版檔案。以往較為傳統(tǒng)的檔案都是紙質(zhì)的,并需要將檔案歸檔展開保存,電子版也需要?dú)w檔保存,但這種電子版檔案可以構(gòu)建屬于企業(yè)的檔案庫(kù),其中只存放企業(yè)較為關(guān)鍵的檔案資料,而且這種檔案庫(kù)還可以設(shè)定密碼,這樣不僅能夠起到一定程度的保密作用,有效預(yù)防企業(yè)核心檔案泄漏,還能夠在確保企業(yè)檔案的管理效率同時(shí),為企業(yè)發(fā)展奠定較為堅(jiān)固的基礎(chǔ)。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,如今在企業(yè)檔案的管理工作中還存有諸多問題,例如:缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的全面了解、缺少對(duì)企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度,這些問題不僅會(huì)降低檔案部門處理信息數(shù)據(jù)的實(shí)際效率,也會(huì)對(duì)企業(yè)的整體發(fā)展造成一定的影響。因此,一定要針對(duì)企業(yè)檔案的管理與服務(wù)模式展開創(chuàng)新,并通過加強(qiáng)檔案管理人員的深入了解、構(gòu)建企業(yè)檔案管理的規(guī)范制度等創(chuàng)新措施,有效提升檔案部門處理信息數(shù)據(jù)的實(shí)際效率,并以此為企業(yè)發(fā)展起到一定程度的推動(dòng)作用。
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作者簡(jiǎn)介:鄭微(1981-),漢族, 女, 重慶南川人,本科,中級(jí)職稱:檔案館員,重慶涪陵能源實(shí)業(yè)集團(tuán)有限公司。