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        淺談企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控與措施

        2019-08-22 09:53:26李潔
        卷宗 2019年21期
        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理管理措施

        摘 要:檔案作為記錄人們生活生產(chǎn),社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、溝通交流信息等最原始的理論載體,檔案內(nèi)容可以詳細(xì)、真實(shí)的反應(yīng)客觀事物的變化規(guī)律,尤其是企業(yè)以及各種機(jī)關(guān)單位的檔案資料,更是維護(hù)個(gè)人、企業(yè)和社會(huì)集體或國(guó)家權(quán)益的重要基礎(chǔ)。企業(yè)檔案安全是檔案管理的核心,相關(guān)單位必須重視檔案管理安全的風(fēng)險(xiǎn)防控。基于此,本文主要對(duì)企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控現(xiàn)狀進(jìn)行分析,并闡述如何提升安全風(fēng)險(xiǎn)防控的有效措施。

        關(guān)鍵詞:企業(yè)檔案管理;安全風(fēng)險(xiǎn)防控;管理措施

        對(duì)于企業(yè)檔案而言,檔案管理是企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重點(diǎn)工作,檔案管理質(zhì)量高低與企業(yè)經(jīng)營(yíng)水平與運(yùn)營(yíng)效率息息相關(guān)?,F(xiàn)如今,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速進(jìn)步與發(fā)展,企業(yè)檔案安全管理工作已經(jīng)改革為了新的模式,包括信息化管理、多元化載體以及社會(huì)化服務(wù)等。檔案安全管理環(huán)境的復(fù)雜多變也極大的影響了檔案管理模式的更新進(jìn)程,相關(guān)檔案部門(mén)及管理人員必須轉(zhuǎn)變管理理念,在更高管理層次上,優(yōu)化安全管理工作流程和思路,從而建立起一套安全、可行的企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控體系。

        1 企業(yè)檔案管理的作用與特點(diǎn)

        企業(yè)實(shí)施檔案管理,其本身就是一項(xiàng)具有政治性、服務(wù)性以及管理性于一身的運(yùn)營(yíng)工作。企業(yè)在開(kāi)展檔案管理時(shí),應(yīng)遵循統(tǒng)一管理、保證檔案完整、安全,且具備價(jià)值利用和借閱方便有效性的原則,具體特點(diǎn)如下:

        1)統(tǒng)一管理:有統(tǒng)一規(guī)章制度,由國(guó)家設(shè)立的各級(jí)各類(lèi)檔案保存機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一保存。

        2)維護(hù)檔案的完整以及安全性:保證檔案數(shù)量完整齊全,避免出現(xiàn)殘缺、丟失的情況;從質(zhì)量上保證檔案與檔案之間的有機(jī)聯(lián)系,檔案信息的保密性,延長(zhǎng)檔案的價(jià)值和利用壽命;保證檔案避免惡意破壞(避免檔案遭到惡意破壞),保證檔案保存原貌等。

        3)保證檔案有利用和借閱方便性:檔案的借閱利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目標(biāo),也是評(píng)價(jià)檔案管理工作水平的重要依據(jù)。檔案存于現(xiàn)在,用于未來(lái),可以客觀反映和總結(jié)一些歷史事件與規(guī)律,不允許真實(shí)的數(shù)據(jù)被篡改,保證檔案內(nèi)容真實(shí)性。

        2 企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)型及存在的問(wèn)題

        2.1 檔案資源與利用安全風(fēng)險(xiǎn)

        國(guó)家檔案局楊局長(zhǎng)曾提出:建立覆蓋人民群眾檔案資源體系是兩個(gè)體系重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容之一。由此可見(jiàn),建設(shè)檔案資源也是規(guī)范檔案管理的主要工作之一。我們知道,檔案資源建設(shè)水平高低的衡量標(biāo)準(zhǔn)是檔案是否有齊全、完整、系統(tǒng)和廣泛性特點(diǎn),其存在的安全風(fēng)險(xiǎn)主要分為歸檔不全不準(zhǔn)、歸類(lèi)存在缺陷,從而造成檔案流失引發(fā)的檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)企業(yè)出現(xiàn)檔案資源風(fēng)險(xiǎn)時(shí),不僅對(duì)企業(yè)造成了較大的經(jīng)濟(jì)損失,還會(huì)在一定程度上給國(guó)家造成信息泄露等方面的損失。尤其是企業(yè)的專利、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、合同協(xié)議等經(jīng)營(yíng)性檔案,其資源數(shù)據(jù)的泄露勢(shì)必會(huì)引發(fā)一系列經(jīng)濟(jì)問(wèn)題。

        檔案的建立與保管最終還是為了給人們?nèi)罕娞岣邤?shù)據(jù)資料查閱與參考,因此檔案利用體系的建設(shè)也是檔案管理又一重點(diǎn)內(nèi)容。但同時(shí),檔案的利用也存在著一定的安全風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在:借閱利用審批不嚴(yán)格、密級(jí)劃分不規(guī)范、客戶端權(quán)限設(shè)置有漏洞以及提供檔案不全面等。在企業(yè)中,檔案利用內(nèi)容也包括企業(yè)制定的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和計(jì)劃、企業(yè)擁有的專利技術(shù)、新產(chǎn)品研發(fā)計(jì)劃于技術(shù)、自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)、戰(zhàn)略用戶信息以及招投標(biāo)數(shù)據(jù)等等,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日趨激烈的今天,若出現(xiàn)檔案利用安全風(fēng)險(xiǎn),那么帶給企業(yè)的危害是非常大的。例如,商業(yè)密集檔案一旦被泄露,落到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手手上,該企業(yè)的產(chǎn)品就會(huì)失去市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力,市場(chǎng)份額大大降低,使得原材料購(gòu)入成本增加,人力資源企業(yè)的發(fā)展競(jìng)爭(zhēng)力就會(huì)受到嚴(yán)重影響。

        2.2 檔案管理基礎(chǔ)工作薄弱,缺乏有效的保障機(jī)制

        現(xiàn)如今,我國(guó)很多企業(yè)的檔案管理工作存在管理運(yùn)行機(jī)制不健全的問(wèn)題,部門(mén)與部門(mén)之間協(xié)調(diào)性較差,且檔案管理缺乏與工作規(guī)范與運(yùn)行程序之間的有效銜接,檔案安全管理工作難以正常推進(jìn)。首先,企業(yè)檔案的規(guī)章制度體系缺乏系統(tǒng)性建設(shè),管理模式與《檔案管理辦法》和《檔案法》等國(guó)家層面的法律法規(guī)規(guī)定目標(biāo)相背離,內(nèi)部管理單位或人員也沒(méi)有依據(jù)法律規(guī)定對(duì)檔案安全管理體系就進(jìn)行梳理和優(yōu)化,這不符合企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)防控理論與實(shí)際管理需求。其次,企業(yè)檔案管理人員缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),甚至不懂得如何運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)理論,只會(huì)參照危險(xiǎn)辨識(shí)卡片等表面信息,無(wú)法將安全風(fēng)險(xiǎn)防范知識(shí)與實(shí)際工作相結(jié)合。最后,部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施與技術(shù)不足,軟件建設(shè)落后,無(wú)法滿足現(xiàn)代化企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理需求。

        3 應(yīng)采取的措施

        3.1 建立檔案資源和利用管理體系

        一方面,企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格基于《企業(yè)檔案工作規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn),細(xì)分并落實(shí)檔案管理職責(zé),并建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,從信息技術(shù)上優(yōu)化歸檔流程,從而建立起檔案資源管理體系。

        另一方面,企業(yè)對(duì)密集檔案應(yīng)建立一套獨(dú)立的借閱審批制度,并對(duì)密級(jí)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)借閱跟蹤,將所有企業(yè)重要的密級(jí)檔案納入監(jiān)控系統(tǒng)中,建立起全方位、全流程的檔案利用安全防控體系。除此之外,企業(yè)還可以建立起利用檔案責(zé)任人與提供檔案責(zé)任人失誤追究制度,對(duì)不同類(lèi)型、不同密級(jí)的檔案設(shè)立不同的審批流程,要求必須逐級(jí)簽字后才能利用檔案信息。

        3.2 建立健全企業(yè)檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)防控體系

        首先,企業(yè)各級(jí)檔案管理部門(mén)及相關(guān)人員應(yīng)樹(shù)立正確的管理意識(shí),培養(yǎng)風(fēng)險(xiǎn)防范思想,理順管理職責(zé)與權(quán)限交叉等問(wèn)題。同時(shí),針對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題,不斷修正和優(yōu)化管理相關(guān)準(zhǔn)則。其次,企業(yè)可以加大管理資金投入,豐富管理設(shè)施,努力從硬件條件方面降低安全風(fēng)險(xiǎn);建立風(fēng)險(xiǎn)管控體系,例如通過(guò)加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì),企業(yè)管理層要明確檔案人員的考核標(biāo)準(zhǔn),建立考核指標(biāo),并詳細(xì)做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作;強(qiáng)化檔案庫(kù)房的整改力度,加強(qiáng)相關(guān)場(chǎng)所的安全防控措施建設(shè),同時(shí)在建設(shè)過(guò)程中始終遵循因地制宜、功能合理、安全保密的建筑原則。通常情況下,依據(jù)我國(guó)相關(guān)法律規(guī)定,企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理和保管建筑進(jìn)行單獨(dú)興建。對(duì)于一些規(guī)模較小且資金相對(duì)缺乏的企業(yè)來(lái)說(shuō),可以依據(jù)實(shí)際情況將檔案庫(kù)房設(shè)置高樓層內(nèi),選址要符合防潮、防火、防暴露、防盜等“十防”原則。最后,完善檔案安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處理,企業(yè)要從應(yīng)急處理的實(shí)際問(wèn)題出發(fā),做好檔案物資救援準(zhǔn)備措施,提升應(yīng)急方案可行性,確保在發(fā)生安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)能及時(shí)處理檔案資料,相關(guān)管理人員也要熟練應(yīng)急流程和措施,做到突發(fā)狀況下沉著面對(duì)、處理高效,最終將風(fēng)險(xiǎn)損失降到最低。

        4 總結(jié)

        綜上所述,隨著科技技術(shù)的不斷革新與發(fā)展,企業(yè)檔案管理模式也在不斷更新,現(xiàn)代化企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展對(duì)檔案管理及安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作提出了更高的要求?;谝陨?,作為檔案管理主體,檔案管理人員更應(yīng)該要把檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控工作放到管理首位,并更新管理意識(shí),勇于變革,不斷提升檔案安全管理質(zhì)量,消除安全風(fēng)險(xiǎn),從而更好的輔助企業(yè)未來(lái)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

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        [2]劉小艷.企業(yè)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理存在的不足及應(yīng)采取的措施[J].陜西檔案,2017(01):54-55.

        [3]梁珊珊.企業(yè)檔案資源管理風(fēng)險(xiǎn)及防控策略分析[J].軍民兩用技術(shù)與產(chǎn)品,2014(07):167+169.

        [4]常豐田.談?wù)勂髽I(yè)檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理[J].山東檔案,2012(05):35-38.

        [5]曹嫣戎.現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案管理信息化的探索與研究[J].現(xiàn)代商業(yè),2011(20):191-193.

        作者簡(jiǎn)介

        李潔(1976-),女,漢族,本科,北京市,研究方向:檔案管理。

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