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        基層水文檔案管理工作的探討

        2019-08-22 09:53:26張逸靜俞茜
        卷宗 2019年21期
        關(guān)鍵詞:開(kāi)發(fā)利用檔案管理

        張逸靜 俞茜

        摘 要:水文檔案是國(guó)家科技檔案的重要組成部分,可分為水文基礎(chǔ)資料檔案和專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案兩大類(lèi)。本文分析了我國(guó)基層水文單位水文檔案管理水平不高、技術(shù)手段不先進(jìn)、利用效率不高等問(wèn)題及產(chǎn)生的背景原因,提出了基層水文單位要推進(jìn)水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)和提升水文檔案開(kāi)發(fā)利用效率,朝信息化方向發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:水文檔案;檔案管理;信息化管理;開(kāi)發(fā)利用

        水文檔案是在水文觀(guān)測(cè)和水情預(yù)報(bào)等水文工作活動(dòng)中形成的檔案,是國(guó)家科技檔案的重要組成部分,在流域綜合治理、防汛抗旱、工程建設(shè)、水資源開(kāi)發(fā)和可持續(xù)利用等方面都發(fā)揮著重要作用,其職能與民生密切相關(guān)?;鶎拥乃墓ぷ髦饕?fù)責(zé)搜集、監(jiān)測(cè)和評(píng)價(jià)當(dāng)?shù)嘏c水有關(guān)的基礎(chǔ)信息,為流域水文站網(wǎng)建設(shè)、水文水資源監(jiān)測(cè)、水環(huán)境監(jiān)測(cè)評(píng)價(jià)、河道水庫(kù)測(cè)繪、水資源調(diào)查評(píng)價(jià)、水文氣象預(yù)報(bào)、水文分析計(jì)算、水文自動(dòng)測(cè)報(bào)、水土保持等提供技術(shù)支持,當(dāng)前全國(guó)每年收集的水文水資源數(shù)據(jù)超過(guò)10億條,數(shù)據(jù)量繁雜且種類(lèi)繁多,且基本均由基層水文單位搜集產(chǎn)生,因此在基層水文單位就做好檔案管理工作對(duì)促進(jìn)水文事業(yè)健康發(fā)展至關(guān)重要。

        1 基層水文檔案的分類(lèi)

        隨著水文工作在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用,水文行業(yè)的職能也逐步發(fā)生了轉(zhuǎn)變,從行業(yè)水文開(kāi)始走向社會(huì)水文,從傳統(tǒng)水文邁向了現(xiàn)代水文。當(dāng)前,我國(guó)基層水文工作不僅負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厮臏y(cè)報(bào)、水文勘測(cè)、水文分析計(jì)算,還承擔(dān)了水質(zhì)監(jiān)測(cè)、防洪評(píng)價(jià)、水資源調(diào)查評(píng)價(jià)和水土保持監(jiān)測(cè)等生態(tài)治理工作,產(chǎn)生的水文檔案在數(shù)量上日益增多,種類(lèi)上逐漸豐富。

        當(dāng)前,我國(guó)基層水文檔案可分為水文基礎(chǔ)資料檔案和專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案兩大類(lèi)。水文基礎(chǔ)資料檔案主要有水文、水資源和水質(zhì)三部分,水文部分是基層水文檔案的基礎(chǔ),它涵蓋了水文巡測(cè)和水準(zhǔn)測(cè)量原始記錄、測(cè)站技術(shù)資料、行業(yè)規(guī)范、任務(wù)書(shū)、水文手冊(cè)、水情簡(jiǎn)報(bào)、年報(bào)、汛期總結(jié)、水文整編成果、地下水資料等;水資源部分主要為90年代中期至今的水資源公報(bào),;水質(zhì)部分主要為水功能區(qū)水質(zhì)監(jiān)測(cè)通報(bào)、水質(zhì)監(jiān)測(cè)成果表、應(yīng)急監(jiān)測(cè)報(bào)告、儀器監(jiān)測(cè)原始資料、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)表、常規(guī)監(jiān)測(cè)原始資料等。專(zhuān)項(xiàng)技術(shù)服務(wù)檔案主要有工程測(cè)量、河道測(cè)量等測(cè)繪成果和防洪評(píng)價(jià)、水資源分析、水土保持方案、入河排污口設(shè)置認(rèn)證等分析報(bào)告。

        2 基層水文檔案管理存在的問(wèn)題

        2.1 檔案管理水平不高

        基層水文檔案管理工作普遍起步較晚,意識(shí)薄弱,基層單位現(xiàn)存的水文檔案基本為70年代以后。主要原因是歷來(lái)大部分基層水文單位觀(guān)測(cè)過(guò)程中所記錄的資料都會(huì)向上級(jí)水文總站進(jìn)行提交,水文數(shù)據(jù)和成果在上級(jí)單位都會(huì)進(jìn)行備份。這就導(dǎo)致基層水文單位對(duì)本單位的水文檔案不重視,規(guī)章制度不健全,在實(shí)際管理工作中不僅沒(méi)有按照相關(guān)規(guī)定納入到檔案管理,而且專(zhuān)職管理人員配備不到位,人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高,工作中隨意性較大,造成部分紙質(zhì)檔案由于保存年代較為久遠(yuǎn)、使用頻率高、保管條件差等多方面原因,保護(hù)形勢(shì)不容樂(lè)觀(guān),嚴(yán)重影響了基層水文檔案的管理水平[1]。

        2.2 檔案管理技術(shù)不先進(jìn)

        基層水文單位作為公益性事業(yè)單位,在檔案管理中,可能受到辦公條件、資金等各方面因素的限制,管理方式較為落后,技術(shù)手段較為傳統(tǒng)。目前大多數(shù)單位對(duì)水文技術(shù)檔案仍只進(jìn)行“單套制”管理,即只對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行存檔。然而,現(xiàn)在使用計(jì)算機(jī)自動(dòng)采集水文信息已經(jīng)較為普遍,產(chǎn)生了大量水文電子文件,傳統(tǒng)紙質(zhì)載體下的水文檔案管理技術(shù)手段已經(jīng)很難與當(dāng)前檔案載體多元化的要求相適應(yīng)。

        2.3 檔案利用效率不高

        水文檔案種類(lèi)多、數(shù)量大,傳統(tǒng)手工登記賬本,拆卷查檔的方式,使得檔案查閱較為繁瑣,利用效率不高。其次,先進(jìn)的水文技術(shù)和自動(dòng)化儀器設(shè)備雖然在基層單位廣泛引進(jìn),但多數(shù)已建的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)自成系統(tǒng),難以共享信息,形成了數(shù)字鴻溝和水文信息孤島。而且,基層水文單位在檔案管理上存在“重藏輕用”的思想,水文檔案長(zhǎng)期處于封閉或半封閉狀態(tài),缺乏跨地區(qū)、跨行業(yè)的信息共享平臺(tái),進(jìn)而對(duì)檔案的使用價(jià)值產(chǎn)生了忽略。

        3 信息化是基層水文檔案管理的工作方向

        3.1 推進(jìn)水文檔案管理數(shù)字化建設(shè)

        電子文件檢索快捷,使用方便,隨著ADCP、自動(dòng)遙感系統(tǒng)等水文信息化設(shè)備的廣泛使用,水文檔案的發(fā)展趨勢(shì)走向了電子文件歸檔和電子檔案管理。并且,紙質(zhì)文件和電子文件同時(shí)歸檔的“雙套制”管理短期內(nèi)不會(huì)取消,在規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一制度的前提下,加快建立水文檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)水文檔案實(shí)時(shí)歸檔、自動(dòng)編目、自動(dòng)存儲(chǔ)、全文檢索等功能勢(shì)在必行。

        現(xiàn)如今,基層水文單位的檔案管理系統(tǒng)大多較為老舊,需要檔案人員手動(dòng)錄入編目、人工掃描紙質(zhì)文件,工作量十分巨大,亟需一套現(xiàn)代化的水文檔案系統(tǒng),將本單位各平臺(tái)上待歸檔的文件自動(dòng)對(duì)接至檔案系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)在系統(tǒng)上對(duì)歸檔文件電子蓋章、打印目錄、存儲(chǔ)電子文件等功能。

        在“雙套制”管理的前提下,也要加快對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理,對(duì)歷史水文檔案文件掃描,有別于傳統(tǒng)的掃描手段,現(xiàn)可通過(guò)OCR(光學(xué)字符識(shí)別)技術(shù),將其轉(zhuǎn)化為可檢索的數(shù)字信息。這樣在傳統(tǒng)檢索檔案目錄的基礎(chǔ)上,還可以對(duì)檔案全文進(jìn)行逐字檢索,方便用戶(hù)精確定位檢索信息,大大提高了檔案檢索的精準(zhǔn)性。利用現(xiàn)有的雙層PDF技術(shù),既可以保證在打印掃描件時(shí)原圖輸出,又能對(duì)全文內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制和檢索,在基層檔案工作中非常實(shí)用。但是目前轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)確率還達(dá)不到100%,還需要人工校對(duì)保證檔案文件的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)的水文檔案多以紙質(zhì)載體為主[1],且種類(lèi)繁多,數(shù)量龐大,一次性完成全部檔案的數(shù)字化處理難以實(shí)現(xiàn)。因此,基層單位可根據(jù)實(shí)際情況,對(duì)查檔率較高的紙質(zhì)檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化處理。通過(guò)全文查閱功能,能極大提高檔案的閱檔速度,紙質(zhì)檔案借閱頻次明顯降低,檔案原件能得到有效保護(hù)、使用時(shí)間將得到顯著延長(zhǎng)。

        3.2 提升水文檔案開(kāi)發(fā)利用效率

        水文檔案的突出特點(diǎn)在于重視長(zhǎng)序列資料的匯總和水文科技研究經(jīng)驗(yàn)的積累[2]。在開(kāi)發(fā)利用上,水文檔案的統(tǒng)一性、區(qū)域性、時(shí)間性和系統(tǒng)性對(duì)檔案的時(shí)間跨度和區(qū)域范圍提出了更高的要求。由于水文管理體制的多次變遷,基層水文單位曾被多個(gè)部門(mén)分管,部分水文檔案資料可能保存在不同系統(tǒng)的多個(gè)單位,利用中需要多方協(xié)調(diào)。而同系統(tǒng)下不同地區(qū)之間的水文檔案查閱,也因?yàn)槿狈y(tǒng)一的信息共享平臺(tái),在實(shí)際利用過(guò)程中需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。因此提升水文檔案開(kāi)發(fā)利用效率的當(dāng)務(wù)之急是構(gòu)建全省乃至全國(guó)統(tǒng)一的水文檔案信息共享平臺(tái),除了省內(nèi)水文單位可以共享水文檔案外,還可以更好的向社會(huì)提供水文檔案服務(wù),深化開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)涵。而且,傳統(tǒng)的檔案服務(wù)通常只是檔案管理單位為查檔者提供需要的一份紙質(zhì)檔案,而水文檔案信息共享平臺(tái)的目標(biāo)是關(guān)聯(lián)各地區(qū)的水文檔案,實(shí)現(xiàn)一次檢索,多庫(kù)查詢(xún)的功能,對(duì)特色和利用率高的檔案進(jìn)行信息加工,添加關(guān)聯(lián),當(dāng)用戶(hù)對(duì)關(guān)鍵字進(jìn)行檢索時(shí),能主動(dòng)提示相關(guān)信息,更全面的幫助用戶(hù)綜合使用查檔系統(tǒng)[3],大大提升了開(kāi)發(fā)利用效率。

        參考文獻(xiàn)

        [1]高爽.淺析基層水文檔案的規(guī)范化管理[J].赤子,2015(12):214

        [2]錢(qián)光輝.推進(jìn)上海水文“大檔案”管理的建議[J].中國(guó)水利,2012(2):61-62,64.

        [3]試論基層企業(yè)勘測(cè)檔案管理的新模式[J].西北水電,2011(1):86-87.

        作者簡(jiǎn)介

        張逸靜(1991-),女,漢族,江蘇蘇州人,江蘇省水文水資源勘測(cè)局蘇州分局,研究生,主要從事辦公室檔案管理。

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