陳瑩
摘 要:隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息技術(shù)快速普及,對文書檔案進行管理,是疾控中心加強規(guī)范化管理的基礎(chǔ)性工作,對加強疾控中心制度化、流程化具有重要作用。但是當(dāng)前的疾控中心文書檔案管理存在較多的問題,在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)達的時代,可以利用信息技術(shù)將對疾控中心的文書檔案進行規(guī)范化的管理。文章首先闡述了文書檔案管理的重要性,并對當(dāng)前疾控中心文書檔案管理現(xiàn)狀進行分析,最后針對文書檔案的管理提出幾點策略以供相關(guān)工作者參考。
關(guān)鍵詞:疾控中心;文書檔案;規(guī)范化;管理對策
疾控中心是對疾病預(yù)防控制,同時對各種公共衛(wèi)生監(jiān)測、健康教育管理和衛(wèi)生檢測的一個重要服務(wù)性機構(gòu),疾控中心服務(wù)對促進疾病的預(yù)防控制以及我國健康的事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。所以在日常開展工作中,進行各類傳染性疾病的監(jiān)測分析和預(yù)防、健康宣傳教育、衛(wèi)生免疫等工作中,都會產(chǎn)生較多的文書資料,包括有重要價值的檔案和影像圖片等。所以對疾控中心的文書檔案加強管理,采用更加規(guī)范化的管理措施能夠確保疾控中心的方面信息的完整性共和真實性,從而更好的發(fā)揮文書檔案的作用。
1 文書檔案管理工作的重要性
疾控中心文書檔案工作是疾控中心日常管理中的重要組成部分,是做好其他各項工作的前提和基礎(chǔ),沒有規(guī)范的檔案管理工作,中心工作的完整性就缺少最后一環(huán)。規(guī)范的文書檔案管理對轄區(qū)的疾病控制和預(yù)防有效的開展,維持長遠發(fā)展具有重要意義。同時疾控文書檔案是整個疾控工作體系的一個重要內(nèi)容,是疾控部門進行疾病預(yù)防和控制,以及各種急性突發(fā)事件的疫情信息、應(yīng)急處理辦法、健康危害因素,還有科研教學(xué)方面的相關(guān)工作共同形成的文書檔案資料,這些都是疾控中心長遠發(fā)展的重要指導(dǎo)依據(jù),對未來疾控中心的發(fā)展至關(guān)重要。所以對疾控中心的檔案加強管理具有一重要意義,而且文書檔案的管理具有政策性、保密性、專業(yè)性的特點,加強規(guī)范化管理非常重要。
2 疾控中心文書檔案的管理現(xiàn)狀
2.1 缺乏專業(yè)素質(zhì)能力強的管理人員
當(dāng)前疾控機構(gòu)文書檔案管理方面缺乏專業(yè)型人才,很多檔案管理專業(yè)的專業(yè)型人才嚴(yán)重缺乏,大多都是兼職型的人才,而且都沒有取得專業(yè)的證書。從而給疾控中心的工作帶來有一定的困難,主要問題就是很多檔案在進行移交和檔案的收集時存在一定的問題,在檔案的處理上不夠及時,更嚴(yán)重的還有文書檔案的資料缺乏歸類管理較為混亂。
2.2 檔案管理缺乏硬件設(shè)施
當(dāng)前隨著更多疾控中心的建設(shè)逐漸完善,在一定程度上已經(jīng)建設(shè)了辦公材料,辦公條件逐漸改善,但是由于檔案建設(shè)在資金上嚴(yán)重缺乏,而且檔案在保存上需要嚴(yán)格管理,很多疾控中心的檔案管理時依然使用傳統(tǒng)的鐵皮進行檔案保存,僅僅是個別的疾控中心使用移動式樣的管理,在保存措施上沒有嚴(yán)格管理,管理措施也沒有落實。而且由于文書檔案的管理設(shè)施不足,所以紙質(zhì)檔案容易發(fā)生丟失,或是受潮的情況。雖然當(dāng)前很多的疾控中心開始安裝掃描儀和計算機等設(shè)施,但是很多疾控中心卻沒有設(shè)置檔案管理相關(guān)的軟件,從而無法將檔案的實際情況和檔案的信息資源相符合,進行信息檢索時只能是人工檢索,不能實現(xiàn)對檔案資料的全文掃描管理。
2.3 文書檔案管理制度不完善
傳統(tǒng)的疾控中心文書檔案管理一定程度上屬于比較落后情況,文書的檔案管理制度不夠完善也是部分原因。當(dāng)前疾控中心的檔案管理沒有完善的管理制度和好的管理模式,其中在地方疾控中心表現(xiàn)較為突出。這些問題導(dǎo)致了疾控中心檔案信息雖然保存下來,卻沒有得到很好的利用,使檔案沒有發(fā)揮出自身實際的應(yīng)用價值。大部分的疾控中心都有自己的檔案管理制度,但是部分疾控中心的檔案管理比較隨意,如許多工作人員的信息和他的工作等等方面的記錄較少,此外缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性也是重要問題之一,還有在疾控中心檔案管理中考核和管理問題也是十分突出,比如:借閱檔案時,沒有良好的記錄形式,造成檔案的缺失或遲遲不歸還,甚至破損丟失等各種現(xiàn)象。這給檔案造成巨大的損失。很多疾控中心的文件檔案資料的歸檔管理不規(guī)范,資料的收集不完整,而且缺乏管理意識,長時間的缺乏嚴(yán)格的管理制度,所以很多價值較高文書檔案存在很多材料損壞丟失的現(xiàn)象。
2.4 文書檔案的收集不完整、不及時
根據(jù)當(dāng)前的疾控中心的文書檔案的收集管理可以看出,疾控中心的文書檔案中很多都是僅僅存放在各自的部門中,并沒有將檔案及時進行收集和歸檔管理。其次是疾控中心的檔案管理人員沒有及時與檔案資料相關(guān)的部門進行信息交流和溝通,從而導(dǎo)致文書的檔案在進行移交過程中出現(xiàn)缺漏。而且疾控中心中涉及較多的專業(yè),包括很多傳染病等,很多專業(yè)的都需要較多文件資料,所以疾控中心的管理工作在文件資料上差異較大,在文件的管理上也比較復(fù)雜。
3 疾控中心文書檔案的規(guī)范化管理對策
3.1 強化在疾控中心文書檔案管理意識
在疾控中心的文書檔案管理中,進行檔案管理方式的創(chuàng)新和革新上,傳統(tǒng)的文書檔案管理工作,不足以滿足對檔案管理的需求,在信息化技術(shù)的發(fā)展時代,利用信息技術(shù)加強疾控中心文書檔案的管理非常有效。對疾控中心的管理人員強化檔案管理的意識,利用信息技術(shù)進行文書檔案信息管理意識。一方面,檔案管理人員重視檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)的意識,充分掌握數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。在互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的應(yīng)用建設(shè)方面,需要加大投入力度,在經(jīng)濟上的大量投入,可以讓互聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)發(fā)展加快捷、完善。另一方面,對疾控中心的工作人員加強檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用宣傳。宣傳信息化技術(shù)在檔案管理上的應(yīng)用,增強群眾和工作人員對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認(rèn)識。加強疾控中心各個部門之間的在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方面的參與,大家一起重視信息技術(shù)管理檔案,把這一應(yīng)用方案放在工作的日常上。
3.2 運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完善醫(yī)院檔案管理制度
傳統(tǒng)的疾控中心文書檔案管理,還有很多復(fù)雜問題,比如檔案信息比較缺乏秩序,相對比較雜亂無章。其原因主要是沒有足夠完善的管理制度,現(xiàn)在通過互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù),可以將檔案信息管理變得簡單。由于疾控中心文書檔案管理相對工作極其復(fù)雜,工作量比較大。要想更好的管理,提高工作人員的管理制度,需要制定出完整的、規(guī)范的管理制度。借助于互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù),管理檔案的工作人員需要更新自己的檔案管理知識,然后制定科學(xué)合理的措施,比如檔案的保存和使用都需要合理規(guī)范的制度去維護去執(zhí)行。在完善的管理制度下,疾控中心文書檔案管理各個部門才能正常高效的運行,醫(yī)院的整體才會正常運轉(zhuǎn)。建立健全檔案的管理制度,規(guī)范檔案的范圍管理對檔案做好編號,避免檔案在管理中存在隨意性和人為性,加強檔案管理的隊伍,相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)強化文書檔案管理的完整性和廣泛性。使文書檔案的管理過程更加規(guī)范化。
3.3 加快建設(shè)檔案管理中的硬件設(shè)施
為了使檔案管理更加規(guī)范,需要借助更加硬件設(shè)施進行檔案的管理工作,加快檔案管理設(shè)備的建設(shè),對設(shè)備的及時更新改進,同時安裝監(jiān)控系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案的實施監(jiān)控,防止丟失。此外還應(yīng)該提升防盜和防火的管理措施,對檔案的管理配置掃描儀和路由器等各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備,提供大量資金給檔案管理配置更加先進的電子檔案的管理,形成檔案信息的存儲和檢索系統(tǒng)。在先進的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支撐下,對檔案進行立卷和統(tǒng)計管理工作,同時對檔案設(shè)置一定的檢索和借閱對的服務(wù)性工作。和之前的電子檔案的管理系統(tǒng)相比,信息存儲對檔案的信息存儲量更大,而且檢索的效率和速度更快,在電子檔案管理系統(tǒng)中使用計算機進行檔案的提交,能夠最大化的發(fā)揮出自身的價值。
3.4 加強疾控中心文書檔案工作人員的能力
現(xiàn)代化的檔案管理工作量較大,而且工作內(nèi)容復(fù)雜。當(dāng)前的檔案管理不僅僅是簡單的收集的和保管,同時還是對傳統(tǒng)檔案管理的改進和經(jīng)驗的總結(jié),所以當(dāng)前的疾控中心檔案管理對管理人員也提出了更高的要求。硬件設(shè)備的使用是文書檔案的首要條件,但是作為管理這些檔案的工作人員其自身的管理能力也是至關(guān)重要的。工作人員方面,首先需要有比較好的工作能力,其次在專業(yè)能力方面需要熟悉疾控中心工作業(yè)務(wù)和管理檔案方面的能力。除此之外,計算機的使用也是非常必要的,在運用互聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理的時代,計算機的使用對管理人員來說也是必須具備的。所以疾控中心需要培養(yǎng)一批具備綜合能力的管理能力,比如可以制定出培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)能力的工作人員的計劃,著重培養(yǎng)一批備用人員,為疾控中心的文書檔案管理培養(yǎng)出專業(yè)素養(yǎng)較高的工作人員,才能更好的推動疾控中心檔案管理工作的整體發(fā)展。
3.5 強化檔案管理的責(zé)任主體
疾控中心在進行文書檔案的管理中,主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視能使管理更加規(guī)范,同時成立專職的檔案管理人員對相關(guān)的專職檔案管理,疾控中心文書檔案管理需要由更加專職的檔案管理人員負責(zé),針對檔案的信息和資料進行錄入。檔案員應(yīng)該要求相關(guān)的部門對部門中的檔案資料進行準(zhǔn)確移交,保障檔案的資料及時收集和管理。此外在新的業(yè)務(wù)發(fā)展和規(guī)劃管理上,給檔案的管理制定嚴(yán)格的計劃,保障文書檔案的管理合理規(guī)范、有計劃的進行。
4 結(jié)語
文書檔案的管理作為疾控中心工作的重要內(nèi)容,由于受到各種因素的影響,面臨很多的問題,目前在疾控中心文書管理工作較為粗放,所以需要及時對管理中的不足,采取有效的措施進行管理。通過強化檔案管理的責(zé)任主體、加強疾控中心文書檔案工作人員的能力、改善建設(shè)檔案管理中的硬件設(shè)施、運用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)完善檔案管理制度、強化工作責(zé)任心等,從而為疾控中心工作提供更多的服務(wù)。
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