李媛

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，計算機數(shù)字化管理早已進入了各行各業(yè)中，但隨著信息技術(shù)的不斷革新，在應(yīng)該用新技術(shù)的同時，其安全性也越來越受到社會的重視。而人力資源檔案，蘊含了各企業(yè)、公司人才的詳細信息，是企業(yè)重要的資源，所以人力資源檔案在實現(xiàn)現(xiàn)代化數(shù)字管理的同時，還要保證其安全性，這方面則是HR的核心工作之一。

關(guān)鍵詞：信息安全；人力資源檔案；數(shù)字化管理

未來的社會發(fā)展將是信息技術(shù)的時代，其優(yōu)勢是快捷、便利、資源含量大、安全，人資資源檔案的數(shù)字化管理自然大大提高了HR的工作效率，但也因為其技術(shù)更新速度快，而導(dǎo)致存在不少安全隱患。同時人力資源檔案的數(shù)字化管理也是企業(yè)信息化建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)，這樣更加凸顯了其信息安全的重要性。

一、人力資源檔案數(shù)字化管理的意義

首先，在人力資源檔案中涵蓋了企業(yè)內(nèi)全體職員薪資、業(yè)績、行為規(guī)范等重要個人信息資源，而其數(shù)字化管理是推進企業(yè)科學(xué)經(jīng)營和管理的第一步。其次，人力資源檔案數(shù)字化管理能相對過去以紙制品為檔案管理將更加安全有效的保。過去的紙質(zhì)檔案，由于自身較脆弱，在長時間保存上存在很多問題，并且因為檔案過多容易造成難以整理，查找麻煩等現(xiàn)象。但利用數(shù)字化管理技術(shù)，人力資源檔案資料可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，保存將更加的安全，并且減少了存儲檔案所占用空間，便于整合以及查找，提高HR工作的效率。人力資源檔案資料數(shù)字化管理將令信息的存儲、查詢、整合建立在快速、高效、穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，使人力資源檔案管理更加的科學(xué)，也完全符合了社會發(fā)展的趨勢，擁有查閱權(quán)限的管理者，查閱起來更加便捷，減少了查閱時間，并且避免了過去查閱檔案時出現(xiàn)損壞或遺失信息的情況。

二、人力資源檔案數(shù)字化管理存在的問題分析

目前很多企業(yè)人力資源檔案管理數(shù)字化存在著不少問題：第一，以往的紙質(zhì)檔案過多難以快速的數(shù)字化。在國內(nèi)部分企事業(yè)雖然實現(xiàn)了務(wù)信息化和交流信息化，但以往的年代較久遠的資料積累過多，這些數(shù)量巨大、繁雜的人力資源檔案直接影響了數(shù)字化整合的速度。第二，人力資源檔案資料的安全性問題。由于所有人力資源檔案都可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣就加大了被黑客或商業(yè)間諜攻擊、盜竊的幾率。很多企業(yè)在人力資源檔案實行數(shù)字化管理的同時，沒有意識到網(wǎng)絡(luò)信息安全的重要性，導(dǎo)致黑客和商業(yè)間諜可以較輕松的偷竊公司的人事檔案信息。并且很多企業(yè)的人力資源工作者的警惕性也較松懈，對于賬戶、密碼設(shè)置的較隨意，提高了賬戶、密碼被盜和破解的幾率。

三、信息安全背景下人力資源檔案數(shù)字化管理的有效方式

第一，信息安全是人事檔案數(shù)字化管理是否有效的重要因素，所以首先，在保證信息安全的基礎(chǔ)上開發(fā)人力資源的專屬管理系統(tǒng)。管理平臺的建設(shè)可通過Web、內(nèi)部局域網(wǎng)，并且需要注意的是管理權(quán)限的設(shè)置，實現(xiàn)與企業(yè)財務(wù)信息管理系統(tǒng)類似的數(shù)字化管理方式，以保證人事信息的安全性。并且還要相應(yīng)的建設(shè)人力資源數(shù)字化管理系統(tǒng)的防火墻，以抵御外部黑客的攻擊。在完善了人力資源管理系統(tǒng)后，更加可以利用其開發(fā)網(wǎng)絡(luò)招聘，這樣不但極大的提高了企業(yè)人才招聘的范圍，并且降低了人才招聘的成本，也提高了招聘時間的靈活性，為人才的儲備建立了良好的基礎(chǔ)。

第二，人才信息數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)代企業(yè)的運營目標不再單一的是利益，更加是培養(yǎng)人才的基地，所以準確的對企業(yè)內(nèi)部人才進行分析、培訓(xùn)和分配能夠極大的提高企業(yè)自身人力資源的有效利用率，降低人才流失和浪費人力資源的現(xiàn)象。所以在人力資源檔案數(shù)字化管理中應(yīng)設(shè)置符合企業(yè)發(fā)展需求的人力資源整合、分析數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)所有人員的信息全部輸入數(shù)據(jù)庫中。通過人資數(shù)據(jù)庫，可以根據(jù)企業(yè)所有職位員工的個人基本信息、以往工作情況等進行分析，從而更加有效的分配企業(yè)職員，提高工作效率的同時，也為企業(yè)的職員規(guī)劃了更好的發(fā)展方向。

第三，建立考核信息管理模塊。職員的績效考核信息很大程度上直接說明了職員的工作態(tài)度和效果，是企業(yè)管理者了解職員工作情況和企業(yè)運營情況的重要依據(jù)，并且還反映出了企業(yè)運營的執(zhí)行力和職員的合作能力。職員績效考核的數(shù)據(jù)信息也是企業(yè)采購預(yù)算的依據(jù)之一，比如：一線生產(chǎn)職員的壞件率等數(shù)據(jù)，在反映了一線職員的技術(shù)水平的同時，也可以作為檢測原材料質(zhì)量的參考之一

第四，建立薪資管理模塊。很多企業(yè)的職員薪資待遇等情況是重要機密，因為較高的薪資待遇可以提高職員的工作效率和工作態(tài)度，增加職員的忠誠度，減少人才的流失，而薪資信息的整合、分析也可以成為企業(yè)人力資源管理以及企業(yè)未來發(fā)展策略的重要參考依據(jù)，數(shù)字化管理的薪資信息能夠更為全面和準確的分析這類龐大的信息資源。

四、人力資源檔案數(shù)字化管理需要注意的問題

人力資源檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理固然有很多有利的地方，但也需要注意兩個方面。首先，人事職員要處理好檔案管理系統(tǒng)和檔案原件之間的聯(lián)系，即使人事信息全部轉(zhuǎn)為數(shù)字化，但人事檔案的原件仍然是企業(yè)的寶貴資源，實現(xiàn)了數(shù)字化管理并不表示可以輕視檔案原件，隨意處置或者丟棄檔案原件。企業(yè)還是需要妥善的保管和整理人力資源的原始檔案，并且在整理和保管的同時進行分門別類，如：企業(yè)職員的入黨申請書、證明信件等重要資料，而且部分重要的原始檔案應(yīng)當呈送相關(guān)的檔案室儲藏。第二，人力資源檔案數(shù)字化管理工作應(yīng)實現(xiàn)標準化。標準化管理工作是檔案信息長久有效的重要前提，數(shù)字化管理并不是從紙質(zhì)到計算機的硬件變化，更是工作內(nèi)容和方式的進步，不標準的管理工作，將直接降低人力資源檔案信息的有效價值，影響了企業(yè)信息化發(fā)展的腳步。因此，企業(yè)自身應(yīng)當把研究國際人力資源檔案信息化管理的標準加入到未來發(fā)展的規(guī)劃中，令企業(yè)與國際接軌，可以及時的改進和彌補自身人資檔案數(shù)字化管理的不足之處，這也是未來全球信息一體化發(fā)展的趨勢。

五、結(jié)語

總之，信息化和數(shù)字化的管理，是企業(yè)未來發(fā)展的必然方向，而由于國內(nèi)相關(guān)的技術(shù)起步較晚，在實現(xiàn)先進的管理技術(shù)時，特別是當出現(xiàn)新技術(shù)代替舊技術(shù)的情況時，自然會出現(xiàn)種種問題，這就需要管理層和人事職員的不斷學(xué)習(xí)和改進，以保證新技術(shù)的安全落實。

參考文獻：

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