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        學校檔案管理重要性及優(yōu)化措施

        2019-08-27 20:50:22張華
        管理學家 2019年6期
        關鍵詞:學校發(fā)展檔案管理

        張華

        [摘 要] 檔案管理工作是學校非常重要的基礎工作,可以為學校的發(fā)展提供數據參考,有提高領導決策水平,提高教學質量等作用。所以要對學校的現(xiàn)實現(xiàn)況進行分析,并提出一些解決措施,對學校的發(fā)展現(xiàn)狀進行調整以及優(yōu)化。

        [關鍵詞] 檔案管理 學校發(fā)展 檔案應用

        中圖分類號:G271 文獻標志碼:A

        檔案管理方法比較簡單,容易出現(xiàn)問題,隨著網絡上信息的增多,在學校檔案管理中不僅要推廣電子信息化,還要靠網絡技術對學校的檔案進行標準化的整理,創(chuàng)造出更好的資源信息環(huán)境,這是未來學校檔案管理的方向。

        一、學校檔案管理現(xiàn)況

        (一)對檔案管理不重視

        學校的領導對檔案管理信息不看重,對學校檔案信息管理投放的資金過少,很多學校檔案管理設備過于單一和簡單,有的學校沒有檔案管理設施,這使檔案管理工作沒有辦法施展,有學校有計算機、掃描儀,但能用的卻很少,不夠檔案管理信息的基本要求,很多學校沒有專業(yè)的計算機工作成員,老師對于電腦了解過于片面,導致學校檔案管理只能夠用傳統(tǒng)的方式,還會出現(xiàn)一些重要文件的丟失。

        學校領導對這種最新的科學技術不夠重視,在學校檔案管理上缺少認識,認為檔案信息管理只需要專門的管理人去負責。很多管理層對檔案的重要性沒有明確的認可,管理意識相對來說都比較淡薄,所產生的違規(guī)行為很多。比如學校的檔案并不是由專職檔案員管理的,有的會交給學生自行管理,也有的會交給其他工作人員來保管,這樣就沒有辦法保證檔案材料的完整性、安全性和規(guī)范性。管理人員對檔案管理的工作認知范圍窄,認為檔案內容不缺少就可以。沒有獨立的檔案信息管理部門,只靠幾個人來管理檔案,對檔案管理工作缺乏重視,學校檔案管理很難開展[1]。

        同時,學校在檔案管理工作中對機械投入的硬件不足,許多計算機搜索軟件缺少,計算機搜索的巨大優(yōu)勢不能有效發(fā)揮。很大程度影響機械檔案探索效率,學校檔案管理的開發(fā)與利用不合理。

        (二)缺少經驗,電子檔案利用率不高

        某些學校沒有電腦檔案室,電子檔案信息管理方面缺少經驗,有的學校成立了電子檔案室,檔案室卻是局域網,不能及時找尋外面的信息數據。

        對檔案管理的利用非常的小。檔案信息每年都會增加,長時間會有很多的檔案信息,當前教育學校沒有重視檔案管理的利用,只會用一些普通的搜索能力,檔案信息缺少了更廣泛的用途。

        我國學校在進行檔案進行管理時,重視檔案機關部門工作以及校領導決定的事情,沒有重視檔案管理工作的發(fā)展,無法滿足管理、科研、教學等方面的服務要求,檔案管理工作過于單一。同時檔案管理工作與師生并沒有直接聯(lián)系[2]。

        (三)管理人員素質不高

        在檔案室管理工作中,工作人員的素質不相同,很多工作人員屬于非專業(yè)人員,不熟悉信息化管理技術,沒有檔案管理的理論常識,導致在實際工作中工作人員無法掌握專業(yè)的檔案管理細節(jié),檔案管理工作的效率較低。同時,工作人員在檔案收集、整理、歸檔、運用等各環(huán)節(jié)中缺乏專業(yè)性,沒有做好檔案管理工作,容易出現(xiàn)檔案錯漏、丟失等情況,影響檔案管理的成果。

        二、學校如何加強檔案管理

        (一)增強檔案管理

        伴隨著年時代的進步,需要讓學校的領導意識到檔案管理的重要性,對學校檔案管理總體進行優(yōu)化。增強對較舊信息的管理程度,改善對學校管理的一些觀念,更改檔案信息管理的方法,增強現(xiàn)在的信息技術,檔案管理加入學??傮w計劃里。成立獨立的檔案管理部門,招收專業(yè)的檔案管理人員,增強對檔案管理人員學歷要求,常對管理人員進行突擊抽查,要與學校實際相結合,有相應的獎勵懲罰措施,對工作完成得好的人員給予經濟上和精神上的獎勵,相反進行一些懲罰。建立檔案管理小組,小組讓校長直接管理,成員明確工作的目的。將檔案管理工作的進度和質量跟效率聯(lián)系起來,調動檔案人員的工作積極性。增強對與檔案管理的重視,加強老師和學生的信息管理,每個部門配合好檔案管理的工作[3]。

        (二)重視檔案管理的過程,提升檔案管理水平

        學校定期的讓管理檔案人員參與檔案局的檔案知識培訓和學習,請專業(yè)的檔案員定期對全校的管理檔案人員進行培訓,學習資料鑒定、分類、編號、立卷、檢索工具的知識,提高管理檔案人員的工作水平,檔案人員做到持證上崗。加強檔案基礎工作,檢查各類文件、材料能否齊全,完整地按期歸檔,是能否做好檔案工作的一個基礎。

        (三)每半年搜集重要資料

        檔案管理人員要有計劃、有重點的進行編輯,認真充分的編輯學校所有的重要檔案,讓學校檔案資源得到充分的利用,對學校有社會有用途、有價值的檔案認真的編輯集合,采用實際效果的方法,讓學校的檔案材料更加便于管理??梢悦堪肽晁鸭匾Y料,及時對檔案材料進行更新,促使檔案管理的發(fā)展和進步。

        (四)提高管理人員工作質量,增加服務意識

        檔案管理人員要改變本身的觀念,改變自身的態(tài)度。對自己本職工作的不重視,不能合理利用資源,將限制學校檔案的合理開發(fā)利用,學校的工作人員做好思想準備,發(fā)揮自己的想象,與時代攜手同行。認識新時代對檔案工作的重要性,積極探究檔案合理用途及優(yōu)化方法。招聘專門的檔案管理人員,實行檔案管理的專業(yè)管理與專門管理,促使檔案管理工作獨立化,以此實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設。檔案管理人員要有嶄新的思路、獨立的思想、積極開放的服務態(tài)度,盡全力的為學校進步而努力,為老師和學生而努力。

        (五)改造檔案信息安全設施,提升學校檔案管理設施

        隨著新時代的進步,檔案管理信息安全的問題每日增加,學校檔案信息要進行保密,這讓學校檔案信息有被破壞的風險。改善信息安全是目前學校的重要任務之一。政府部門要完善檔案信息安全法律法規(guī),能使得學校受到法律的保障。對檔案信息材料進行運用和建立網絡安全系統(tǒng)的時候,加強安全保護設施,防止信息遺漏、損壞。

        檔案管理人員需要有計劃有重點的進行材料收集,合理的整合學校的檔案、事件、材料,充分發(fā)揮出學校檔案管理的用途。把學校和社會有價值的事件集中保存管理,改善學校的檔案內容,讓檔案管理工作為學校的發(fā)展發(fā)揮出更高的價值。

        (六)加強基礎設施建設

        學校為加快實現(xiàn)檔案信息化管理的腳步,要引進當前先進的信息設備和管理軟件,學校領導要將檔案管理信息化建設納入整體校園信息化建設規(guī)劃中,實現(xiàn)檔案管理信息化與校園數字化建設同步進行,以國家規(guī)定的檔案信息化建設為標準,加強學校檔案信息化基礎設施建設,構建具有學校特點的信息化管理軟件。通過建立和不斷完善屬于自己的檔案資源信息庫和檢索系統(tǒng),利用先進的信息和網絡技術,滿足師生群體與往屆校友的需求,真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

        三、結語

        大數據時代對學校檔案管理信息化建設是機遇,也是挑戰(zhàn),各級黨委政府及高校領導要高度重視,完善高校檔案信息管理各項規(guī)章制度,加強檔案管理信息化硬件設備建設,提高高校檔案管理工作的高效化、科學化以及現(xiàn)代化,加強對檔案從業(yè)人員的業(yè)務培訓和改變用人選擇途徑,為充分發(fā)揮檔案管理信息化建設對促使高校持續(xù)發(fā)展的推動作用提供保障。

        參考文獻:

        [1]程成,陳霞.軟件工程[M].北京:機械工業(yè)出版社,2013:5.

        [2]舒紅平.Web數據庫編程[M].西安:電子科技大學出版社, 2006:4.

        [3]周玉玲.紙質與電子檔案共存及網絡環(huán)境電子檔案管理模式[J].中國科技博覽,2009(6):56.

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