王力

摘 要：在社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的當下，文書檔案逐漸成為主要的信息資源。而在信息時代下，數(shù)字化的管理變得愈加重要，這就需要管理人員結(jié)合實際情況，做好檔案的管理和評估工作，提高資源的利用效率。本文首先介紹了文書檔案數(shù)字化管理的重要性，接著分析了當前檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，最后重點提出了一些有效的管理策略，以期為相關(guān)人員提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案；數(shù)字化管理；管理策略

我國社會經(jīng)濟在發(fā)展的過程中，也越來越重視文書檔案數(shù)字化管理工作。文書檔案工作中包含了文件的收集、分類和整理等，確保所有的歸檔文件可以形成一個整體，便于管理和應(yīng)用。但是從當前的發(fā)展現(xiàn)狀而言，檔案數(shù)字化管理中還存在著諸多問題，基于此，相關(guān)部門就應(yīng)該構(gòu)建科學化的信息管理平臺，完善信息的安全防護體系，解決其中的各類問題，確保整個管理工作的科學化。

1 文書檔案數(shù)字化管理的重要性

1）是現(xiàn)代社會發(fā)展的基本要求，提高文書檔案的利用效率。信息技術(shù)是將文件和檔案結(jié)合在一起，這樣便可以搭建一個數(shù)字化的平臺，讓所有的管理流程都能在網(wǎng)絡(luò)上進行。在社會各個領(lǐng)域交往愈加密切的情況下，大眾也想要利用最快的方式去獲得各類檔案信息。數(shù)字化管理模式的存在，可以實現(xiàn)各個部門之間的信息共享，提高了整個檔案的利用效率。

2）是完善檔案管理的一種方式，實現(xiàn)管理的科學化?，F(xiàn)代社會中的各個領(lǐng)域，正在不斷創(chuàng)新文書檔案的管理方式，而數(shù)字化管理則是當前檔案發(fā)展的必要趨勢。要想完善現(xiàn)代化的管理方式，就必須要突破傳統(tǒng)的管理理念，然后去選擇一個更加開放和先進的管理模式，這樣才能確保整個管理體系的合理化與科學化，進而推動社會更好的發(fā)展。

2 文書檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

1）管理軟件和計算機硬件無法實現(xiàn)有效的兼容。就目前的發(fā)展而言，各個部門在檔案管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用上還處于一個分散的狀態(tài)，這樣就會導致軟件開發(fā)的側(cè)重點存在著一定的差異性，不利于各個部門之間資源的交流和共享。當信息技術(shù)在不斷發(fā)展的時候，還會出現(xiàn)管理軟件和計算機硬件無法兼容的情況，致使相關(guān)人員無法正常的讀取檔案信息，這在一定程度上也阻礙了這項工作的順利實施。

2）電子文檔信息的安全性面臨挑戰(zhàn)。在信息化快速發(fā)展的當下，盡管文書檔案數(shù)字化管理具備一定的優(yōu)勢性，但是在信息安全方面還存在著一些問題。一方面，電子文件和紙質(zhì)文件相比，修改的時候更為方便，而且不會留下任何痕跡，所以經(jīng)常會出現(xiàn)一些偽造的電子文件。另一方面，電子檔案還存在著容易粘貼、復制的特點，所以保護涉密信息就成為重點防范工作。

3）文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提高。傳統(tǒng)化的文書檔案管理對于工作人員的要求比較低，只需要整理一些紙質(zhì)文件即可。但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，對于檔案管理人員也提出了更高的要求，不僅需要他們具備專業(yè)化的管理經(jīng)驗，還應(yīng)該熟悉和掌握計算機的具體用法。可是從當前的發(fā)展情況而言，部分檔案管理部門中缺乏一些復合型的人才，無法發(fā)揮出數(shù)字化管理的作用。

3 文書檔案數(shù)字化管理策略

1）構(gòu)建數(shù)字化的信息管理平臺，實現(xiàn)文書檔案資源共享。對文書檔案進行管理的時候，為了最大程度的提高檔案的數(shù)字化水平，需要構(gòu)建相應(yīng)的管理平臺，這樣也能確保網(wǎng)絡(luò)工作的順利實施。在該平臺的運行中，還需要對管理工作的內(nèi)部進行相應(yīng)的細化，確保工作的合理性。同時，在數(shù)字化管理的時候，也應(yīng)該實現(xiàn)管理軟件和計算機硬件的融入發(fā)展，這樣才能加強各個部門之間的聯(lián)系與溝通，對于資源進行優(yōu)化處理。

檔案管理部門，為了推動檔案工作質(zhì)量的提升，在軟件方面，安裝檔案專用服務(wù)器和備份軟件，這樣便可以完成OA和檔案信息的對接工作。同時確保管理軟件能夠支持掃描儀和高拍儀，將紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，直接儲存在系統(tǒng)中，支持直接打印和檔案檢索，可以利用關(guān)鍵詞、題名等，快速的從中收取到需要的資料。在硬件方面，建設(shè)專業(yè)的檔案室，方便對文書檔案、照片檔案進行數(shù)字化加工，達到為社會服務(wù)的目的。需要注意的是，在購入文檔管理軟件的時候，盡量選擇那些質(zhì)量好的，并且對軟件進行定期的更新、審計，檢查系統(tǒng)中的存在的各項漏洞，確保整個文檔的安全性，這樣也能解決掉文書檔案管理中存在的一些常見問題。

2）加大資金的投入力度，構(gòu)建完善的電子文檔安全防護體系。檔案管理部門在實行文書檔案管理工作的時候，還應(yīng)該加大資金的投入力度，重視檔案的管理工作，構(gòu)建完善的電子文檔安全防護體系。針對管理的實際要求，將大數(shù)據(jù)看作是基礎(chǔ)，如果在管理中存在著一些溝通不暢的情況，就需要進行及時的調(diào)整。檔案管理的過程中，經(jīng)常會由于一些客觀、主觀因素的影響，致使檔案信息被刪除和篡改，嚴重的威脅到了文書檔案的安全性。因此，在信息化建設(shè)的過程中，就可以選擇采用殺毒軟件、防火墻等，使得內(nèi)部系統(tǒng)能夠在一個穩(wěn)定的環(huán)境中運行。同時，還要加強對文件瀏覽的限制，加強對重點文件的保護工作。

我單位引入的東方飛揚檔案管理系統(tǒng)，可以將檔案中的管理、儲存和應(yīng)用等結(jié)合在一起，實現(xiàn)國產(chǎn)軟件和硬件的有效結(jié)合，既能確保整個電子文書檔案管理的安全性，對于以數(shù)字化為核心的檔案管理發(fā)展具有積極的作用。同時，整個系統(tǒng)以一體化管理平臺為核心，將云計算和大數(shù)據(jù)等結(jié)合在一起，充分挖掘檔案數(shù)據(jù)中的隱藏價值。在這種一站式的模式下，還可以提升70%的集成效率，進行全過程的防護，不僅保證了電子檔案數(shù)據(jù)的安全性，也降低了數(shù)據(jù)泄露的風險。

3）完善檔案人才隊伍的建設(shè)工作，提升管理人員的綜合素養(yǎng)。隨著信息化建設(shè)工作的不斷推進，文書檔案管理人員也應(yīng)該適當性的轉(zhuǎn)變觀念，提高自身的專業(yè)能力。在管理的過程中，需要他們做好檔案的調(diào)整工作，并且在現(xiàn)有的管理方案下，完善信息資源的分析體系，符合信息時代下的發(fā)展要求。具體實踐的過程中，相關(guān)部門也需要加大對管理人員的定期培訓，選擇采用再教育的方式，通過多元化的培訓方式開展工作，這樣便可以加強他們的自身素養(yǎng)和崗位能力，確保數(shù)字化管理模式的先進性。

例如，我部門舉辦的公司“文書檔案歸檔”培訓會，作為公司檔案管理職能部門，我們在培訓中為各部門相關(guān)工作人員介紹了公司檔案館的工作情況，讓培訓者可以充分意識到文書檔案來自于各個部門，而且又服務(wù)于各個部門，所以各個歸檔單位也應(yīng)該注重檔案的收集與積累。要求管理人員注意信息技術(shù)的發(fā)展情況，充分利用數(shù)字化技術(shù)，簡化各項歸檔環(huán)節(jié)。在整個會議中，就文書歸檔的范圍、業(yè)務(wù)流程和電子文件移交等內(nèi)容進行了交流培訓，對于一些數(shù)據(jù)著錄也進行了實際的操作演示。最后，結(jié)合歸檔工作中的一些常見問題進行了深入的探討。通過這樣的方式，能夠讓管理人員跟隨時代的發(fā)展去提升自己的綜合素質(zhì)，熟練的掌握計算機技術(shù)，使得自己的工作水平能夠適應(yīng)文書檔案數(shù)字化的發(fā)展步伐。

4 結(jié)束語

文書檔案數(shù)字化管理作為一項系統(tǒng)的、綜合性較強的工作，相關(guān)人員應(yīng)該充分的意識到做好文書檔案管理工作的重要性。具體實踐的時候，檔案管理人員也要加強和其他部門的合作，充分利用計算機技術(shù)的優(yōu)勢性。構(gòu)建一個完善的電子文檔安全防護體系，最大限度的滿足大眾對于信息資源的需求，這樣才能發(fā)揮整個管理方式的最大化價值。

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