石峰

【摘要】隨著科技水平的提升，信息技術(shù)得到飛速發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代應(yīng)運而生并且以洶涌磅礴之勢席卷整個人類社會，給各行各業(yè)都帶來了深刻的變革。高職院校同樣也受到了這種沖擊，在教育教學(xué)、科研管理等方面都在進行變革、創(chuàng)新和優(yōu)化，與此同時大數(shù)據(jù)時代給高職院校檔案管理工作也帶來空前的機遇和挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)帶來的技術(shù)優(yōu)勢來優(yōu)化檔案工作是高職院校面臨的課題。本文就大數(shù)據(jù)時代下的高職院校檔案管理展開探討。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;高職院校;檔案管理

從現(xiàn)階段來看，我國大部分高職院校的檔案管理工作都尚有提升的空間，檔案管理制度不夠健全，檔案管理工作者能力較低等問題比比皆是。為了解決這些問題帶來的負(fù)面影響，在今后的發(fā)展中工作人員應(yīng)該盡可能的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案管理進行調(diào)整和改進。

一、大數(shù)據(jù)背景下高職院校檔案管理工作中存在的問題

（一）工作模式落后

高職院校檔案工作較本科院校起步晚，基礎(chǔ)差，底子薄。許多學(xué)校的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)時期，以手工操作為主，工作量大且效率不高。一些學(xué)校開展了檔案信息化建設(shè)工作，但也只是停留在利用單機進行檔案收集、保存和搜索等初級淺表層面，沒有利用信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)來挖掘檔案數(shù)據(jù)背后的價值，而大數(shù)據(jù)時代用戶對檔案利用有更高的要求，他們需要更加快速、準(zhǔn)確的個性化服務(wù)，這種需求超出了檔案部門實際所能提供的，致使高職院校的檔案工作無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代用戶的新要求。

（二）管理工作方法落后

很多高職院校依然在檔案管理工作中存在漠視社會因素、忽視教育環(huán)境、缺乏條件平衡等表象和問題。從深層次來看，這是高職院校檔案管理工作方式方法落后于大數(shù)據(jù)時代的集中體現(xiàn)。不能建立起大數(shù)據(jù)平臺下的資源庫、數(shù)據(jù)庫和信息庫，難以對高職院校檔案管理工作進行系統(tǒng)再平衡和結(jié)構(gòu)再優(yōu)化，致使在高職院校檔案管理工作中產(chǎn)生了方法陳舊、模式落后等問題。同時，高職院校檔案管理工作仍然以人工、機械的方式進行收集、加工和歸檔，為高職院校進行檔案管理工作的創(chuàng)新和變革帶來了結(jié)構(gòu)上和實質(zhì)上的阻礙。

（三）檔案管理制度落后

高職院校往往辦學(xué)歷史復(fù)雜，多是由幾個中專合并而來或是由行業(yè)辦學(xué)轉(zhuǎn)制而來，原來的檔案管理水平較差，缺少相關(guān)的檔案規(guī)章制度。即便有檔案規(guī)章制度，也多是照搬本科院校，適用性較差，而且多年來并未針對大數(shù)據(jù)時代檔案管理出現(xiàn)的新問題進行調(diào)整，出現(xiàn)了檔案管理制度滯后、真空的現(xiàn)象，對大數(shù)據(jù)時代檔案管理的指導(dǎo)性和約束力較差。

二、大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案管理工作的發(fā)展策略

（一）強化檔案管理重要性宣傳

想要提升高等職業(yè)院校的檔案管理工作質(zhì)量，就必須要做好檔案管理宣傳教育工作。第一，高職院校檔案管理方面的主管領(lǐng)導(dǎo)必須要充分認(rèn)識到檔案管理的重要意義，將檔案管理的意義宣傳開來，讓每一個與之有關(guān)的工作人員都能認(rèn)識到其重要性。盡快將過去的錯誤思維摒棄，建立合理科學(xué)的檔案管理體系，著力于增強檔案管理的效果。將檔案管理室作為學(xué)校發(fā)展歷程的珍藏之處，讓廣大師生能夠以檔案管理室為匯集點，充分了解學(xué)校的發(fā)展趨勢和過往事跡。

（二）創(chuàng)新工作模式

大數(shù)據(jù)技術(shù)滲透到了社會的各行各業(yè)，檔案工作也應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)時代帶來的技術(shù)變革來推動自身的發(fā)展。最顯著的變化就是要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料和信息數(shù)據(jù)進行全面收集、整理和加工，改變傳統(tǒng)的手工、機械化管理模式，建立起數(shù)字化、信息化檔案管理的新模式，使得高職院校檔案工作在大數(shù)據(jù)時代獲得新的動能和生命力，同時要利用大數(shù)據(jù)平臺，充分挖掘數(shù)據(jù)背后的價值，從目前有用的數(shù)據(jù)和知識中挖掘出潛在的可能有用的信息和知識，為用戶提供高效、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)，提高用戶的滿意度，滿足大數(shù)據(jù)時代檔案用戶的個性化需求。

（三）創(chuàng)新大數(shù)據(jù)技術(shù)條件下的檔案管理新方法

第一，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新應(yīng)充分考慮到社會環(huán)境、教育環(huán)境、技術(shù)條件和經(jīng)濟條件等方面的特點和情況，將大數(shù)據(jù)技術(shù)、模塊化建設(shè)、資源庫建設(shè)引入到高職院校檔案管理工作之中。第二，將現(xiàn)有檔案工作與現(xiàn)代管理思想進行平衡、優(yōu)化和整合，創(chuàng)建起適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化的高職院校檔案管理工作新方法。要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)優(yōu)勢詳細規(guī)范高職院校檔案管理工作的各主要內(nèi)容和各工作環(huán)節(jié)。第三，通過系統(tǒng)建設(shè)構(gòu)建高職院校檔案管理工作的數(shù)字化指導(dǎo)調(diào)控平臺，強化高職院校檔案信息的收集、加工、整理和歸檔，在機制上和基礎(chǔ)上打造高職院校檔案管理工作的新模式。

（四）建立健全檔案管理制度

建立健全檔案管理規(guī)章制度是高職院校檔案管理工作的必要條件。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，要加大數(shù)字檔案管理制度的創(chuàng)建和完善工作。針對檔案管理制度滯后、電子檔案管理規(guī)范真空的現(xiàn)象，高職院校應(yīng)該以國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際，因地制宜，建立起科學(xué)合理、操作可行的檔案管理制度。同時要根據(jù)檔案管理工作出現(xiàn)的新問題及時對制度進行補充和完善，增強適用性和指導(dǎo)性，不是一勞永逸、一成不變的。

（五）做好系統(tǒng)維護與更新工作

計算機技術(shù)的快速進步，使大數(shù)據(jù)和云計算開始走進了人們的日常生活，并且為人們的工作帶來了新的便利，在今后的高等職業(yè)院校檔案管理中，應(yīng)該有意識的提升數(shù)字化檔案的精準(zhǔn)性，對檔案信息的變動進行及時的記錄。除此之外，還需要積極引入新的信息化管理系統(tǒng)，通過更加高效的管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理高效化目標(biāo)，定期對目前應(yīng)用的信息管理系統(tǒng)進行升級和更新?lián)Q代，同時聘請專業(yè)人員負(fù)責(zé)信息化檔案管理系統(tǒng)的日常維護，保證大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作能夠與時俱進，取得新的突破。

（六）加快檔案信息化建設(shè)進程

在大數(shù)據(jù)時代，高職院校利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開展檔案工作已經(jīng)是大勢所趨，檔案信息化建設(shè)順應(yīng)了時代和社會發(fā)展的需求，能夠有效實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)、檔案規(guī)范化管理和檔案資源共享。首先要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，積極引進符合學(xué)校檔案工作實際的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與其他部門信息系統(tǒng)的融合和對接，更要實現(xiàn)智能分類、自動化搜索和查詢等功能。其次做好檔案信息的開發(fā)利用工作。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理要向數(shù)據(jù)分析方向發(fā)展，利用信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)分析、抽取檔案數(shù)據(jù)，獲得有價值的信息和知識，由傳統(tǒng)的提供數(shù)據(jù)和文件轉(zhuǎn)向提供知識，來滿足大數(shù)據(jù)時代檔案用戶的信息需求。

三、結(jié)語

綜上所述，目前黨和國家對高等職業(yè)院校的發(fā)展提出了更高的要求，這無疑是高等職業(yè)院校各項工作進步的重要契機，同時也會給現(xiàn)存的一些管理方法帶來挑戰(zhàn)。檔案管理是高等職業(yè)院校各種管理工作中最基本的一種，其管理效果關(guān)乎到學(xué)校校史的完整性也關(guān)系著檔案數(shù)據(jù)的安全性，因此我們必須要對管理模式進行創(chuàng)新，保證檔案管理的最終效果。

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