劉偉

摘 要：檔案對(duì)于一個(gè)企業(yè)有著重要的意義，其中涵蓋的內(nèi)容廣泛。檔案管理工作就是負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理、分類、保存以及提供利用、檔案開發(fā)編研等，是一個(gè)重要又繁瑣的工作。當(dāng)前電力工程建設(shè)發(fā)展迅速，電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮著越來越不可忽視的作用。作為一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容復(fù)雜的工作，電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規(guī)范化，本文對(duì)電力工程檔案管理工作中的一些問題提出建議，旨在拋磚引玉，共同促進(jìn)電力企業(yè)改革，加快電力工程行業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：電力工程項(xiàng)目；檔案管理；難點(diǎn)；對(duì)策

隨著電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準(zhǔn)確性和完整性日趨重要。作為工程項(xiàng)目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來的工程建設(shè)成果及榮譽(yù)，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現(xiàn)出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當(dāng)前工程建設(shè)工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設(shè)完工質(zhì)量，甚至是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

1 檔案管理概念

檔案是反映黨和國(guó)家及各級(jí)地方組織，以及企事業(yè)單位的真實(shí)面貌的工具，它同時(shí)也是科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等活動(dòng)歷史面貌的原始記錄，檔案管理工作是一項(xiàng)集專業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性與服務(wù)性的工作，需要按照一定原則科學(xué)地進(jìn)行管理，為科研、生產(chǎn)、基建等服務(wù)。具體的內(nèi)容包括檔案的收集整理、分類編目、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，歸檔前科技文件材料形成、積累的指導(dǎo)工作，歸檔后對(duì)檔案的更改、補(bǔ)充以及監(jiān)督檢查等。

2 當(dāng)前電力工程項(xiàng)目檔案管理中存在的不足

2.1 電力工程項(xiàng)目檔案工作不規(guī)范

首先，在電力工程項(xiàng)目檔案制度上存在缺失，原有的制度殘缺陳舊，無法適應(yīng)新時(shí)期電力工程項(xiàng)目檔案的需要，而制度的缺失使得檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象嚴(yán)重，各部門的檔案不能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，且歸檔方式不一，這種分散、獨(dú)立的保管方式使得檔案丟失、殘缺的現(xiàn)象嚴(yán)重，同時(shí)也制約了各部門之間對(duì)檔案信息的充分利用，影響了檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益。其次，電力企業(yè)發(fā)展中形成的電力檔案數(shù)量會(huì)越來越多，這為電力實(shí)務(wù)提供了豐富的參考資料，是一筆重要的財(cái)富。但是目前檔案管理工作的理論研究和電力實(shí)務(wù)沒有充分結(jié)合在一起，使得電力工程項(xiàng)目檔案與新時(shí)期的業(yè)務(wù)脫軌，制約了電力檔案充分發(fā)揮自身價(jià)值，影響了經(jīng)濟(jì)效益的實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低

由于電力工程檔案管理部門建設(shè)歷史時(shí)間較短，其管理人員有的是從其他部門臨時(shí)調(diào)用過來，大多沒有受過專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，無法將檔案管理工作系統(tǒng)科學(xué)、合理有序地展開。同時(shí)，由于沒有專業(yè)固定人員從事此專項(xiàng)工作，檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時(shí)間短且其綜合素質(zhì)不高，不能有效順利開展工作，甚至出現(xiàn)消極懈怠現(xiàn)象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對(duì)環(huán)節(jié)，無法驗(yàn)證上報(bào)文件材料真實(shí)性，甚至導(dǎo)致檔案信息源丟失。

2.3 檔案信息化管理水平較低

在信息時(shí)代，實(shí)現(xiàn)電力檔案的信息化、數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)，目前大多數(shù)電力企業(yè)都實(shí)施了電力檔案信息化管理模式，但普遍投入力度較小，面臨資金短缺的情況，基礎(chǔ)設(shè)施無法成套配置，甚至只是配備了幾臺(tái)計(jì)算機(jī)而已。缺乏健全完善的檔案管理信息系統(tǒng)以及相關(guān)管理制度，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，并未使檔案信息資源得到充分利用。即便是有些電力企業(yè)構(gòu)建了電力工程項(xiàng)目檔案ARIS電力工程項(xiàng)目檔案流程管理平臺(tái)，但也由于工作人員信息素養(yǎng)較低，操作不熟練而無法充分發(fā)揮平臺(tái)的作用。另外，電力企業(yè)已經(jīng)建成的其他信息管理系統(tǒng)與檔案信息管理沒有充分結(jié)合起來，給檔案信息化管理帶來一定的難度。

3 電力工程檔案管理工作建議

3.1 規(guī)范電力工程項(xiàng)目檔案工作

首先，對(duì)現(xiàn)有的電力工程項(xiàng)目檔案制度進(jìn)行改進(jìn)完善，保留符合當(dāng)前電力工程項(xiàng)目檔案需求的內(nèi)容，刪除已經(jīng)落后過時(shí)的內(nèi)容，并重新添加具有現(xiàn)代檔案管理特點(diǎn)的相關(guān)制度。同時(shí)，根據(jù)國(guó)家檔案局頒布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，結(jié)合電力企業(yè)檔案的實(shí)際特點(diǎn)，制定新的檔案信息化管理制度，使電力檔案信息化管理有章可循、有據(jù)可依，提高檔案的信息化管理水平。其次，在規(guī)范電力工程項(xiàng)目檔案制度的基礎(chǔ)上，實(shí)行部門立卷責(zé)任制和責(zé)任分工制，將電力工程項(xiàng)目檔案落實(shí)到各個(gè)崗位，加強(qiáng)對(duì)檔案的過程管理，將檔案管理融入電力企業(yè)的工作流程中。要求各個(gè)部門做好輔助工作，促使電力檔案管理走向規(guī)范化管理道路。值得一提的是，完善后的制度必須要確保能夠在實(shí)踐中落實(shí)。最后，電力工程項(xiàng)目檔案工作不能閉門造車，而是要從檔案室中走出去，參與到電力企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，為其提供重要的信息資源，促進(jìn)電力工程項(xiàng)目檔案工作與電力企業(yè)同步發(fā)展，積極掌握企業(yè)發(fā)展的核心信息，并將為企業(yè)發(fā)展服務(wù)作為電力工程項(xiàng)目檔案工作的宗旨，構(gòu)建企業(yè)信息資料庫，將有助于提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的所有信息進(jìn)行篩選分類，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做出正確決策，提高企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.2 提高管理人員素質(zhì)

首先，電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時(shí)，應(yīng)選擇經(jīng)過系統(tǒng)培訓(xùn)的專業(yè)人員，能夠運(yùn)用專業(yè)理論進(jìn)行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業(yè)單位建立起規(guī)范科學(xué)的檔案管理體系。同時(shí)，在正式開展工作前，企業(yè)單位還應(yīng)集合新進(jìn)人員進(jìn)行短期崗前培訓(xùn)，針對(duì)本單位具體情況進(jìn)行系統(tǒng)學(xué)習(xí)，從而讓檔案管理人員能夠結(jié)合實(shí)情開展工作，避免出現(xiàn)一刀切解決問題的情況。其次，在工作管理中，檔案管理部門應(yīng)定期開展培訓(xùn)交流會(huì)，總結(jié)當(dāng)前檔案管理工作中存在問題并進(jìn)行有效研討，根據(jù)同期行業(yè)內(nèi)檔案管理變革發(fā)展提出結(jié)合本單位實(shí)情提出解決辦法，并形成規(guī)范文件在部門內(nèi)瀏覽傳達(dá)，從而利于檔案管理工作系統(tǒng)性、延續(xù)性。

3.3 信息化管理電力檔案

信息化建設(shè)有利于推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作，促進(jìn)電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設(shè)中，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，促進(jìn)電力工程檔案資料管理工作開展。一方面，在檔案管理中，企業(yè)應(yīng)建立文檔一體化管理系統(tǒng)，將在工程建設(shè)過程中積累整理的資料以電子文檔的形式進(jìn)行備份記錄，同時(shí)附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)管電子文件信息，確保檔案資料信息真實(shí)性和有效性。另一方面，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應(yīng)建立起檔案數(shù)據(jù)一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內(nèi)容都錄入數(shù)據(jù)庫中。在此基礎(chǔ)上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進(jìn)行信息檢索，且利于保護(hù)檔案資料信息安全，不易造成信息遺失。

4 結(jié)語

總之，在現(xiàn)代電力企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程中，電力檔案有著重大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但卻由于被忽視而無法充分發(fā)揮作用。在今后的發(fā)展中，電力企業(yè)應(yīng)當(dāng)在電網(wǎng)升級(jí)優(yōu)化的同時(shí)完善電力工程項(xiàng)目檔案工作，加強(qiáng)信息化建設(shè)，規(guī)范電力工程項(xiàng)目檔案制度，盡快將電力檔案編研成果轉(zhuǎn)化為可增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)電力檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益最大化。

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